Samræmi Laga Vinnuréttur: Skyldur Vinnuveitanda

Samræmi laga í vinnurétti er stefnumótandi mikilvægi fyrir öll fyrirtæki, óháð stærð. Í Frakklandi setur vinnulög á vinnuveitu ýmsar og ákveðnar skyldur sem ná yfir gerð samninga, stjórnun orlofs, forvarnir gegn starfstengdum hættu og vernd á persónuupplýsingum starfsmanna. Vanræksla á þessum skyldum getur leitt til stjórnsýslu-, refsi- og borgaralegra sekta sem geta verið miklar. Í samhengi hröðaðrar stafrænnar breytingar vekja spurningar um lagalegt gildi þess að geyma HR-skjöl stafrænt — vinnusamninga, breytingaskjöl, fyrirtækjasamninga — nýjar spurningar um réttmæti. Þessi grein gerir grein fyrir meginskyldum vinnuveitanda, tengdum áhættum og bestu aðferðum til að tryggja samræmi laga í vinnurétti.

Grundvallaraðlagskyldur vinnuveitanda

Vinnuveitandi er skylduð til að mynda skrítlega samninga um vinnusambandið í flestum tilvikum. Þessi skylda, sem lengi var bundin við samninga með ákveðnum tíma (CDD), hefur stækkað mikið undir áhrifum evrópskra laga.

Vinnusamningur: skyldubundinn efni og tímamörk

Frá innleiðingu tilskipunar (EU) 2019/1152 um gagljós og fyrirsjáanlegar vinnukjör, sem er sett inn í greinum L1221-5 og því næst í vinnulögum, verður vinnuveitandi að skila starfsmanni skriflegum skjali innan sjö dagur eftir ráðningu, sem inniheldur a.m.k.:

• Auðkenni aðila og vinnustaðir

• Titill stöðu, atvinnuflokkun og eðli vinnu

• Upphafsdagur vinnusambands

• Vinnutími (fullt starf eða hlutastarf)

• Launin (grunnlaun, bónusir og hlunnindi)

• Árleg orlofsdagur

• Málsmeðferð sem vinnuveitandi og starfsmaður verða að fylgja við uppsögn vinnusambands

• Gildandi kjarasamningar

Fyrir stöðugs samninga, þó engin formleg skriflég skylda sé fyrir samningnum sjálfum samkvæmt vinnulögum, er afhending eins skjals um upplýsingagjöf (DUI) nú skylduborin frá 1. ágúst 2022. Vanræksla á þessari skyldu útsetur vinnuveitu fyrir sekt upp á 750 € fyrir hvern starfsmann sem um ræðir (brot af 4. flokki).

Breytingaskjöl og breytingar á vinnusamningi

Allar breytingar á verulegum þáttum vinnusamnings — launum, vinnutíma, vinnustað sem felur í sér breytingu á landfræðilegu svæði — krefjast skriflegs samþykkis frá starfsmanni. Dómsréttarfornir Fullorðingaréttar Frakklands eru stöðugir um þetta: einhliða breyting á verulegum þætti myndar alvarleg brot sem getur réttlætt athöfn starfsmanns vegna galla hjá vinnuveitanda (Cass. Soc., 8. október 1987, nr. 84-41.902 og stöðug réttar).

Stafrænni umhirðu á þessum skjölum með rafrænum undirritunarlausn fyrir HR gerir kleift að hraða ferlis á meðan tryggt er að rakning og sönnunargild skiptigagna séu viðhaldið.

Skyldur er varðar heilsu, öryggi og forvarnir gegn áhættu

Grein L4121-1 vinnulaga setur fram ábylgjan skyldu um öryggis endanleg árangur gagnvart starfsmönnum. Þessi skylda snýst um nokkur skyldubundin skjalavinnuskjöl.

