Certyneo i Make: automatizacija potpisivanja u inženjerstvu

Zašto automatizovati elektronsko potpisivanje u inženjerstvu sa Make?

Sektor inženjerstva generiše značajnu količinu ugovornih dokumenata: ugovore za upravljanje projektima, izmene, zapisnike o primopredaji, ugovore o podizvoñaču, sertifikate usaglašenosti i izveštaje o studijama. Prema studiji konsultantske firme McKinsey (2024), timovi u inženjerstvu prosečno provode 27% svoga radnog vremena na repetitivnim administrativnim zadacima, među kojima su prikupljanje i praćenje potpisa među najvremenski zahtevnijima.

Povezivanje Certyneo-a sa platformom za automatizaciju kao Make (nekadašnje Integromat) omogućava transformaciju ovih ručnih procesa u inteligentne tokove rada, gde je svaki potpis pokrenut, praćen i arhiviran bez ljudske intervencije. Ovaj vodiči vam objašnjava, korak po korak, kako da postavite ovu integraciju u kontekstu B2B inženjerstva, poštujući zakonske zahteve eIDAS.

Redom ćemo obraditi arhitekturu integracije, konfiguraciju u Make, dostupne okidače i akcije, zatim preporuke za dobar rad specifične za sektor inženjerstva.

---

Razumevanje arhitekture Make + Certyneo za inženjerstvo

Make (Integromat): platforma za orkestraciju bez koda

Make je platforma za integraciju i vizuelnu automatizaciju koja omogućava kreiranje scenarija koji povezuju stotine aplikacija preko drag-and-drop modula. Za razliku od Zapier-a, Make nudi naprednu uslovnu logiku, iteratore, agregatare i rutere, što ga čini posebno pogodnim alatom za složene tokove rada u inženjerstvu (sa više učesnika, više faza, dokumenti sa više potpisnika).

Make se pozicionira između vaših poslovnih alata (ERP, CRM, alati za upravljanje projektima kao Autodesk Construction Cloud, Procore ili Microsoft Project) i Certyneo-a, orkestrirajući tokove podataka i okidače za potpisivanje.

Certyneo API: ulazna tačka integracije

Certyneo izlaže kompletan RESTful API koji omogućava obavljanje svih dostupnih operacija iz grafičkog interfejsa: kreiranje zahteva za potpisivanje, dodavanje potpisnika, definisanje polja za potpis, slanje obaveštenja, preuzimanje statusa i preuzimanje potpisanih dokumenata. API koristi OAuth 2.0 autentifikaciju i JSON format, što garantuje nativnu kompatibilnost sa Make kroz HTTP modul ili, idealno, kroz dedicirani Certyneo konektor.

Certyneo API poštuje standarde interoperabilnosti definisane normom ETSI EN 319 132 za XAdES potpis i ETSI EN 319 122 za CAdES, čime se osigurava da je svaki proizvedeni potpis pravno validan u celoj Evropskoj uniji.

Tipična topologija tokova rada u inženjerstvu

U birou za inženjerske studije ili društvu za inženjerstvo, tipičan tok rada izgleda ovako:

1. Okidač: novi ugovor o podizvoñaču se pravi u ERP-u (npr. SAP, Sage ili alat za upravljanje BIM projektima).
2. Ekstrakcija: Make preuzima metapodatke ugovora (učesnike, iznos, reference o gradilištu).
3. Generisanje dokumenta: Certyneo-ov AI generator ugovora proizvodi strukturirani PDF dokument.
4. Kreiranje zahteva za potpisivanje: Make poziva Certyneo API da napravi zahtev i doda potpisnike u definisanom redosledu.
5. Sekvencijalno ili paralelno potpisivanje: Certyneo šalje linkove za potpisivanje zainteresovanim stranama.
6. Obaveštenje i arhiviranje: pri primanju svakog potpisa, Make pokreće obaveštenje na Slack/Teams i arhivira potpisani dokument u vašem sistemu za upravljanje dokumentima (SharePoint, Google Drive, Egnyte, itd.).

Ova arhitektura eliminiše ručne e-mail razmene i garantuje kompletan audit trail, neophodan pri proveri inženjerskih projekata.

---

Konfiguracija integracije u Make korak po korak

Korak 1 — Kreiranje scenarija i konfiguracija Certyneo konekcije

U vašem Make prostoru, kreirajte novi scenario. Ako je nativni Certyneo konektor dostupan u Make marketplace-u, izaberite ga direktno; inače koristite HTTP > Make a request ili HTTP > Make an OAuth 2.0 request modul.

