Reynslutími: lagaleg lengd og rift

Reynslutíminn er óumflýjanleg áfangi vinnusambandsins: hann gerir vinnuveitanda kleift að meta hæfni starfsmanns og starfsmanninum að sannreyna að stöðan sé í samræmi við væntingar hans. Engu að síður eru reglur sem gilda um hinn oft illa þekktar eða illa framkvæmdar. Hámarkslendir, skilyrði endurnýjunar, fyrirvari fyrir rift — hver smáatriði skiptir máli til að forðast endurflokkun eða deilur fyrir dómstóli. Þessi grein fjallar um lagaramma sem gildir, blæbrigði eftir samningsgerð og góðar starfsaðferðir sem skal taka upp, sérstaklega þegar stjórnun gagna við ráðningu er stafræn með rafrænum undirritun í fyrirtækjum.

Hvað er reynslutíminn og til hvers má nota hann?

Skilgreining og tilgangur

Samkvæmt grein L.1221-20 í vinnulögum gerir reynslutíminn vinnuveitanda kleift að meta hæfni starfsmanns í sinni vinnu, sérstaklega með tilliti til reynslu hans, og starfsmanninum að meta hvort störfin hentar honum. Hann er ekki sjálfvirkur: til að vera gildur verður hann að vera beinlínis tilgreindur í ráðningarsamningi eða vinnusamningi. Ef engin skrifleg vitund um það er til staðar getur vinnuveitandi ekki beitt henni.

Reynslutíminn gildir um bæði ótíðkað starf (CDI) og tímabundin starf (CDD), en reglur hans eru mjög mismunandi eftir samningsgerð. Hann er einnig fyrirhuguð fyrir starfsæfininga- og þjálfunarsamninga, með sérstöku kerfi.

Valkvæðumun og beinlínis ákvörðun

Ólíkt almennri hugmynd er reynslutíminn ekki sjálfvirk krafa: hann byggir á samkomulagi milli aðila, formfélagað með riti. Dómaúrskurðir Æðstu dómstóla Frakklands eru stöðugir á þessu máli: reynslutími sem ekki er tilgreindur í samningi telst ekki til staðar, jafnvel þótt stofnanir séu fyrir því (Cass. soc., 10. júlí 2013, n°12-16.659). Vinnusamningurinn verður því að tilgreina lengd hans og ef til vill skilyrði endurnýjunar hans.

Lagaleg lengd reynslutíma eftir samningsgerð

Hámarkslendir fyrir ótímabundin starf

Fyrir samninga um ótímabundið starf setur grein L.1221-21 í vinnulögum hámarkslengdir eftir faglegum flokki:

• Verkamenn og starfsmenn: 2 mánuðir

• Framkvæmdastjórar og tæknimenn: 3 mánuðir

• Stjórnendur: 4 mánuðir

Þessar lengdir má stytta með samningssamkomulag eða samningnum sjálfum, en ekki framlengja umfram lagaleg þak, nema með samningsákvörðunum sem eru eldri en lög frá 25. júní 2008 og hagstæðari fyrir starfsmenn.

Mikilvægt: ef stofnun kveður á um styttri reynslutíma er þessi lengd sem gildir, í samræmi við hagstæðasta meginregluna.

Hámarkslendir fyrir tímabundin starf

Fyrir samninga um tímabundið starf setur grein L.1242-10 í vinnulögum reynslutíma reiknað sem einn dagur á viku, en þó ekki yfir:

• 2 vikur fyrir CDD með lengd jafn eða minni en 6 mánuðir

• 1 mánuð fyrir CDD með lengd stærri en 6 mánuðir

Aftur geta stofnanir kveðið á um mismunandi lengdir, með því skilyrði að vera hagstæðari starfsmanni.

Sértilfelli: endurnýjun reynslutíma

Endurnýjun reynslutímans er möguleg aðeins undir þremur uppsöfnuðum skilyrðum:

• Möguleiki endurnýjunar verður að vera beinlínis tilgreindur í stofnanasamningi ;

• Endurnýjun verður að vera tilgreind í upphaflegum vinnusamningi ;

• Starfsmaður verður að veita beint samkomulag við endurnýjun — óbeint eða talið samkomulag nægir ekki.

