Skladnost s pravom delovnega prava: Obveznosti delodajalca

Skladnost s pravom delovnega prava predstavlja enega od stebrov sodobne upravljanja s človeškimi viri. Med sklenitvijo pogodb o zaposlitvi, upravljanjem osebnih podatkov zaposlenih, vzdrževanjem registra zaposlenih in spoštovanjem obveznosti objave objekta se delodajalec seli v gost in nenehno razvijajočih se normativni okolj. Neupoštevanje teh obveznosti izpostavlja podjetje pomembnim civilnim, kazenskim in upravnim sankcijam. Ta članek podrobno opisuje glavne pravne obveznosti, ki veljajo za vsakega delodajalca v Franciji, in vključuje prispevke digitalnega prava, zlasti uporabo elektronskega podpisa v podjetju za zavarovanje in pospešitev dokumentarnih procesov v kadrovanju.

Temeljne pogodabne obveznosti delodajalca

Priprava in predaja pogodbe o zaposlitvi

Članek L. 1221-1 Delovnega zakonika spomninka, da je pogodba o zaposlitvi predmet pravil splošnega prava. Za pogodbe za določen čas (CDD) članek L. 1242-12 zahteva prenos pisnega potrdila zaposljencu v roku največ dveh delovnih dni po zaposlitvi, pod grožnjo preobrazbe v dogovor za nedoločen čas (CDI). Za pogodbe s skrajšanim delovnim časom (članek L. 3123-6) je pisna oblika prav tako obvezna.

Od prenosa evropske direktive 2019/1152 o prozornih in predvidljivih delovnih pogojih je odlok z dne 2. novembra 2023 razširil obvezne navedbe, ki se morajo pojaviti v pogodbi ali v dokumentu s podatki, izdanem ob zaposlitvi. Med njimi so trajanje poskusnega obdobja, pravila za odpoved, identiteta organov za socialno varnost ter pravice do usposabljanja.

Dematerializacija teh pogodb je danes v celoti zakonita: kvalificirani ali napredni elektronski podpis v skladu z uredbijo eIDAS daje pogodbi, podpisani elektronsko, isto pravno vrednost kot izvorniku na papirju, v skladu s členom 1367 Civilnega zakonika.

Enotni register zaposlenih

Članek L. 1221-13 Delovnega zakonika zahteva, da vsak delodajalec vodi enotni register zaposlenih. Ta register mora vsebovati v kronološkem vrstnem redu zaposlitve naslednje podatke: identifikacija zaposlenega, državljanstvo, datum rojstva, spol, delovna mesta, kvalifikacija, datumi vstopa in izhoda, vrsta pogodbe. Register je treba hraniti pet let po odhodu zaposlenega. Njegova odsotnost ali nepravilna vodenja je kazniva s 750 € za vsakega zaposlenega (prekršek 4. razreda).

Poskusno obdobje in formalnosti pri zaposlitvi

Delodajalec mora vložiti izjavo o predhodnem opozorilu (DPAE) najkasneje osem dni pred predvidenim datumom zaposlitve pri URSSAF (članek R. 1221-1 Delovnega zakonika). Odsotnost DPAE je prekršek skritega dela (članek L. 8221-5), ki izpostavlja podjetje kaznini do 45.000 € in dvema letoma zapora za fizične osebe.

Obveznosti na področju zdravja, varnosti in delovnih pogojev

Splošna varnostna obveza

Članek L. 4121-1 Delovnega zakonika utrjuje varnostno obveznost delodajalca: mora sprejeti potrebne ukrepe za zagotovitev varnosti in zaščito fizičnega in duševnega zdravja delavcev. Ta obveza se razključi v dejavnosti preprečevanja poklicnih tveganj, obveščanja in usposabljanja zaposlenih ter vzpostavitve primerne organizacije in sredstev.

Dokument Enotnega Ocenjevanja Poklicnih Tveganj (DUERP), predpisan z uredbom z dne 5. novembra 2001 (članek R. 4121-1 Delovnega zakonika), mora biti napisan že pri prvem zaposlencu, letno posodobljen ali ob vsaki pomembni spremembi delovnih pogojev. Zakon o zdravju pri delu z dne 2. avgusta 2021 (zakon št. 2021-1018) je to obveznost okrepil z zahtevo za ohranitev DUERP za 40 let in dostopnostjo nekdanjim zaposlenim.

Zdravniški pregled in spremljanje zdravstvenega stanja

Delodajalec mora organizirati obisk za obveščanje in preprečevanje (VIP) v roku treh mesecev od začetka zaposlitve zaposlenega (članek R. 4624-10 Delovnega zakonika), razen za položaje s posebej tveganih razmer, za katere je predhodna zdravniška preiskava pred zaposlitvi obvezna. Zdravnik pri delu lahko izda mnenje o neusposobljenosti, ki ga je delodajalec dolžan upoštevati, drugače je odgovoren.