Eitt skjal um mat á starfstengdum hættu (DUERP)

DUERP er skyldubundið fyrir öll fyrirtæki frá fyrsta starfsmanni, samkvæmt tilskipun nr. 2001-1016 frá 5. nóvember 2001, breytt með lögum nr. 2021-1018 frá 2. ágúst 2021 sem kallast "Lög um heilsu á vinnustað". Frá 1. júlí 2023 fyrir fyrirtæki með fleiri en 150 starfsmann (og frá 1. júlí 2024 fyrir önnur), verður DUERP að leggja fram á tileinkaðri stafræn gátt sem stjórnuð af OPCO.

DUERP verður að vera uppfært:

• Að lágmarki einu sinni á ári hjá fyrirtækjum með 11 starfsmenn eða fleiri

• Þegar veruleg ákvarðan um aðlögun sem breytir vinnuaðstæðum er tekin

• Þegar frekari upplýsingar um hættu eru fengnar

Refsing fyrir vanrækslu: skortur á DUERP telst skelfilegt gálandi vinnuveitanda við slys á vinnustað eða starfstengda veikindi og opnar rétt til hækkunar lífeyris fyrir starfsmann (Cass. Soc., 28. febrúar 2002, nr. 00-11.793).

Þjálfun um öryggismál og skyldubundin skrár

Vinnuveitandi verður að skipuleggja hagnýta og viðeigandi öryggisþjálfun fyrir alla nýlega ráðna starfsmenn, við breytingu á starfi eða tækni (grein L4141-2 vinnulaga). Þessi þjálfun verður að vera skráð í þjálfunarskrá. Að auki er vinnuveitandi skylduð til að halda uppfærðum:

• Einnig skrá yfir starfsmenn (grein L1221-13)

• Skrá yfir léttar slys á vinnustað (fyrir fyrirtæki sem hafa heimild)

• Öryggisreglu fyrir ERP eða stofnun sem falla undir vinnulög

Stafrænning þessara skráa er leyfð við skilyrði um að tryggt sé heilleiki þeirra, aðgengi og óbreytt staða, sem leyft er með ítarlegum rafrænum undirritunarlausnum í samræmi við eIDAS-reglugerðina.

Skyldur vinnuveitanda varðandi vinnutíma og laun

Framfylgni á reglum um vinnutíma og launagreiðslu eru ein helstu rannsóknarsviðið vinnueftirlits.

Hámarksvaranir og skyldubundinn hvíld

Vinnulög setja strangar mörk:

• Hámarks dagleg tímalengd: 10 klst. (grein L3121-18), hægt að bæta upp í 12 klst. með undantekningu

• Hámarks vikuleg tímalengd: 48 klst. á tiltekinni viku (grein L3121-20) og 44 klst. að meðaltali yfir 12 daga í röð (grein L3121-22)

• Daglegur hvíld: lágmark 11 klukkustundir í röð (grein L3131-1)

• Vikulegur hvíld: lágmark 35 klukkustundir í röð (24 klst. + 11 klst. daglegrar hvíldar)

Samninga um dagvinnukaup, gildandi fyrir stjórnendur og ákveðna sjálfstæða starfsmenn, hlýða sérstökum reglum og verða óhagrannsóknarlega að byggja á gildri samningalegri sátt (grein L3121-64). Vinnuveitandi verður einnig að tryggja reglulega eftirlitsstarfsemi með vinnuálagi starfsmannsins sem starfar eftir dagvinnukaupum, annars gæti dagvinnukaupin orðið andvígfær.

Launaseðill og tengdar skyldur

Stafrænir launaseðlar eru nú norm frá tilskipun nr. 2017-1387 frá 22. september 2017: vinnuveitandi getur látið starfsmann fá launaseðilinn rafrænt án fyrirfram samþykkis starfmanns, nema starfsmaður andmæli því. Launaseðill verður að geymdur í 5 ár af vinnuveitanda og gerðir aðgengilegir starfsmanni í 50 ár eða til 75 ára aldurs hans með aðstöðu fyrir einkakjósa eða öðru vernduðu stafrænu rými.

Samræmi launaseðilsins felur einnig í sér að virða einfalda framsetningu sem kemur frá tilskipun nr. 2016-190 frá 25. febrúar 2016 (líkan vinnumálaráðuneytis).

