Auditoría fiscal: derechos y obligaciones de la empresa

Un control fiscal no es una negociación, pero tampoco es un procedimiento de sentido único. La administración cuenta con facultades amplias; la empresa cuenta con garantías cuyo incumplimiento acarrea la nulidad del procedimiento. Conocer estas garantías antes del control, y no durante, cambia el resultado con más certeza que cualquier argumento de fondo.

Tres formas de control, tres regímenes

El control sobre documentos se realiza desde las oficinas de la administración, a partir de las declaraciones presentadas. Da lugar a pedidos de información, aclaraciones o justificaciones. Estos pedidos no son inocuos: algunos abren un plazo de respuesta cuyo vencimiento habilita una tributación de oficio.

La verificación de contabilidad se lleva a cabo en las instalaciones de la empresa y abarca la totalidad de la contabilidad. Es la forma más pesada, y la que ofrece más garantías al contribuyente.

El examen de contabilidad es una forma intermedia, realizada a distancia a partir del archivo de registros contables que la empresa transmite. Evita la presencia in situ, aunque recae sobre los mismos elementos.

Las garantías previas al control

Una verificación de contabilidad no puede iniciarse sin el envío previo de un aviso de verificación. Este aviso menciona los años sujetos al control, los impuestos concernidos, e informa a la empresa de la facultad de hacerse asistir por un asesor de su elección.

Dos consecuencias prácticas:

• La empresa debe contar con un plazo razonable entre la recepción del aviso y la primera intervención, para organizar esa asistencia. Una intervención demasiado próxima constituye una irregularidad.
• La mención de la facultad de asistencia es sustancial. Su omisión acarrea la nulidad del procedimiento.

El aviso va acompañado de la carta de derechos y obligaciones del contribuyente verificado, algunas de cuyas disposiciones son oponibles a la administración.

El desarrollo y el debate oral

La verificación in situ supone un debate oral y contradictorio con el verificador. No es una formalidad de cortesía: su ausencia constituye una causa de nulidad. En concreto, la empresa debe haber tenido la oportunidad de intercambiar sobre los puntos examinados antes de que se fijen las conclusiones.

La duración de la verificación in situ está limitada a tres meses para las empresas cuya facturación no exceda ciertos umbrales. Este tope protege a las estructuras pequeñas de un control que se prolongue indefinidamente; se descarta en algunas situaciones, en particular en caso de irregularidades contables graves.

La empresa debe, por su parte, presentar los documentos contables solicitados y entregar su archivo de registros contables en formato digital. La falta de presentación de este archivo, o su falta de conformidad con el formato requerido, se sanciona con una multa y debilita el conjunto de la posición — es el punto en el que la calidad de los procesos documentales previos se paga o se rentabiliza, tal como lo ilustra la exigencia de pista de auditoría fiable.

La propuesta de rectificación y los plazos de respuesta

Al finalizar el control, la administración notifica ya sea un aviso de ausencia de rectificación, o bien una propuesta de rectificación. Este documento debe estar motivado: indica los ajustes previstos, su fundamento legal y su importe, de manera suficientemente precisa como para permitir una respuesta útil. Una motivación insuficiente es impugnable por sí misma.

La empresa dispone de un plazo de treinta días para responder, prorrogable por treinta días adicionales mediante simple solicitud. Esta prórroga es de derecho: pedirla resulta casi siempre útil, aunque solo sea para construir una respuesta documentada.

El silencio guardado durante este plazo equivale a una aceptación tácita de las rectificaciones. Es el error más costoso y más frecuente, porque resulta irreversible respecto del principio mismo del ajuste.

Los recursos posteriores a la respuesta

Si persiste el desacuerdo, se abren sucesivamente varios niveles, y es posible recorrerlos todos:

• El recurso jerárquico ante el superior del verificador.
• La presentación ante el interlocutor departamental, instancia superior.
• La presentación ante la comisión de impuestos directos y de tasas sobre la facturación, competente en cuestiones de hecho — su dictamen no es vinculante pero tiene peso.
• El reclamo contencioso, y luego la presentación ante el tribunal competente.

Estos recursos no son excluyentes entre sí y no suspenden la puesta en cobro, salvo solicitud de suspensión del pago, la cual puede quedar sujeta a la constitución de garantías.

Sanciones: lo que distingue el error del incumplimiento

El importe final depende menos del ajuste que de la calificación aplicada.

El interés por mora se aplica en todos los casos: repara el perjuicio de tesorería del Tesoro y no tiene carácter de sanción. A esto se suman, según la conducta comprobada:

• Un recargo en caso de incumplimiento deliberado, cuando la administración acredita la intención.
• Un recargo notablemente más elevado en caso de maniobras fraudulentas o de abuso de derecho.
• Recargos específicos en caso de falta o de demora en la declaración.

El límite entre el error de buena fe y el incumplimiento deliberado se define a partir de elementos concretos: carácter reiterado, magnitud de las sumas, existencia de advertencias previas. Una contabilidad rigurosa, en la que las amortizaciones y las previsiones estén justificadas individualmente, respalda la buena fe con mucha más eficacia que una declaración de intenciones.

Escenarios de uso

Recepción de un aviso de verificación. Verificar de inmediato tres cosas: los años cubiertos, el plazo previo a la primera intervención, y la mención de la facultad de asistencia. Avisar al asesor antes del primer encuentro, no después.

Propuesta de rectificación recibida. Solicitar sistemáticamente la prórroga de treinta días, y luego responder punto por punto presentando los comprobantes. El silencio equivale a aceptación.

Desacuerdo persistente. Recorrer los recursos en orden, sin saltear ninguno: cada instancia es una oportunidad de reexamen, y la comisión de impuestos se pronuncia de manera útil sobre las cuestiones de hecho.

Preguntas frecuentes

¿Puede la administración controlar sin avisar? Una verificación de contabilidad requiere un aviso previo y un plazo suficiente. El control sobre documentos, en cambio, se realiza sin intervención in situ y se manifiesta mediante pedidos escritos.

¿Sobre cuántos años recae el control? El plazo de prescripción de derecho común abarca los tres ejercicios anteriores, con plazos ampliados en ciertas situaciones, en particular en caso de actividad oculta.

¿Se puede contar con asistencia? Sí, por un asesor de su elección. El aviso de verificación debe mencionar esta facultad, y la omisión de esta mención acarrea la nulidad del procedimiento.

¿Cuál es el plazo para responder a una propuesta de rectificación? Treinta días, prorrogables por treinta días más mediante simple solicitud. El silencio equivale a la aceptación de las rectificaciones propuestas.

¿El recurso jerárquico suspende el pago? No. Solo una solicitud de suspensión del pago suspende el cobro, y puede quedar sujeta a la constitución de garantías.

¿Cómo evitar el recargo por incumplimiento deliberado? Demostrando la buena fe, lo cual se prepara con anticipación: comprobantes completos, posiciones documentadas, coherencia en el tiempo. Es un trabajo de expediente, no de argumentación.

Para recordar

Tres momentos definen el resultado de un control. La recepción del aviso, donde se verifican las garantías de forma —plazo suficiente, mención de la facultad de asistencia— cuya irregularidad vicia todo el procedimiento. El desarrollo, que supone un debate oral y contradictorio efectivo. Y el plazo de treinta días posterior a la propuesta de rectificación, prorrogable, cuyo vencimiento silencioso equivale a la aceptación.

Antes de estos tres momentos, lo que protege sigue siendo la calidad de los comprobantes, tema que desarrollamos en nuestro artículo sobre fiscalidad empresarial. Un control no se gana con argumentación: se gana con un expediente constituido antes de que comience.