Obveznosti v zvezi z nadlegovanji in diskriminacijo

Od zakona o poklicni prihodnosti z dne 5. septembra 2018 (zakon št. 2018-771) morajo podjetja z najmanj 250 zaposlenimi imenovati référenta za spolno nadlegovanje v okviru CSE in referenta v kadrovstvu. Vsako podjetje, ne glede na velikost, je pod obveznostjo objave kontaktov kompetentnih služb za nadlegovanje (članek L. 1153-5 Delovnega zakonika). Neupoštevanje tega je izpostavljeno civilnim in kazenskim odgovornostim.

Obveznosti glede osebnih podatkov zaposlenih

RGPD primenjen na človeške vire

Splošna uredba o zaščiti podatkov (RGPD, št. 2016/679) se v celoti uporablja za obdelavo podatkov zaposlenih: plačilne datoteke, vrednotenja učinkovitosti, biometrični podatki, sledenje odsotnostim itd. Delodajalec deluje v kvaliteti odgovornega za obdelavo v smislu člena 4(7) RGPD.

Njegove glavne obveznosti so:

• Register dejavnosti obdelave (člen 30 RGPD): obvezen za vsa podjetja z več kot 250 zaposlenimi ali obdelava občutljivih podatkov;

• Obveščanje zaposlenih (členi 13 in 14 RGPD): ob zbiranju podatkov prek jasnega obvestila;

• Omejitev časa hranjenja podatkov: podatki zaposlenega ne morejo biti hranjeni nedoločeno po razkinitvi pogodbe;

• Varnost podatkov (člen 32 RGPD): delodajalec mora izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe.

V primeru kršitve podatkov ima delodajalec 72 ur za obvestilo CNIL (člen 33 RGPD). Višina glob lahko doseže 20 milijonov evrov ali 4 % letnih svetovnih prihodkov. CNIL je v letu 2023 izrekla več kot 42 milijonov evrov kazni, od katerih je več neposredno zadevalo kadrovske obdelave.

Zaščita podatkov v procesih elektronskega podpisa

Pri razširjanju rešitve elektronskega podpisa za kadrovske dokumente (pogodbe, spremembe, sporazume podjetja) mora delodajalec zagotoviti, da ponudnik spoštuje RGPD. Biometrični podatki, ki se lahko zbirajo med avtentifikacijo, predstavljajo občutljive podatke v smislu člena 9 RGPD. Uporaba popolnega vodnika elektronskega podpisa omogoči identificiranje skladnih rešitev in izogibanja pogostim napakam pri obdelavi podatkov.

Obveznosti glede predstavništva osebja in skupnih pogajanj

Vzpostavitev in delovanje CSE

Od Macronovih uredb iz leta 2017 (uredbi št. 2017-1386 in 2017-1388) je Družbeno-ekonomski odbor (CSE) edinstvena instanca predstavništva osebja za podjetja z najmanj 11 zaposlenimi. Delodajalec mora organizirati volitve CSE in mu zagotoviti potrebna sredstva za delovanje: prostor, ure delegatov, dostop do ekonomskih in družbenih podatkov prek Baze Ekonomskih, Družbenih in Okoljskih Podatkov (BDESE) za podjetja z najmanj 50 zaposlenimi (člen L. 2312-36 Delovnega zakonika).

Neizvajanje poklicnih volitev je kaznivo kot oviranje s letom zapora in 7.500 € globe (člen L. 2317-1 Delovnega zakonika).

Obveznosti letnih nujnih pogajanj (NAO)

Člen L. 2242-1 Delovnega zakonika zahteva, da podjetja s sindikalnimi delegati vodijo letna nuja pogajanja o: plačilih, delovnem času, delitvi dodane vrednosti, enakosti med spoloma in kakovosti delovnega življenja (QVT). Od zakona o deljenju vrednosti z dne 29. novembra 2023 (zakon št. 2023-1107) morajo podjetja z 11 do 49 zaposlenimi, ki dosegajo neto dohodek najmanj 1 % prihodkov tri zaporedne leta, zagotoviti mehanizem za delitev vrednosti.

Dematerializacija dokumentov v kadrovstvu: zadeve skladnosti in dobre prakse

Dokumenti, ki se lahko dematerializirajo

Dematerializacija kadrovskih procesov je sedaj operacionalna in pravna realnost. Elektronski dohodek je dovoljen od zakona z dne 8. avgusta 2016 (Zakon o delu, člen L. 3243-2 Delovnega zakonika), razen če se zaposljenec ne nasprotuje. Pogodbe o zaposlitvi, spremembe, dokumenti konca zaposlitve (izračun za zadnjo plačo, račun za postavko) se lahko podpišejo elektronsko, če rešitev zagotavlja identifikacijo podpisovalca in celovitost dokumenta.