Heildarlendir (upphaflegir tími + endurnýjun) mega ekki fara yfir eftirfarandi þak: 4 mánuðir fyrir verkamenn/starfsmenn, 6 mánuðir fyrir framkvæmdastjóra og tæknimenn, 8 mánuðir fyrir stjórnendur. Þessar takmarkanir eru algjörlega lögbundnar: allar samningsákvæði eða stofnanaákvörðun sem fara yfir þær eru endalaus ógild.

Reglur um rift reynslutíma

Rift frá vinnuveitanda

Vinnuveitandi getur hætt reynslutímanum án þess að þurfa að ákvarða eða réttlæta sérstaklega ástæðu — það er ein af grundvallareinni varðandi prófun. Þó skal riftunin ekki vera óeðlileg eða mismunun (gr. L.1132-1 í vinnulögum). Æðsti dómstóll hefur þannig refað riftunum sem byggðust á meðgöngu, stéttarfélagsfélagi eða fötlun starfsmanns.

Vinnuveitandi verður að virða fyrirvara þar sem lengd fer eftir starfaldri starfsmannsins í fyrirtækjum (gr. L.1221-25):

• Minni en 8 dagar dvöl: 24 klukkustundir

• Á milli 8 daga og 1 mánaðar: 48 klukkustundir

• Á milli 1 og 3 mánaða: 2 vikur

• Meira en 3 mánuðir: 1 mánuð

Ef ekki er virt þessi frestur opna rétt til bóta sem jafngildir launum og kostum sem starfsmaðurinn hefði fengið á tímabili fyrirvarans sem ekki var að fullu skipt.

Rift frá starfsmanni

Starfsmaðurinn nýtur samhverfrar frelsis: hann getur rift reynslutímanum hvenær sem honum þykir best, án skýringa. Hann verður þó að virta fyrirvara um 24 klukkustundir (ef minni en 8 dagar dvöl) eða 48 klukkustundir þar að framan. Þessir frestur eru eins hvort sem um CDI eða CDD er að ræða.

Gildruglarnir sem á að forðast: ógild, óeðlileg og endurflokkun

Margar aðstæður geta veikt riftun eða leitt til endurflokkunar hennar sem uppsagnar án raunverulegra og meðalgildu ástæðu:

• Rift eftir lok reynslutíma: ef vinnuveitandi lætur starfsmanninn vinna umfram frest án þess að rift eða staðfesta, er vinnusamband fest og aðeins uppsagnarferli er mögulegt.

• Virðing ekki fyrir fyrirvara: riftunin gildir enn en gerir starfsmann gagnsæja fyrir bótum.

• Mismunun ástæða: riftun getur verið ógildin og valdið bótum fyrir tjón.

• Engin skrifleg tilnefning: eins og áður kom fram, reynslutími sem ekki er tilgreindur er ógildir.

Fyrir HR teymi gerir stafræn stjórnun vinnusamninga með rafrænni undirritun fyrir HR kleift að tryggja dagsetning undirskriftar, varðveita tímastimpla sönnun og tryggja að öll ákvæði — þar með talið reynslutími — hafi verið samþykkt af starfsmanni fyrir upphaf starfs.

Gagnastjórnun og stafræn þróun vinnusamninga

Gildi sönnunarafls samnings sem undirritaður er rafrænt

Frá því að reglugerðin eIDAS var flutt yfir á franska lög hefur vinnusamningur undirritaður rafrænt sömu laglegu gildi og pappírssamningur, að því gefnu að undirritunin uppfylli kröfur gr. 1366 borgaralegra laga. Fyrir CDI eða CDD sem inniheldur reynslutíma nægir einföld rafræn undirritun í flestum tilfellum; ítarlega eða hæfu undirritun er ráðlögð fyrir stefnumerkar stöður eða stofnanir sem berjast gegn styrkum aðferðum.

Heildarmálsmeðferð rafrænnar undirskriftar skýrir undirritunarstig sem gilda eftir tegundum HR-skjala.

Tímastimpill og sönnun á samþykki á reynslutíma

Einn af algengari deilum um reynslutíma varðar einmitt dagsetningu undirritunar samnings: starfsmaður getur haldið því fram að hann hafi undirritað eftir að hafa tekið við starfi, sem gerir reynslutímaakvæði ónotandi (dómaúrskurðir telja að reynslutíminn verði að vera tilgreindur fyrir eða neðst við upphaf starfa). Rafrænt undirritakerfi með tímastimpli leysir þetta vandamál endanlega með því að framleiða ótvívíða sönnun um nákvæma dagsetningu og tíma undirskriftar.

