Usklađenost sa zakonom o radnom pravu: Obaveze poslodavca

Uvod

U 2026. godini, zakonska usklađenost sa radnim pravom ostaje jedna od apsolutnih prioriteta za svakog direktora preduzeća ili HR menadžera. Između neprekidne evolucije zakona o radu, zahteva GDPR-a, dematerijalizacije ugovora i pojačanih inspekcijskih kontrola, obaveze koje padaju na poslodavca nikad nisu bile toliko brojne niti tako precizne. Loše razumevanje ovih obaveza izlaže poslodavca administrativnim, kaznenim i građanskim sankcijama koje mogu ugroziti opstanak preduzeća. Ovaj članak daje iscrpan pregled glavnih kategorija obaveza, pridruženih rizika i dobrih praksi za njihovo efikasno ispunjavanje.

---

Osnovne obaveze poslodavca pri zapošljavanju

Preliminarna deklaracija zapošljavanja (DPAE)

Pre bilo kog zapošljavanja, poslodavac je obavezan da podnese Preliminarnu Deklaraciju Zapošljavanja (DPAE) nadležnim organima, najkasnije 8 dana pre nego što zaposlenik počne sa radom. Ova formalnost pokreće afiliranje zaposljenika u opšti sistem socijalne sigurnosti, otvaranje prava na osiguranje za slučaj nezaposlenosti i organizovanje lekarske preglede pri zapošljavanju. U 2024. godini, nadležni organi su kontrolisali više od 180.000 poslodavaca i izrekli ispravljanja dostižućih nekoliko miliona eura zbog nepoštovanja ove obaveze.

Redakcija i dostava ugovora o radu

Ugovor o radu je osnova zakonskog odnosa zavisnosti. Za ugovore na određeno vreme, dostava pisanog dokumenta je obavezna u roku od 48 sati nakon zapošljavanja, pod pretnjom da se ugovor prekvaliafira u ugovor na neodređeno. Za ugovore na neodređeno vreme sa nepunim radnim vremenom, pisanog oblik je takođe obavezan. Od zakona br. 2019-1428 od 24. decembra 2019. i njegove transpozicije evropske direktive 2019/1152, poslodavac mora dostaviti pisanu izjavu koja precizira bitne uslove ugovora u prva sedam radnih dana.

Elektronski potpis za HR danaje bezbedno rešenje, usklađeno sa regulativom eIDAS, za formalizovanje ovih ugovora na daljinu, smanjenje vremena potpisivanja i arhiviranje dokumenata na dokazujući način. Rešenja kao što su ona opisana u našem kompletnom vodiču za elektronski potpis omogućavaju usklađivanje HR praksi sa najnovijim zakonskim zahtevima.

Obavezna informacija zaposljenika

Od transpozicije direktive 2019/1152 (zvane direktiva „Transparentni uslovi rada"), poslodavac mora informisati svakog novog zaposljenika, pisanim putem, o: identitetu strana, mjestu rada, nazivu radnog mjesta, nagradi, trajanju rada, pravima na odmor, kolektivnom ugovoru koji se primenjuje i proceduri koju treba poštovati u slučaju prekida. Ove informacije moraju biti dostavljene najkasnije sedmog dana nakon početka rada. Nepoštovanje ove obaveze izlaže poslodavca gotovinskoj kazni koja može dostići 750 € po neobaveštenom zaposleniku.

---

Kontinuirane obaveze u upravljanju osobljem

Vođenje obaveznih registara

Svaki poslodavac mora ažurirati nekoliko zakonskih registara, dostupnih inspekciji rada i predstavnicima zaposlenih:

• Jedinstveni registar zaposlenih (član L. 1221-13): mora navoditi, u hronološkom redosledu zapošljavanja, imena, prezimena, državljanstvo, datum rođenja, pol, posao, kvalifikaciju i datume zapošljavanja/otpuštanja svakog zaposljenika. Zapisi moraju biti upisani pri zapošljavanju i čuvani 5 godina nakon odlaska zaposljenika.