Kadrovske rešitve, namenjene elektronskemu podpisu, omogočajo avtomatiziranje teh dokumentarnih tokov in zagotavljajo njihovo dokazno vrednost. Za dokumente z visoko vrednostjo (serije CDD, sporazumi podjetja) je priporočljivo uporabljati napredni ali kvalificirani elektronski podpis v smislu uredbe eIDAS. Primerjava rešitev za elektronski podpis vam bo pomagala izbrati orodje, primerno za vaše količine in sektorske omejitve.

Ohranjenost in arhiviranje kadrovskih dokumentov

Zakonske dobe hranjenja se razlikujejo glede na vrsto dokumenta:

• Pogodba o zaposlitvi in spremembe: 5 let po koncu pogodbe (skupna zastaranja, člen 2224 Civilnega zakonika);

• Plačilni listi: 5 let (zastaranja plač, člen L. 3245-1 Delovnega zakonika);

• Dokumenti o socialnih prispevkih: 3 leta za preglede URSSAF;

• DUERP: 40 let (Zakon o zdravju pri delu 2021).

Sistem elektronskega arhiviranja (SAE) v skladu s standardi NF Z 42-020 zagotavlja dokazno vrednost dematerializiranih dokumentov v celotnem zakonskem obdobju hranjenja. Kalkulator ROI dostopen na Certyneo omogoča hitro oceno donosnosti vložka za popolno digitalizacijo vaših kadrovskih dokumentarnih procesov.

Pravni okvir, ki se uporablja za skladnost delodajalca

Skladnost delodajalca se nahaja v mnogoplastnem normativnem korpusu, ki povezuje nacionalni pravo, evropsko pravo in tehnične standarde.

Civilni zakonik:

• Člen 1366 Civilnega zakonika prizna elektronski dokument kot dokaz na enak način kot pisni dokument na papirju, pod pogojem, da je identiteta osebe, od katere izvira, ustrezno zagotovljena in da je vzpostavljen in ohranjen v pogojih, ki zagotavljajo celovitost.

• Člen 1367 Civilnega zakonika opredeljuje elektronski podpis in pojasnjuje, da je to uporaba zanesljive metode identifikacije, ki zagotavlja povezavo z aktom, h kateremu se pritakne.

Uredba eIDAS (št. 910/2014): Ta evropska uredba vzpostavi tri ravni elektronskega podpisa (preprost, napredni, kvalificirani). Kvalificirani elektronski podpis (SEQ) uživa domnevo zanesljivosti in ga ni mogoče zavrniti kot dokaz v sodnem sporu v EU. Revizija eIDAS 2.0 (uredba 2024/1183, ki je stopila v veljavo 20. maja 2024) uvaja Evropski Digitalni Identitetni Denarnico (EUDI Wallet), ki bo vplivala na kadrovske procese vstopa že leta 2026.

RGPD (št. 2016/679): Delodajalec kot odgovoren za obdelavo je predmet načel zakonitosti, poštenog ravnanja, preglednosti, omejevanja namenov, zmanjšanja podatkov, točnosti, omejitve hranjenja, celovitosti in zaupnosti (člen 5 RGPD). Uporaba ponudnika elektronskega podpisa pomeni sklenjeno pogodbo o pododdelavi v skladu s členom 28 RGPD, ki natančno določa zagotavljanje varnosti in načine vrnitve ali izbrisovanja podatkov.

Direktiva NIS2 (2022/2555): Prenesena v francosko pravo z zakonom št. 2024-449 z dne 21. maja 2024, direktiva NIS2 razširi obveznosti kibernetske varnosti na bistvene in važne entitete, med katere spada mnogo delodajalcev v zdravstvu, energetiki in prometu. Sistemi informacij o kadrovcih, ki obdelujejo občutljive podatke, morajo vključiti okrepljene varnostne ukrepe (večtoplavna avtentifikacija, načrti nadaljevanja poslovanja, prijava incidentov).

Standardi ETSI: Standardi ETSI EN 319 132 (obliki podpisov XAdES) in ETSI EN 319 122 (CAdES) opredeljujejo tehnične oblike elektronskih podpisov, priznanih v Evropi. Kvalificirani ponudniki storitev zaupanja (QTSP), navedeni na nacionalnem seznamu zaupanja (Trust List), objavljenem s strani ANSSI, zagotavljajo spoštovanje teh standardov.