Skyldur tengdar fulltrúum starfsmanna og samningagerðum

Frá því að tiltekin stoðir starfsmannafjölda eru náðir, stendur vinnuveitandi frammi fyrir viðbótarkyldum varðandi félagslega stjórn.

Félagsleg og efnahagsleg nefnd (CSE)

Frá Macron-tilskipunum frá 22. september 2017 (tilskipun nr. 2017-1386), verða öll fyrirtæki með að lágmarki 11 starfsmenn að skipuleggja kosningar til að stofna félagslega og efnahagslega nefnd (CSE). Vinnuveitandi verður:

• Skipuleggja kosningar innan 90 daga frá því starfsmenn eru upplýstir

• Veita CSE nauðsynlega úrræði (herbergi, umboðstíma, fjárveiting)

• Upplýsa og ráðfæra sig við CSE um stefnumótandi stefnu, efnahagslega stöðu og félagslega stefnu fyrirtækisins

Skortur á stofnun CSE eða skipulagningu kosninga er deilkennislegur málshöfði með 7 500 € sekt fyrir lögaðilinn (grein L2317-1 vinnulaga).

Skyldusamning í fyrirtæki (NOE)

Í fyrirtækjum með stéttarfélags fulltrúa er vinnuveitandi skylduð til að hefja samningaviðræður samkvæmt eftirfarandi tíðni (greinum L2242-1 og eftir):

• Á hverju ári: um laun, vinnutíma, deilingu virðisaukans og fagglega jafnrétti

• Á þriggja ára fresti: um stjórnun atvinnu og starfsferil (GEPP) í fyrirtækjum með fleiri en 300 starfsmenn

Rafræn undirritun á samningum um samningaviðræður og fyrirtækjasamningum, með rafrænum undirritunarlausn í samræmi við eIDAS-reglugerðina, veitir aukna sönnunargild og einfaldar innhreyfingu á TéléAccords-gáttinni.

Vernd persónuupplýsinga starfsmanna: skylda samkvæmt GDPR sem er innbyggð

Vinnuveitandi, sem meginverkstjóri samkvæmt GDPR (Reglugerð (EU) 2016/679), verður að hlýða sérkenndum skyldum innan samhengis vinnusambands.

HR-vinnslur og lagaleg grundvöllur

Vinnslur persónuupplýsinga starfsmanna verða að byggjast á gildri lagalegri grundvelli. Innan starfasamhengis eru helstu lagalegu grunnar sem notaðir eru:

• Framfylgni á vinnusamningi (grein 6.1.b GDPR) til að stjórna launum, orlofum, þjálfun

• Lagaleg skylda (grein 6.1.c) fyrir DSN-tilkynningu, skráningu skyldubundna skráa

• Lögmæt hagsmunir (grein 6.1.f) fyrir ákveðna eftirlitsaðstöðu, með tilliti til ríkrar jöfnunar

Vinnuveitandi verður að upplýsa starfsmenn um tilvist vinnslna sem varðar þá með upplýsingaskilum sem hentar samningnum við vinnusamninga (grein 13 GDPR). Skrá um starfsemi vinnslu (RAT) verður óhagrannsóknarlega að skrá HR-vinnslur.

Geymsluendanir og réttur til eyðingar

CNIL hefur gefið út greinarflokka sem skýra geymsluendanir sem gilda um HR-gögn. Sem dæmi:

• Umsóknargögn sem ekki eru valin: 2 ár að hámarki

• Vinnusamninga og tengd skjöl: 5 ár eftir endalok samninga

• Launaseðlar: 5 ár (vinnuveitandi) og gerðir aðgengilegir í 50 ár (starfsmaður)

• Myndbandsgögn í fyrirtæki: 1 mánuði samkvæmt almennum reglum

Fyrirtæki sem stafrænna HR-ferla sína verða að samþætta þessar takmarkanir í stefnu sinni um skjalastjórnun. Finndu út hvernig AI-samningagenerator Certyneo getur aðstoðað þig við að framleiða skjöl sem eru í samræmi við gildandi lagalegar kröfur.

