Dematerjalizzazzjoni ta' dokumenti tan-negozju

Dematerjalizzazzjoni: lil hinn mill-firma

Dematerjalizzazzjoni: lil hinn mill-firma⬥⬥⬥ dematerjalizzazzjonitirreferi għas-sostituzzjoni sħiħa ta 'dokumenti u proċessi tal-karta bl-ekwivalenti diġitali tagħhom. Jinkludi d-diġitizzazzjoni ta' arkivji eżistenti, il-ħolqien nattiv ta' dokumenti elettroniċi, iffirmar u arkivjar b'valur probatorju.

Il-firma elettronika ħafna drabi hija l-portal, iżda d-dematerjalizzazzjoni tmur lil hinn minn hekk.

Ambitu tipiku

• flussi kummerċjali: kwotazzjonijiet, ordnijiet ta' xiri, kuntratti, fatturi
• flussi kummerċjali: kwotazzjonijiet, ordnijiet ta' xiri, kuntratti, fatturi
• Flussi ta' HR: kuntratti, emendi, bullettini, sentenzi
• flussi ta' xiri: talbiet, ordnijiet, mandati ta' fornituri, trasferimenti finanzjarji:
• ordnijiet

flussi dokumentarji interni: noti ta 'servizz, proċeduri

L-4 stadji ta' proġett ta 'dematerjalizzazzjoni

L-4 stadji ta' proġett ta 'dematerjalizzazzjoni

1. Flussi ta' karti tal-mapep

Elenka d-dokumenti kollha li l-kumpanija toħroġ jew tirċievi, il-volum tagħhom, l-atturi tagħhom, iċ-ċiklu tal-ħajja tagħhom.

2. Prijoritizza bir-ROI

• Ibda b'volum għoli u flussi ta 'frizzjoni għolja: bejgħ, HR, xiri bħala prijorità.
• 3. Agħżel l-għodod
• firma elettronika
• firma elettronika

EDM (Electronic Document Management) għall-iffajljar

fatturazzjoni elettronika (gradwalment obbligatorja)

arkivjar b'valur probatorju ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥ Immaniġġja kull fluss separatament: testijiet, taħriġ, ġeneralizzazzjoni, kejl ROI.

Fatturazzjoni elettronika: l-obbligu

• Mill-2024, il-fatturazzjoni elettronika gradwalment saret obbligatorja fil-B2B fi Franza. Kalendarju:
• Mill-2024, il-fatturazzjoni elettronika gradwalment saret obbligatorja fil-B2B fi Franza. Kalendarju:

kumpaniji kbar u ETIs: 2026

SMEs u VSEs: 2027

• Antiċipa din l-iskadenza billi tiddematerjalizzat il-flussi tal-fatturazzjoni tiegħek issa.Benefiċċji li jistgħu jitkejlu
• Iffrankar ta' ħin ⬥⬥⬥: 30-50% fuq proċessi amministrattiviTnaqqis fl-ispiża ⬥⬥⬥: 50-80% fuq flussi tal-karti ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥
• Tnaqqis fl-ispiża ⬥⬥⬥: 50-80% fuq flussi tal-karti ⬥⬥⬥⬥⬥⬥⬥Konformità ⬥⬥⬥: arkivjar legali awtomatiku
• CSR ⬥⬥⬥: marka tal-karbonju mnaqqsaObbligi ta' żamma
• Anke dematerjalizzat, dokumenti legali għandhom jinżammu għal ⬥ 1 snin ⬥ kuntratti kummerċjali6 snin għal dokumenti tat-taxxa

6 snin għal dokumenti tat-taxxa

5 snin għal kuntratti ta 'impjieg wara t-terminazzjoni

• Ara
• żamma ta' dokumenti ffirmati
• .

Żbalji frekwentiŻbalji frekwentiLi trid tiddiġitalizza kollox f'daqqa

Mhux timijiet ta' taħriġ

• Tagħżel għodda li ma tagħmilx konnessjoni
• Tinsa l-arkivjar b'valur probatorju ⬥⬥ Ma jistgħux jinstabu mingħajr OCR)
• Każ ta' użu: SME industrijali
• SME ta' 120 persuna b'50 sena ta' arkivji tal-karta dematerjalizzat fi 18-il xahar:
• SME ta' 120 persuna b'50 sena ta' arkivji tal-karta dematerjalizzat fi 18-il xahar:

xhur 1-3: firma elettronika (HR + kuntratti kummerċjali)

xhur 4-6 xhur ta' invokazzjoni tal-klijenti: invokazzjoni ta'⬥⬥⬥ 7-12: EDM u flussi tax-xogħol interni

• xhur 13-18: diġitizzazzjoni ta' arkivji storiċi
• Riżultat: uffiċċji meħlusa minn 200 m² ta' arkivji, 2 FTEs riallokati, konformità tat-taxxa antiċipata fl-2027.
• Kif Certyneo jgħinek
• Kif Certyneo jgħinek

Certyneo jkopri b'mod nattiv il-komponent "firma elettronika + arkivjar b'valur probatorju" ta' kwalunkwe proġett ta' dematerjalizzazzjoni. Integrazzjonijiet ma 'EDMs komuni (GoogleDrive, SharePoint, OneDrive, Dropbox), API għal awtomazzjonijiet kumplessi.

Skopri s-soluzzjoni tal-firma elettronika Certyneo

FAQ

Il-fatturazzjoni elettronika hija obbligatorja?

Iva, gradwalment mill-2026 (kumpaniji l-kbar) sal-2027 (VSE/SME).

Għandna niskennjaw l-arkivji kollha tal-karti?

Għandna niskennjaw l-arkivji kollha tal-karti?

Le, ipprijoritizza dokumenti attivi (l-aħħar 10 snin). Il-bqija jistgħu jiġu arkivjati fiżikament.

X'ispiża għal SME?

Varjabbli skont l-ambitu: €5,000 sa €50,000 għal proġett komplut.

ROI mistenni?

Normalment 1 sa 2 snin.

Normalment 1 sa 2 snin.

Riskju li titlef id-dokumenti?

Le jekk l-arkivjar għandu valur probatorju u huwa żejjed.

Konklużjoni

Id-dematerjalizzazzjoni hija proġett ta 'trasformazzjoni ta' strutturar. Ibda bil-firma (rebħa malajr), imbagħad jespandi. Ir-ROI jista' jitkejjel mill-ewwel xhur.

Ipprova Certyneo biex tibgħat, tiffirma u ssegwi d-dokumenti tiegħek online b'mod sempliċi, malajr u b'mod sigur.