Pravo delovnega prava: Delovni zakonik (členi L. 1221-1, L. 1242-12, L. 3243-2, L. 4121-1, L. 2242-1 itd.) predstavlja osnovo obveznosti pogodabnih, organizacijskih in družbenih obveznosti delodajalca. Vsako kršenje lahko povzroči civilne sankcije (preobrazba, odškodnina), upravne (globe CNIL, DIRECCTE) in kazenskih (oviranja, skrito delo).

Scenariji uporabe: skladnost kadrovstva v praksi

Scenarij 1 — Malo podjetje v proizvodnji s 80 zaposlenimi digitalizira svoje pogodbe

Malo proizvajalsko podjetje z 80 do 120 zaposlenimi in visok prihodnost sezonskih CDD je imelo ponavljajoče se težave: zamude pri podpisovanju CDD, ki so presegale dovoljen čas dveh delovnih dni, tveganje preobrazbe, negotov papirni arhiv. Z uvedbo naprednega elektronskega podpisnega rešitve v skladu z eIDAS je podjetje integriralo avtomatizirani tok: generiranje pogodbe iz SIRH, pošiljanje preko varnega e-poštnega računa kandidatu, podpisovanje v manj kot 10 minutah na mobilniku, samodejni arhiv s kvalificiranim časovnim žigom.

Rezultati, opaženi po šestih mesecih uvedbe: 85% zmanjšanje časa podpisovanja CDD (od povprečno 2,4 dneva na manj kot 4 ure), popolna odprava tveganja nerodovske dostave v dovoljenem roku, ocenjena prihranek 3.200 € letno v stroške tiska, pošiljanja in razvrščanja.

Scenarij 2 — Distributerska skupina z več lokacijami se uskladi s BDESE in NAO

Distributerska skupina z dvajsetimi dejavnostmi in približno 1.200 zaposlenimi je morala centralizirati svojo Bazo Ekonomskih, Družbenih in Okoljskih Podatkov (BDESE) in dematerializirati podpisovanje zapisnikov sestankov CSE in sporazumov podjetja iz NAO. Odsotnost formalnega podpisa na nekaterih skupnih sporazumih je izpostavljala skupino tveganim vrednotam glede njihove zavezujoče moči.

Z uvedbo kvalificirane elektronskega podpisne rešitve za akte z visoko pravno vrednostjo (sporazumi o participaciji, pravilnik za daljinsko delo, sporazumi o povečanih dohodkih) je skupina zagotovila dokazno vrednost celotne svoje socialne dokumentacije. Prihranek časa pri procesih podpisovanja skupin (ki vključuje 3 do 7 podpisovalcev na sporazum) je bil ocenjen na 60% v primerjavi s papirnim tokom s priporočenimi poštami.

Scenarij 3 — Kadrovski posvetovalec spremlja svoje stranke TPE na RGPD

Kadrovski posvetovalec, ki spremlja petdeset TPE-PME, je ugotovil, da večina njegovih strank nima obvestila RGPD, ki se izda zaposlenim ob zaposlitvi, vendar je ta obvezna od 2018. Pisarna je integrirala samodejno generiranje teh obvestil v svojo ponudbo spremljanja z opiranjem na generator pogodb z AI in elektronsko podpisno rešitev za dostavo in formaliziran prejemek.

Ta ukrep je omogočil strankam pisarne, da se uskladijo s RGPD v manj kot dveh tednih, s stopnjo sprejetja 94% med zaposlenimi, ki so bili kontaktirani prek elektronskega pošte, proti 67% prek tradicionalnega papirnega kanala. Tveganja za globe CNIL za pomanjkljivo obveščanje so bila popolnoma nevtralizirana na dejanskem portfelju spremljanja.

Zaključek

Skladnost s pravom delovnega prava se ne omejuje na formalno spoštovanje Delovnega zakonika: danes vključuje obveznosti iz RGPD, direktive NIS2, uredbe eIDAS in nedavnih zakonskih sprememb, kot je zakon o deljenju vrednosti. Za delodajalca vsak kadrovski dokument — pogodba, sprememba, sporazum podjetja, obvestilo — predstavlja pravni akt, katerega dokazna vrednost mora biti zagotovljena.

Elektronski podpis skladen z eIDAS se uvaja kot naučinkovitejše orodje za skladnost: zagotavlja pogodbe, pospešuje procese zaposlitve, olajša pravni arhiv in znatno zmanjšuje tveganja za sodno sojenje. Certyneo vas spremlja pri popolni digitalizaciji vaših kadrovskih dokumentarnih tokov, z certificiranimi rešitvami, enostavno uvedbo in skladnostjo z evropskimi pravnimi zahtevami.

Odkrijte ponudbe Certyneo in začnite brezplačno za pretvorbo vaše skladnosti kadrovstva v konkurenčno prednost.