Kif tiġi arkivjata dokument iffirmat elettronikament

Għaliex arkivju b'mod korrett

Għaliex arkivju b'mod korrett

Dokument iffirmat elettronikament għandu valur biss jekk il-prova tibqa' konsultabbli u verifikabbli għall-perjodu legali kollu — xi kultant 10, 20, anke 30 sena. Arkivjar sloppy = evidenza mdgħajfa fil-każ ta' tilwima.

• It-tul ta' żmien li jrid jiġi rrispettatIt-tul ta' żmien li jrid jiġi rrispettat
• Kuntratti kummerċjali ⬥⬥⬥: 10 snin (Kodiċi Kummerċjali)Kuntratti ta' impjieg ⬥⬥⬥: 5 snin wara t-tmiem ⬥⬥⬥:
• 10 snin (jgħoddu)10 snin (jgħoddu)
• snin (taxxa)Kirjiet ⬥⬥⬥: tul ta' żmien + 5 snin
• Atti notarili ⬥⬥⬥: 30 senaAtti notarili ⬥⬥⬥: 30 sena
• Assigurazzjoni ⬥⬥⬥: 2 sa 10 snin tiddependi fuq it-⥥⬥PDF iffirmat

uuaudit trailgħall-itwal perjodu applikabbli.Formati tal-arkivji

Formati tal-arkivji

• PAdES-B-B ⬥⬥⬥: firma bażika, sempliċiPAdES-B-T ⬥⬥⬥: + timestamp kwalifikat
• PAdES-B-LT ċertifikat ⬥⬥:⬥PAdES-B-LT ċertifikat ⬥⬥:⬥
• ⬥⬥⬥ PAdES-B-LTA ⬥⬥⬥: + timestamps perjodiċi (multi-decadal)Għal arkivjar fit-tul, iffavorixxi
• PAdES-B-LTAPAdES-B-LTA

.It-3 għażliet ta' arkivjar1. Arkivjar esternalizzat (pjattaforma)

1. Arkivjar esternalizzat (pjattaforma)

Il-pjattaforma tal-firma żżomm id-dokumenti tiegħek għal X snin. Inkluż fil-biċċa l-kbira tal-pjanijiet.

Vantaġġi ⬥⬥⬥: l-ebda sforz, konformi eIDAS

Żvantaġġi ⬥⬥⬥: dipendenza fuq il-fornitur tas-servizz, riversibbiltà li trid tiġi vverifikataŻvantaġġi ⬥⬥⬥: dipendenza fuq il-fornitur tas-servizz, riversibbiltà li trid tiġi vverifikata2. Arkivjar internId-dokumenti tiegħek jinżammu fuq is-servers tiegħek jew SAE dedikat.

Vantaġġi ⬥⬥⬥: kontroll totali

Vantaġġi ⬥⬥⬥: kontroll totali

Żvantaġġi ⬥⬥⬥: spiża, ħiliet interni meħtieġa3. SAE b'valur probatorjuSistema Ċertifikata ta' Arkivjar ElettronikuSistema Ċertifikata ta' Arkivjar Elettroniku

NF Z42-013

. L-ogħla livell ta' konformità.Vantaġġi ⬥⬥⬥: preżunzjoni ta' affidabbiltà legaliVantaġġi ⬥⬥⬥: preżunzjoni ta' affidabbiltà legali

Żvantaġġi ⬥⬥⬥: spiża għolja, ta' daqs eċċessiv għall-SMEsL-aħjar prattikiŻommŻomm

PDF + traċċa tal-verifika ⬥⬥⬥, qatt waħda mingħajr l-oħra ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ multi-sit, multi-support

