Sinadure elektronikoa: Outlookean eta Gmailean integratzea

Zergatik sinadure elektronikoa zure mezularitzara integratu?

Sinadure elektronikoa europar B2B-ren trukean ezinbesteko estandar bihurtu da. Hala ere, maila nagusi bat mantentzen da hainbat erakundetan: mezularitza-bezeroari utzi beharko duen hirugarren plataforma batera sartzea, dokumentua deskargatzea, sinatzea eta itzultzea. Aldi honetako joan-etorrenak 15 etik 30 minutuko denbora galtzea eragiten du sinaturako kontratuko arabera Forrester Research-en sektore-azterlanaren arabera (2024). Sinadure elektronikoa Outlookean edo Gmailean zuzenean integratzeak arazo hau ebazten du. Artikulu honetan xehetasunez deskribatzen ditugu teknika-arkitekturak, eIDAS-rekin bateragarri den soluzio baten hautapen-irizpideak, eta Certyneok zure mezularitza-ingurumarian nola integratzen den zure salearen zikloak eta kontratatzeak azkartzeko.

Profesional mezularitza, dokumentuaren workflow-aren puntu kritikoa

Microsoft 365 eta Google Workspace batera Europan enplegu-suite kooperatiboen merkadoaren %80 baino gehiago ordezkatzen dute (IDC, 2025). Defakto, sinaduraren eskaera ia gehienak ingurune hauetan igarotzen dira: salegileak posta elektroniko bidez eskakizun-agiri bat jasotzen du, jurista batek NDA-ko hitzarmena Gmailen bidez transmititzen du, DRH batek kontratuen enplegu-alda-ospea Outlookean bidaltzen du. Sinadure elektronikoa zuzenean jario natural honi integratzeak etsibidea kendu beharreko urratsaren extrakzio-reinxekzioa ezabatzen du, oso denborarik behar ez duela. Soluzio modernoek orain Outlook-entzako natiboa add-in-ak proposatzen dituzte (Office Add-ins markoan oinarrituta) eta Chrome luzapenaren/Google Workspace Add-ons Microsoft eta Google-ren Marketplace ofizialetatik segundoetan instalatzen direnak.

Integratzeko hiru modeloak 2026an

Mezularitzari sinadure elektronikoa integratzeko hiru teknika-hurbidue daude.

Natiboa add-in modulua mezularitza-bezeroen interfazean zuzenean instalatzen da. Erabiltzaileak atseden jarduera hautatu, "Sinaduratu Certynearekin" botoia klikatu eta sinaduraren prozedura hasieratzea aplikazioa aldatu gabe. Hau da modeloa fluidena, Outlook Desktop, Outlook Web App eta Gmail Webarekin bateragarria.

API REST integratzea IT taldeak programazko pilotajea nahi duten egokia. Webhooks automatikoki sinaduraren eskaera bat azaltzea eragin dezakete email bat erreferentziazko domeinu batetik bidaltzen denean atseden jarduera kontraktual batekin. Modeloa oso Salesforce edo HubSpot bezalako CRM-entzako aproposa da, Microsoft Graph API edo Gmail API-engan oinarritzen baitira.

Koderik gabeko konektore automatizazio-plataformen bidez (Zapier, Make, Power Automate) PMEen baliabidea gabekoa den TI-rik gabe mezu-aplikazio bat ordu batera konektatu ahal izateko sinaduraren solusio batean. Adibide tipikoa: "Kontratua" etiketa duten emailak Outlookean iristen dira, Power Automate fluxu batek atseden jarduera ekstrahitzen du, Certyneo APIaren bidez sinaduraren eskaera bat bidaltzen du eta dokumentu sinatua SharePointen artxibatzen du.