Za konfiguraciju konekcije:

• Bazni URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• Metoda autentifikacije: OAuth 2.0 (Client Credentials) ili Bearer Token API ključ, prema konfiguraciji vašeg Certyneo naloga
• API ključ: dostupan u vašoj Certyneo komandi, sekcija Podešavanja > Integracije > API

Čuvajte svoj API ključ u Make-ovom menadžeru konekcija (ne hardkodovane u scenariju) da biste poštovali preporuke za bezbednost.

Korak 2 — Definisanje okidača prilagođenog inženjerskom sektoru

Izbor okidača je odlučujući. U inženjerstvu, najčešće korišćeni okidači su:

| Okidač | Make modul | Slučaj upotrebe | |---|---|---| | Nova datoteka u SharePoint mapi | SharePoint > Watch Files | Ugovor koji je korisnik postavio | | Novi red u Google Sheets tabeli | Google Sheets > Watch Rows | Praćenje ugovora koji trebaju biti potpisani | | Webhook iz ERP-a | Webhooks > Custom Webhook | Kupoprodajna narudžbina validirana u SAP | | Novi tiket Jira/Asana | Jira > Watch Issues | Isporuka faze koja zahteva validaciju klijenta |

Za složene inženjerske tokove rada (npr. potpisivanje ugovora o upravljanju projektima koji zahteva ko-potpis direktora tehnologije i pravnog direktora), dolazni Webhook okidač iz ERP-a nudi najveću fleksibilnost.

