Hvað er rafræn undirskrift? Leiðbeiningar 2026

Skilgreining og samhengi

Arafræn undirskrifter tæknilegt ferli sem gerir einstaklingi kleift að tjá samþykki sitt á stafrænu skjali, með sama gildi og handskrifuð undirskrift sett á pappír. Það er ekki takmarkað við myndina af upphafsstafi sem er límt á PDF: á bak við undirskriftina er dulmálsbúnaður sem bindur undirritaðan við skjalið og tryggir heilleika þess.

Viðmiðunarramminn í Evrópu er reglugerðineIDAS(n°910/2014), sem skilgreinir þrjú stig: einfalt, háþróað, hæft. Hvert stig samsvarar mismunandi kröfum um auðkenni undirritaðs og styrk sönnunar.

Hvers vegna rafræn undirskrift er orðin nauðsynleg

Fyrirtæki í dag vinna úr tugum samningsskjala á viku: ráðningarsamninga, tilboð, innkaupapantanir, umboð, leigusamninga, NDAs o.s.frv. Dreifing þessara skjala á pappírsformi er dýr hvað varðar tíma og skipulagningu.

Nokkrar stærðargráður sem oft er vitnað í í faginu:

• pappírssamningur kemur inn2 og 5 dagarað skila undirrituðum að meðaltali;
• sama aðgerð í rafrænni undirskrift tekurnokkrar mínútur til nokkrar klukkustundir;
• heildarkostnaður við pappírshring (prentun, burðargjald, geymslu, áminningu) er um það bil15 til 35 € á skjal.

Fyrir utan tölurnar veitir rafræn undirskriftbetri rekjanleika: hvert skref er tímastimplað, hver aðgerð undirritaðs er skráð, IP-talan er tekin. Blaðið skilur aðeins eftir sig krot.

Hvernig virkar rafræn undirskrift?

Ferlið fylgir alltaf sömu rökfræði, óháð birgi:

1. Útgefandi leggur fram skjal (oftast PDF) á undirskriftarvettvangi.
2. Það bætir viðtakendum við (undirrituðum), setur undirskriftareitina og setur röðina.
3. Hver undirritaður fær öruggan hlekk í tölvupósti. Hann opnar skjalið, auðkenningin er staðfest (OTP með SMS fyrir framhaldsstigið til dæmis), hann smellir til að skrifa undir.
4. Vettvangurinn reiknar dulmálsfingrafar skjalsins, tengir það við auðkenni undirritaðs og tímastimpil og samþættir allt í endanlegu PDF-skjalinu.
5. Undirritaður PDF inniheldur nú aendurskoðunarslóð: tímastimplað skrá yfir allar aðgerðir, IP-tala, notendaumboðsmaður, OTP staðfesting.

Til að fara lengra um vélfræðina, sjáhvernig virkar rafræn undirskrift.

Þrjú eIDAS stigin

Í Evrópureglugerðinni er aðgreint þrjú stig rafrænnar undirskriftar. Góð vinnubrögð felast í því að velja það stig sem er aðlagað útgáfu skjalsins, ekki taka kerfisbundið það sterkasta (meira krefjandi = kostnaðarsamara í núningi fyrir undirritaðan).

• Einstaklingur (SES): Einfaldur smellur eða gátreit er nóg. Hentar fyrir skjöl sem eru lítil: tilboð, innkaupapantanir, innri samningar.
• Ítarlegri (AES): auðkenning undirritaðs með öðrum þáttum (OTP SMS + tölvupóstur venjulega). Einstök tenging milli undirritaðs og skjalsins. Hentar fyrir ráðningarsamninga, leigusamninga, umboð.
• Hæfur (QES): hæft vottorð gefið út af viðurkenndum traustþjónustuveitanda (QTSP). Lagalega jafngildir handskrifri undirskrift í öllu ESB. Frátekið fyrir ekta eða mjög formlegar athafnir.

Fyrir allan greinarmuninn með dæmum, sjáeinfalt, háþróað, hæft: hver er munurinn.

