Hacer firmar un contrato en línea: modo de empleo

Por qué firmar sus contratos en línea

Hacer firmar un contrato en línea reduce el ciclo de firma de 3-5 días a pocas horas. Ya no es necesario imprimir, escanear, enviar, recordar. Todo ocurre en un navegador, con una trazabilidad superior al papel.

Paso 1: preparar el documento

Parta de un PDF limpio (idealmente < 10 Mo para el rendimiento). Si su contrato está en Word, la plataforma lo convierte automáticamente en PDF.

Verifique antes de enviar:

• sin errores u omisiones (no hay corrección posible una vez firmado)

• montos y fechas exactos

• anexos obligatorios adjuntos (DPE para un contrato de alquiler, CBU para un mandato SEPA)

Paso 2: agregar los firmantes

Para cada destinatario:

• nombre completo

• dirección de correo electrónico

• teléfono móvil (para OTP SMS si AES)

• rol (firmante, CC, en copia)

Defina el orden: paralelo (todos firman al mismo tiempo) o secuencial (cada firmante después del anterior).

Paso 3: colocar los campos de firma

Arrastre y suelte los campos en el PDF:

• campo "firma" en la página correspondiente

• opcional: campo "fecha", "texto", "rúbrica" en cada página

• asocie cada campo a un firmante

Paso 4: enviar y seguir

Configure las opciones:

• nivel de firma (SES o AES)

• recordatorios automáticos (D+3, D+7)

• fecha de vencimiento (generalmente 15-30 días)

Se envía un correo electrónico a cada firmante con un enlace único. Desde su panel de control, ve en tiempo real: enviado → abierto → firmado.

Paso 5: archivar y reutilizar

Una vez que todos los firmantes han firmado, el PDF final se genera automáticamente con:

• pie de auditoría con marca de tiempo

• huella criptográfica

• firma en formato PAdES

El documento se archiva 10 años por defecto. Puede exportarlo en cualquier momento o compartirlo con un tercero.

Buenas prácticas

• Utilizar plantillas para contratos recurrentes (ahorro del 80% en la preparación)

• Preferir AES para contratos de alto riesgo (> 5 000 €)

• Enviar el contrato sin ambigüedad (sin estar marcado como "borrador")

• Recordar automáticamente en lugar de hacerlo manualmente

• Comunicarse bien con el firmante si nunca ha firmado electrónicamente

Errores frecuentes

• Enviar sin revisar: toda corrección requiere un nuevo envío

• Agregar el firmante equivocado o correo electrónico incorrecto

• Olvidar agregar los anexos

• Usar SES para un contrato crítico

• No definir vencimiento (el contrato se queda indefinidamente)

Cómo Certyneo lo ayuda

Certyneo hace que el envío de un contrato para firmar sea simple y rápido: arrastrar y soltar el PDF, colocación intuitiva de campos, envío en 2 clics, panel de control en tiempo real. Plantillas reutilizables, integraciones CRM, recordatorios automáticos, archivado 10 años.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo lleva enviar un contrato?

2-5 minutos para un contrato simple, más para plantillas complejas.

¿Debe el firmante crear una cuenta?

No, hace clic en el enlace del correo electrónico, firma, listo.

¿Qué sucede si el firmante se rehúsa?

El contrato se marca como "rechazado". Puede modificarlo y reenviarlo, u abandonarlo.

¿Se puede firmar en dispositivo móvil?

Sí, todas las plataformas modernas lo permiten.

¿El contrato firmado es igual al PDF enviado?

Mismo contenido, más un pie de auditoría y una huella criptográfica.

Conclusión

Firmar un contrato en línea se hace en 5 pasos simples. Una vez que el flujo de trabajo esté instalado, sus ciclos comerciales y administrativos nunca volverán a ser los mismos.

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