商業租賃：電子簽名與2026年的有效性

介紹：為什麼商業租賃的電子簽名是戰略性問題

到2026年，商業文件的數字化已深深紮根於房地產行業的慣例中。然而，商業租賃的電子簽名仍然引發許多合理疑問：接受哪些簽名級別？2014年第Pinel號法律是否規定了具體約束？更新或終止呢？本文針對每一個問題進行解答，涵蓋從實質有效性到eIDAS法規所規定的正式要求，以及租賃人和承租人的最佳操作實踐。

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法律對商業租賃的規定：定義與基本法律框架

商業租賃由商業法典第145-1至145-60條管轄。它涉及用於經營商業或手工業基金的房地產租賃。其最短期限為九年，具有三年終止權——因此通常稱為「3-6-9租賃」。

所需的形式：私簽文件還是公證文件？

與住宅租賃或專業租賃不同，商業租賃在初始簽署時不受任何公證行為的強制要求。私簽文件完全有效。這種形式上的自由是根本性的：它為電子簽名打開了道路，前提是遵守民法典（第1366和1367條）的有效性條件。

然而，某些附加行為仍受強化要求約束：

• 伴隨商業基金轉讓的租賃轉讓必須在稅務機構註冊（《稅收通則》第635條）。
• 建築租賃必須在不動產登記服務處公佈，並需要公證行為。
• 對租賃設定實物擔保可能需要公證人的介入。

2014年第Pinel號法律與文件義務

第2014-626號法律，2014年6月18日，即所謂的第Pinel號法律，深刻改革了商業租賃的地位。其主要貢獻包括：

1. 在承租人進出時附加對立的現狀報告的義務。
2. 附加費用、稅項、稅費和費用清單及租戶/房東的分配。
3. 商業租賃指數（ILC）和第三部門租賃指數（ILAT）的規範。
4. 限制對非多用途房地產租賃提前終止權。

這些附加文件本身可以進行電子簽名。第Pinel號法律不規定紙質支持：對強制內容的遵守優先於支持的物質形式。如需進一步了解這些行為的證明價值，請參閱我們的電子簽名法律價值指南。

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適用於商業租賃的電子簽名級別

歐盟法規eIDAS第910/2014號定義了三個電子簽名級別，每個級別提供逐步增加的安全性和證明價值。

簡單電子簽名（SES）

簡單簽名符合最低定義：任何以電子形式附加或邏輯上與其他電子數據相關聯的數據，用於簽署。它對低風險常規管理行為是可接受的，但強烈不建議用於價值租金重大的商業租賃。在訴訟中，其可執行性僅基於舉證責任。

高級電子簽名（SEA）

SEA以獨特方式與簽署人相關聯，允許其識別，由其獨占控制的數據創建，並保證已簽署文件的完整性。它構成了市場運營商的主導實踐和ANSSI建議的商業租賃的最低推薦級別。

對於年租金價值低於30,000歐元的商業租賃，文件完善的SEA（通過身份證明副本驗證身份+發送至專業電子郵件地址）提供令人滿意的證明保障。

合格電子簽名（SEQ）

SEQ基於由合格信任服務提供商（PSTQ）簽發的合格證書，該提供商已列入歐洲信任清單（信任列表）。它根據《民法典》第1367條，賦予簽名與手寫簽名相同的法律效力，無法對其形式提出質疑。

對於涉及高風險房地產的商業租賃——辦公樓、物流倉庫、巴黎一樓商業房地產——SEQ是強烈推薦的，甚至某些房東（上市房地產公司、SCPI、銀行業主）強制要求。

我們的eIDAS 2.0法規完整指南詳細說明了合格提供商的義務和eIDAS 2在2026年預期的演變。

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更新、轉讓和終止：電子簽名如何？

商業租賃的更新

更新由《商業法典》第145-8至145-17條規範。它可以進行以下操作：

• 默認情況下：通過租賃期滿時的默示協議；
• 通過明確行為：更新提議的通知或承租人的更新請求。

更新請求（第145-10條）可以通過執達員行為或掛號信配合收據確認通知。自2022-2023年判例法演變以來，通過電子掛號信（LRE）的通知——與電子簽名不同但具有補充性——被多個商業法庭接受，條件是LRE符合第2004-575號法律第100條的要求。

