كيفية إرسال مستند للتوقيع

الإجراء في 5 خطوات

إرسال مستند للتوقيع إلكترونياً يستغرق أقل من 5 دقائق. إليك العملية خطوة بخطوة.

1. تحضير المستند

• التصدير بصيغة PDF (موصى به)

• التحقق من سهولة القراءة على الجوال (80% من الموقعين يوقعون على الهاتف المحمول)

• إعادة المراجعة لحذف الأخطاء الإملائية والأخطاء

• إرفاق الملحقات الإلزامية إذا لزم الأمر

2. إنشاء مغلف

على منصة التوقيع الخاصة بك:

• مستند جديد → تحميل ملف PDF

• تسمية المغلف (موضوع المستند + الموقع)

3. إضافة الموقعين

لكل موقع:

• الاسم الكامل

• البريد الإلكتروني

• رقم الهاتف (لـ OTP عبر SMS إذا كان AES)

• الدور (موقع، معتمد، CC)

تحديد الترتيب: متوازي (الجميع في نفس الوقت) أو متسلسل.

4. وضع الحقول

السحب على ملف PDF:

• حقل التوقيع (إلزامي)

• حقول اختيارية: التاريخ، الاسم، نص حر، خانة اختيار، الأحرف الأولى لكل صفحة

ربط كل حقل بالموقع الصحيح (ألوان مختلفة).

5. التكوين والإرسال

الخيارات المراد تكوينها:

• مستوى التوقيع: SES أو AES

• تاريخ الانتهاء (عادة 15-30 يوماً)

• التذكيرات التلقائية (Y+3، Y+7)

• الرسائل المخصصة

انقر على "إرسال". يتلقى الموقعون رسالتهم الإلكترونية على الفور.

متابعة المستند

من لوحة المعلومات الخاصة بك، تابع في الوقت الفعلي:

• مرسل → مفتوح → موقع

• الإخطارات (البريد الإلكتروني، Slack، Teams)

• إمكانية التذكير اليدوي

أفضل الممارسات

• اختبر دائماً مع زميل قبل إرسال مهم

• جهز قناة اتصال للموقعين المبتدئين

• قم بأرشفة المستند الموقع بشكل منتظم

• تجنب الإرسال يوم الجمعة مساءً أو في نهاية الأسبوع

الأخطاء الشائعة

• بريد إلكتروني خاطئ (خطأ إملائي أو عنوان قديم)

• نسيان إضافة موقع

• عدم وضع حقل توقيع

• ملف كبير جداً (> 10 Mo → بطيء على الجوال)

• الإرسال بدون مراجعة

حالة عملية: موظف المبيعات

يرسل موظف المبيعات 20 عرض أسعار أسبوعياً. الروتين:

• الإنشاء من HubSpot (عرض الأسعار + الشروط العامة)

• الإرسال التلقائي في SES عبر التكامل

• التذكيرات Y+2 و Y+5

• إخطارات Slack في الوقت الفعلي

• تحديث CRM عند التوقيع

الوقت البشري: 0 دقيقة لكل إرسال.

كيف يساعدك Certyneo

يجعل Certyneo إرسال مستند للتوقيع سريعاً وموثوقاً: واجهة drag-drop بديهية، قوالب للمستندات المتكررة، تكاملات CRM، متابعة في الوقت الفعلي، تذكيرات تلقائية. كل ذلك في أقل من 3 دقائق.

اكتشف حل التوقيع الإلكتروني من Certyneo

الأسئلة الشائعة

كم من الوقت يستغرق الإرسال؟

دقيقتان إلى 5 دقائق لمستند بسيط.

هل يمكن إرسال نفس المستند لعدة موقعين؟

نعم، كلهم في نفس المغلف، ترتيب متوازي أو متسلسل.

هل من الضروري إخطار الموقع مسبقاً؟

ليس إلزامياً، لكن موصى به للموقعين المبتدئين.

هل يمكن إلغاء الإرسال؟

نعم، قبل التوقيع. بعد ذلك، لا.

هل يمكن للموقع تحويله إلى شخص آخر؟

حسب التكوين. بشكل افتراضي، لا.

الخلاصة

إرسال مستند للتوقيع هو إجراء بسيط أصبح يومياً. بمجرد ترسيخ الروتين، تتحول دورات العقود الخاصة بك.

جرب Certyneo لإرسال وتوقيع ومتابعة مستنداتك عبر الإنترنت بسهولة وسرعة وأمان.