Rafræn undirritun samnings: gildi, skref, gildrur

Að undirrita samning rafrænt er nú jafn löglegt, viðurkennt og framfylgjanlegt og handskrifuð undirskrift — að því tilskildu að þú virðir nokkrar einfaldar reglur úr eIDAS reglugerðinni í Evrópu og frönsku borgaralögunum. Hvort sem þú ert sprotafyrirtæki sem skrifar undir fyrstu fasta samningana þína í fjarska, ráðgjafafyrirtæki sem stjórnar alþjóðlegum NDA-samningum eða kaupmaður sem sendir tilboð, þá útskýrir þessi handbók nákvæmlega hvernig á að skrifa undir samning rafrænt árið 2026, hvaða lagalega gildi þetta hefur í för með sér og hverjar eru klassísku gildrurnar sem þarf að forðast.

Lagaramma á einni mínútu

Rafræn undirskrift samnings byggir á þremur grundvallartextum. Evrópska eIDAS reglugerðin (ESB n°910/2014) skilgreinir þrjú stig: einfalt (SES), háþróað (AES) og hæft (QES). Grein 1367 í frönsku borgaralögunum viðurkennir rafræna undirskrift sem sönnunartæki sem jafngildir handskrifuðu undirskriftinni, að því tilskildu að hún auðkenni undirritaðan og tryggi heilleika skjalsins. Lögin frá 13. mars 2000 ruddu brautina með því að innleiða rafrænar undirskriftir í frönsk lög.

Er hægt að skrifa undir alla samninga rafrænt?

Já fyrir langflesta: CDI, CDD, NDA, viðskiptasamninga, íbúðarleigusamninga og atvinnuleigusamninga, umboð, einföld umboð, tilboð, innkaupapantanir, almenn skilyrði. Nokkrar takmarkandi undantekningar: einkagerningar sem tengjast fjölskyldurétti (hjónasamningur, PACS, framlög) og ákveðnar ósviknar gerðir (fasteignasala hjá lögbókanda) sem krefjast annað hvort viðurkenndra undirskriftar (QES) eða líkamlegrar viðveru. Ef þú ert í vafa skaltu skoða grein 1175 í Civil Code.

Skref 1: veldu rétta undirskriftarstigið

Valið fer eftir áhættunni sem tengist samningnum. Fyrir samning með litlum til miðlungs veði (tilboð, innkaupapöntun, staðlað NDA, vottorð): SES stigið (einföld undirskrift með því að smella + tölvupósttengil) er nóg. Fyrir háan samning (varanlegan samning, leigusamning, 5 stafa viðskiptasamning og fleira): veldu AES með OTP SMS fyrir traustari auðkenningu. Fyrir löggilta gerð (lögbókanda, lögmaður háð grein 66-3-3, opinber samningur yfir viðmiðunarmörkum): QES skylda.

Skref 2: undirbúið skjalið

Gakktu úr skugga um að samningurinn sé frágenginn (engin ákvæði til að semja) og á PDF formi. Forðastu breytanleg snið (Word) send til að undirrita: allar breytingar eftir undirritun ógilda sönnun á heilindum. Tilvalið: umbreyttu í PDF/A (ISO 19005 snið, fínstillt fyrir geymslu) áður en þú sendir. Certyneo gerir þetta sjálfkrafa við upphleðslu.

Skref 3: auðkenndu nákvæmlega undirritaða

Sláðu inn nafn OG netfang hvers undirritaðs. Athugaðu þessar upplýsingar: Villa í tölvupósti getur ógilt undirskriftina ef tölvupósturinn tilheyrir einhverjum öðrum en þeim sem nefndur er í samningnum. Fyrir fjölaðila samning, virkjaðu röðunarham (undirskrift hver á eftir annarri, allir sjá fyrri undirskriftir) frekar en samhliða, nema undirritaðir séu algjörlega óháðir. Úttektarslóðin mun skrá tímaröðina.

Skref 4: undirskrift og sönnun

Hver undirritaður fær tölvupóst með persónulegum hlekk, skoðar skjalið á öllum skjánum, samþykkir notkunarskilyrði vettvangsins, staðfestir síðan (í AES ham, slær inn OTP þeirra sem berast með SMS). Síðasta PDF-skjalið inniheldur stafrænt vottorð, SHA-256 fingrafar, staðfestan tímastimpil og endurskoðunarslóð sem sýnir hverja aðgerð. Þessir 4 þættir eru andstæð sönnun þín - geymd í að lágmarki 10 ár fyrir viðskiptaaðgerðir (grein L. 123-22 í viðskiptalögum).

Gildurnar 5 til að forðast

Gilda 1: notaðu skannaða undirskriftarmynd (ekkert gildi). Gilda 2: sendu Word í stað PDF (hægt að breyta eftir á). Gilda 3: að athuga ekki tölvupóst undirritaðs (hætta á viðtöku þriðja aðila). Gilda 4: veldu SES stig fyrir atvinnuleigu á € 200k/ári (undirstærð, AES lágmark). Gilda 5: eyða endurskoðunarslóðinni eftir undirskrift (án hennar er sönnunin veik). Certyneo geymir öll sönnunargögn sjálfkrafa í 10 ár.

Mótmæli ef ágreiningur kemur upp

Samningur sem undirritaður er rafrænt á AES eða QES stigi er samþykktur af frönskum og evrópskum lögsagnarumdæmum. Komi upp ágreiningur verður aðili sem kallar á hann framvísað: undirritaða PDF, endurskoðunarslóð (aðskilið PDF vottorð), lýsigögn (IP, tímastimpill, umboðsmaður notenda). Dómari metur áreiðanleika ferlisins. Fyrir QES er það undir keppandanum komið að sanna ógildið (lagaleg forsendu um áreiðanleika, úrskurður 2017-1416).

Skrifaðu undir fyrsta samninginn þinn við Certyneo

Búðu til ókeypis reikning á certyneo.com/signup, hlaðið upp samningnum þínum, bættu við undirrituðum og sendu. Þú færð á nokkrum mínútum undirritaðan samning sem er í samræmi, framfylgjanlegur og geymdur. Fyrir ráðningarsamning, skoðaðu sérstaka leiðbeiningar okkar (/blog/signer-contrat-travail-electronième). Til að skilja lagalegt gildi samanborið við rafræna undirskrift vs handskrifuð, sjá grein okkar (/blogg/rafræn-undirskrift-vs-handskrifuð-löglegt-gildi).