Signature électronique pour les RH : contrats de travail et documents
La signature électronique des contrats de travail est légalement reconnue en Suisse depuis les révisions successives du Code des obligations. Ce guide explique comment l'utiliser correctement pour les contrats de travail, avenants, résolutions et autres documents RH.
Cadre légal : la signature électronique en droit du travail
La loi fédérale sur la signature électronique suisse reconnaît la validité juridique de la signature électronique pour les contrats de travail. Le niveau de signature requis dépend du type de contrat : SES ou AES pour la majorité des contrats CDI/CDD, et une valeur probante renforcée (AES) recommandée pour les résolutions et les mandats de représentation.
- CDI / CDD : signature AES recommandée (OTP SMS/email)
- Avenant : même niveau que le contrat initial
- Résolution : AES recommandée avec OTP
- Contrat d'intérim : vérifier les conventions collectives applicables
Documents RH pouvant être signés électroniquement
Workflow RH type avec Certyneo
- 1
Créez votre modèle de contrat
Importez votre modèle Word ou PDF. Définissez les champs à remplir (nom, poste, salaire) et les zones de signature.
- 2
Renseignez les informations du candidat
Nom, email et téléphone du futur employé. Certyneo envoie automatiquement l'OTP d'authentification.
- 3
Envoyez le contrat
L'employé reçoit un email avec un lien sécurisé. Il consulte et signe depuis n'importe quel appareil.
- 4
Archivez automatiquement
Le PDF signé avec audit trail est archivé 10 ans. Exportable à tout moment depuis votre tableau de bord.
Questions fréquentes — Signature électronique et RH
- Un contrat de travail signé électroniquement est-il valable ?
- Oui. La loi fédérale suisse sur la signature électronique reconnaît la validité juridique de la signature électronique pour les contrats de travail. La signature électronique avancée (AES) via OTP est recommandée pour sa valeur probante.
- Quel niveau de signature eIDAS pour un contrat CDI ?
- La loi ne précise pas de niveau minimum, mais les praticiens et juristes recommandent l'AES (Signature Avancée eIDAS) avec OTP SMS pour les contrats de travail. Certyneo inclut l'AES dès le plan Personnel (9 €/mois).
- L'employé doit-il créer un compte pour signer ?
- Non. L'employé reçoit un lien email, consulte le contrat et signe en quelques clics, sans créer de compte. L'authentification se fait par OTP envoyé sur son email ou téléphone.
- Comment archiver les contrats signés ?
- Certyneo archive automatiquement chaque contrat signé pendant 10 ans avec son audit trail horodaté. Les PDF sont téléchargeables à tout moment depuis votre tableau de bord, individuellement ou en masse.