• Dokument jedinstvene procene profesionalnih rizika (DUERP): obavezan čak i za prvog zaposljenika, mora biti ažuriran najmanje jednom godišnje ili pri bilo kojoj značajnoj izmeni uslova rada. Zakon od 2. avgusta 2021. za ojačavanje prevencije u zdravlju na radu nameće od 31. marta 2022. čuvanje i digitalnu dostavu DUERP-a na nacionalnom portalu.

• Registar sigurnosti: beleži periodičke proveravanja opreme, evakuacijske vežbe i incidente.

Obračun plata, putne račune i društvene izveštaje

Poslodavac je obavezan da dostavi putni račun svakom isplati plata (član L. 3243-2). Od 1. januara 2027., kompletna dematerijalizacija nominalne društvene deklaracije (DSN) biće obavezna za sva preduzeća, bez obzira na veličinu. Putni račun mora navoditi precizne elemente (bruto plata, doprinosi, neto plata pre i nakon poreza, neto na uplati itd.) pod pretnjom sankcija. Poslodavac mora čuvati te dokumente najmanje pet godina.

Korišćenje elektronskog potpisa u preduzeću olakšava dematerijalizovanu validaciju dodatnih avenansa za zaposlene, pojedinačnih povišica ili rezimiranog putnog računa, u skladu sa dokaznom zahtevima Građanskog zakonika.

Poštovanje maksimalnih radnih sati i odmora

Zakon o radu postavlja neophodno ograničenja:

• Maksimalna dnevna dužina: 10 sati (osim derugacije)

• Apsolutna maksimalna sedmična dužina: 48 sati u sedmici, 44 sata u proseku tokom 12 uzastopnih sedmica

• Obavezni dnevni odmor: 11 sati uzastopno

• Plačeni odmori: 2,5 radnih dana po mjesecu rada, što je 30 radnih dana (5 sedmica) godišnje

Nepoštovanje ovih odredbi učinuje poslodavca penalno odgovornim (član L. 3171-4 i dalje). Alati za upravljanje vremenom u kombinaciji sa sistemima digitalnog potpisa omogućavaju praćenje sporazuma o modulaciji ili forfaitnog rada na primenjiv način.

---

Obaveze u oblasti zdravlja, bezbednosti i sprečavanja rizika

Opšta obaveza bezbednosti

Član L. 4121-1 zakona o radu nameće poslodavcu da preduzme potrebne mere za osiguranje bezbednosti i zaštitu fizičkog i mentalnog zdravlja radnika. Ova rezultatska obaveza pokriva: akcije sprečavanja profesionalnih rizika, obuku i informisanje zaposlenih, uspostavljanje odgovarajuće organizacije i sredstava.

Medicinska nadzor i praćenje preventivnom službom

Od zakona o zdravlju na radu od 2. avgusta 2021. (primenljiv od 31. marta 2022.), individualno praćenje stanja zdravlja je ojačano. Poseta informisanja i prevencije (VIP) mora se dogoditi u roku od 3 meseca nakon početka rada (30 dana za noćne radnike ili one sa rizičnih funkcija). Poslodavac mora organizovati i finansirati praćenje preko međupreduzećne službe prevencije i zdravlja na radu (SPSTI) ili interno.

Prevencija psihosocijalnih rizika (RPS)

Moralno zlostavljanje (član L. 1152-1), seksualno zlostavljanje (član L. 1153-1) i sekistički čini su aktivne obaveze prevencije. Poslodavac mora odrediti referenta za zlostavljanje u preduzećima sa 250 zaposlenih i više (član L. 1153-5-1). Uspostavljanje poverusnog internog sistema obaveštavanja se preporučuje od strane CNIL-a i može biti nametnuto zakonom za velika preduzeća.

