電子簽署文件的保存
法律期限、具有證明力的存檔、存檔格式：如何正確保存您的電子簽署文件。
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撰稿人 — Certyneo · 關於 Certyneo
為什麼保存至關重要
電子簽名只有在證據仍可查閱和驗證時才有價值。訴訟可能在簽署後 5、8 或 10 年後發生。因此存檔正確至關重要。
法國的法律期限
- 商業合同 : 10 年（第 L.123-22 條）
- 勞動合同 : 終止後 5 年
- 發票 : 10 年（會計）、6 年（稅務）
- 租賃協議 : 期限 + 5 年
- 保險合同 : 根據類型 2 至 10 年
- 公證文件 : 30 年
在適用的最長期限內保存 PDF 和審計線索。
存檔格式
多個 PAdES 格式並存：
- PAdES-B-B : 簡單簽名
- PAdES-B-T : + 合格時間戳
- PAdES-B-LT : + 證書鏈（離線驗證）
- PAdES-B-LTA : + 定期時間戳（多十年有效期）
對於長期文件，優先選擇 PAdES-B-LTA。
電子存檔系統（SAE）
具有證明力的 SAE 保證：
- 完整性（已驗證的哈希值）
- 真實性（簽名保持有效）
- 可追溯性（查詢日誌）
- 可逆性（可能的導出）
法國標準 NF Z42-013 規定了要求。
最佳實踐
- 保存 PDF + 審計線索，永遠不要其中之一
- 多份副本備份（地理冗餘）
- 定期驗證完整性（6-12 個月）
- 按文件類型記錄期限
- 每年測試恢復
常見錯誤
- 僅保存 PDF
- 存儲在單個介質上
- 使用沒有保留條款的云服務
- 忘記特定期限（銀行、醫療）
- 如果存檔加密則丟失密鑰
內部存檔與外包存檔
內部 : 完全控制、初始投資。 外包 : 通過平台或服務提供商。成本較低、運營卸載、驗證可逆性條款。
大多數中小企業優先選擇計劃中包含的外包存檔。
Certyneo 如何幫助您
Certyneo 在所有計劃中包含 10 年存檔。每個文件都保存有 PAdES-B-T PDF、完整審計線索、元數據。基礎設施在歐盟複製（德國、IONOS），並具有版本控制。一鍵導出存檔。
常見問題
我需要認證的 SAE 嗎？
並非強制性，但建議用於高風險文件。NF Z42-013 提供了可靠性推定。
我可以僅保存 PDF 嗎？
從技術上講可以，但單獨的審計線索仍然有用。
如果我的平台消失了怎麼辦？
PAdES PDF 可在離線情況下驗證。定期導出審計線索。
存檔成本高嗎？
否，與紙張相比非常經濟。大多數平台都包括它。
10 年期限何時開始？
商業合同：執行結束。勞動合同：合同終止。
結論
保存是您簽名的人壽保險。選擇長期和穩定的存檔，定期驗證。
嘗試 Certyneo 在線簡單、快速且安全地發送、簽署和跟蹤您的文件。