التوقيع على عقد عبر الإنترنت: دليل الاستخدام

لماذا التوقيع على العقود عبر الإنترنت

يقلل التوقيع على عقد عبر الإنترنت دورة التوقيع من 3-5 أيام إلى بضع ساعات. لا حاجة للطباعة والمسح الضوئي والإرسال والمتابعة بعد الآن. كل شيء يتم في متصفح الويب، مع تتبع أفضل من الورق.

الخطوة 1: تحضير المستند

ابدأ بملف PDF نظيف (بشكل مثالي < 10 ميجابايت للأداء الأفضل). إذا كان عقدك بصيغة Word، تحول المنصة تلقائياً إلى PDF.

تحقق قبل الإرسال:

• عدم وجود أخطاء إملائية أو أخطاء طباعية (لا تصحيح ممكن بعد التوقيع)

• المبالغ والتواريخ دقيقة

• المرفقات الإلزامية مرفقة (شهادة الطاقة للعقد، بيان الحساب للتفويض)

الخطوة 2: إضافة الموقعين

لكل متلقي:

• الاسم الكامل

• عنوان البريد الإلكتروني

• رقم الهاتف المحمول (لـ OTP SMS إذا كان AES)

• الدور (موقع، نسخة، في النسخ)

حدد الترتيب: متوازي (الجميع يوقعون في نفس الوقت) أو متسلسل (كل موقع بعد السابق).

الخطوة 3: وضع حقول التوقيع

اسحب وأفلت الحقول على ملف PDF:

• حقل "التوقيع" على الصفحة ذات الصلة

• اختياري: حقول "التاريخ" و "النص" و "الختم" على كل صفحة

• ربط كل حقل بموقع

الخطوة 4: الإرسال والمتابعة

قم بتكوين الخيارات:

• مستوى التوقيع (SES أو AES)

• المتابعات التلقائية (اليوم 3، اليوم 7)

• تاريخ انتهاء الصلاحية (عادة 15-30 يوم)

يتم إرسال بريد إلكتروني لكل موقع برابط فريد. من لوحة التحكم الخاصة بك، تشاهد في الوقت الفعلي: مرسل → مفتوح → موقع.

الخطوة 5: الأرشفة وإعادة الاستخدام

بعد توقيع جميع الموقعين، يتم إنشاء ملف PDF النهائي تلقائياً مع:

• تذييل التدقيق المؤرخ

• بصمة تشفيرية

• توقيع بصيغة PAdES

يتم أرشفة المستند لمدة 10 سنوات بشكل افتراضي. يمكنك تصديره في أي وقت أو مشاركته مع طرف ثالث.

أفضل الممارسات

• استخدام النماذج للعقود المتكررة (توفير 80% في التحضير)

• تفضيل AES للعقود ذات الأهمية العالية (> 5000 يورو)

• إرسال العقد بوضوح (بدون علامة "مسودة")

• متابعة تلقائية بدلاً من اليدوية

• التواصل الجيد مع الموقع إذا لم يوقع إلكترونياً من قبل

الأخطاء الشائعة

• الإرسال بدون مراجعة: أي تصحيح يتطلب إرسالاً جديداً

• إضافة موقع خاطئ أو بريد إلكتروني خاطئ

• نسيان إضافة المرفقات

• استخدام SES لعقد حساس

• عدم تحديد تاريخ انتهاء الصلاحية (العقد يتعطل إلى الأبد)

كيف يساعدك Certyneo

تجعل Certyneo إرسال عقد للتوقيع بسيطاً وسريعاً: السحب والإفلات لـ PDF، وضع الحقول البديهي، الإرسال في نقرتين، لوحة تحكم فورية. نماذج قابلة لإعادة الاستخدام، تكاملات CRM، متابعات تلقائية، أرشفة 10 سنوات.

اكتشف حل التوقيع الإلكتروني Certyneo

الأسئلة الشائعة

كم من الوقت يستغرق إرسال عقد؟

2-5 دقائق لعقد بسيط، أكثر للنماذج المعقدة.

هل يجب على الموقع إنشاء حساب؟

لا، يضغط على رابط البريد الإلكتروني، يوقع، انتهى.

ماذا يحدث إذا رفض الموقع؟

يتم تحديد العقد كـ "مرفوض". يمكنك تعديله وإعادة الإرسال، أو التخلي عنه.

هل يمكن التوقيع على الهاتف المحمول؟

نعم، جميع المنصات الحديثة تسمح بذلك.

هل العقد الموقع هو نفس ملف PDF المرسل؟

نفس المحتوى، بالإضافة إلى تذييل التدقيق وبصمة تشفيرية.

الخلاصة

التوقيع على عقد عبر الإنترنت يتم في 5 خطوات بسيطة. بمجرد تثبيت سير العمل، لن تكون دورات عملك التجاري والإداري مثل السابق أبداً.

جرب Certyneo لإرسال وتوقيع ومتابعة مستنداتك عبر الإنترنت بشكل بسيط وسريع وآمن.