Lagalegur rammi sem gildir um samræmi vinnuveitanda í vinnurétti

Samræmi vinnuveitanda í vinnurétti er skilgreint innan þéttrar reglusetningar sem sameinir innlendan rétt og evrópska rétt.

Vinnulög (löggjafar- og reglusetnir hluti): grundvallargrunnur stjórnar öllum einstökum og sameiginlegum vinnusamböndum. Greinum L1221-1 og áframhald stjórna vinnusamningi, en greinum L4121-1 til L4121-5 skilgreina öryggisskyldur vinnuveitanda.

Tilskipun (EU) 2019/1152 frá 20. júní 2019 um gagljós og fyrirsjáanlegar vinnukjör innan Evrópusambandsins, sem innleidd var í franska rétt með tilskipun nr. 2022-1173 frá 25. ágúst 2022: hún krefst þess að skjal um einstaklinga upplysingagjöf (DUI) sé afhent innan sjö daga frá ráðningu.

Reglugerð eIDAS nr. 910/2014 og hennar arftaki eIDAS 2.0 (Reglugerð (EU) 2024/1183): þær skilgreina stig rafræns undirskriftar (einföld, ítarlög, hæf) og lagalegt gildi hennar. Samkvæmt 25. grein eIDAS framleiðir hæf rafræn undirritun (SEQ) sömu lagalegu áhrif og handskrifuð undirritun í öllum aðildarríkjum. Fyrir vinnusamninga veitir ítarleg rafræn undirritun (SEA) nægilegt tryggingartig í langflestum aðstæðum.

Borgaralegir kóðar, greinum 1366 og 1367: grein 1366 viðurkennir stafræn skjöl sömu sönnunargildi og rituð skjöl á pappír, með fyrirvara um að aðilinn sé djarflega auðkenndur og að skjalið sé framið og varðveitt á þann hátt sem tryggir heilleika þess. Grein 1367 skýrir að rafræn undirritun felst í notkun áreiðanlegrar aðferðar til að auðkenna undirritara sem tryggir tengsl hans við athöflina.

GDPR nr. 2016/679 frá 27. apríl 2016: gildir um allar vinnslur persónuupplýsinga starfsmanna. Vanræksla á GDPR skyldum getur leitt til sekta sem ná til 4% af árlegum alheimstekjum eða 20 milljónum evra (grein 83 GDPR). Í Frakklandi hefur CNIL dæmt nokkrar verulegar refsingar við vinnuveitendum vegna brota á GDPR skyldum varðandi HR.

Staðlar ETSI EN 319 132 og EN 319 122: þeir skilgreina snið fyrir ítarloga rafræna undirritun XAdES og CAdES, sem tryggir samvirkni og langlíf undirritana með tímanum.

Lög nr. 2021-1018 frá 2. ágúst 2021 (Heilsu á vinnustað lög): styrkja skyldur um aðalheilbrigðisvar, einkum uppfærslu og stafræna innhreyfingu DUERP.

Macron-tilskipanir frá 22. september 2017 (nr. 2017-1385, nr. 2017-1386, nr. 2017-1387, nr. 2017-1388): endurbætir vinnurétt að miklu leyti, setja upp CSE og slaka á samningalegum rammi.

Vinnuveitandi sem vanrækir þessi lög stendur frammi fyrir refsi- (gálandi um hindrun, falin prófun), borgaralegum (ógildingu athöfna, skaðabótum) og stjórnsýslu (tilkynning DRIEETS, stjórnsýslu lokun). Notkun á vottuðum stafrænum verkfærum gerir það mögulegt að draga úr þessari áhættu verulega.

