企業文件無紙化

無紙化：超越簽署

無紙化是指將紙質文件和流程完全替換為數字等效物。它包括現有檔案的數字化、原生電子文件創建、簽署和具有法律效力的歸檔。

電子簽署通常是入門方式，但無紙化遠超其範圍。

典型範圍

• 商業流程：報價單、採購單、合同、發票

• 人資流程：合同、補充協議、工資單、休假記錄

• 採購流程：申請、訂單、供應商發票

• 財務流程：授權書、轉賬指令

• 內部文件流程：通知、程序

無紙化項目的4個步驟

1. 繪製紙質流程圖

列出企業發出或接收的所有文件、數量、參與者及其生命週期。

2. 按投資回報率優先排序

首先處理大量且耗時的流程：商業、人資、採購優先考慮。

3. 選擇工具

• 電子簽署

• 電子文件管理系統 (GED) 用於分類

• 電子發票（逐步強制執行）

• 具有法律效力的歸檔

4. 漸進式部署

分別試點每個流程：測試、培訓、推廣、投資回報率測量。

電子發票：法律要求

自2024年以來，電子發票在法國B2B中逐步成為強制性要求。時間表：

• 大型企業和中型企業 (ETI)：2026年

• 中小企業和小型企業 (TPE)：2027年

現在就開始無紙化您的發票流程，以應對這一截止日期。

可衡量的收益

• 時間節省：行政流程節省30-50%

• 成本降低：紙質流程成本降低50-80%

• 可追蹤性：每份文件都有時間戳和追蹤記錄

• 合規性：自動進行法律檔案保存

• 企業社會責任：碳足跡減少

保留義務

即使無紙化，文件也必須根據法律期限保留：

• 商業合同10年

• 稅務文件6年

• 工作合同在終止後5年

參見簽署文件的保留。

常見錯誤

• 想要一次性數字化所有內容

• 不培訓團隊

• 選擇無法相互對接的工具

• 忽視具有法律效力的歸檔

• 掃描而不進行光學字符識別 (OCR)（文件無法檢索）

案例：工業中小企業

一家擁有120名員工、50年紙質檔案的中小企業在18個月內實現了無紙化：

• 第1-3個月：電子簽署（人資+商業合同）

• 第4-6個月：客戶發票無紙化

• 第7-12個月：電子文件管理系統和內部工作流

• 第13-18個月：歷史檔案數字化

結果：釋放200平方米檔案辦公空間、重新部署2名員工、提前實現2027年稅務合規。

Certyneo如何幫助您

Certyneo本地涵蓋任何無紙化項目的「電子簽署+具有法律效力的歸檔」模組。與常見電子文件管理系統集成 (GoogleDrive、SharePoint、OneDrive、Dropbox)，用於複雜自動化的API。

發現Certyneo電子簽署解決方案

常見問題

電子發票是否強制性？

是的，從2026年（大型企業）到2027年（小型企業）逐步強制執行。

需要掃描所有紙質檔案嗎？

否，優先考慮活動文件（最近10年）。其餘檔案可以物理歸檔。

中小企業的成本如何？

因範圍而異：完整項目5,000至50,000歐元。

預期的投資回報率是多少？

通常為1至2年。

丟失文件的風險？

否，如果歸檔具有法律效力並有備份。

結論

無紙化是一個結構化轉型項目。從簽署開始（快速收益），然後擴展。投資回報率在最初幾個月內可衡量。

嘗試Certyneo在線發送、簽署和跟蹤您的文件，簡單、快速且安全。