更新行為本身（租賃附加說明或新租賃）可根據初始行為的相同規則進行電子簽名。

租賃轉讓

商業租賃轉讓需要房東同意（除非合同另有規定）。由於轉讓行為是私簽文件，可以進行電子簽名。注意：如果轉讓伴隨商業基金轉讓，則稅務登記在一個月內是強制性的（《稅收通則》第635A條），自2020年以來稅務服務接受電子簽署的行為。

友好終止

商業租賃的友好提前終止附加說明可以完全通過電子方式進行。行為日期的確定性由合格電子時間戳和合格電子時間戳確保，這些以無可爭議的方式固定了雙方協議的日期。

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實施商業租賃電子簽名：最佳操作實踐

選擇正確的信任服務提供商

並非所有電子簽名提供商都是平等的。對於商業租賃，應驗證：

• 提供商在ANSSI信任列表或歐洲TL-Browser列表上的eIDAS認證；
• 實時簽署合格證書的能力（通過PVID——遠程身份驗證服務）用於合格簽名；
• GDPR合規性以處理簽署人的身份數據；
• 完整證明檔案的存在（審計日誌、文件指紋、簽名證書）可在簽名後下載。

Certyneo本質上集成了這些功能，並融入了房地產電子簽名解決方案的生態系統。

組織多方簽名電路

商業租賃至少涉及兩方（房東和承租人），但通常包括更多：自然人或法人保證人、承租公司的經理、房東SCI的法定代表人。簽名順序和自動提醒的管理是選擇解決方案的關鍵標準。

建議：

1. 定義時間順序簽名順序（承租人→保證人→房東）以防止保證人發現已簽署的合同而未閱讀；
2. 參數化第2天和第5天的自動提醒；
3. 在整個租賃期限加處方期間內保留證明檔案（根據《民法典》第2224條，租賃期滿後5年）。

可信電子存檔

電子簽署租賃的價值也取決於存檔的持續時間和條件。符合NF Z 42-013標準或SIAF（法國國家檔案局服務）框架的電子存檔系統（SAE）可確保長期文件的完整性和可讀性。對於3-6-9租賃，存檔應涵蓋至少租賃期限加10年。我們的電子簽名解決方案比較指南詳細說明了提供商之間要比較的存檔標準。

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要避免的陷阱和商業房地產部門的特定警告點

外國公司的特殊情況

當承租人或房東是外國法律主體（盧森堡控股公司、英國投資基金脫歐後等）時，eIDAS簽名的相互承認僅適用於歐盟/歐洲經濟區成員國。對於歐盟外實體，由歐洲合格信任服務提供商簽發的合格證書仍是最可靠的解決方案。Certyneo為國際簽署人提供適應性簽名路徑，符合國際合同法的要求。

代理與權力

電子簽名不免除驗證簽署人權力的需要。對於房東SCI或承租公司，應將以下內容附加到檔案中：

• 少於3個月的Kbis摘錄；
• 最新章程；
• 簽署的權力委託（其本身可以進行電子簽名）。

Certyneo的人工智能合同生成器允許自動生成這些附加文件並將其直接集成到簽名電路中。

管轄地選舉條款與通知

規定紙質掛號信通知的合同條款應適應以涵蓋電子途徑。建議插入特定條款，承認LRE和電子簽名對雙方之間任何未來通信的有效性，符合《民法典》第1127-1條。

適用於商業租賃電子簽名的法律框架

民法典：數字證明的基礎

民法典第1366條確立了電子書面與紙質書面之間的等值原則：「電子書面具有與紙質支持書面相同的證明力，條件是能夠適當識別其來源人，並在保證其完整性條件下建立和保存。」