Outlook eta sinadure elektronikoa: Microsoft 365-en integratzeen xehetasunean

Zentroari emandako inplantatzea Microsoft 365-en Administrazio Zentroaren bidez

Microsoft 365 erabiltzen duten enpresentzat sinadure elektroniko add-inen inplantatzea TI administratzaileak zentroari emandako moduetan inplantatu ahal izateko, Microsoft 365-en administrazio-portalean. Ikus-ikustapen honek posetan uniformeak izatea garantizatzen du (Windows, macOS, iOS, Android) erabiltzaile-aldeak inprimatuta. Microsoft 365-en Administrazio Zentruak talde-politikak zehazten ditu: zenbait departamentu (juridikoa, komerziala) add-ina eduki ahal izateko enpleguak egon ahal izateko beste batzuk ez ahal izateko salearen edo konplexutasunaren arrazoiengatik.

Microsoft Graph APIak hemen rola joka: add-in Certyneoak ireki den emailaren atseden jarduerak sartzea, sinadari-eremuak aurrez betetzea Exchange helbide-librutik eta dokumentu sinatua jatorrizko emailaren erantzun gisa ustatzea ahaltzuko du. Guztia erabiltzaile baten Outlookean gelditu gabe.

Sinadure kalifikatua eta aurreratua Outlookean: nola aldatzen den

Integratzeen izaera zuzenean sinaduran lor daitekeen maila eragiten du. eIDAS araudiak bateragarri den sinadure elektroniko aurreratua edo kalifikatua lortzeko, soluzioak sinatzailearen autentifikazio sendo prozesua azaltzeko gai izan behardu (OTP SMS, eIDAS sertifikatua HSM-n gordeta, aurpegi IDa mailararen araberan). Gaur egun add-inen modeloak modu gardenean kudeatu dezakete fluxu hori: Outlook-en klik batek panel albo segurua ireki dezake (task pane) sinadaria autentifikazio-prozesean gidatzen ditu interfaze-eten gabe.

Arkitektura honek ETSI EN 319 401 normearen arauen segurantzarako beteraldia bete dezake eta egiaztapen-lekuaren osotasuna garantizatu (denboralizazio kualifikatua, SHA-256 dokumentuen hatzamarka, sinadariaren IP eta User-Agent).

Gmail eta Google Workspace: Google Marketplace-en bidezko natiboa integratzea

Google Workspace-ko add-onaren instalazioa eta konfigurazoa

Googlak 2021tik Google Workspace Add-ons API bateratu bat proposatuak editoreak SaaS-ak Gmail, Google Drive, Google Docs eta Google Agendatik aldi berean funtzionatzen duten luzapenak sortzea ahaltzuko du. Certyneo-raren add-on Google Workspacearekin Google Workspace Marketplace-etik bi minutu baino gutxiago instalatzen dira. Behin instalatua, panel alboa Gmail-en agertzen da PDF, DOCX edo atseden jarduera kontraktuaren beste formatu baten atseden jarduera duten emailak irekitzen direan.

Google Workspace administratzaileak inplantatzea guztietatik kontuetan zehartzea daiteke Google Workspace kontsolan, add-inari emandako OAuth 2.0 baimenak zehaztuaz ere (atseden jardueretarako sarbidea, kontaktuak, Drive automatikoki gordetzen).

Sinaduraren eskaeren automatzazioa Gmail-etik

Google-ren ekosistemaren abantaila nagusietako bat Google Apps Script-en potentzia eta Gemini (Google Assistant zahartsua) workflow-ak automatzatzeko. Erakunde batek inportatutako emailak aztertzen dituen Apps Script script automatikoki konfiguratzea ahal izateko, kontratuen atseden jarduerak kontratuen arauak (gaia "kontratua", "presupuestoa" edo "aldaketa" duten arauak) detekatzen ditu, eta Certyneo APIaren bidez sinaduraren eskaera bat hasieratzea.

Automatzio-maila honek oso balioetsua dute salearen taldeak: Salesforce-ren State of Sales txostenaren arabera (2025), saltzaileek bataz bestean %23 denborarik zeregin administratiboentzat erabiltzen duten. Sinaduraren zirkuituaren automatzazioak Gmailean zuzenean %35etik %50erainoko denbora murriztu dezake.

