Cómo archivar un documento firmado electrónicamente

Por qué archivar correctamente

Un documento firmado electrónicamente solo tiene valor si la prueba permanece consultable y verificable durante todo el plazo legal — a veces 10, 20 o incluso 30 años. Un archivado descuidado = prueba debilitada en caso de litigio.

Los plazos a respetar

• Contratos comerciales: 10 años (Código de Comercio)

• Contratos de trabajo: 5 años después de la finalización

• Facturas: 10 años (contabilidad), 6 años (fiscal)

• Arrendamientos: duración + 5 años

• Actos notariales: 30 años

• Seguros: 2 a 10 años según tipo

Conserve el PDF firmado y el registro de auditoría durante el plazo más largo aplicable.

Los formatos de archivo

• PAdES-B-B: básico, firma simple

• PAdES-B-T: + sellado de tiempo cualificado

• PAdES-B-LT: + cadena de certificados

• PAdES-B-LTA: + sellos de tiempo periódicos (multidecadal)

Para archivado a largo plazo, privilegiar PAdES-B-LTA.

Las 3 opciones de archivado

1. Archivado externalizado (plataforma)

La plataforma de firma conserva sus documentos durante X años. Incluido en la mayoría de los planes.

Ventajas: sin esfuerzo, conforme a eIDAS Desventajas: dependencia del proveedor, reversibilidad a verificar

2. Archivado interno

Sus documentos se conservan en sus servidores o en un SAE dedicado.

Ventajas: control total Desventajas: costo, competencia interna requerida

3. SAE con valor probatorio

Sistema de Archivado Electrónico certificado NF Z42-013. El nivel más alto de conformidad.

Ventajas: presunción de confiabilidad jurídica Desventajas: costo elevado, sobredimensionado para PYMES

Buenas prácticas

• Conservar PDF + registro de auditoría, nunca uno sin el otro

• Redundancia: multi-sitios, multi-soportes

• Verificación periódica: cada 6-12 meses, confirmar que los documentos son legibles

• Documentación: procedimientos escritos

• Pruebas de restauración anuales

Errores frecuentes

• Guardar solo el PDF, no el registro de auditoría

• Almacenar en un único soporte (disco duro interno)

• Usar un cloud sin cláusula de conservación

• Olvidar los plazos específicos de ciertos sectores

• No probar la restauración

Migración de archivos

Si cambia de proveedor de firma:

• Exporte todos los documentos firmados + registros de auditoría

• Importe en el nuevo sistema o un SAE dedicado

• Verifique la integridad (hash SHA-256)

• Conserve temporalmente acceso al sistema anterior

Caso concreto: PYME que cambia de proveedor

PYME de 50 empleados, 3000 documentos firmados acumulados en 5 años. Migración:

• exportación automatizada mediante API

• importación en nuevo proveedor + SAE externo como respaldo

• verificación por muestra (50 documentos verificados)

• proveedor anterior rescindido después de 3 meses

Duración total: 4 semanas. Cero pérdidas.

Cómo Certyneo lo ayuda

Certyneo incluye un archivado de 10 años en todos los planes, con redundancia geográfica en UE, versionado y exportación completa en cualquier momento (reversibilidad total). Formato PAdES-B-T por defecto, PAdES-B-LTA como opción para documentos críticos.

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Preguntas frecuentes

¿Debo imprimir mis documentos firmados?

No, innecesario y contraproducente (pérdida del valor probatorio).

¿Un cloud estándar (Google Drive, Dropbox) es suficiente?

Para el PDF sí, pero no para el valor probatorio. Privilegiar un archivado dedicado.

¿Qué hacer si mi plataforma de firma cierra?

Los PDF PAdES permanecen verificables sin conexión. Exporte los registros de auditoría regularmente.

¿Debo cifrar los archivos?

Recomendado para documentos sensibles. Atención a conservar las claves durante mucho tiempo.

¿Cuándo comienza el plazo de 10 años?

Para un contrato comercial: fin de ejecución. Para un contrato de trabajo: fin del contrato.

Conclusión

Un buen archivado es el seguro de vida de sus firmas electrónicas. Elija la fórmula adecuada a sus riesgos (externalizada para la mayoría de las PYMES, SAE NF Z42-013 para casos críticos), pruebe regularmente.

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