第1367條明確指出電子簽名「包括使用可靠的識別程序，保證其與其所附加的行為的聯繫。此程序的可靠性根據國務委員會令規定的條件，在電子簽名在規定條件下創建、簽署人身份確保、行為完整性有保障的情況下，被推定為可靠，直至另有證明。」此令是2017年9月28日第2017-1416號令，其明確參考eIDAS法規的要求以推定可靠性。

eIDAS法規第910/2014號

歐盟法規eIDAS（電子識別、身份驗證和信任服務）自2016年7月1日起在所有成員國中直接適用。它定義了三個簽名級別（簡單、高級、合格），並建立了合格信任服務提供商（PSTQ）的清單。第25.2條規定「合格電子簽名具有與手寫簽名相同的法律效力」。隨著eIDAS 2.0（歐盟第2024/1183號法規）的逐步生效，新要求涉及歐洲數字身份錢包（EUDI Wallet），最終將涉及主要商業行為簽署人的識別。

GDPR第2016/679號與身份數據處理

簽署前身份驗證收集個人數據（姓名、名字、身份證號碼、電子郵件地址）。這些處理必須基於符合GDPR的法律基礎（第6.1.b條——合同執行，或第6.1.c條——法律義務）。應定義與合同風險相應的保留期限。在審計或訴訟情況下，簽名提供商應能夠出示最新的處理登記。

ETSI標準與存檔

ETSI EN 319 132-1（XAdES格式）和ETSI EN 319 122-1（CAdES格式）標準規範了高級和合格電子簽名的技術結構。ETSI EN 319 102-1標準定義了驗證程序。對於長期存檔，ETSI EN 319 162（ASiC——相關簽名容器）標準保證了文件及其簽名在數十年內的可讀性和完整性。

不合規的法律風險

對價值重大的商業租賃使用簡單電子簽名會暴露於多個風險：行為重新定性為非正式對等承諾，如果租賃轉讓或不動產扣押，無法對第三方執行租賃，以及在支付違約情況下難以獲得驅逐令如果租賃結論的證明被質疑。在訴訟中，法院將主權評估所提交證據的證明力。

具體使用場景：商業租賃與電子簽名

場景1：管理150個商業單位的地區房地產基金

一個地區房地產基金管理分散在多個活動區和中等規模商業中心的一百多個商業單位。在數字化之前，簽署新商業租賃的過程在項目發送和兩方簽署行為返回之間平均需要18天，原因是郵遞延遲、通過郵件的修訂往返以及保證人管理。

通過部署具有多簽署人電路的高級電子簽名解決方案，房地產基金將此延遲減少到平均3.5天，減少了80%。電子證明檔案的集中管理允許在三年內將物理存檔成本降低65%。在2025年關於租賃生效日期的訴訟中，電子證明檔案（合格時間戳+認證審計日誌）允許在少於6週的初步申請中解決訴訟。

場景2：快速擴展的共同辦公運營商

一個提議靈活辦公空間的地區大都市共同辦公運營商每年與企業家、初創企業和中小企業簽署數百份商業租賃短期合同（《商業法典》第145-5條的違法，限於36個月）。市場波動性需要幾乎即時的簽署延遲。

通過將電子簽名API直接集成到運營商的CRM中，可以自動從前景表生成預填充租賃，將其發送進行簽名，並在中值延遲4小時內接收簽署的行為。實際簽名率（與放棄相比）從紙質電路的71%增加到電子電路的94%，這要歸功於自動提醒。每份租賃的行政處理成本下降了大約40歐元，即每年估計節省超過20,000歐元，年簽署租賃量為500份。

場景3：分配鏈中的租賃更新

一個經營50個特許經營銷售點的食品分銷連鎖店必須同時更新同年到期的十份商業租賃，有不同的房東（家庭SCI、機構、市政當局）。與數字成熟度水平非常異質的參與者的簽名協調代表了主要的組織挑戰。

該連鎖店選擇提供引導簽名路徑的平台，適應每個簽署人的檔案（非初級房東的簡化界面、高風險行為的通過OTP短信加強認證）。在11個治療的更新中，9個在少於10天內完成，相比上一週期平均45天。未發現任何安全事件或有效性質疑，所有證明檔案集中存檔，保留期限設定為25年。

結論

在2026年電子簽署商業租賃不僅在法律上有效，而且對於希望提高反應性、法律確定性和運營效率的商業房地產參與者來說已成為不可或缺的實踐。第Pinel號法律、民法典和eIDAS法規的要求走向清晰的框架：只要簽署人的識別有保證，文件的完整性有保證，電子行為就具有完整的證明力。對於高風險租賃，合格電子簽名成為參考。

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