Cómo enviar un documento para firmar

El procedimiento en 5 pasos

Enviar un documento para firmar electrónicamente toma menos de 5 minutos. Aquí está el proceso paso a paso.

1. Preparar el documento

• Exportar en PDF (recomendado)

• Verificar la legibilidad móvil (80% de los firmantes firman en móvil)

• Releer para eliminar errores tipográficos

• Adjuntar anexos obligatorios si es necesario

2. Crear un sobre

En su plataforma de firma:

• nuevo documento → carga del PDF

• nombrar el sobre (asunto del documento + firmante)

3. Agregar los firmantes

Para cada firmante:

• nombre completo

• email

• teléfono (para OTP SMS si AES)

• rol (firmante, aprobador, CC)

Definir el orden: paralelo (todos al mismo tiempo) o secuencial.

4. Colocar los campos

Arrastrar sobre el PDF:

• campo de firma (obligatorio)

• campos opcionales: fecha, nombre, texto libre, casilla de verificación, rúbrica por página

Asociar cada campo al firmante correcto (colores diferentes).

5. Configurar y enviar

Opciones a configurar:

• nivel de firma: SES o AES

• fecha de vencimiento (típicamente 15-30 días)

• recordatorios automáticos (D+3, D+7)

• mensajes personalizados

Hacer clic en "Enviar". Los firmantes reciben su email inmediatamente.

Seguir el documento

Desde su panel de control, siga en tiempo real:

• enviado → abierto → firmado

• notificaciones (email, Slack, Teams)

• recordatorio manual posible

Buenas prácticas

• Siempre probar con un colega antes de un envío importante

• Prever un canal de contacto para firmantes novatos

• Archivar sistemáticamente el documento firmado

• Evitar envíos el viernes por la noche o fin de semana

Errores frecuentes

• Email incorrecto (error tipográfico o dirección antigua)

• Olvidar agregar un firmante

• No colocar campo de firma

• Archivo demasiado pesado (> 10 Mo → lento en móvil)

• Enviar sin releer

Caso concreto: comercial

Un comercial envía 20 presupuestos por semana. Rutina:

• Generación desde HubSpot (presupuesto + CGC)

• Envío automático en SES mediante integración

• Recordatorios D+2 y D+5

• Notificaciones Slack en tiempo real

• CRM actualizado al firmar

Tiempo humano: 0 minuto por envío.

Cómo Certyneo lo ayuda

Certyneo hace que enviar un documento para firmar sea rápido y confiable: interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, plantillas para documentos recurrentes, integraciones CRM, seguimiento en tiempo real, recordatorios automáticos. Todo en menos de 3 minutos.

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Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo toma el envío?

2-5 minutos para un documento simple.

¿Se puede enviar el mismo documento a varios firmantes?

Sí, todos en el mismo sobre, orden paralelo o secuencial.

¿Es necesario informar al firmante con anticipación?

No es obligatorio, pero recomendado para firmantes novatos.

¿Se puede cancelar un envío?

Sí, antes de la firma. Después, no.

¿Puede el firmante transferir a otra persona?

Según la configuración. Por defecto, no.

Conclusión

Enviar un documento para firmar es un gesto simple que se ha vuelto cotidiano. Una vez que la rutina está establecida, sus ciclos contractuales se transforman.

Pruebe Certyneo para enviar, firmar y seguir sus documentos en línea de manera simple, rápida y segura.