Korak 3 — Kreiranje zahteva za potpisivanje preko Certyneo API-ja

Kad ste konfigurovali okidač, dodajte HTTP modul koji pokazuje na Certyneo endpoint za kreiranje zahteva za potpisivanje:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Telo JSON zahteva uključuje:

```json { "name": "Ugovor o podizvoñaču - Projekat {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Primetite upotrebu nivoa potpisa `advanced` (napredni elektronski potpis, SEA), u skladu sa zahtevima eIDAS za inženjerske ugovore od značajne vrednosti. Za interne dokumente sa manjim rizikom, nivo `simple` je dovoljan.

Korak 4 — Upravljanje obaveštenjima i arhivom posle potpisivanja

Posle kreiranja zahteva, dodajte drugi ogranak u vašem Make scenariju, pokrenut Certyneo Webhook-om koji signalizira završetak potpisivanja. Certyneo automatski šalje POST prema webhook URL-u koji ste definisali u podešavanjima zahteva.

Pri primanju ovog webhook-a, vaš scenario može:

• Preuzeti PDF sa potpisom i vremenskom žigom preko `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Arhivirati ga u vašem sistemu za upravljanje dokumentima (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Ažurirati status ugovora u vašem ERP ili CRM
• Poslati automatsku obaveštenju timu projekta preko Slack, Teams ili e-mail-a
• Pokrenuti fakturiranje ili otvaranje novog projekta u vašem upravljačkom alatu

Ovaj niz akcija garantuje kompletan audit trail životnog veka dokumenta, što je fundamentalni zahtev u projektima koji su predmet provere (ISO 9001 sertifikacija, javne nabavke, Seveso projekti).

---

Preporuke za dobar rad specifične za inženjerski sektor

Upravljanje potpisima više učesnika i sekvencijalnim tokovima rada

Inženjerstvo često uključuje dokumente koji zahtevaju više potpisnika u određenom redosledu: prvo rukovodilac projekta, zatim direktor tehnologije, na kraju predstavnik klijentskog pravnog lica. Certyneo nativno upravlja sekvencijalnim potpisivanjem preko `order` parametra u listi potpisnika.

U Make-u, dinamički možete graditi niz potpisnika koristeći Array Aggregator koji prikuplja podatke o potpisnicima iz vašeg ERP-a ili referentne tabele, pre nego što ih ubaci u Certyneo API zahtev. Ovaj pristup omogućava upravljanje ugovorima sa 5 do 10 potpisnika bez izmene scenarija.

Povezivanje potpisa sa folderima gradilišta

U inženjerstvu, svaki potpisani dokument mora biti povezan sa specifičnom folderom projekta. Koristite Certyneo prilagođene metapodatke da čuvate broj predmeta, fazu projekta i kod ugovora. Ovi metapodaci će biti vraćeni u webhook o završetku i mogu se koristiti od Make-a da arhivira dokument u odgovarajućem folderu vaše GED-a.

Ova praksa je u skladu sa zahtevima standarda NF EN ISO 19650 (upravljanje informacijama u BIM) i olakšava dokumentarne revizije na kraju projekta.

Nadgledanje kvaliteta i grešaka u toku rada

Make nudi detaljni dnevnik izvršavanja za svaki scenario. U poslovnom kontekstu, konfigurujte e-mail ili Slack upozorenja na scenarije u grešci, i koristite Make-ov Error Handler modul da upravljate slučajevima neuspeha Certyneo API-ja (ograničenje brzine, prevelik dokument, potpisnik nije pronađen).

Ako želite da poredite mogućnosti Certyneo-a sa drugim rešenjima na tržištu pre nego što se udate u integraciju, pogledajte naš poredak rešenja za elektronsko potpisivanje da identifikujete rešenje koje je najbolje prilagođeno vašem inženjerskom kontekstu.

Konačno, da biste maksimizovali povraćaj investicije vašeg automatizovanog tokova rada, naš ROI kalkulator za elektronsko potpisivanje omogućava vam da precizno procenite dobitke vremena i uštede moguće prema količini dokumenata koje obrađuje vaš biro za inženjerske studije.

Zakonski okvir primenljiv na elektronsko potpisivanje u inženjerstvu

Zakonske osnove elektronskog potpisivanja

U francuskom pravu, pravna vrednost elektronskog potpisa počiva na članu 1366 Građanskog zakona, koji kaže da je „pisani oblik u elektronskom formatu prihvaćen kao dokaz na istu meru kao pisani oblik na papiru", i na članu 1367, koji pojašnjava da „potpis neophodan za savršenost pravnog akta identifikuje njegovog autora i iskazuje njegov pristanak".

Na evropskom nivou, Uredba eIDAS br. 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), dopunjena sa eIDAS 2.0 (Uredba EU 2024/1183), definiše tri nivoa elektronskog potpisivanja:

• SES (Jednostavni elektronski potpis): prilagođen internim dokumentima sa manjim rizikom.
• SEA (Napredni elektronski potpis): preporučuje se za obične inženjerske ugovore, ugovore o podizvoñaču i kupoprodajne narudžbine. Garantuje pouzdanu identifikaciju potpisnika i integritet dokumenta.
• SEQ (Kvalifikovani elektronski potpis): obavezan za autentičke akte i određene javne nabavke velike veličine.

Specifične obaveze u inženjerskom sektoru

U okviru javnih nabavki, dekret br. 2016-360 o javnim nabavkama nalaže kompletan digitalni prelazak iznad određenih pragova. Ugovori o angažovanju i ugovori o podizvoñaču moraju biti potpisani sa SEA ili SEQ u skladu sa eIDAS, proizvedeni od strane kvalifikovanog pružaoca usluga poverenja (QTSP) navedenog na evropskoj Trusted List.

Standard ETSI EN 319 132 definiše XAdES profile korišćene za naprednu XML potpisivanje, dok ETSI EN 319 122 pokriva CAdES profile za potpisivanje binarnih dokumenata. Certyneo poštuje ove standarde, garantujući interoperabilnost i inostrano priznavanje potpisa.