Atburðarásir: hvernig fyrirtæki tryggja samræmi sinn með vinnurétti

Atburðarás 1: Þjónustu-SME með 80 starfsmönnum flýtir undir undirskrift á samningum og breytingaskjölum

SME í upplýsingatæknisveitu, sem stjórnaði um 80 starfsmönnum í stöðugum samningum og nokkrum rýri með CDD ársannir, stóð frammi fyrir meðaltölu 8-12 daga töfum til að fá undirskriftir á vinnusamninga og breytingaskjölum. Þessar tafir útsetu fyrirtækinu fyrir áhættu á vansamræmi með tilliti til skyldu um afhendingu DUI innan sjö daga (tilskipun 2019/1152). Með innleiðingu á ítarlegri rafrænal undirritunarlausn samþættri HR-kerfinu sínu minnkaði meðaltöl fyrir undirskrift á undir 24 klst. Hlutfall skjala sem undirritað voru innan lagalegs tíma hækkaði frá 61% í 97%. Sparnað á prentunar-, póst- og skjalastjórnunarkostnaðum var talinn um 8.500 € á ári, eða jákvæð ROI innan fjóra mánaða notkunar.

Atburðarás 2: Iðnfyrirtæki með 350 starfsmenn stafrænni DUERP og öryggisbókunum

Iðnfyrirtæki á miðlokalegum stærðargráðu, starfandi á þremur framleiðslustöðum með 350 starfsmenn, þurfti að mæta skyldu um stafræna innhreyfingu DUERP sem sett var fram með lögum um heilsu á vinnustað frá 2021. Margvísleiki staða og flókið uppfærslu fyrirtækisins á ársgrundvelli skapaði ósamræmi á skjölum og mikla áhættu á ógildi skjals ef athugun var framkvæmd. Með stafrænnri umhirðu allrar ferlis — samverkastarfsemi ritun, staðfesting CSE-meðlima með rafrænaelur undirritun, sjálfvirkri innhreyfingu á OPCO-gátt — deildi fyrirtækið tíma fyrir árskráar DUERP-uppfærslu í þrjá (frá 6 vikum í 2 vikur). Auknar rakstur gerðu það mögulegt að sýna samræmi meðan á óvæntri athugun vinnueftirlits stóð og forðaðist tilkynningu.

Atburðarás 3: Fjölsöluaðilegasta net í veitingaiðnaðar tryggir samningasamninga og skyldusamninga

Fjölsöluaðilakeðju í hröðum veitingakjörum, sem saman nema um 30 stofnunum sem tengst við aðalslúfu með heildarfjölda 400 starfsmanna, þurfti að skipuleggja árlegri skyldusamningaviðræður um laun og fagglega jafnrétti. Víðfenglegt dreifing fulltrúa og samningaaðila flækti söfnun undirskrifta á samningum um samningaviðræður og fyrirtækjasamningum. Innleiðing rafrænal undirritunarlausn samkvæmt eIDAS gerði flæði margra aðila undirskriftarferli gagn, sem minnkaði tíma til að ljúka samningum að meðaltali frá 21 dögum í innan við 5 daga. Sjálfvirk innhreyfing á TéléAccords, mynduð frá gáttinni, útrýmði einnig hættu á málsmeðferðarvillum við innhreyfingu, sem var uppspretta tíðra hafnana áður.

Niðurstaða

Samræmi laga í vinnurétti er endalaus verkefni fyrir vinnuveitu: samningskyldur, forvarnir gegn áhættu, stjórnun vinnutíma, fulltrúar starfsmanna og vernd persónuupplýsinga mynda flókit reglusetning sem ekki er hægt að vanrækja án dýrðra sekta og tjóns á félagslegri orðspori. Stafrænni umhirðu HR-ferla — og sérstaklega rafrænaelur undirritun samkvæmt eIDAS — mynda núna einn af öflugustu stöfum til að samræma hraðan framkvæmd, sönnunargildi og reglureglur.

Certyneo aðstoðar þig við að tryggja öll HR-skjöl þín: vinnusamninga, breytingaskjöl, fyrirtækjasamninga, DUERP og margt fleira. Uppgötvaðu okkar HR-lausnir eða reiknaðu ROI þinn á nokkrum smellum til að mæla endanlega hagnaðinn sem þú gætir náð. Tilbúin til aðgerða? Búðu til aðgang þinn ókeypis og byrjaðu að undirrita með samræmi í dag.