Fluss tax-xogħol tal-firma elettronika: gwida kompluta

X'inhu fluss tax-xogħol tal-firma

X'inhu fluss tax-xogħol tal-firmaAfluss tax-xogħol tal-firma

hija s-sekwenza ta 'passi organizzati li twassal għall-iffirmar ta' dokument: ordni tal-firmatarji, kundizzjonijiet, tfakkiriet, notifiki. Iktar ma l-fluss tax-xogħol jiġi adattat għall-proċess, iktar ikunu mgħaġġla l-firem.

Iż-żewġ tipi ewlenin ta 'ordni

Iż-żewġ tipi ewlenin ta 'ordni

Ordni paralleliIl-firmatarji kollha jirċievu l-envelop fl-istess ħin u jistgħu jiffirmaw b'mod indipendenti.Vantaġġi ⬥⬥⬥: veloċità, l-ebda konġestjoni.Każ ta 'użu ⬥⬥⬥: NDA reċiproka, kuntratt bilaterali fejn l-ordni ma jimpurtax.

Każ ta 'użu ⬥⬥⬥: NDA reċiproka, kuntratt bilaterali fejn l-ordni ma jimpurtax.

Ordni sekwenzjali

Kull firmatarju jiffirma wara dak ta' qabel. L-envelop jimxi minn firmatarju għal firmatarju.Vantaġġi ⬥⬥⬥: rispett għall-ġerarkiji tal-validazzjoni, kull attur jara validazzjonijiet preċedenti.Każijiet ta' użu ⬥⬥⬥: kuntratti li jinvolvu validazzjoni tal-maniġer imbagħad ġestjoni, kirjiet b'depożitu.Rwoli tipiċi

Rwoli tipiċi

• Firmatarju ⬥⬥⬥: jiffirma d-dokumentApprovatur ⬥⬥⬥: jivvalida mingħajr ma jiffirma (katina ta' validazzjoni)
• Ikkopja (CC) id-dokument finali ⬥⬥:⬥⬥Emittent ⬥⬥⬥: il-mittent, ħafna drabi wkoll firmatarju
• Emittent ⬥⬥⬥: il-mittent, ħafna drabi wkoll firmatarjuTfakkiriet u notifiki
• Pjattaforma moderna tippermettilek tikkonfigura:frekwenza u numru ta’ tfakkiriet lill-firmatarji

notifika f’ħin reali Timijiet)

webhooks biex jitimgħu CRM/ERP

• webhooks biex jitimgħu CRM/ERP
• tfakkiriet interni jekk imblukkati
• Skadenza u kanċellazzjoni
• Dejjem issettja data ta' skadenza (15-30 jum tipikament). Envelop skadut jiġi arkivjat awtomatikament bħala "mhux iffirmat", u b'hekk id-dashboard jinħeles.

Matul il-proċess, l-emittent jista 'wkoll jikkanċella manwalment envelope (revoka), utli jekk jiġi skopert żball.

Matul il-proċess, l-emittent jista 'wkoll jikkanċella manwalment envelope (revoka), utli jekk jiġi skopert żball.

Integrazzjonijiet

Fluss tax-xogħol b'saħħtu jintegra mal-għodod tiegħek:

CRM ⬥⬥⬥: ibgħat il-bgħat meta ftehim imur “magħluq rebaħ”

• HRIS ⬥⬥⬥: ibgħat il-kuntratt “⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ ERP ⬥⬥⬥: iġġenera l-PO meta tiġi aċċettata kwotazzjoniWebhooks personalizzati ⬥⬥⬥: avża lis-sistemi interni tiegħek
• Webhooks personalizzati ⬥⬥⬥: avża lis-sistemi interni tiegħekPrattiki tajbin ta’ disinn
• Imminimizza n-numru ta’ firmatarji (kull persuna addizzjonali ttawwal iċ-ċiklu⬥⬥⬥r⬥ approvat)Awtomatizza t-tfakkiriet
• Ikollok pjan B f'każ ta' rifjutIkollok pjan B f'każ ta' rifjut

Ittestja l-fluss tax-xogħol qabel l-iskjerament tal-volum

• Żbalji frekwenti
• Ordni sekwenzjali awtomatikament filwaqt li xi sinjali paralleli jkunu aktar veloċi⬥ "kopja")
• Ebda data ta' skadenza
• Nuqqas ta' integrazzjoni → dħul mill-ġdid manwali
• Nuqqas ta' integrazzjoni → dħul mill-ġdid manwali

Notifiki insuffiċjenti lill-firmatarji

• Każ konkret: kuntratt b'ħafna partijiet
• Kuntratt ta' sħubija bejn 3 kumpaniji. Fluss tax-xogħol ottimizzat:
• Tħejjija tal-PDF mill-kumpanija A
• Tħejjija tal-PDF mill-kumpanija A
• Tibgħat f'ordni parallela lit-3 firmatarji (wieħed għal kull kumpanija)

Restart awtomatiku D+3 jekk mhux iffirmat

Il-firmatarji kollha nnotifikati f'ħin reali

• jiftħu l-aħħar kont tal-firma tal-Websajjar ⬥⬥ok
• Ċiklu totali: 24-48 siegħa vs 2-3 ġimgħat fuq il-karta.
• Ċiklu totali: 24-48 siegħa vs 2-3 ġimgħat fuq il-karta.
• Kif Certyneo jgħinek
• Certyneo jippermettilek tfassal flussi tax-xogħol flessibbli: paralleli, sekwenzjali, imħallta, approvaturi, CC, tfakkiriet customizable, webhooks personalizzati, integrazzjonijiet CRM/HRIS/ERP nattivi. Editur viżwali biex jiġi kkonfigurat mingħajr kodiċi.

Skopri s-soluzzjoni tal-firma elettronika Certyneo

FAQ

FAQ

Meta tuża l-ordni sekwenzjali?

Meta validazzjoni waħda trid tippreċedi lill-oħra (manager → direttur → kuntratt finali).

Kemm hemm firmatarji massimu?

Teknikament illimitat. Lil hinn minn 5-6, iċ-ċiklu jittawwal b'mod sinifikanti.

Nistgħu nħalltu ordni parallela u sekwenzjali?

Nistgħu nħalltu ordni parallela u sekwenzjali?

Iva bi flussi tax-xogħol "imħallta": gruppi paralleli b'katina.

Kif tittratta ma' firmatarju assenti?

Assenja mill-ġdid lil firmatarju awtorizzat ieħor, jew tipposponi l-envelop.

Il-webhooks huma f'ħin reali?

Il-webhooks huma f'ħin reali?

Iva, attivata f'kull bidla fl-istat tal-pakkett.

Konklużjoni

Id-disinn ta 'fluss tax-xogħol tajjeb huwa d-differenza bejn għodda li taħdem u għodda li tittrasforma. Ħu 30 minuta biex tiddisinja l-fluss tax-xogħol ideali tiegħek, inti ser tiffranka xhur ta 'frizzjoni.

Ipprova Certyneo biex tibgħat, tiffirma u ssegwi d-dokumenti tiegħek online b'mod sempliċi, malajr u b'mod sigur.