Firma electrónica para RH y servicios de personal
Desmaterialice contratos de trabajo, anexos, promesas de empleo, rupturas convencionales y acuerdos de empresa. Certyneo es compatible con su SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) a través de Zapier, Make o webhooks y garantiza el cumplimiento del artículo L1221-1 del Código del Trabajo, el reglamento eIDAS y el RGPD. Archivo 10 años incluido, pista de auditoría automática.
Casos de uso RH
Todas las firmas del ciclo de vida del colaborador, desde la promesa de empleo hasta el acuerdo de ruptura, pueden desmaterializarse con Certyneo. Estos son los siete casos más frecuentes entre nuestros clientes de RH.
Contrato de trabajo (CDI, CDD)
CDI, CDD, contratos de aprendizaje o de profesionalización: envíe el contrato firmado por el empleador al candidato, quien firma en 2 minutos desde su teléfono. Conforme al artículo L1221-1 del Código del Trabajo.
Anexo al contrato
Cambio de puesto, aumento salarial, paso a tiempo parcial, teletrabajo: desmaterialice todo el ciclo de anexos con firma del empleado y del empleador en serie.
Promesa de empleo
Asegure jurídicamente la promesa de empleo (unilateral o bilateral) antes de la firma del contrato. La firma electrónica avanzada (AES) permite identificar formalmente al candidato.
Ruptura convencional
Acta de ruptura firmada a distancia por ambas partes, respetando el plazo de retractación de 15 días y pista de auditoría automática para el depósito en la Dreets.
Acuerdo de empresa
Acuerdos colectivos firmados por las organizaciones sindicales representativas: envíe, recopile firmas en paralelo o en serie y archive 10 años.
NDA y acuerdo de confidencialidad
Acuerdo de no divulgación para nuevas incorporaciones, pasantes, prestadores. Plantilla gratuita disponible en nuestra biblioteca.
Convenio de prácticas
Convenio tripartito (empresa, establecimiento, pasante): orden de firma configurable, recordatorios automáticos, DUE integrada al final del ciclo.
Por qué Certyneo para RH
Seis razones concretas por las que los servicios de RH eligen Certyneo para sus firmas electrónicas.
Incorporación en 24 h
Entre la propuesta de empleo y la firma del contrato, cuente algunas horas en lugar de varios días de envío postal. El candidato firma desde su teléfono, sin impresora.
Cumplimiento Código del Trabajo
La firma electrónica de un contrato de trabajo se reconoce desde la sentencia de la Corte de Casación del 7 de octubre de 2015. Nuestras firmas avanzadas (AES) respetan eIDAS y el artículo 1367 del Código Civil.
Archivo 10 años incluido
Todos los contratos de RH se archivan 10 años con pista de auditoría con marca de tiempo integrada en el PDF. La duración se corresponde con las obligaciones de conservación de documentos sociales (DSN, AT/MP).
Flujos de trabajo multifirmantes
Empleador, RH, gerente, empleado: configure el orden de firma en serie o en paralelo. Recordatorios automáticos a J+1, J+3, J+7 parametrizables por envío.
Plantillas reutilizables
Cree sus plantillas de contratos (indefinido, temporal, prácticas) con campos dinámicos ({nombre}, {salario}, {fecha}) y genere documentos en masa desde su exportación SIRH.
Experiencia de candidato cuidada
Recorrido de firmante en español, accesible WCAG AA, correos electrónicos sobrios sin seguimiento invasivo. La imagen de marca del empleador se respeta.
Integraciones SIRH
Certyneo se conecta a su SIRH a través de API REST, webhooks y conectores Zapier/Make. Actualmente no hay conectores nativos certificados — los escenarios que se muestran a continuación funcionan todos a través de Zapier, Make o nuestros webhooks. ¿Un conectador nativo en su SIRH? Contáctenos para explorar una alianza.
Lucca
SIRH franceses comunes en el mercado de pymes: conecte Certyneo a su SIRH a través de Zapier o Make (disparadores "sobre firmado" y "documento enviado"), o a través de nuestra API REST para un pipeline personalizado. Sin conectador nativo publicado a la fecha.
PayFit
SIRH de grandes cuentas: integración a través de Make o Zapier para flujos de trabajo complejos de incorporación (firmas múltiples, aprobaciones jerárquicas). Para un conectador nativo, nuestro equipo de integraciones puede explorar una alianza según su volumen.