---

Digitalne obaveze i GDPR u radnom odnosu

Zaštita ličnih podataka zaposlenih

Poslodavac je odgovoran za obradu prema GDPR-u (Uredba EU 2016/679) za sve lične podatke zaposlenih: HR dosijee, putne račune, geolociranje, poslovnu korespondenciju, biometrijske podatke. Mora:

• Održavati registar aktivnosti obrade (član 30 GDPR-a)

• Obavestiti zaposlene o upotrebi njihovih podataka (članovi 13 i 14)

• Odrediti Delegata za Zaštitu Podataka (DPO) ako aktivnost uključuje obradu podataka u velikom obimu osjetljivih podataka

• Ugovoriti sve pružaoce usluga koji obrađuju podatke zaposlenih

U 2025. godini, CNIL je izrekao sankcije u iznosu od 90,4 miliona eura ukupno, od čega nekoliko tiče zaštite podataka zaposlenih (zloupotreba geolociranja, nerazmerna video-nadzor, nedostatak informacija).

Dematerijalizacija HR dokumenata i elektronski potpis

Dematerijalizacija HR procesa je danas neizbežna. Poređenje rešenja za elektronski potpis dostupnih na tržištu pokazuje da alati usklađeni sa eIDAS omogućavaju potpisivanje ugovora o radu, dodatnih avenansa, sporazuma o poverljivosti, internih propisa ili dokumenata o konvencionalnom prekidu sa pravnom vrednošću ekvivalentnom ručnom potpisu, u skladu sa članom 1366 Građanskog zakonika.

Trebalo bi da se izbere rešenje koje nudi najmanje Napredni Elektronski Potpis (SEA) za dokumente sa visokim rizicima i da se osigura da je pružaoc usluge kvalifikovan ili sertifikovan prema eIDAS-u kako bi se izbegla bilo koja naknadna osporavanja. Generator ugovora baziran na AI koji nudi Certyneo omogućava takođe automatizovanu redakciju HR dokumenata usklađenih sa zakonom, smanjujući rizike od greške i vremenske rokove obrade.

Kiberbezbednost i direktiva NIS 2

Od oktobra 2024., direktiva NIS 2 (transponovana u francuski zakon zakonom od 17. oktobra 2024.) nameće bitnim i važnim entitetima ojačane obaveze u oblasti kiberbezbednosti, uključujući osiguranje HR informatičkih sistema. Zainteresovani poslodavci moraju da usvoje odgovarajuće tehničke i organizacione mere, prijave značajne incidente ANSSI u roku od 72 sata i redovno obučavaju svoje timove za kiberbezbednost.

---

Sankcije koje grozi neusklađenost

Kazne

Zakon o radu predviđa sankcije za mnoga kršenja:

• Prikriven rad (odsustvo DPAE ili pisanog ugovora): do 3 godine zatvora i 45.000 € kazne za fizičko lice, 225.000 € za pravno lice (član L. 8224-1)

• Nepoštovanje pravila higijene i bezbednosti sa naiđenim nesrećama: kazneni čin izlaganja riziku (član 223-1 Krivičnog zakonika)

• Moralno ili seksualno zlostavljanje: do 2 godine zatvora i 30.000 € kazne

Građanske i prud'homske sankcije

Nepoštovanje ugovorene ili zakonske obaveze može dovesti do prud'homske osudom: vraćanja plaće, naknada za otpuštanje bez prave i ozbiljne razloga, naknade štete. Rekvaljifikacija ugovora na određeno vreme u ugovor na neodređeno automatski povlači plaćanje najmanje jednomesečne plaće kao rekvaljifikacione naknade (član L. 1245-2).

Administrative sankcije

Inspekcija rada ima ojačane ovlašćenje od 2016. godišnjeg zakona „Rad" i zakona od 5. septembra 2018.: pismo sa pozivom, privremeno zatvaranje objekta, administrativna kazna do 10.000 € po zaposleniku za određena kršenja. DREETS (Direkcija sa ekonomiju, zapošljavanje, rad i solidarnost) može takođe nametnuti planove usklađivanja.

