Samræmi við vinnurétt: Skuldbindingar vinnuveitanda

Samræmi við vinnurétt er ein helsta áskorun sem allir vinnuveitendur standa frammi fyrir frá því að ráða fyrsta starfsmann sinn. Milli formfestingar samninga, skráningar gagna, reglugerða um birtingu og stjórnunar á vinnutíma er umfang skuldbindinga mikið, stöðugt breytilegt og háð refsingum sem geta numið þúsundum evra fyrir hverja brot. Þessi grein gefur ykkur skipulegt yfirlit yfir helstu lagaskuldbindingar, tengda áhættu við vanefndir og stafræn lausnir – sérstaklega rafræna undirritun – sem tryggja þessa ferla á meðan hagavirkni eykst.

Samningsbundnar skuldbindingar: Formfesting vinnusamninga

Fyrsti flokki skuldbindinga varðar formfestingu einstakra vinnusambanda. Vinnulög setja nákvæmar reglur eftir eðli samnings.

Vinnusamningur: Form og tímasetning

Fyrir ótimabundinn samning (CDI) kveður lög ekki á um skriflega form, en vinnuveitandi verður að afhenda starfsmanni endilega afrit af fyrirtæki undanfari við ráðningu (DPAE) eða skriflegt skjal sem tilgreinir nauðsynlega þætti vinnusambands, í samræmi við evrópska tilskipun 2019/1152 sem flutt var til frönsku laga með reglugerð 2. nóvember 2022. Þessi flutningur styrkti upplýsingaskyldur: vinnuveitandi verður nú að miðla skriflega innan sjö daga frá upphafi starfs níu nauðsynlegum upplýsingum (auðkenni aðila, starfsstöð, titill starfs, upphafsdagur, orlofstími, laun, vinnutími, verklag við rift, félagsvarnir).

Fyrir CDD eða tímabundinn samning er skriflegt form skylda og verður að sendast starfsmanni innan tveggja virka daga frá ráðningu (gr. L. 1242-12 í vinnulögum). Allar skorir á skriflegum undirritun leiða sjálfkrafa til endurkóðunar samningsins sem CDI af dómi.

Rafræn undirritun fyrir mannauðsdeild er nú sérstaklega hagstæð leið til að uppfylla þessar kröfur um tímasetningar og rekjanleika, sérstaklega fyrir vinnuveitendur sem ráða marga starfsmenn eða hafa dreifðar teymi.

Nauðsynlegir málsgreinir og breytingar

Umfram upphaflega samninga verða allar mikilvægar breytingar á grundvallarþáttum samnings (laun, starfsstöð, vinnutími, menntun) að vera með rituðu breytingarskjali, sem starfsmaður samþykkir og undirrifar. Vinnuveitandi getur ekki þvingað slíka breytingu einhliða; synjun starfsmanns er ekki fyrir sig bilun. Vanefnd á þessari verklagsreglunni veldur því að fyrirtæki dragi sig til baka með atfærðum vinnuveitanda.

Skýrslgefandi og stjórnsýsluleg skyldur

Samræmi við vinnurétt felur einnig í sér margar formlegir tilkynningar til félagsmálayfirvalda og eftirlitsyfirvalda.

Undanfari við ráðningu (DPAE)

Allar ráðningar verða að vera á undan DPAE sem sendist til URSSAF sem fyrst átta dögum fyrir raunverulegan ráðningardag. Þessi tilkynning setur starfsmannið á skrá, tengir það við félagsvarnir og opnar rétt á upplýsinga- og kómunaðarkönnun (VIP) hjá heilbrigðisþjónustu starfsstöðvar. Skortur á DPAE myndar sakamál um falda vinnu (gr. L. 8221-5 í vinnulögum), með sektum allt að 45.000 € og þriggja ára fangelsi fyrir lögaðila.

Skylduflýti

Vinnuveitandi verður að halda uppfærðar nokkrar skrár sem eftirlitsembætti vinnustaða geta yfirfarið hvenær sem er:

• Einstaklingsregisrtrar starfsmanna (gr. L. 1221-13): verða að haldast sem eru að halda jafnvel frá fyrsta starfsmanni, innihalda upplýsingar um auðkenni hvers starfsmanns, eðli og lengd samnings hans, þjóðkyn o.s.frv. Verður að vista í fimm ár eftir brottför starfsmanns.

• Aðalatriði framtíðaráhættuúttekts starfsstöðvar (DUERP): skylda fyrir öll fyrirtæki, verður að uppfæra a.m.k. einu sinni á ári (fyrir fyrirtæki með fleiri en 11 starfsmenn) og við allar ákvarðanir um breytingu á vinnutilvikum. Frá lögum 2. ágúst 2021 verður DUERP að varðveita í a.m.k. 40 ár og sent á stafræna gátt í umsjón forvarna (stilgert í kjölfarið til 2023-2025 eftir stærð fyrirtækis).

• Flýti um framkvæmd starfsmanna og fundargerðir af fundum lögbundinna fulltrúa starfsmanna (CSE frá 11 starfsmanni).