Skjöl sem hægt er að undirrita rafrænt

Í reynd eru næstum öll samnings- og viðskiptaskjöl nú undirrituð rafrænt:

• ráðningarsamningar (CDI, CDD, vinnunám)
• tilboð, innkaupapantanir, proforma reikninga
• trúnaðarsamningar (NDAs)
• sölu- og stjórnunarumboð
• íbúða- og atvinnuleigusamninga
• samninga milli fyrirtækja, viljayfirlýsingar
• breytingar, umboð, vottorð

Ákveðnar athafnir eru enn undanskildar eða háðar skilyrðum (lögbókandagerðir, borgaraleg skjöl, ákveðin réttarfarsmeðferð): Athugaðu rammann sem gildir um skjalið þitt áður en þú skrifar undir undirskrift með sterku sönnunargildi.

Hvernig Certyneo hjálpar þér

Certyneo er evrópskur vettvangur fyrir rafrænar undirskriftir, hýst í ESB, eIDAS og GDPR samhæft við hönnun. Það nær yfir einföld (SES) og háþróuð (AES) stig með tvíþættri auðkenningu (tölvupóstur + OTP SMS í gegnum Twilio Verify), og tengi við viðurkennda þjónustuveitendur fyrir hæfar undirskriftir (QES) þegar notkunartilvikið krefst þess.

Hvert umslag sem sent er í gegnum Certyneo býr sjálfkrafa til undirritaða PDF með endurskoðunarfót, tímastimplaðri skrá sem geymdur er í 10 ár og endurnotanleg sönnun ef ágreiningur kemur upp.

Uppgötvaðu Certyneo rafræna undirskriftarlausnina

Algengar spurningar

Hefur rafræna undirskriftin sama gildi og handskrifuð undirskrift?

Já, að því gefnu að undirskriftarstigið sé aðlagað skjalinu og að auðkenning undirritaðs sem og heilindi skjalsins séu sannanleg. Í Evrópu setur eIDAS reglugerðin meginreglu um jafnræði: ekki er hægt að hafna undirskrift sem sönnun einfaldlega vegna þess að hún er rafræn.

Hvaða undirskriftarstig á að velja?

Fyrir meirihluta hversdagslegra mála (tilboð, innkaupapantanir, innri samningar) nægir einföld undirskrift. Fyrir ráðningarsamning, leigu eða umboð skaltu velja háþróaða undirskrift. Fyrir athöfn með mjög sterkt lagalegt gildi, skoðaðu viðurkennda undirskriftina.

Er rafræn undirskrift ókeypis?

Sumir pallar bjóða upp á ókeypis áætlun fyrir nokkrar undirskriftir á mánuði. Þar fyrir utan verður tólið gjaldskylt.Sjáðu ókeypis/greidda samanburðinn.

Er hægt að skrá sig úr snjallsíma?

Já, allir nútíma vettvangar leyfa undirritun frá snjallsíma eða spjaldtölvu. Undirritaður smellir á hlekkinn sem berst í tölvupósti og getur skrifað undir beint á snertiskjánum.

Hvað gerist ef ágreiningur kemur upp?

Vettvangurinn veitir alla endurskoðunarslóðina eftir beiðni: tímastimpil, IP tölu, auðkenningu, dulmálsfingrafar. Þessi margnota sönnun er samþykkt af frönskum og evrópskum dómstólum svo framarlega sem hún er í samræmi við eIDAS.

Niðurstaða

Rafræna undirskriftin er ekki lengur græja: hún er framleiðnitæki sem deilir undirskriftarlotunni með 10, dregur úr umsýslukostnaði og veitir meiri rekjanleika en pappír. Byrjaðu á litlum skjölum til að kynnast þér og stækkaðu síðan smám saman til allra ferla þinna.

Prófaðu Certyneo til að senda, undirrita og rekja skjölin þín á netinu á einfaldan, fljótlegan og öruggan hátt.