Zakonski okvir primenljiv na usklađenost poslodavca

Usklađenost poslodavca se oslanja na gust regulatorni okvir koji artikikulira nacionalno i evropsko pravo.

Francuska Zakon o radu

Zakon o radu čini centralnu referencu. Obaveze pri zapošljavanju su regulisane članova L. 1221-1 i dalje (ugovor o radu), L. 1242-1 i dalje (ugovori na određeno), R. 1221-1 (DPAE). Dužina rada je limitirana članova L. 3121-1 i dalje, a plačeni odmori članova L. 3141-1 i dalje. Zdravlje i bezbednost na radu padaju u članove L. 4121-1 do L. 4741-1, uključujući obaveza ocene rizika (DUERP, član R. 4121-1). Zlostavljanje je sankciono članova L. 1152-1 (moralno) i L. 1153-1 (seksualno).

Građanski zakonik — Pravna vrednost elektronskog potpisa

Član 1366 Građanskog zakonika potvrđuje dokaznu vrednost elektronskog pisanog: „Elektronski pisani ima istu dokaznu vrednost kao pisani na papiru, pod uslovom da se osoba od koje potiče može pravilno identifikovati i da je uspostavljen i čuvan u uslovima namenjenim da se garantuje njegovoj integritet." Član 1367 pojašnjava da elektronski potpis potoji u upotrebi pouzdane metode identifikacije koja garantuje njegovu povezanost sa aktom na koji se odnosi.

Uredba eIDAS br. 910/2014

Evropska uredba eIDAS (Elektronska Identifikacija, Autentifikacija i Usluge Poverenja) definiše tri nivoa elektronskog potpisa: jednostavan, napredovan (SEA) i kvalifikovan (SEQ). Za ugovore o radu i HR dokumente sa visokom dokaznom vrednošću, napredovan ili kvalifikovan elektronski potpis se preporučuje. Uredba eIDAS 2.0 (Uredba EU 2024/1183), koja je stupila na snagu 20. maja 2024., još više ojačava ove zahteve, posebno za evropske digitalne novčanike identiteta.

GDPR — Uredba EU br. 2016/679

Poslodavac, kao odgovoran za obradu, podleže članova 5 (principi obrade), 6 (zakonitost obrade), 13-14 (informacija osoba), 30 (registar obrada) i 32 (bezbednost podataka). Rok za obaveštavanje CNIL-a o kršenjima podataka je 72 sata (član 33). Maksimalne sankcije dostižu 20 miliona eura ili 4% godišnjeg globalnog prometa (član 83).

Direktiva NIS 2 — Francuski zakon od 17. oktobra 2024.

Transponujući direktivu (EU) 2022/2555, ovaj tekst nameće bitnim i važnim entitetima obaveze upravljanja kiberrizicima, prijave incidenata i interne uprave. HR informatički sistemi i sistemi upravljanja ljudskim resursima mogu biti zainteresovani ako entitet ispunjava kriterijume veličine i sektora definirane u članu 3 direktive.

Standardi ETSI EN 319 132 i 319 102

Ovi evropski tehnički standardi definišu formate naprednog elektronskog potpisa (XAdES, CAdES, PAdES) i procedure validacije. Nametaju se provajderima kvalifikovanih usluga poverenja (QTSP) navedenim na Listama poverenja (Trusted Lists). Za poslodavca, korišćenje provajdera sertifikovanog prema ovim standardima garantuje prihvatljivost potpisa u slučaju prud'homskog spora.

Scenariji upotrebe: usklađenost HR u praksi

Scenario 1 — Industrijska grupa srednje veličine (800 zaposlenih)

Industrijska grupa sa približno 800 zaposlenih na tri mesta u Francuskoj suočavala se sa ponavljajućim problemom: potpisivanje ugovora CDD sezonskih radnika i dodatnih avenansa za modulaciju radnog vremena zahtevalo je poštansku korespondenciju od 3 do 7 radnih dana. U slučaju hitnog početka rada, zakonski rokovi za dostavu ugovora (48 sati za CDD) nisu bili poštovani, izlaže preduzeće sistematskom riziku rekvaljifikacije.