• Verifika perjodika ⬥⬥⬥: kull 6-12-il xahar, ikkonferma li d-dokumenti jistgħu jinqrawDokumentazzjoni ⬥⬥⬥: proċeduri bil-miktubDokumentazzjoni ⬥⬥⬥: proċeduri bil-miktub
• Testijiet annwali ta’ restawr ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥Żomm biss il-PDF, mhux it-traċċa tal-awditjar
• Aħżen fuq mezz wieħed (hard drive intern)Aħżen fuq mezz wieħed (hard drive intern)
• Uża sħaba mingħajr klawżola ta' żammaTinsa t-tul ta' żmien speċifiku għal ċerti setturi
• Tittestjax ir-restawr ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ Jekk tibdel il-fornitur tal-firma:Tittestjax ir-restawr ⬥⬥⬥⬥⬥⬥ Jekk tibdel il-fornitur tal-firma:

Esporta d-dokumenti ffirmati kollha + traċċi tal-awditjar

• Importa fis-sistema l-ġdida jew SAE dedikat
• Iċċekkja l-integrità (marki tas-swaba’ SHA-256)
• Iċċekkja l-integrità (marki tas-swaba’ SHA-256)
• Żomm aċċess temporanju għas-sistema l-antika
• ⬥⬥⬥ SME b'50 impjegat, 3000 dokument iffirmat akkumulati fuq 5 snin. Migrazzjoni:

esportazzjoni awtomatizzata permezz tal-API

esportazzjoni awtomatizzata permezz tal-API

1. importazzjoni f'fornitur ġdid tas-servizz + SAE estern bħala backup
2. verifika b'kampjun (50 dokument iċċekkjat)
3. fornitur tas-servizz antik mitmum wara 3 xhur
4. fornitur tas-servizz antik mitmum wara 3 xhur

Tul totali ta' ġimgħa: ⬥⬥⬥. Telf żero.

Kif Certyneo jgħinek

• Certyneo jinkludi
• Certyneo jinkludi
• 10 snin arkivjar
• fil-pjanijiet kollha, b'redundancy ġeografika fl-UE, verżjoni, u esportazzjoni sħiħa fi kwalunkwe ħin (riversibbiltà totali). Format PAdES-B-T awtomatikament, PAdES-B-LTA mhux obbligatorju għal dokumenti kritiċi.

Skopri s-soluzzjoni tal-firma elettronika Certyneo

Skopri s-soluzzjoni tal-firma elettronika Certyneo

FAQGħandi nipprintja d-dokumenti ffirmati tiegħi?Le, inutli u kontroproduttiv (telf ta’ valur probatorju).

Le, inutli u kontroproduttiv (telf ta’ valur probatorju).

Sħaba standard (Google Drive, Dropbox) hija biżżejjed?

Għall-PDF iva, iżda mhux għall-valur probatorju. Jiffavorixxu arkivjar iddedikat.

X'għandi nagħmel jekk il-pjattaforma tal-firma tiegħi tagħlaq?

X'għandi nagħmel jekk il-pjattaforma tal-firma tiegħi tagħlaq?

PAdES PDFs jibqgħu verifikabbli offline. Esportazzjoni traċċi tal-verifika regolarment.

L-arkivji għandhom ikunu encrypted?

Rakkomandat għal dokumenti sensittivi. Oqgħod attent li żżomm iċ-ċwievet għal żmien twil.

Rakkomandat għal dokumenti sensittivi. Oqgħod attent li żżomm iċ-ċwievet għal żmien twil.

Meta jibda l-perjodu ta' 10 snin?

Għal kuntratt kummerċjali: tmiem tal-eżekuzzjoni. Għal kuntratt ta' impjieg: tmiem il-kuntratt.

Konklużjoni

Konklużjoni

Arkivjar tajjeb huwa l-assigurazzjoni tal-ħajja tal-firem elettroniċi tiegħek. Agħżel il-formula adattata għall-isfidi tiegħek (esternalizzata għall-biċċa l-kbira tal-SMEs, SAE NF Z42-013 għal każijiet kritiċi), ittestja regolarment.

Ipprova Certyneo biex tibgħat, tiffirma u ssegwi d-dokumenti tiegħek online b'mod sempliċi, malajr u b'mod sigur.