Signature électronique pour les RH et services du personnel
Dématérialisez contrats de travail, avenants, promesses d'embauche, ruptures conventionnelles et accords d'entreprise. Certyneo est compatible avec votre SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) via Zapier, Make ou webhooks et garantit la conformité à l'article L1221-1 du Code du travail, au règlement eIDAS et au RGPD. Archivage 10 ans inclus, audit trail automatique.
Cas d'usage RH
Toutes les signatures du cycle de vie collaborateur, de la promesse d'embauche à l'accord de rupture, peuvent être dématérialisées avec Certyneo. Voici les sept cas les plus fréquents chez nos clients RH.
Contrat de travail (CDI, CDD)
CDI, CDD, contrats d'apprentissage ou de professionnalisation : envoyez le contrat signé par l'employeur au candidat, qui signe en 2 minutes depuis son téléphone. Conforme à l'article L1221-1 du Code du travail.
Avenant au contrat
Changement de poste, augmentation, passage à temps partiel, télétravail : dématérialisez l'ensemble du cycle d'avenants avec signature du salarié et de l'employeur en série.
Promesse d'embauche
Sécurisez juridiquement la promesse d'embauche (unilatérale ou synallagmatique) avant la signature du contrat. La signature électronique avancée (AES) permet d'identifier formellement le candidat.
Rupture conventionnelle
Convention de rupture signée à distance par les deux parties, avec délai de rétractation de 15 jours respecté et audit trail automatique pour le dépôt à la Dreets.
Accord d'entreprise
Accords collectifs signés par les organisations syndicales représentatives : envoyez, collectez les signatures en parallèle ou en série et archivez 10 ans.
NDA & engagement de confidentialité
Accord de non-divulgation pour les nouvelles recrues, stagiaires, prestataires. Modèle gratuit disponible dans notre bibliothèque.
Convention de stage
Convention tripartite (entreprise, établissement, stagiaire) : ordre de signature configurable, relances automatiques, DUE intégrée à la fin du cycle.
Pourquoi Certyneo pour les RH
Six raisons concrètes pour lesquelles les services RH choisissent Certyneo pour leurs signatures électroniques.
Onboarding en 24 h
Entre la proposition d'embauche et la signature du contrat, comptez quelques heures plutôt que plusieurs jours de navette postale. Le candidat signe depuis son téléphone, sans imprimante.
Conformité Code du travail
La signature électronique d'un contrat de travail est reconnue depuis l'arrêt de la Cour de cassation du 7 octobre 2015. Nos signatures avancées (AES) respectent eIDAS et l'article 1367 du Code civil.
Archivage 10 ans inclus
Tous les contrats RH sont archivés 10 ans avec audit trail horodaté intégré au PDF. La durée correspond aux obligations de conservation des documents sociaux (DSN, AT/MP).
Workflows multi-signataires
Employeur, RH, manager, salarié : configurez l'ordre de signature en série ou en parallèle. Relances automatiques à J+1, J+3, J+7 paramétrables par envoi.
Modèles réutilisables
Créez vos gabarits de contrats (CDI, CDD, stage) avec champs dynamiques (nom, salaire, date) et générez les documents en masse depuis votre export SIRH.
Expérience candidat soignée
Parcours signataire en français, accessible WCAG AA, emails sobres sans tracking invasif. L'image de marque employeur est respectée.
Intégrations SIRH
Certyneo se connecte à votre SIRH via API REST, webhooks et connecteurs Zapier/Make. Aucun connecteur natif n'est encore certifié — les scénarios ci-dessous fonctionnent tous via Zapier, Make ou nos webhooks. Un connecteur natif sur votre SIRH ? Contactez-nous pour étudier un partenariat.
Lucca, PayFit, Cegid
SIRH français courants sur le marché PME : reliez Certyneo à votre SIRH via Zapier ou Make (déclencheurs « enveloppe signée » et « document envoyé »), ou via notre API REST pour un pipeline sur mesure. Pas de connecteur natif publié à ce jour.
Workday, SAP SuccessFactors
SIRH grands comptes : intégration via Make ou Zapier pour les workflows d'onboarding complexes (signatures multiples, approbations hiérarchiques). Pour un connecteur natif, notre équipe intégrations peut étudier un partenariat selon votre volume.
