電子簽名簽署方案 - 會計事務所

特別受影響的行業

會計事務所需要簽署並要求簽署大量文件：年度委任信、稅務報表、資產負債表、增值稅申報表、股東大會紀錄。傳統上這些流程都在紙質基礎上進行，對事務所的生產力造成沉重負擔。

電子簽名從根本上改變了局面：客戶驗證的資產負債表從3天縮短到5分鐘，年度計費週期在幾週內完成。

典型簽署文件

• 委任信（年度，帶續約）

• 資產負債表及附注（存檔前的客戶驗證）

• 稅務報表

• 增值稅申報表（客戶收集）

• 股東大會紀錄（賬戶批准）

• 合夥人往來帳戶協議

• 各類證明（銀行、社會保險）

推薦簽名級別

高級簽名 (AES) 是具有法律效力文件的標準（委任信、股東大會紀錄）。簡單簽名 (SES) 足以滿足內部驗證需求（資產負債表草稿批准）。

對於某些受監管文件（登記冊存檔），可能需要合格簽名 (QES)——應根據司法管轄區進行驗證。

事務所的優勢

• 加速稅務季節：資產負債表簽署從數週縮短到幾小時

• 提高回復率：自動催促與無回復的電郵相比

• 行政效益：每份檔案節省30至60分鐘（列印、掃描、歸檔）

• 審計追蹤：可對抗稅務檢查驗證的審計線索

與會計軟體的整合

事務所通常使用Sage、Cegid、EBP、MyUnisoft。現代簽名平台通過API或Zapier進行整合：會計師在軟體中按一下"發送簽署"，文件會自動發送，已簽署的PDF會返回到客戶資料夾。

常見錯誤

• 通過電郵附件發送資產負債表（無追蹤）

• 對年度委任信使用簡單簽名

• 忘記長期保留（會計文件10年）

• 未對發送進行分組（逐份發送文件而非多文件信封）

實際案例：稅務季節

一個擁有15名會計師的事務所將稅務季節工業化。新流程：

• 從Sage自動生成資產負債表加附注

• 以AES發送給客戶董事

• 若未簽署，第3天自動催促

• 帳戶批准後簽署驗證紀錄

• 自動存檔到登記冊

2025年度稅務季節：320份檔案在6週內完成，原計畫需10週，0份文件丟失，100%的文件保留10年。

Certyneo如何幫助您

Certyneo為會計事務所提供適配的範本（委任信、股東大會紀錄）、預設的高級簽名、與主要會計軟體的整合（Sage、Cegid、EBP）通過API，以及符合會計文件法律保留義務的10年歸檔。

發現Certyneo電子簽名解決方案

常見問題

會計師可以代表客戶簽署嗎？

否，電子簽名約束簽署人。客戶必須親自簽署。

年度委任信必須每年簽署嗎？

是的，這是OEC的職業義務。如信函規定，可默認續約。

關於登記冊存檔？

某些程序需要QES（電子登記冊）。大多數接受以AES簽署的PDF。

文件應保留多長時間？

10年（商法典第L.123-22條）。

資產負債表可以在行動設備上簽署嗎？

可以，所有現代平台都支援行動設備。

結論

電子簽名已成為會計事務所的戰略工具：提高生產力、增強追蹤、確保合規。採用該技術的事務所在人員編制不變的情況下能夠處理30至50%以上的檔案。

嘗試Certyneo簡單、快速、安全地線上發送、簽署和跟進您的文件。