التوقيع الإلكتروني لأمر الشراء

لماذا يتم رقمنة أوامر الشراء

أوامر الشراء (BC) هي في قلب تدفقات الشراء B2B. توقيعها إلكترونياً يقصر دورة المبيعات، ويتجنب نزاعات التسليم والفواتير، ويتتبع التزام المشتري.

المستوى الموصى به

التوقيع البسيط (SES) كافٍ لغالبية أوامر الشراء. سريع وبدون احتكاك، وهو يجسد التزام المشتري.

بالنسبة لأوامر الشراء ذات المبالغ الكبيرة (> 50000 يورو) أو في القطاعات المنظمة (الدفاع والصحة)، يُفضل AES.

الإجراء النموذجي

• يقوم المندوب التجاري بإنشاء أمر الشراء من نظام ERP (SAP أو Sage أو Oracle أو Cegid)

• التصدير إلى صيغة PDF وإرساله إلى المشتري عبر منصة التوقيع

• يوقع المشتري في بضع نقرات

• يتم تغذية أمر الشراء الموقع تلقائياً إلى قلب نظام ERP (الطلب والفواتير)

تكاملات نظام ERP

تتواصل أنظمة ERP الرئيسية مع منصات التوقيع عبر واجهات برمجية:

• SAP: موصل أصلي عبر PI/PO أو SAP Ariba

• Sage: واجهات برمجية وموصلات Zapier

• Oracle: واجهة برمجية REST

• Cegid: مكونات إضافية مخصصة

بعد التكامل، لا يتعين على المندوب التجاري القيام بأي شيء يدوياً: يتم إرسال أمر الشراء تلقائياً للتوقيع عند قبول عرض الأسعار.

الفوائد القابلة للقياس

• تقليل وقت التوقيع بمعامل 5 إلى 10

• صفر أوامر شراء مفقودة (جميعها مؤرشفة)

• تشغيل الفواتير بشكل أسرع (تدفق نقدي إيجابي للمصدر)

• عدد أقل من النزاعات التجارية

الأخطاء الشائعة

• إرسال أمر شراء بدون شروط وأحكام في المرفق

• ذكر أسعار خاطئة (أي تصحيح = إعادة إصدار)

• نسيان تضمين شروط التسليم

• استخدام AES لأوامر الشراء الداخلية (مبالغ فيها)

حالة الاستخدام: صناعي B2B

يتعامل مصنع معدات صناعية مع 400 أمر شراء/الشهر. المسار الرقمي:

• إنشاء أمر الشراء من SAP

• الإرسال في SES إلى العميل المشتري

• متابعة تلقائية في اليوم 3

• متوسط التوقيع في اليوم 1.5

• تغذية أمر الشراء SAP تلقائياً

الوقت الإداري المحفوظ: 1.5 موظف معاد نشره نحو المبيعات.

كيف يساعدك Certyneo

يتكامل Certyneo مع أنظمة ERP الرئيسية (SAP و Sage و Oracle و Cegid) عبر واجهات برمجية. تنطلق أوامر الشراء تلقائياً للتوقيع عند قبول عرض الأسعار. قوالب للشروط والأحكام والمتابعات التلقائية ولوحة معلومات حسب المندوب التجاري.

اكتشف حل التوقيع الإلكتروني Certyneo

الأسئلة الشائعة

هل يلزم أمر شراء موقع المشتري؟

نعم، كمستند عقدي يبدأ الطلب.

هل يمكن إلغاء أمر شراء موقع؟

وفقاً للشروط والأحكام: عادة ممكن قبل الشحن وأكثر صعوبة بعده.

هل SES كافية لأمر شراء بقيمة 100000 يورو؟

من الناحية التقنية نعم، لكن AES أفضل للإثبات.

كم من الوقت يجب الاحتفاظ بأمر الشراء؟

10 سنوات (وثيقة تجارية).

هل يمكن ربط أمر شراء بتسليم غير مادي؟

نعم، عبر EDI أو تكامل ERP.

الخلاصة

التوقيع الإلكتروني لأوامر الشراء يسيل تدفقات الشراء الخاصة بك ويؤمن فواتيرك. يجعل تكامل ERP العملية غير مرئية تقريباً.

جرب Certyneo لإرسال وتوقيع ومتابعة مستنداتك عبر الإنترنت بسهولة وسرعة وأمان كامل.