Cargo locativo vs alquiler: distinción legal en contrato de alquiler

Un locador no puede decidir por su cuenta qué le refactura al inquilino. La lista de expensas recuperables del inquilino está fijada por decreto, y es limitativa: lo que no figura en ella queda a cargo del propietario, sin importar cómo esté redactado el contrato de locación. Esta regla simple genera, sin embargo, la mayor parte de los conflictos locativos, porque choca con una intuición muy arraigada — la de que todo gasto vinculado a la vivienda debería poder trasladarse al inquilino.

Dos sumas de naturaleza distinta

El alquiler es la contraprestación por la puesta a disposición de la vivienda. Es libre al momento de relocar, salvo en zonas con regulación de precios, y no requiere justificación.

Las expensas locativas, también llamadas expensas recuperables, son el reembolso de gastos que el locador adelantó por cuenta del inquilino. No constituyen un ingreso: deben justificarse, detallarse y regularizarse. Confundir ambos conceptos es el primer error, y tiene una consecuencia directa: una suma reclamada en concepto de expensas que no puede justificarse no es exigible.

Tres categorías, y nada más

El decreto que fija la lista contempla tres familias de gastos recuperables:

• Los servicios prestados al inquilino. Agua fría y caliente, calefacción central, electricidad de las áreas comunes, ascensor.
• Los gastos de mantenimiento corriente y las pequeñas reparaciones en las áreas comunes y los equipos colectivos. El concepto clave es el mantenimiento, en contraposición al reemplazo.
• Los impuestos correspondientes a servicios de los que se beneficia el inquilino. La tasa de recolección de residuos domiciliarios es el ejemplo típico.

La división se juega casi siempre en la segunda categoría, y la línea divisoria es la siguiente: el mantenimiento se recupera, el reemplazo no se recupera. El contrato de mantenimiento de la caldera es recuperable; la caldera nueva no lo es. La limpieza de las áreas comunes es recuperable; el revoque de la fachada no lo es.

Lo que nunca es recuperable

Cuatro rubros aparecen sistemáticamente en las liquidaciones cuestionadas, y ninguno es recuperable:

• Las obras de gran envergadura y el reemplazo de equipos, incluso cuando mejoran el confort del inquilino.
• Los honorarios de administración abonados a un administrador de bienes o a una inmobiliaria.
• Los gastos de proceso judicial en los que incurra el locador, incluso contra el propio inquilino.
• Las primas de seguro del propietario, en particular el seguro de propietario no ocupante.

Una cláusula del contrato que dispusiera lo contrario se considera no escrita. El contrato no puede ampliar una lista que el decreto quiso limitativa.

Anticipos, regularización y monto fijo

El régimen normal es el de los anticipos mensuales seguidos de una regularización anual. La regularización no es una facultad opcional: es obligatoria, y supone comunicar al inquilino la liquidación detallada por tipo de expensa, así como el método de distribución entre las unidades.

El locador debe mantener los comprobantes a disposición del inquilino durante seis meses a partir del envío de esa liquidación. Esta puesta a disposición es el eje del sistema: sin un comprobante consultable, la suma reclamada se vuelve indefendible. Organizar esta conservación por ejercicio y por unidad forma parte de las rutinas descriptas en nuestra guía de gestión de alquileres.

Dos mecanismos protegen al inquilino contra la acumulación de deudas:

• Cuando la regularización no se hizo antes del fin del año calendario siguiente a aquel en que las sumas se volvieron exigibles, el inquilino puede solicitar distribuir el pago en doce meses.
• Las sumas percibidas indebidamente, al igual que las que quedaron impagas, prescriben a los tres años.

El monto fijo de expensas constituye el otro régimen posible. Está admitido en la locación amueblada y en la convivencia compartida. Su importe debe fijarse de manera razonable en relación con las expensas reales, y en ese caso no hay ni regularización ni comprobantes que presentar — pero tampoco es revisable con el argumento de que las expensas reales superaron el monto fijado. Es una decisión entre simplicidad y flexibilidad, que debe tomarse al momento de redactar el contrato de locación y no durante su ejecución.

