電子簽署薪酬單指南 2026

薪酬單的無紙化如今是人力資源部門的優先事項。根據 URSSAF 和人力資源部門指標的數據，到 2026 年，超過 70% 的法國大型企業（員工超過 50 人）已啟動或完成了向無紙化薪酬單的過渡。然而，許多人力資源經理和首席信息官仍然對一些關鍵問題提出疑問：電子簽署的薪酬單具有什麼法律效力？如何確保符合 DSN 規範？哪些簽署級別是可以接受的？本文提供了電子簽署應用於薪酬單的完整概述，從其法律基礎到實際實施，以及 2026 年最佳實踐。

為什麼通過電子簽署將薪酬單無紙化？

對人力資源部門的實際益處

薪酬單的無紙化應對了多個同時的要求。首先，是經濟要求：根據專業人力資源諮詢公司進行的研究，編製、打印和寄送一份紙質薪酬單的平均成本在 3 到 6 歐元之間。對於一家擁有 500 名員工的企業，這意味著每年 18,000 到 36,000 歐元的成本，不包括存檔。無紙化可將這一成本降低到每份文件不到 1 歐元。

其次，是環境要求：取消紙張符合企業社會責任措施和與公司可持續發展報告指令 (CSRD) 相關的不斷增長的額外財務報告義務，該指令自 2024-2025 年起適用於歐洲企業。

最後，是文件安全和完整性要求：與通過簡單電子郵件發送的 PDF 不同，電子簽署的薪酬單保證發件人（僱主）的真實性、內容的完整性（簽署後不可能進行修改）和認證的傳遞時間戳。這是 人力資源電子簽署 成為戰略槓桿而不是單純技術工具的地方。

2009 年改革和至 2026 年的立法演變

在法國，薪酬單的無紙化自 2009 年 5 月 12 日簡化和澄清法律以來一直受到監管。《勞動法典》第 L.3243-2 條允許以電子形式發放薪酬單，條件是保證數據完整性並獲得員工同意，除非員工自 2016 年《工作法》以來表示反對。這一重大演變——從明確同意到反對缺失——大大加快了採用速度。

自 2022 年以來，修訂財務法加強了存檔要求：無紙化薪酬單必須保留 50 年或直到員工年滿 75 歲，並存放在符合規範的數字保險箱或安全存儲空間中，確保永久性和可訪問性。企業電子簽署 因此成為應對這些法律要求的技術響應。

薪酬單使用何種級別的電子簽署？

eIDAS 定義的三個級別

歐洲法規 eIDAS 第 910/2014 號（其修訂版本 eIDAS 2.0 正在部署中）定義了三個電子簽署級別：

• 簡單電子簽署 (SES)：最低級別，將身份與文件相關聯，無需增強型身份驗證。足以用於常見的低風險行為。
• 高級電子簽署 (SEA)：與簽署者以唯一方式相關聯，能夠識別簽署者，使用簽署者專有控制下的數據創建，並允許檢測任何後續修改。它基於合格證書或強大的身份驗證程序。
• 合格電子簽署 (SEQ)：最高級別，在民法第 1367 條意義上相當於手寫簽署的法律等效。它基於合格簽署創建設備 (DCSQ) 和由列入歐洲信任列表 (Trusted List) 的合格信任服務提供商 (PSCQ) 頒發的證書。

要了解所有這些級別及其含義，請參閱我們的 eIDAS 法規完整指南。

薪酬單需要哪一級別？

這是人力資源團隊中經常提出的問題。答案取決於用途：

對於將薪酬單簡單發放給員工，高級電子簽署通常足夠且推薦使用。它提供了文件完整性和由僱主發行的證明，而不要求員工擁有合格證書。

對於具有較高法律價值的附件文件——賬目結清、協議終止、合同修訂——強烈建議甚至根據法國破產法院最近的判例法（特別是 Cass. soc., 2023 年 11 月 15 日）要求使用合格簽署。

在實踐中，像 Certyneo 這樣的 SaaS 電子簽署平台提供了差異化的工作流，允許根據所處理的人力資源文件的性質自動應用正確級別的簽署。

與 DSN 和人力資源信息系統的整合

2026 年 DSN：有哪些新要求？

社會申報單 (DSN) 是包含發送給社會保護機構的所有薪酬數據的強制性月度流程。在 2026 年，DSN 的第 4 階段全面實施已完全運作，DSN 數據與發行的薪酬單之間的一致性要求加強。

中央社會保障機構機構 (ACOSS，現為國家 URSSAF 基金) 於 2026 年 1 月發布了 DSN 技術檔案的更新（NEORH 標準 2026.1 版本），明確了 DSN 代碼與薪酬單強制提及之間的對應規則。無紙化薪酬單其數據與考慮月份的 DSN 申報不相符可能會產生控制異常和罰款。

