Fagleg þjálfun: Skuldbindingar og fjármögnun

Inngangur

Fagleg þjálfun er kjarninn í skuldbindingum franskra vinnuveitenda síðan lög frá 5. september 2018 „til að bjóða fólki frelsi til að velja sína faglegegu framtíð". Á hverju ári eyða fyrirtæki mörgum milljörðum evra í þróun hæfileika starfsmanna sinna, að öðrum kosti þurfa þau að bera málsoknarkostnað og félagslegar refsingar. Endalaust, framboð mismunandi tækja — CPF, þróunaráætlun hæfileika, OPCO, Pro-A — getur stundum virst erfitt. Þessi grein kynnir þér á ítarlegum hátti lagalegar skuldbindingar sem standa til vinnuveitenda, tiltæk fjármögnunarkerfi, og hvernig rafræn gagnavinnsla stjórnsýsluskjala, sérstaklega með rafrænum undirskriftum í fyrirtækjum, einfalda stjórnun á verkefnum þínum.

---

Lagalegar skuldbindingar vinnuveitenda varðandi þjálfun

Skylda til aðlögunar og viðhalds atvinnu

Grein L. 6321-1 í franskum vinnulögum felur á alla vinnuveitendur að sjá til þess að starfsmenn aðlagi sig að starfsstofu sinni og að viðhalda getu þeirra til að gegna starfi, með tilliti til sérstaklega þróunar starfa, tækni og skipulags. Þessi skylda er almenn og varanleg: hún takmarkast ekki einungis við fjármálastyrki fyrir þjálfun, heldur felur í sér virka leið til að bera kennsl á þarfir.

Dómstólaúrskurðir frá Cassation-dómstólnum hafa stigvaxandi styrkt þessa skyldu. Úrskurður frá 23. október 2019 (nr. 18-16.539) minnir á að vinnuveitandi sem getur ekki sýnt fram á neinar þjálfaraðgerðir yfir mörg ár gæti átt ábyrg fyrir hættu ef starfsmenn eru sagt upp störfum vegna ófullnægjandi faglegra hæfni.

Fjárhagsleg framlag til þjálfunar

Frá 1. janúar 2022 hefur söfnun þjálfunarframlaga verið sameinuð. Reglurnar eru sem hér segir:

• Fyrirtæki með færri en 11 starfsmenn: framlag sem nemur 0,55 % af brúttó launum.

• Fyrirtæki með 11 til 49 starfsmenn: framlag sem nemur 1 % af brúttó launum.

• Fyrirtæki með 50 starfsmenn og fleiri: framlag sem nemur 1 % af brúttó launum, með hluta sem er tileinkaður CPF-fjármögnun fyrir tímabundna samninga (1 % af launamörkum tímabundinna samninga).

Þessi framlög eru tilkynnt með DSN (Tilkynning um nafngreindan samfélagslega stöðu) og söfnuð af URSSAF frá 1. janúar 2022, áður en þau eru endurgreidd til viðeigandi OPCO og France Compétences.

Starfsfarssamtöl: tvöárlíka skylda

Allir starfsmenn með að minnsta kosti tveggja ára starfsferil verða að fá starfsfarsamtöl á tveggja ára fresti, aðgreind frá árlegri endurmati á frammistöðu. Þessi samtal er tileinkaðu sjónarmiðum um starfsfarsþróun starfsmanna (hæfni, starf). Á sex ára fresti verður endurgjöf um starfsferil hans í fyrirtækinu að fara fram.

Ef vinnuveitandi hefur ekki staðið við þessa skyldu á sex ára tímabili og starfsmaður hefur ekki fengið að minnsta kosti eina óábundna þjálfun, verður CPF-reikningur hans að bætast með 3.000 evrum (fyrir fyrirtæki með 50 starfsmenn og fleiri). Rafræn vinnsla þessara samtala með tölvuverkfærum mannauðsstjórnunar, tengd rafrænu undirskriftarlausn fyrir mannauðsdeildina, tryggir fullkomna rekjanleika og forðar þessar sektir.

---

Fjármögnunarúrræði faglegrar þjálfunar

Persónulegur þjálfarreikningur (CPF)

Stofnað með lögum frá 5. mars 2014 og djúpt endurform árið 2018 er CPF alls-umfangandi réttindi bundin við virka einstaklinga, frá komu þeirra á vinnumarkaðinn til starfsloka. Frá 1. janúar 2019 hefur honum verið matur í evrum og ekki tímum:

• 500 evrar á ári fyrir starfsmenn í fullu starfi, allt að 5.000 evrum.