Zure mezularitzara integratzeko gai den sinadure elektroniko soluzio baten hautapen-irizpideak

eIDAS beteraldia eta sinaduraren maila erabilei egokitua

E-mailaren integrazio guztiak ez dira berdina juridikoan. Ezinbestekoa da sinpleko "sinaduratu klikatua" proposatzen duten soluzioak (kontrastazio babesik gabeak) berariazko sertifikatuak bereiztzea zeintzuk sinaduraren aurreratua edo kalifikatua deklara dezaketen. Altuaz eman beharreko kontratuentzat (banaketa-akordioak, kontratuen kontratua, aparteko segurtasun-aktua), soilik eIDAS araudiak n°910/2014-ren arabera sinadure aurreratu edo kualifikatua badira babespen-presuntzioa ematen du europar jurisdikzietan. sinadure elektroniko soluzioen konparazioa Certyneoan aurki dezakezun bakoitzaren beteraldia mainak xehetasunez ditzake.

Datuen segurtasuna eta hospetalaren kokalekua

E-mailaren integratzea, soluzio honek zure atseden jardueren edukia aldi baterako sartzea derrigorrezkoa du. Datuen suberaniaren galdera kritikotzat bihurtzen da. Segurua gehiago duten soluzioak aukeratu, zeintzuk euro Batuketan kokaltzeak, ISO 27001 sertifikatuak eta RGPD bateratzeak ditu. Certyneo Frantziako datu-zentroak (Tier III sertifikatuak) osotasunak gordetzen ditu eta ez du askorik sinaduraren prozeduraren denbora baino gehiago atseden jarduera ez gordetzen.

Erabiltzaile-esperientzia eta betetzeko tasa

Mezularitzari integraturiko sinadure soluzio batean betetzea zuzenean soilik erabiltzaile-esperientziaren kalitatearen kalitatearen araberakoa dute. Sinadure baten sinaduraren sinaduraren denbora baino gehiago denbora behartzea beste metodoen alde eraikita dute. Merkado-buruzagi soluzioak workflow-a bi akziore murriztu dute: atseden jardueren hautaketa + "Sinadatzena bidaltzea" klikatu. Jada gauden tresneak utzi ahal izateko betetzean, DocuSign edo YouSign-etik Certyneora migratzea ahala dago sinaduraren historia oso mantentzea eta e-mailaren integratzeak konatua.

Aginte-taula eta besoen denbora-errealean

Integratzeen honek ez du ez sinaduraren hasieratzean soilik mugatzen: baita ere sinaduraren eskaeren egoera zuzenean mezularitzetik (jarraipena ("Zain", "Sinatua", "Ukatu") eta atsekina duten sinadurari bidalketa automatikoa bainatzen du. Jarraipena honek legeak baita: Certyneoak egindako sinadure elektroniko ROI kalkulatzailea automatizaturiko berrikusteak sinaduraren denbora murrizteagatik bataz beste 18 orduko irabazia dute urte-urtea 10 pertsonako salearen taldearen bakoitzean.

Sinadure elektroniko integraturiko mezularitzean aplikagarri den alor juridikoa

eIDAS n°910/2014 araudia eta egiaztapen-baliotzea

European araud eIDAS (Electronic IDentification, Authentication and trust Services) n°910/2014 sinadure elektroniko-ren europarren oinarri juridikoa osatzen dute. Hiru maila bereizten ditu: sinple elektronikoa, sinadure elektroniko aurreratua eta sinadure elektroniko kalifikatua. Soilik sinadure kualifikatua babespen-legala eduki dezake sinaduraren eskuratzea bezalakoa estatu-kide guztien arabera. E-mailaren integratzeetarako, inplantatutako sinaduraren maila zuzenean sinatutako dokumentuen baliotzea eragiten du.

Frantziako Kode Zibilak sinadure elektronikoa 1366 eta 1367 artikuluetan kontsagra ditzake: 1366 artikulua elektroniko idaztiaren balioa legala du pertsonak zuzenean identifikatu ahal dute eta egitututzea bere integralen baldintzetan egitututzea denean. 1367 artikulua zehaztzen du sinaduraren beharraren akto juridikoen perfektzioaz hari emandakoa identifikatu dezakela eta haren asmoa adierazten duela arauen arabera dator.