Otros SIRH y herramientas de RRHH
Herramientas HRIS, ATS y nómina (BambooHR, HubSpot, Personio, etc.): utilice nuestros webhooks en tiempo real y conectores Zapier/Make, que cubren la mayoría de las aplicaciones de terceros. API REST documentada en /docs.
¿Necesita una integración personalizada? Contacte a nuestro equipo — la API de Certyneo está documentada públicamente en nuestra documentación API.
Cumplimiento de Código del Trabajo, eIDAS y RGPD
La desmaterialización de documentos de RRHH está regulada por varios textos. Certyneo cubre todo el marco legal francés y europeo.
Código del Trabajo — Artículo L1221-1
El contrato de trabajo se celebra según las formas que las partes decidan adoptar. La firma electrónica es, por lo tanto, completamente admisible, siempre que garantice la identificación del firmante y la integridad del documento — lo que la firma avanzada (AES) asegura.
Código Civil — Artículo 1367
Reconocimiento general de la firma electrónica como equivalente a la firma manuscrita siempre que utilice un procedimiento confiable de identificación que garantice su vínculo con el acto.
Reglamento eIDAS (UE) n°910/2014
Las firmas de RRHH de Certyneo se basan en el nivel avanzado (AES): vínculo único con el firmante, identificación mediante OTP de doble canal (correo electrónico + SMS), detección de cualquier modificación posterior del documento.
RGPD y conservación social
Períodos de conservación alineados con obligaciones sociales: 5 años (contrato) o 10 años (DUE, AT/MP, registros de personal). DPA estándar disponible al registrarse, registro de tratamientos actualizado.
Preguntas frecuentes de equipos de RRHH
¿Es legal la firma electrónica de un contrato de trabajo en Colombia?
Sí, sin restricciones. La legislación laboral colombiana permite que las partes acuerden libremente la forma del contrato. La firma electrónica es completamente válida para contratos de trabajo. La firma avanzada (AES) se recomienda para garantizar la identificación fuerte del empleado.
¿Qué nivel de firma elegir para un contrato de trabajo?
La firma avanzada (AES) es el estándar recomendado. Incluye identificación del firmante (OTP SMS + correo electrónico), un vínculo único con el documento firmado, y detección de cualquier modificación posterior. La firma simple es suficiente para documentos internos sin riesgo contractual (memorándum, acuse de recibo).
¿Cómo gestionar el plazo de revocación de una terminación por mutuo acuerdo?
Certyneo registra con precisión la fecha de firma del acuerdo por ambas partes. El plazo de revocación de 15 días calendarios comienza desde esta fecha y puede exportar la prueba con timestamp para presentación ante las autoridades. No se requiere manipulación manual.
¿Se puede integrar Certyneo con nuestro SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid, etc.)?
Sí, a través de Zapier, Make o nuestros webhooks — actualmente no existen conectores nativos de Certyneo publicados en estos SIRH. Certyneo expone una API REST completa, un webhook para cada evento (sobre firmado, rechazado, expirado) y conectores Zapier y Make que cubren más de 4000 aplicaciones de terceros, incluyendo la mayoría de SIRH del mercado. ¿Un conectador nativo en su SIRH? Contacte a nuestro equipo de integraciones para explorar una alianza.
¿Cuánto tiempo se conservan los contratos firmados?
Nuestros planes incluyen almacenamiento de 10 años por defecto, lo que corresponde a los períodos de conservación social más estrictos (registros de personal, documentos de accidentes/enfermedades profesionales). Los contratos permanecen descargables en todo momento desde su panel de control, con pista de auditoría integrada en el PDF.
¿Deben crear una cuenta Certyneo los candidatos para firmar?
No. El firmante recibe un enlace seguro por correo electrónico y firma directamente desde su navegador, sin instalación ni creación de cuenta. Para firmas avanzadas, ingresa un código OTP recibido por SMS para confirmar su identidad.
¿Es la firma electrónica oponible en caso de litigio laboral?
Sí. El valor probatorio de la firma avanzada es reconocido por la jurisprudencia colombiana y europea. En caso de disputa, presenta el PDF firmado acompañado de la pista de auditoría (timestamp, IP, geolocalización aproximada, validación OTP), lo que constituye un conjunto sólido de pruebas para el tribunal laboral.
¿Se pueden firmar múltiples contratos en masa desde una exportación SIRH?
Sí. La funcionalidad de "plantillas" le permite crear una plantilla de contrato con campos dinámicos ({nombre}, {salario}, {cargo}, {fecha de inicio}). Luego importa un CSV desde su SIRH y Certyneo genera y envía todos los sobres en lote en segundos.