• 800 evrar á ári fyrir starfsmenn með litla hæfni (án hæfnisflokks V), allt að 8.000 evrum.

Frá 1. maí 2024 er beðið um 100 evra hlutfallslegt athugasemd fyrir hvern handhafa fyrir alla þjálfun sem fjármögnuð er með CPF (nema undantekningar: atvinnuleitendur, akstursgæðir, vinnuveitandaframlög). Þessi aðgerð miðar að því að gera bótaþega ábyrga og draga úr svikum, sem áætlað er að milljón evra samkvæmt skýrslum frá Cour des comptes.

Þróunaráætlun hæfileika

Áætlun um þróun hæfileika (áður „þjálfaráætlun") er tæki sem eingöngu er í höndum vinnuveitandans. Hún telur upp allar þjálfaraðgerðir sem fyrirtækið ætlar að framkvæma fyrir starfsmenn sína. Hún samanstendur af:

• Áskilinni þjálfun (sem knúin er af lögum eða sameiginlegum samningum): þeir mynda raunverulega vinnuvinnu og eru að fullu þeir sáðir af vinnuveitandanum.

• Óáskilinni þjálfun: þeir geta, við ákveðnar aðstæður, farið fram fyrir utan vinnustig.

OPCO (Operators of Competences) fjármagna allt eða hluta af kennsluskilum þjálfunar sem skráð er í áætluninni, sérstaklega fyrir fyrirtæki með færri en 50 starfsmenn. Hver starfsgrein er fest við ákveðinn OPCO (Constructys, OPCO EP, AFDAS, o.s.frv.).

Pro-A (endursnúningur eða aukning með skiptingu)

Pro-A leyfir starfsmanni, með samþykki vinnuveitanda, að fylgja þjálfarverkefni sem er skipt (tímabil í fyrirtæki + tímabil í þjálfarstöð) til að skipta um starfsgrein eða komast á hærra hæfnilestur. Það er bundið við starfsmenn þar sem hæfnilestur er minni en grunnnám (Bac+3). Kennsluskilar eru þeir sáðir af OPCO-starfsgreinarinnar, samkvæmt hámarki sem skilgreind eru með samningi starfsgreinarinnar.

FNE-Þjálfun og önnur óvenjuleg tæki

Á tímum efnahagsörðuleika geta fyrirtæki nýtt FNE-Þjálfun (Landssjóður til atvinnuverndar), sem gerir kleift að fjármagna þjálfun fyrir starfsmenn sem settir eru í aðra starfsemi eða aðra starfsemi í langan tíð (APLD). Ríkið tekur á sig verulegan hluta af kennsluskilum og gerir því kleift að viðhalda og þróa hæfni á meðan á þunglyndu ástandi stendur.

---

Hlutverk OPCO í fjármögnun og stuðningi

Verkefni og umfang OPCO

Frá umbótum árið 2018 voru 20 eldri OPCA sameinuð í 11 OPCO, skipt eftir starfsgreinum. Helstu verkefni þeirra eru:

• Fjármögnun skiptingar: yfirborð kostnaðar við samninga um iðna og faglegheit samkvæmt fjármögnunarstigum (NPEC) sem France Compétences setur fram.

• Framfylgja fyrirtækjum: aðstoðun fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki við gerð og fjármögnun áætlunar um þróun hæfileika.

• Fjárhagskerfi: endurdreifing lagalegra framlaga sem URSSAF safna.

Fyrir fyrirtæki með færri en 50 starfsmenn geta OPCO tekið að fullu á sig kennsuskilum innan takmarks tiltækra gjalda. Þess vegna er mikilvægt að leggja fram beiðnir um fjármögnun áður en þjálfun hefst.

Bæta fram við OPCO

Góð stjórn beiðna um fjármögnun felur í sér ítarlega skjöl: þjálfarsamningar, ítarleg forrit, undirskriftarblöð, reikninga. Rafræn vinnsla þessara skjala, með virkni til að búa til samninga með gervigreind sem tengd er rafrænum undirskriftum, dregur verulega úr afgreiðslutímum og hættu á höfnun vegna ófullnægjandi skjala.

Fyrirtæki sem leggja fram beiðnir um fjármögnun í rafrænu sniði með rafrænum undirskriftum sjá að staðfestingartímar eru styttir um 40 til 60 % samkvæmt endurúrskurðum sem OPCO sjálf hafa birt.