ETSI irizpideak eta jarraipena-eskaera

ETSI EN 319 132 norma (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) eta EN 319 142 (PAdES) normalekin osaturik, sinadure elektroniko aurreratuen formatua arautzen du. E-mailaren integratzeetarako, PAdES formatua (PDF Advanced Electronic Signatures) oro har hobetsitua da sinadure PDF fitxategian bertan kapsula dezakeelaik bere egiaztapen-egina plataformaaren independiente dute.

ETSI EN 319 401 norma asmatzaile-gaitasunei dagokienean segurtasun-zerbitzuen urri-eutsi-osagaia arautzen du arau-betetzeen striktuan gidak operazioena, gertakaren kudeaketa eta azpisa zerbitzuaren arabera ditu. Edozein add-in edo integratzeak nozabide-trustearen zerbitzu-emakidea (PSCo) onartera zintzo-zerbitzu-listan (Trust Service List) argitaratuta ANSSI Frantziako arabera.

RGPD eta datak nortasunean ezabatzeak e-mailaren jarioan

Dataren Babesa eta Kalidad Araudian n°2016/679 (RGPD) Osoki aplikatzen dira sinadure elektroniko e-mailaren integratzeen jarioan, zeinen zeinarren artean nortasunaren jarrera ditzakete (nortasuna, e-mailaren helbidea, telefonoaren zenbakia OTP-rentzat, IP helbidea). Sinaduraren soluzioa RGPD-ren 28 artikuluaren arabera subtraitzearenak jarduten du. Dataren banantzeak kontratua (DPA) derrigorrezkoa sinaturaren enpresearen eta hoberenaren zerbitzu-emakidearen artean, sinaduraren aurretik.

NIS2 direktiba (UE 2022/2555), frantses legean 2024ko martxoaren 1ean transposatua, oinarri-zerbitzuen eskarian zerbitzuen segurtasun-beteraldia indartu ditzake. Enpresenak kontratuen eta-mailaren integratzeen bidez kudeatu ahal izateak segurtasun-gertakari bat babestzera diren azkena 24 ordutik berritua erran dezakete sinaduraren integratzeekin, NIS2-ren 23 artikuluaren araberan.

Sinatutako dokumentuen legea-artxibatzea

Sinadure elektronikoz sinatutako dokumentuen gordetze-denbora legalak horien izaera araberakoa dira: 5 urte merkatu-kontratuentzat (Merkataritzen Kodea L110-4 artikulu), 10 urte merkatal aktuentzat (L123-22 artikulu), eta potentziala infinituak zenbait notaritzaten aktuak. E-mailaren integratzeak baita archikaritza elektroniko sistemarekin konektatu behardu, egiaztapen-baliotzea (AEVP) garantizaturik dokumentuen integralen eta irakurtzeak denbora-legalean aplikagarrian.

Erabiltzaileen eszenariak: sinadure elektroniko e-mailaren integratzena praktikan

Eszenario 1: Microsoft 365 pean B2B saileko 15 pertsonak

15 komertzialek kudeatu ahal izateko enpresan zerbitzua numeriko bat Microsoft 365 pean, bataz beste 80 proposizio komertzial egualdean. Historian-prozesuak CRM-etik desbidea exportatzea, kanpo-sinaduraren plataforma batera kargu, bezeroari lotura bidaltzea eta dokumentu sinatua eskuz artxibatzea ziren. Prozesu hau bataz beste 22 minutuko dokumentua mobilizatzen du.

Certynearen add-in Outlookean zuzenean inplantatuaren ondoren, Microsoft 365-en Administrazio Zentroaren bidez, komertzialak desbidea mezua atseden hartzea eta sinaduraren eskaera bi klikan hasieratzea Outlook interfazean. Sinaduraren egoeran e-mailaren filean agertzen da. Sinatutako dokumentua automatikoki Power Automate konektorearen bidez SharePointen artxibatzen da.

Emaitzak: dokumentuaren prozesamendu-denborea 22-etik 4 minutuera murriztu, hilean 24 orduko ekonomia taldearekin. Bataz besteko bezeroaren sinaduraren denboraz 4.2 egunetik 1.8 egunerainoko denboraz 4.2 egunetik, eta hau da automatizaturiko berrikustea 40-60% sinaduraren denborak murriztu ahal izatean digital 100% pasatzean merkatu-benchmarkak adierazten dutenak.