電子簽署通過在特定日期對薪酬單進行時間戳並保證其完整性，允許精確追蹤哪個版本的薪酬單已發放給員工，從而便於 URSSAF 檢查和社會審計。

與 SIRH 和薪酬軟體的連接

技術整合是一個關鍵點。市場上的主要薪酬軟體（Sage Paie、Silae、ADP、Cegid HCM、PayFit）都配備了 API 或連接器，允許自動將生成的薪酬單發送到電子簽署平台，然後存檔在連接的數字保險箱中。

典型的流程如下：

1. 在薪酬軟體中以 PDF/A 格式生成薪酬單。
2. 通過 API 傳輸到簽署平台（該平台應用僱主的高級簽署並進行時間戳）。
3. 通過電子郵件或短信通知員工並提供安全訪問鏈接。
4. 在員工數字保險箱中自動存檔（個人空間或認可的第三方服務）。
5. 完整的可導出追蹤以供審計。

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GDPR 合規性和員工數據保護

薪酬單，一份包含敏感數據的文件

薪酬單集中了特別敏感的個人數據：總淨薪酬、社會貢獻、可變元素（獎金、缺席、病假）、社會保障號 (NIR)。其處理受《通用數據保護法規》(GDPR 2016/679 號) 和修訂後的《信息和自由法》的約束。

在這個框架內，使用電子簽署解決方案的僱主必須遵守幾項義務：

• 法律基礎：處理是基於執行勞動合同（GDPR 第 6.1.b 條）。
• 數據最小化：簽署解決方案僅應處理簽署和存檔操作嚴格必要的數據。
• 數據位置：數據必須託管在歐盟或歐盟委員會做出適當性決定的國家。
• 保留期限：薪酬單必須在 50 年內或直到員工年滿 75 歲仍可供員工訪問，但簽署元數據（日誌、證書）可能有不同的保留期限，應在處理登記冊中記錄。
• DPO 和影響評估：對於大規模處理薪酬數據的企業，可能需要數據保護影響評估 (DPIA)。

數字保險箱和員工權利

自 2016 年 12 月 5 日關於數字保險箱特徵的法令以來，僱主可以向員工提議符合嚴格技術標準的安全存儲空間。員工保持對其數據的控制：訪問權、更正元數據權、在離開公司時獲取薪酬單的可攜帶權。

使用經過 ISO 27001 認證和符合 ETSI 標準的平台確保這些權利可以在安全條件下行使。要探索可用的全套功能並 比較市場上的電子簽署解決方案，建議基於客觀標準，包括 eIDAS 合規性、分包政策和存檔 SLA。

實際部署：成功進行無紙化的關鍵步驟

準備內部變革

電子簽署部署到薪酬單不只是技術選擇。它涉及結構化的變更管理：

1. 現有狀況審計：盤點月度數量、已部署的薪酬軟體、當前存檔程序和任何涉及無紙化的集體協議。

2. 員工代表信息和諮詢：儘管法律不再強制個人同意，但代表機構 (CSE) 必須被告知並根據分行協議在數據處理工具發生任何重大變更時進行諮詢。

3. 更新 GDPR 處理登記冊：添加「薪酬單電子簽署」處理，包含分包商（SaaS 平台）說明、安全措施和保留期限。

4. 培訓薪酬和人力資源團隊：熟悉工作流程、異常管理（沒有電子郵件地址的員工、反對無紙化）、檢測到錯誤後的重新簽署程序。

管理特殊情況

某些情況需要特別注意：

• 沒有專業電子郵件地址的員工：可以通過短信或員工在人力資源內聯網個人空間中可訪問的鏈接進行通知。
• 反對無紙化的員工：《勞動法典》第 L.3243-2 條保留其接收紙質薪酬單的權利。簽署平台必須允許在不中斷整體流程的情況下管理這些例外。
• 更正薪酬單：簽署後修改的薪酬單必須進行新的電子簽署，並追蹤原始薪酬單的註銷和更正薪酬單的發行。此點在部署時經常被忽視。
• 賬目結清：具有強化證明價值的文件（如果簽署則有 6 個月時間提出異議），除僱主簽署外還需要員工簽署，這意味著需要雙邊工作流程進行身份驗證。

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適用於薪酬單電子簽署的法律框架

薪酬單的無紙化和電子簽署的使用在密集的法律語料庫範圍內進行，位於勞動法、民法和歐洲數字法的交匯處。

勞動法典，第 L.3243-2 條：本條構成法國無紙化薪酬單發放的立法基礎。它規定僱主可以以電子形式發放薪酬單，除非員工提出反對。這一措辭——來自 2016 年 El Khomri 法律——扭轉了舉證責任：現在由員工表達其拒絕，而不是由僱主獲得事先同意。