---

Rafræn vinnsla þjálfunarskjala: álitamál um fylgni

Skjöl sem varðar rafrænar undirskriftir

Stjórnsýsluleg meðhöndlun þjálfunar skapar mörg samninga- og eftirlitsskjöl: þjálfarsamningar (skyldir þegar upphæð fer yfir ákveðin mark), samninga um iðna, samninga um faglegheit, CPF-skráningarblöð, breytingar á vinnusamningi sem tengd eru Pro-A. Öll þessi skjöl geta verið undirskrifuð með rafrænum hætti í samræmi við eIDAS-reglugerð og kröfur hennar um fylgni.

Sönnunargallar og undirskriftar stig

Fyrir þjálfunarsamninga er almennt háð rafræn undirskrift (stig 2 eIDAS-reglugerðar nr. 910/2014) og viðurkennd sem gild af OPCO og France Compétences. Fyrir iðna- og faglegheitarsamninga sem taka til ómynduga barna eða innihalda endurgreiðsluklausa getur hæf undirskrift verið mælt með til að styrkja sönnunargildi ef um deilur kemur.

Certyneo útvega þrjú undirskriftarstig sem skilgreind eru af eIDAS. Til að skilja muninn á þessum stigum og velja það sem hentar gögnum þínum um þjálfun skaltu heimsækja okkar heildarsöfnun um rafrænar undirskriftir.

Geymsla og rekjanleiki þjálfunar

Lögin krefjast þess að geymja þjálfunargögn í að minnsta kosti 3 ár (grein R. 6323-3 í franskum vinnulögum fyrir CPF), eða jafnvel 5 ár þegar um skattlega skyldur er að ræða. Kerfi fyrir rafræna geymslu sem er sannfært, sameinað við lögfest rafræna undirskriftarlausn, tryggir heilleika gagna og getur endalaust verið andvígur við URSSAF-athugun eða verkamannadeilur.

Lagalegur rammi sem gildir um fagleg þjálfun og rafræna vinnslu

Grundvallarskjöl um rétt faglegrar þjálfunar

Réttur til faglegs endurþjálfunar er aðallega settur fram í sjöttu kafla franskra vinnulaga (greinum L. 6111-1 og fleiri). Lög nr. 2018-771 frá 5. september 2018 „til að bjóða fólki frelsi til að velja sína faglegegu framtíð" mynda síðasta stærstu umbótaúrskurð kerfjanna. Það hefur sérstaklega:

• Stofnuð France Compétences (opinber stofnun sem ber ábyrgð á stjórnun og fjármögnun kerfisins)

• Endurform CPF í peningaleg réttindi

• Endurskipulagning OPCA í OPCO

• Endurform iðnleika og faglegheit (Qualiopi)

Frá 1. janúar 2022 er Qualiopi (gæðavottun þjálfarstofnana) skyld fyrir allar stofnanir sem leita að aðgangi að opinberum eða samsöfnuðum sjóðum.

Skjöl og lagalegt gildi rafrænna skjala

Þjálfarsamningar eru settir fram í grein L. 6353-1 franskra vinnulaga sem krefur þess að þeir séu formlega gerðir skriflega. Grein 1366 franskra borgaralaga gildir „rafrænt gögn hefur sömu sönnunargildi og gögn á pappíri, með fyrirvara um að tilkomumikil auðkenning á þeim aðila sem það kom frá og að það sé gert og varðveitt á leiðum sem tryggja heilleika þess". Grein 1367 franskra borgaralaga skilgreinir rafræna undirskrift sem „notkun áreiðanlegrar auðkenningaraðferðar sem tryggir tengingu hennar við verkið sem hún fylgir".

eIDAS-reglugerð og framfylgjandi tæknilegar staðla

Reglugerð (ESB) nr. 910/2014 Evrópuþingsins og ráðsins frá 23. júlí 2014 (eIDAS) setur evrópska lagaramma rafrænna undirskrifta. Það aðgreinir þrjú stig: einföld, háð og hæf. Veitendur traustverðra þjónustu sem hæfir eru (QTSP) eru skráðir á traustalista ríkjanna (Trusted Lists). Í Frakklandi gefur ANSSI út og heldur þessari lista. Staðlar ETSI EN 319 132 (XAdES), ETSI EN 319 122 (CAdES) og ETSI EN 319 142 (PAdES) skilgreina tæknilegar snið háðra og hæfra undirskrifta.