Autres SIRH & outils RH
Outils HRIS, ATS et paie (BambooHR, HubSpot, Personio, etc.) : passez par nos webhooks temps réel et nos connecteurs Zapier/Make, qui couvrent la majorité des applications tierces. API REST documentée sur /docs.
Besoin d'une intégration sur mesure ? Contactez notre équipe — l'API Certyneo est documentée publiquement sur notre documentation API.
Conformité Code du travail, eIDAS et RGPD
La dématérialisation des documents RH est encadrée par plusieurs textes. Certyneo couvre l'ensemble du cadre légal, français et européen.
Code du travail — Article L1221-1
Le contrat de travail est conclu selon les formes que les parties décident d'adopter. La signature électronique est donc parfaitement admissible, à condition qu'elle garantisse l'identification du signataire et l'intégrité du document — ce que la signature avancée (AES) assure.
Code civil — Article 1367
Reconnaissance générale de la signature électronique comme équivalente à la signature manuscrite dès lors qu'elle utilise un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte.
Règlement eIDAS (UE) n°910/2014
Les signatures RH Certyneo reposent sur le niveau avancé (AES) : lien unique avec le signataire, identification par OTP double canal (email + SMS), détection de toute modification ultérieure du document.
RGPD & conservation sociale
Durées de conservation alignées sur les obligations sociales : 5 ans (contrat) ou 10 ans (DUE, AT/MP, registres du personnel). DPA standard disponible à l'inscription, registre des traitements à jour.
Questions fréquentes des équipes RH
La signature électronique d'un contrat de travail est-elle légale en Suisse ?
Oui, sans restriction. La loi suisse sur les contrats de travail laisse les parties libres de la forme du contrat. La signature avancée (AES) est recommandée pour garantir l'identification forte du salarié.
Quel niveau de signature choisir pour un contrat de travail ?
La signature avancée (AES) est le standard recommandé. Elle inclut une identification du signataire (OTP SMS + email), un lien unique avec le document signé, et la détection de toute modification ultérieure. La signature simple suffit pour des documents internes sans enjeu contractuel (note de service, accusé de réception).
Comment gérer le délai de rétractation d'une rupture conventionnelle ?
Certyneo horodate précisément la date de signature de la convention par les deux parties. Le délai de rétractation court à partir de cette date et vous pouvez exporter la preuve horodatée pour vos dossiers. Aucune manipulation manuelle n'est nécessaire.
Peut-on intégrer Certyneo à notre SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid…) ?
Oui, via Zapier, Make ou nos webhooks — il n'existe pas encore de connecteur natif Certyneo publié sur ces SIRH. Certyneo expose une API REST complète, un webhook pour chaque évènement (enveloppe signée, refusée, expirée) et des connecteurs Zapier et Make qui couvrent plus de 4000 applications tierces, dont la plupart des SIRH du marché. Un connecteur natif sur votre SIRH ? Contactez notre équipe intégrations pour étudier un partenariat.
Combien de temps sont conservés les contrats signés ?
Nos plans incluent un archivage 10 ans par défaut, ce qui correspond aux durées de conservation les plus strictes. Les contrats restent téléchargeables à tout moment depuis votre tableau de bord, avec audit trail intégré au PDF.
Les candidats doivent-ils créer un compte Certyneo pour signer ?
Non. Le signataire reçoit un lien sécurisé par email et signe directement depuis son navigateur, sans installation ni création de compte. Pour les signatures avancées, il saisit un code OTP reçu par SMS pour confirmer son identité.
La signature électronique est-elle opposable en cas de contentieux ?
Oui. La valeur probante de la signature avancée est reconnue par la jurisprudence suisse et européenne. En cas de litige, vous produisez le PDF signé accompagné de l'audit trail (horodatage, IP, géolocalisation grossière, validation OTP), ce qui constitue un faisceau de preuves solide.
Peut-on signer plusieurs contrats en masse depuis un export SIRH ?
Oui. La fonctionnalité « modèles » vous permet de créer un gabarit de contrat avec champs dynamiques (nom, salaire, poste, date d'embauche). Vous importez ensuite un CSV depuis votre SIRH et Certyneo génère et envoie toutes les enveloppes en lot en quelques secondes.