Uvođenjem naprednog rešenja za elektronski potpis usklađenog sa eIDAS za sve HR procese, grupa je smanjila prosečan vreme potpisivanja na manje od 4 sata, eliminisala rizik neizavršetka u zakonskim rokovima i ostvarila procenjenu uštedu od 35.000 € godišnje na troškove štampanja, pošte i fizičke arhivacije. Jedinstveni registar zaposlenih je u potpunosti digitalizovan, sa sertifikovanim vremenskim žigom za svaki unos.

Scenario 2 — Biro računovodstvenih stručnjaka sa 45 saradnika

Biro računovodstvenih stručnjaka sa 45 osoba upravljao je interno obračunom plaća i HR formalnostima nekoliko deset klijentima male i srednje veličine. Obaveze usklađenosti (DPAE, putni računi, ugovori, DUERP) su obrađene ručno, stvarajući visok rizik od propusta. Nakon inspekcijske kontrole rada kod klijenta, odsustvo pisanog ugovora za tri zaposlena sa nepunim radnim vremenom rezultiralo je prekvaljifikacijom na puno vreme, predstavljajući trošak od 18.000 € u doprinosima i naknadama.

Prihvatanjem integrisane platforme kombinujuće automatsku generaciju usklađenih ugovora i elektronski potpis, biro je strukturirao radne tokove na način da je nemoguće zaposliti bez elektronski potpisanog ugovora. Stopa dokumentarne usklađenosti je dostigla 100% tokom naredne kontrole, a prosečno vreme obrade formalnosti zapošljavanja je podeljeno sa tri.

Scenario 3 — Lanac distribucije sa 2.500 zaposlenih na više mesta

Prodajna mreža sa 2.500 zaposlenih na 60 maloprodajnih mesta morala je svakodnevno upravljati ugovorima za dodatne radnike, dodatnim avansima za dopunske sate i pojedinačnim sporazumima oko odmora. Geografska rasprostranjenost činila je prikupljanje ručnih potpisa skoro nemoguće u zakonskim rokovima. Osim toga, CNIL je tokom provere primetio odsustvo obaveštenja zaposlenih o obradi njihovih podataka o geolociranju (povezane beležeće mašine).

Preduzeće je uvelo jednostavno rešenje za elektronski potpis za dokumente sa niskim rizikom (pozivi, kolektivne informacije) i napredovan za ugovore i avenanse. Istovremeno je ažurirala obaveštenja o GDPR i integrisala elektronski pristanak sa mogućnošću praćenja. Rezultati: nula neusklađenosti u dokumantarstvu tokom naredne DREETS kontrole, smanjenje vremena potpisivanja dodatnog rada od 72 sata na manje od 30 minuta i kompletna dokumentovana GDPR usklađenost.

Zaključak

Zakonska usklađenost sa radnim pravom je stalan projekat za svakog poslodavca: obaveze pri zapošljavanju, upravljanje registrima, poštovanje radnog vremena, zaštita podataka, sprečavanje rizika… Svako kršenje može rezultirati teškim sankcijama, prud'homskim, kaznenim ili administrativnim. U 2026. godini, dematerijalizacija HR procesa — a posebno korišćenje elektronskog potpisa usklađenog sa eIDAS — je postala jedan od najefikasnijih poluga za osiguranje ovih obaveza, smanjenje vremena i uspostavljanje dokaznog traga.

Certyneo prati poslodavce u ovom procesu sa sertifikovanom platformom za elektronski potpis, generatorom HR ugovora usklađenih sa zakonom i radnim tokovima prilagođenim zahtevima francuskog zakona o radu. Steknite prednost u ispunjenju svojih obaveza: otkrijte HR rešenja Certyneo ili izračunajte svoj ROI u nekoliko klikova da proverite konkretan uticaj dematerijalizovane i usklađene upravljanja HR-om.