Lagaleg geymsla og varðveituartímabil

Vinnusamningar verða að geyma á meðan vinnusambandið endalaust og að minnsta kosti 5 ár eftir rift samnings, vegna almennra réttarheimildar fyrir starfskröfum (gr. L.3245-1 í vinnulögum). Rafrænar undirritakerfi sem eru í samræmi við reglur bjóða upp á geymslu með gildi sönnunargagna sem einfaldrar þessa skyldu. Til að bera saman fáanlegar lausnir gefur samanburð á rafrænum undirritakerfum skipulegt yfirsýn.

Lagaumhverfi reynslutíma

Reynslutíminn er fyrst og fremst stjórnað af greinum L.1221-19 til L.1221-26 í vinnulögum, sem eru frá lögum nr. 2008-596 frá 25. júní 2008 um nútímavæðingu vinnumarkaðar. Þessi ákvæði settu sameinað lagaramma og enduðu á misræmi fyrri samningsfyrirkomulags.

Helstu lagaskilyrðistekin:

• Gr. L.1221-20: skilgreining og tilgangur reynslutíma

• Gr. L.1221-21: hámarkslengdir eftir faglegum flokki (CDI)

• Gr. L.1221-22: viðeigandi samningsákvæði

• Gr. L.1221-23: skilyrði endurnýjunar

• Gr. L.1221-24: staða reynslutíma ef samningir halda áfram

• Gr. L.1221-25: fyrirvari ef vinnuveitandi riftar

• Gr. L.1221-26: fyrirvari ef starfsmaður riftar

• Gr. L.1242-10: reynslutími í CDD

• Gr. L.3245-1: fimm ára fyrirskip fyrir starfskröfur

Mismununarvarnarreglur: Öll rift reynslutíma sem byggist á mismunandi krítaríum er endalaus ógildin samkvæmt grein L.1132-1 vinnulaga, sem bannað öll greinarmun sem byggist á uppruna, kyni, meðgöngu, aðild stéttarfélags, fötlun eða öðrum varnum viðmiðum. Sönnunarbyrðin er breytilega: starfsmaðurinn verður að framvísast staðreyndum sem ættu að valda áliti um mismunun og það er þá á vinnuveitanda að sanna að riftunin byggist á hlutlægum þáttum án mismununar.

Rafræn undirritun og gildi sönnunarafls: Þegar vinnusamningur er undirritaður rafrænt er laglegt gildi hans tryggt af greinum 1366 og 1367 borgaralegra laga, sem setja jafngildismeginregluna milli rafrænna og pappírsskrifa, með því skilyrði að undirritunin geri kleift að auðkenna höfund hennar og tryggi heilleika skjalsins. Reglugerð eIDAS n°910/2014 frá Evrópuþinginu og ráðinu, beinlínis gildandi í Frakklandi, aðgreinir þrjú undirritunarstig (einfalda, ítarlega, hæfu) og setur skilyrði fyrir gagnkvæmri viðurkenningu milli aðildarlanda. Staðlar ETSI EN 319 132 tilgreina tæknilegar kröfur sem gilda um ítarleg undirskriftir á XAdES/PAdES-sniðum.

GDPR og persónuticl: Meðhöndlun persónuupplýsinga starfsmanns við undirritun rafrænnar samnings er háð reglugerð (ESB) 2016/679 (GDPR). Vinnuveitandi, sem ábyrg aðili fyrir meðhöndlun, verður að upplýsa starfsmanninn um tilgang meðhöndlunar, varðveituartímabil gagna og réttindi hans (aðgang, leiðrétting, eyðing). Veita rafrænnar undirskriftar koma fram sem undirverktakar og verða að undirrita gagnameðhöndlunarsamninga (DPA) í samræmi við 28. grein GDPR.