Eszenario 2: 8 kolaboradore abokatuen gabinete Google Workspace pean

Merkatu-zuzentararen abokatuen gabinete, 8 abokatuek eta kolaboradoreak osoa, Google Workspace ingurune guztiei garrantzi nagusiena. Mandate-zuzentararen eta gutun-hustuaren kudeaketa Gmail-en bidez klienetekin maiz harremana beharrean beharrean babespen-baliotzea duen bezeroaren zain.

Certynearen add-on Google Workspace Marketplace-etik instalazioak hizkuntza-hausnarketak zuzenean Gmail-etik kudeatzea ahaltzuten. Dossieraren abokatuak dokumentua atseden hartzea, bezeroaren hautaketa sinadaria Google Contacts helbide-librutik eta OTP SMS autentifikazioarekin sinadure aurreratu bat hasieratzea. Sinatutako hizkuntza-hustua automatikoki Google Drive-an gordetzen da bezeroak dagokioen karpetan.

Gune honek, abokatuen gabineteak sinaduraren funtzio espezifikak nahaste guztien aro oso osotasunari, %45 murriztu dute mandatan zuritzeen denboraz itzuleraren eta adierazpen nabaria hobetzea bezeroaren esperientzia, eta oraindik birzabalketa, eskannatzea eta dokumentua itzultzea Ez dute beharrik. eIDAS-ren konplexutasuna aurreratua barrengo Abokatuaren arara-behar deontologikoei erantzuten du.

Eszenario 3: 300 kontratuen hornidegien urtean kudeatu ahal izateko PME industriala

Urte bakoitzean 300 hornidegi eta azpisub-kontratuen kontratua kudeatu ahal izateko PME industriala, paper-numeroaren prozesu hibridoak erabiltzen ziren. Ostalariek e-mailaren bidez kontratua bidaltzen zuten, hornidegiek inprimatuak, eskuz sinatua eta itzultzea korreoa edo skanneaz. Denbora 15 egunez gainjitzia duen askoetan, produktzioaren hastea atzeratzen du.

Outlook-en Certyneoare integratzea APIaren Graph-aren bidez, barne ERPren konektore batera, jario osoa automatizatzea ahaltzuten: balidaturiko bat-osoa argita ERPean sortua denean, sinaduraren eskaera automatikoki sortu eta hormidegu-dagokionaren helbide e-mailea bidaltzen da hornidegiak esku-artaren senide batetik. Hornidegiak bere e-mailean sinatzen du (Certyneo-ren kontua ez beharrik hornideguaren aldean), eta sinatutako dokumentua ERPra itzultzen da.

Neurtuak dira McKinsey-ren kabina publikoen merkatu-erosketak deszentralizazio-denbora eta arduraren arabera: sinaduraren denbora 70% murrizten da hornidegiak, inprimatz eta balmeatzeko kostuen aldi osoa, eta denbora-errealean bisibilitate-maila gutxienean kontratatzeon egoera bakoitza.

Amaiera

Sinadure elektronikoa zuzenean Outlookean edo Gmailean integratzea enpresen dokumentuzko deszentralizazioaren ebolutzio naturala dute. E-mailaren artean eta sinaduraren plataformaaren jarraitu gabe, erakundeak dirudielean kontratuen atzeratzean murrizten dute, barne eta barne erabiltzaile-esperientzia hobetzean eta eIDAS konplexutasuna indartzean. Zu PME Google Workspace baitan edo Microsoft 365-en handia kontu-kontua dirun, 2026 available-inplantatzeak zure teknologia-zulatik egokitu ahal izateak zure prozesuen ordezkatzea ez beharrik.

Certyneoak natiboa add-in Outlook eta Google Workspace-entzat, dokumentaturik osasunak APIa eta koderik gabeko konektore prestua ditu — guztia Frantziako ostalari eta eIDAS konplexutasuna aurreratua eta kualifikatuaren arabera. Sortu zure kontu Certyneo doakoa eta sinadure elektronikoa zure mezularitzara integratu 30 minutu baino gutxian.