El caso del contrato de locación comercial

El régimen es completamente distinto, y un locador que gestiona ambos tipos de contratos no puede razonar por analogía.

En materia comercial, no existe una lista limitativa de expensas recuperables. Rige el principio de libertad contractual, pero está acotado: el contrato debe incluir un inventario preciso y limitativo de las categorías de expensas, impuestos, tasas y cánones vinculados al contrato, con la indicación de su distribución entre locador e inquilino. Ciertos gastos no pueden trasladarse al inquilino, en particular las reparaciones mayores en el sentido del Código Civil francés y las obras de puesta en conformidad comprendidas en esas reparaciones mayores.

El locador debe además comunicar un estado previsional de las obras y un estado recapitulativo de las ya realizadas. La ausencia de inventario en el contrato no lo vuelve nulo, pero priva al locador de la posibilidad de refacturar.

Escenarios de uso

Entrada al inmueble. El monto de los anticipos debe establecerse a partir de la última liquidación real, y no repetirse de manera idéntica a la del inquilino anterior si los consumos cambiaron. Un anticipo notoriamente subestimado genera una regularización pesada que resulta fácilmente cuestionable.

Regularización anual. La liquidación debe enviarse con el detalle por tipo de expensa. Conservar la prueba de su envío y de su fecha evita tener que demostrar, dos años después, que efectivamente fue enviada.

Salida del inquilino. La fecha de efecto de la rescisión, cuyas modalidades se detallan en nuestro artículo sobre la rescisión del contrato de locación, delimita el período de expensas a regularizar. Las expensas aún no regularizadas no se compensan libremente con el depósito de garantía: su devolución tiene sus propios plazos, y una retención no justificada expone a penalidades por mora calculadas por mes iniciado.

Preguntas frecuentes

¿Puede el locador recuperar el impuesto inmobiliario? No, con excepción de la tasa de recolección de residuos domiciliarios, que corresponde a un servicio del que se beneficia el inquilino. El resto del impuesto inmobiliario permanece a cargo del propietario.

¿Puede una cláusula del contrato agregar expensas recuperables? No, en la locación de vivienda: la lista fijada por decreto es limitativa, y toda cláusula en contrario se considera no escrita. En la locación comercial, la lógica se invierte — es el inventario incluido en el contrato el que delimita lo que es refacturable.

¿Qué hacer si el locador nunca regulariza las expensas? El inquilino puede reclamar la regularización y, cuando esta se produce tardíamente, solicitar que el pago se distribuya en doce meses. Las sumas involucradas prescriben a los tres años.

¿Puede el inquilino exigir las facturas? Puede consultar los comprobantes, que el locador debe mantener a disposición durante seis meses después del envío de la liquidación. Esta consulta no se limita a la liquidación global: comprende los comprobantes mismos.

¿Es recuperable el reemplazo de una caldera? No. El contrato de mantenimiento sí lo es, el reemplazo del equipo no. La frontera pasa entre mantener y reemplazar, no entre necesario y superfluo.

¿Es revisable el monto fijo de expensas? Evoluciona según las modalidades previstas en el contrato, pero no puede ajustarse retroactivamente con el argumento de que las expensas reales resultaron superiores. Es la contrapartida de la ausencia de regularización y de comprobantes.

Para recordar

La regla se resume en una frase: en la locación de vivienda, la lista de expensas recuperables está fijada por decreto y es limitativa, y el contrato no puede ampliarla. Todo lo demás se desprende de esto — el mantenimiento se recupera, el reemplazo no; los honorarios de administración, el seguro del propietario y los gastos de proceso judicial nunca se refacturan.

En términos prácticos, dos obligaciones deciden el desenlace de un litigio: regularizar cada año comunicando una liquidación detallada, y mantener los comprobantes a disposición durante seis meses. Un locador que cumple con estas dos cosas y conserva un registro con fecha gana las controversias. Quien reclama anticipos sin regularizar nunca pierde, incluso cuando las sumas eran efectivamente adeudadas.