Raunverulegir notkunartilfellir

Tilfelli 1: lítil iðnaðarfyrirtæki sem stýrir tugi ráðninga á ári

Lítil iðnaðarfyrirtæki með um 150 starfsmenn og að meðaltali 40 ráðningar á ári, þar sem flestir eru verkamenn og tæknimenn í CDI. Fram til 2024 voru samningar sendir með pósti eða afhentir beint sem leiddi oft til 3-5 daga tafar milli ákvörðunar um ráðningu og raunverulegrar undirskriftar samnings. Í nokkrum tilfellum höfðu starfsmenn tekið við starfi fyrir formleg undirritun, sem benti á hættu á andmælum um reynslutímaakvæði.

Með því að nota rafræna undirritunarlausn fyrir ráðningarsamninga dró fyrirtækið þennan tíma niður í minni en 4 klukkustundir að meðaltali. Sjálfvirk tímastimpil fyrir hverja undirritun tryggir nú að samningur — þar með talið reynslutími — sé undirritaður fyrir upphaf starfs. Skaðavaldatilfellum sem tengdust reynslutíma fækkaði um 80% á tveimur næstu árabilum, samkvæmt mati HR deildar.

Tilfelli 2: stjórnunarráðgjafarfyrirtæki með mikla veltu stjórnenda

Ráðgjafarfyrirtæki með 60 samstarfsmenn, þar sem stór meirihluti eru stjórnendur, endurnýjar reglulega teymi sitt. Stjórnendur njóta 4 mánaða reynslutíma, endurnýjanlegur einu sinni samkvæmt viðeigandi stofnanasamningi, sem jafngildir 8 mánaða heildartynd. Handvirk umsjón endurnýjunar — endurkall með tölvupósti, söfnun á samþykki, geymsla bréfa — krafðist um 2 klukkustunda fyrir hvert mál fyrir HR aðstoðarmanninn.

Frá því fyrirtækið tók upp rafræna undirritunarvefsamstöð sem er tengd SIRH-kerfi sínu sendir fyrirtækið endurskrifun endurnýjunar sjálfkrafa 15 dögum fyrir lok upphaflegs tímabils. Starfsmaðurinn skrifar undir á netinu, samþykki hans er tímastimplað og skjalið er geymt með gildi sönnunargagna. Meðaltími fyrir hvert mál hefur minnkað í minni en 20 mínútur, sem jafngildir um 90% hagnaði á þessari stjórnunarverkefni.

Tilfelli 3: flóki heilbrigðisstarfsstofnanna sem stýrir CDD skiptistundum

Spítali með um 1.200 rúm ræður oft hjúkrunarfræðinga og aðstoðarmenn með CDD skiptistundum, oft fyrir 1-3 mánaðar tíma. Fyrir þessa samninga er reynslutími reiknaður sem einn dagur á viku sem myndar mjög stutta tíma (stundum aðeins 1-2 vikur). Glugginn til að rift reynslutíma er þannig þröngur og jafnvel lítil seinkun á undirritun samnings getur gert hann nánast ómögulegt að beita.

Með því að stafræna ráðningarsamninga með lausn sem er í samræmi við eIDAS tryggir heilsugæslan að hver starfsmaður fái og skrifi undir samning sitt fyrir fyrstu dvöl — jafnvel á brýnum skiptistundum um helgina. Meðalúthimingin fyrir undirritun hefur minnkað frá 2 dögum í minni en 45 mínútur. Þessi áreiðanleiki gagna hefur gert kleift að tryggja stjórnun riftunar reynslutíma og minnka hættu á deilum fyrir dómstóla.

Lok

Reynslutíminn er dýrðlegt lagaverkfæri til að tryggja upphafsvinnusambandið, en skilvirkni hans fer algjörlega eftir virðingu formlegra reglna: beinlínis ákvörðun í samningi, lagaleg og samningsbundin lengd, fyrirvari í tilfelli riftunar. Jafnvel lítilætileg óregla — samningur undirritaður eftir upphaf starfs, endurnýjun án beins samþykkis, rift sem byggð er á mismunandi viðmiðum — getur valdið vinnuveitanda endurflokkun eða verulegum dómsúrskurðum.

Stafræn þróun vinnusamninga með rafrænni undirritun myndar í dag sterkustu svarið á þessum spurningum: það tryggir tímastimpla undirskriftar, tryggir sönnun samþykkis reynslutímaakvæðis og auðveldar lagalega geymslu skjala. Certyneo leiðbeinir þér um að gera HR ferli þín í samræmi við reglur. Finndu okkar tilboð og hafðu ókeypis prufukeyrðu á Certyneo.