Stafræna stjórnsýsluferla

Af hverju að stafræna stjórnunarferli

Stjórnunarferli (reikningagerð, kostnaðarskýrslur, leyfi, innri pantanir) eru oft þeir síðustu sem eru stafrænir þó þeir taki mikinn tíma. Stafræn væðing þeirra losar um teymi fyrir virðisaukandi verkefni.

Ferlar til að forgangsraða

Með því að minnka arðsemi:

1. Undirritun samninga: strax ávinningur, núningur eytt
2. Kostnaðarskýrslur: OCR + stigveldisprófun
3. Farið frá stjórnun: löggildingarverkflæði + sjálfvirk jafnvægi
4. Innheimta viðskiptavina: kynslóð, sending, rakning
5. Innkaup og pantanir: tilboð → BC → reikningur
6. Um borð / brottför: HR skjöl + upplýsingatækniaðgangur
7. Skýrslugerð: rauntíma mælaborð á móti töflureiknum

5 þrepa aðferð

1. Kortaferli

Listaðu hvert ferli, leikara þess, stig þess, magn þess, núverandi lengd þess.

2. Þekkja núningspunkta

Tímaeyðsla, villur, óánægja. Þetta er þar sem stafrænt mun skila mestu.

3. Veldu réttu verkfærin

• rafræn undirskrift
• HR verkfæri/kostnaðarskýrslur (Spendesk, Jenji)
• staðfestingartæki (Zapier, Make, sérsniðin verkflæði)
• CRM, ERP, EDM eftir þörfum

4. Samþættu verkfærin hvert við annað

Raunveruleg framleiðni kemur frá samþættingu: forðastu að fara aftur inn, dreifa sjálfkrafa.

5. Þjálfa og mæla

Þjálfa notendur, mæla hagnað, stilla.

Dæmi um vinnuflæði

Dæmigert stjórnunarferli: leyfi beiðni

• Áður: pappírsform → skrifstofa framkvæmdastjóra → HR → aftur inn í HRIS
• Eftir: færsla í gegnum Lucca/PayFit → staðfestingarstjóri með 1 smelli → jafnvægi uppfærð sjálfkrafa → HR tilkynning

Hagnaður: frá 3 dögum til 10 mínútur.

Magnbundinn ávinningur

• Stjórnunartími: -40 til -60%
• Innsláttarvillur: -90%
• Ánægja starfsmanna: +30% venjulega
• Hringrásartími(inngangur, pöntun, reikningsfærsla): deilt með 3 í 5

Algengar villur

• Stafræna pappírsferlið eins og það er (vantar tækifæri til að hagræða)
• Stafla verkfærum án þess að samþætta þau
• Ekki þjálfun → viðnám gegn breytingum
• Hunsa GDPR samræmi og lagalega geymslu
• Vanmetið samþættingarkostnað

Hvernig Certyneo hjálpar þér

Certyneo nær yfir „rafræna undirskrift“ hluti hvers kyns stafrænnar stjórnunarverkefnis. Samþættir HR verkfæri (PayFit, Lucca), kostnaðarskýrslur (Spendesk), CRM (HubSpot, Pipedrive), EDM (SharePoint, Drive).

Uppgötvaðu Certyneo rafræna undirskriftarlausnina

Algengar spurningar

Hvað kostar stafræn væðing?

Mjög breytilegt. „undirskrift + kostnaðarskýrslur + leyfi“ er um 3-10 €/notandi/mánuði.

Hvaða arðsemi má búast við?

6 til 18 mánuðir venjulega, styttri fyrir mikið magn flæðis.

Þarftu CIO til að stjórna?

Mælt með fyrir meðalstór fyrirtæki, ekki nauðsynlegt fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki sem geta reitt sig á utanaðkomandi ráðgjafa.

Eru öll verkfærin í samræmi við GDPR?

Hlynntir ESB lausnum til að einfalda samræmi.

Hvernig á að sannfæra liðin?

Byrjaðu á sársaukafullasta ferlinu. Sýnileg arðsemi opnar restina.

Niðurstaða

Stafræn væðing stjórnenda er braut, ekki „big bang“ verkefni. Byrjaðu á flæðinum með hæstu arðsemi, mældu, stækkaðu. Á 18 mánuðum breyttist fyrirtækið.

Prófaðu Certyneo til að senda, undirrita og rekja skjölin þín á netinu á einfaldan, fljótlegan og öruggan hátt.