GDPR og gagnanotkun í samhengi þjálfunar

Meðhöndlun persónuupplýsinga starfsmanna í samhengi faglegs þjálfunar (CPF-rakningar, mat, gagnanotkun á LMS-kerfum) er að undanoskoti Reglugerð (ESB) nr. 2016/679 (GDPR). Vinnuveitandi, sem ábyrg aðili fyrir meðhöndlun, verður að:

• Hafa lagalega grunnstöðu (framkvæmd vinnusamnings eða lagaskyld fyrir skyldubundna þjálfun)

• Upplýsa starfsmenn með innri persónuverndarstefnu

• Tryggja öryggi gagnanna, í samræmi við 32. grein GDPR

• Ekki geyma gögn umfram nauðsynlega tíðni

Tilskipun NIS2 (Tilskipun (ESB) 2022/2555), sem flutt var í frönsk lög með lögum nr. 2024-449 frá 21. maí 2024, setur sterkari kröfur um netöryggi á starfrækninga tölvuþjónustu, þ.m.t. þjálfarpal á netinu með háa notkun.

Notkunaraðstæður: fagleg þjálfun og rafrænir undirskriftir

Atburðarás 1 — Lítil og meðalstór framleiðslufyrirtæki með 80 starfsmenn hagræða stjórnun á þjálfaráætlun

Framleiðslufyrirtæki sem stýrðu um 120 þjálfaraðgerðum á ári stóðu frammi fyrir endurtekinni vandamálum: samningar um þjálfun sem voru undirskrifaðir seint, pappírsfrit sem týndu sér og höfnun á gögnum frá OPCO vegna ófullnægjandi skjala. Með því að nota rafræna undirskriftarlausn fyrir öll gögn um þjálfun (samningar, undirskriftir, endurmat) minnkaði stjórnandi mannauðsdeildanna meðalskýrtíma samninga um 14 daga í minna en 48 klst. Hlutfall höfnunar gagna frá OPCO dróst úr 18 % í minna en 3 %, sem gerði kleift að endurheimta fjármögnun sem var áður týnd og spara um 15.000 til 25.000 evra á ári samkvæmt viðeigandi fjármögnunarmörkum fyrir starfsgreinina.

Atburðarás 2 — Qualiopi-vottuð þjálfarstofnun rafræn vinnslu á gagnstæðum gögnum

Framhaldsskóla-þjálfarstofnun sem var Qualiopi-vottuð og bauð upp á aðdrátt í bæði kennslu og fjarfernir fyrir starfsmenn og atvinnuleitendur hafði að stjórna hundruðum þjálfarsamningum á mánuði. Handskrifuð undirskrift felur í sér tafir á postinn, póstkostnað og mikinn líkamlega geymslu. Með því að samþætta API-leysi rafrænna undirskrifta í stjórnunarkerfi sínu (LMS) gerði stofnunin sjálfkrafa sendingu og söfnun undirskrifta fyrir samninga og reglur á innri. Niðurstaðan: minnkun um 65 % á tíma sem varið er í stjórnsýsluleg gögn, styrkt Qualiopi-fylgni vegna tímastimpulreiknings skjala og aukin endurspegun í reynslu iðnaðarmanna (miðjan getraunaðs til að slóða til kennslugagna styttri um nokkra daga).

Atburðarás 3 — Dreififlokki undirritaðir iðnasamt samninga til fjars

Dreififlokki sem hafði þess margar útibúa um allt landið réð á hverju ári um 150 til 200 iðnaðarmenn. Undirritun á iðnasamningum felur í sér sveig milli leiðbeinenda í verslunum, iðnaðarmanna (oft unglingum), löglega framfylgjenda þeirra, CFA og aðalstöðvar mannauðsdeildanna. Með því að samþykkja hæfu rafræna undirskriftarflæði fyrir samninga með unglingum og háðu fyrir samninga með fullorðnum fækkaði flokki endanlegum gögnum um iðnaðarskrár um 3 vikum í 5 virkdaga að meðaltali. Miðstöðun undirritaðra gagna í traustu gagnageymslukerfum auðveldaði einnig eftirlitið með vinnueftirlitinu og sendingu gagna til OPCO.

Niðurlausn

Fagleg þjálfun er miklu meira en lagaleg skylda: hún er stefnumótunar leið til samkeppnisgetu og tryggja hæfileika. Að skilja reglur um framlag, CPF-, Pro-A- og OPCO-úrræði, og tilheyrandi skjölakröfur, er óendranlegur fyrir alla forstöðumenn eða mannauðsfólk árið 2026. Rafræn vinnsla þjálfunarskjala — samningar, iðnasúið, endurmat — gefur mikinn hagnaðar og styrkir eftirlitsfylgni.

Certyneo fylgir mannauðsteymum og þjálfarstofnunum í rafrænum undirskriftum á viðkvæðum gögnum, með undirskriftarstigum sem eru í samræmi við eIDAS og auðveldri samþættingu í núverandi verkfærum. Lestu hvað við bjóðum með því að heimsækja okkar Certyneo verðsíðu, eða metið hagnaðinn þinn með okkar ROI reiknivél.