RGPD i zaštita podataka potpisnika

Obrada ličnih podataka potpisnika (ime, e-mail, biometrijski podaci potpisa) je predmet RGPD Uredbe br. 2016/679. Kao odgovoran za obradu podataka, vaše inženjersko preduzeće mora osigurati da Certyneo deluje kao obrađivač prema članu 28 RGPD, sa DPA (Data Processing Agreement) u dobrom redu. Podaci o potpisivanju moraju biti čuvani tokom vremena primene (5 godina za trgovinske ugovore prema članu L. 110-4 Trgovinskog zakona, 10 godina za građevinske ugovore zbog 10-godišnje zagarancije).

Direktiva NIS2 i bezbednost automatizovanih tokova rada

Inženjerska društva koja posluju u kritičnim sektorima (energija, transport, voda) mogu biti podložna Direktivi NIS2 (2022/2555/UE), transponovana u francusko pravo putem zakona od 14. aprila 2025. Ova direktiva nalaže zahteve za bezbednost na IT sistemima, uključujući tokove rada automatizacije povezane sa trećim stranama kao Make i Certyneo. Neophodno je dokumentovati tokove podataka, šifrirati komunikacije (najmanje TLS 1.3) i održavati registar digitalnih podizvoñača.

Scenariji upotrebe: Make + Certyneo u inženjerstvu

Scenario 1 — Biro za inženjerske studije u geotehnici koji upravlja 300 izveštaja o misiji godišnje

Biro za inženjerske studije specijalizovan za geoteniku, sa petnaestak inženjera, proizvodi prosečno 300 izveštaja o misiji i ugovore o uslugama godišnje. Pre integracije Make + Certyneo, svaki izveštaj je zahtevao ručno slanje putem e-mail-a, telefonsku oposku nakon 5 dana bez odgovora, i ručno arhiviranje na serveru datoteka. Prosečno vreme prikupljanja potpisa je dostiglo 8 radnih dana.

Posle primene automatizovanog tokova rada — pokrenuta deponovanjem završenog izveštaja u SharePoint — scenario Make automatski kreira Certyneo zahtev za potpisivanje, šalje obaveštenje klijentu, i automatski opominje u J+3 ako potpis nije primljen. Potpisani dokument se odmah arhivira u odgovarajući folder predmeta.

Rezultat: smanjenje vremena potpisivanja sa 8 dana na 1,8 dana u proseku (−78%), ušteda procenjena na 2,5 sata asistencije po nedelji, što je oko 3 500 € godišnje u troškovima obrade. Ovi redovi veličina su konzistentni sa benchmark-ima sektora koje je objavila Forrester Research o dokumentarnoj automatizaciji (2024).

Scenario 2 — Inženjerska industriska društva koja upravlja ugovorima o podizvoñaču sa više učesnika

Inženjerska industrijska kompanija srednje veličine (80 do 150 saradnika) vodi projekte koji zahtevaju potpisivanje ugovora o podizvoñaču koji uključuju 3 do 6 strana: naručilac, delegirani investitor-voditelj, preduzeća podizvoñačke rang 1 i 2. Svaki ugovor zahteva striktno sekvencijalno potpisivanje iz ugovornih i osiguravajućih razloga.

Scenario Make + Certyneo je pokrenut validacijom kupoprodajne narudžbine u ERP. Make dinamički gradi uređeni spisak potpisnika iz baze podataka dobavljača, kreira zahtev za potpisivanje Certyneo sa sekvencijalnim parametrima, i obaveštava svaku stranu po redu. Pri završetku, potpisani ugovor je arhiviran u Procore i status ugovora je ažuriran u ERP.

Rezultat: smanjenje grešaka sekvenciranja (podizvoñač koji potpisuje pre voditelja) sa 100% zahvaljujući automatskoj upravljanju redosledom potpisivanja. Prosečno vreme finalizovanja ugovora je smanjeno sa 12 dana na 4 dana (−67%), što ubrzava efektivni početak gradilišta.

Scenario 3 — Biro inženjerskog savetovanja koji upravlja zapisima o izmeni obima rada

Biro inženjerskog savetovanja koji konsultuje industrijske klijente u projektima transformacije proizvoda često pravi izmene (amendments) tokom misije, koje zahtevaju brzu validaciju kako ne bi blokirao projekat. Ove izmene su ranije bile štampane, potpisane na sastanku ili poslate poštom, generirajući kašnjenja neusklađena sa brzinom agile projekata.

Sa Make + Certyneo, kreiranje izmene u upravljačkom alatu projekta automatski pokreće zahtev za potpisivanje. Klijent prima link za potpisivanje prilagođen mobilnim uređajima što mu dozvoljava potpisivanje sa smartfona za manje od 2 minuta, čak i kada putuje na gradilištu. Nivo naprednog potpisivanja (SEA) se primenjuje, osiguravajući pravnu vrednost izmene.

Rezultat: vreme validacije izmena je smanjeno sa 5 do 7 dana na manje od 24 sata u 85% slučajeva. Poboljšana zadovoljstvo klijenta i smanjenje rizika od derivacije obima rada koji nije dokumentovan, što je česti izvor sporova u inženjerskom savetovanju.

Zaključak

Integracija Certyneo-a sa Make (Integromat) predstavlja glavni pokretač efikasnosti za aktere u inženjerskom sektoru. Automatizacijom čitavog životnog ciklusa dokumenata — od kreiranja ugovora do arhiviranja potpisanog dokumenta — eliminišete ručne repetitivne zadatke, smanjujete vremenske rok za potpisivanje sa 67 do 78% u proseku, i garantujete kompletan eIDAS compliance za svaki proizvedeni dokument.

Tehnička konfiguracija, mada zahteva pažljivu inicijalnu primenu, je dostupna timovima koji imaju no-code profil ili Make integratora. Koristi se manifestuju u prve nedelje upotrebe, sa merljivim povratom u troškovima administracije i rokovima za početak gradilišta.

Spreman da transformiše svoje tokove rada sa dokumentima? Kreirajte Certyneo nalog besplatno i povežite vaš prvi Make scenario za manje od sat vremena, ili kontaktirajte naš tim za personalizovanu podršku prilagođenu vašem inženjerskom kontekstu.