民法，第 1366 和 1367 條：第 1366 條規定，電子形式的書面形式與紙質書面形式具有相同的證明力，條件是其作者可被適當識別，並以確保其完整性的條件建立和保存。第 1367 條明確指出簽署必要以完善法律行為識別其作者並表示其同意；合格電子簽署受到可靠性推定的保護。

法規 eIDAS 第 910/2014 號 (EU)：該法規定義了三個電子簽署級別（簡單、高級、合格）、適用於合格信任服務提供商的要求，並規定了不歧視原則（第 25 條）：電子簽署不能僅因為是電子形式而被拒絕作為證據。修訂版本 eIDAS 2.0（歐盟法規 2024/1183 號）加強了互操作性要求，並引入了歐洲數字身份錢包 (EUDIW)，其對人力資源的含義仍在評估中。

GDPR 2016/679 號：對薪酬單中出現的員工個人數據的處理受合法性、忠誠、透明度、最小化、準確性、保留限制和完整性原則的約束。分包商（簽署平台）必須通過符合 GDPR 第 28 條的數據處理合同約束，包括如適用歐盟委員會的標準合同條款。

標準 ETSI EN 319 132：本技術標準定義了高級電子簽署格式 XAdES (XML)、PAdES (PDF) 和 CAdES（通用）。對於 PDF/A 格式的薪酬單，簽署 PAdES（PDF 高級電子簽署）是參考格式，確保長期可讀性和即使在證書過期後的驗證。

2016 年 12 月 5 日法令：關於數字保險箱，它定義了符合規範的安全存儲空間的技術條件，特別是在可用性、完整性、機密性和數據可恢復性方面。

不合規的法律風險：無紙化薪酬單缺乏完整性保證可能會在勞動爭議中失去其證明價值。此外，薪酬數據洩露（洩露、未授權訪問）將僱主暴露於 CNIL 處罰，根據 GDPR 第 83 條可達全球年度營業額的 4%。

使用案例：電子簽署薪酬單的實踐

案例 1——擁有 1,200 名員工分佈在 40 個地點的食品零售集團

一家食品零售特許經營公司在 40 個地區站點僱用約 1,200 人，每月面臨很大的後勤負擔：薪酬單的打印、裝信、郵資和內部分配，發放延遲可達工資結算後 5 個工作日。

通過將電子簽署解決方案與其薪酬軟體集成（通過 API），該企業將發放延遲減少到生成後不到 4 小時。對無紙化的反對率達到員工的 3.2%（主要是沒有智能手機的高級員工），通過自動化殘留紙質流程管理。

12 個月測得結果：編輯和發放成本減少 78%，每年節約約 28,000 歐元。與薪酬單非接收相關的人力資源爭議率降至零，之前每年有 15 到 20 個案例。

案例 2——為 80 家中小企業客戶管理外包薪酬的會計事務所

一家中等規模的會計事務所（20 名員工致力於薪酬）為 80 家中小企業客戶管理薪酬單，代表約 3,500 名員工。格式、客戶軟體和發放程序的增多造成了錯誤風險和不相稱的行政負擔。

通過部署多客戶電子簽署平台（按企業客戶劃分的工作區），該事務所能夠標準化工作流程：生成 → 僱主簽署（通過高級簽署委託給董事）→ 員工通知 → 在每家企業的專用保險箱中存檔。

認證時間戳允許其對兩個不同的 URSSAF 控制進行回應，並立即提供薪酬單發放的證明以用於控制期間，無需手動搜索。這一單一任務上的估計時間節省為每次控制 2 到 3 個工作日。

案例 3——約 2,800 名代理人的公私醫院集團

一家衛生機構僱用近 2,800 名代理人——包括大量輪班工作的醫療人員——經常面臨確保薪酬單有效發放的困難，特別是對於夜班或在發放期間休假的代理人。

通過在醫院人力資源信息系統（通過 REST webservices 連接到 SIRH）中集成電子簽署，可以通過短信向每個代理人發送安全鏈接以訪問其無紙化薪酬單，24/7 從任何終端訪問。符合衛生數據保密義務（在某些情況下攜帶醫療數據的醫療人員）的合規性是通過由認證 HDS（衛生數據託管商）託管確保的。

與薪酬單相關的投訴率（非接收、發放錯誤）在 6 個月內減少了 91%。人力資源部門還在同一工作流程中集成了合同修訂、培訓證書和試用期結束文件的簽署，從而受益於統一平台以進行所有已簽署的人力資源行為。

結論

電子簽署薪酬單不再是法國企業的選項：這是一個運營現實，受法律管制且技術成熟。在 2026 年，DSN 要求、GDPR 義務、eIDAS 標準和員工對人力資源服務數字化期望的結合匯聚到單一方向：無紙化、簽署、時間戳並符合規範存檔的薪酬表。

收益是可測量的——編輯成本減少、發放延遲加快、URSSAF 控制的強化追蹤——但部署的成功取決於選擇適合您業務、技術和監管約束的平台。

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