Stafræningskál þessara skjala, ásamt rafrænni undirritun sem samræmist eIDAS, tryggir réttleika þeirra og auðveldar kynningu við eftirlits.

Skuldbindingar varðandi vinnutíma og laun

Vinnuréttur stýrir þrengri skipulagning vinnutíma og launakjara. Þessir tveir svið hafa flestar deilur fyrir verkamenn.

Vinnutímamörk, ofvinnu og hvíld

Löglegur vinnuvikutími er 35 tímar (gr. L. 3121-27 í vinnulögum). Umfram það verður að greiða ofvinnu með 25% forhlögun fyrir fyrstu átta tíma, síðan 50% umfram það, nema samningur deils eða fyrirtækis sé hagstæðari. Hámarksmörk eru 10 tímar á dag, 48 tímar á viku og 44 tímar að meðaltali yfir 12 samfellda vikur.

Vanefnd á þessum takmörkum veldur sektum í 4. flokki (allt að 750 € fyrir hvern starfsmann) og kröfum um endurgreiðslu launa með aukalegum endurkjörum fyrir verkamanni, með þriggja ára fyrir.

Lágmarkslaunakjör og launaseðlar

Allir vinnuveitendur verða að tryggja að launin eru a.m.k. jöfn SMIC (17,22 € brútt á klst. 1. nóvember 2024, endurkostað sjálfkrafa eftir verðbólgu). Afhending launaseðla er skylda við hvert laununargreiðslu; hann getur verið afhent sem pappír eða, með stillri samþykki starfsmanns frá 2017, rafrænt samkvæmt skilyrðum reglugerðar 16. desember 2016.

Rafræn undirritun í fyrirtæki auðveldar samræmi þessara skjalaflutningsferla með því að tryggja rekjanleika og vottuðan tímasetningu.

Skuldbindingar varðandi heilsu, öryggi og forvarnir

Ábyrg skylda um öryggi – breytt af Hæstarétti í styrkta meðalmálaskyldumál frá 2015 – helst ein af meginstólum frönsku vinnuréttarins.

Mat og forvörn á hættu

Samkvæmt greinum L. 4121-1 til L. 4121-5 í vinnulögum verður vinnuveitandi að gera allar nauðsynlegar ráðstafanir til að tryggja öryggi og vernda líkamlega og andlega heilsu starfsmanna. Þessi skylda skiptist í níu almennar varúðarreglur (matsöfn, áætlun um forvarnir, þjálfun, upplýsingagjöf…). Skortur eða ófullnægjandi DUERP getur leitt til viðurkenningar um óendursækileg bilun vinnuveitanda við slysa, með stærðar fjárleg afleiðingu.

Vinnuflækja og upplýsinga- og kómunaðarkönnun

Frá umbótum 2017 kemur upplýsinga- og kómunaðarkönnun (VIP) fram fyrir flestu starfsmenn í stað læknaviðtals við ráðningu. Hún verður að standa yfir innan þriggja mánaða frá upphafi starfs (gr. R. 4624-10 í vinnulögum). Fyrir starfsmenn sem miðlað er á áhættustarfsstöðvum er læknalegri hæfniskönnun áskilin. Vinnuveitandi verður að vista vitnisburði um eftirfylgni og forvarnaglæpir um útsetningu.

Þjálfun og skuldbindingar tengdar CSE

Lög setja á vinnuveitanda að halda hæfni starfsmanna með því að skipuleggja þróunarplan hæfni. Á sama tíma, frá 11 starfsmönnum, er setning félags- og efnahagsnefndar (CSE) skylda. Skipulegging kosninga, úrföng um efnislegan stuðning og samráð CSE um mikilvægar ákvarðanir mynda formlegar skyldur sem vanefnd á getur leitt til bæta um truflanir.

Fyrir vinnuveitendur sem vilja stafræna alla HR-ferla sína, heildstæðar handbók um rafræna undirritun gefur heildaryfirlit yfir tiltækar lausnir og samræmisstig þeirra.

Gildandi lagalegur rammi fyrir samræmi vinnuveitanda

Samræmi við vinnurétt byggist á flottum lagalegum og evrópskum stöðlum sem þarf að skilja til að tryggja fullyrðingar.

Vinnulög (löggjöf og reglugerðir): Það myndar grundvallargrunninn. Greinum L. 1221-1 og eftir mynda myndun vinnusamnings, L. 3121-1 og eftir vinnutíma, L. 4121-1 og eftir forvarnir hættu. Refsingarnar eru aðallega settar fram í greinum L. 8221-1 (falda vinna) og L. 2146-1 (bæta um truflanir).

Evrópsk tilskipun 2019/1152 um gagljósar og fyrirsjáanleg vinnuskilyrði: Flutt til Frakklands með reglugerð nr. 2022-1385 2. nóvember 2022 setur þar nauðsynlegar upplýsingar innan sjö daga frá upphafi starfs og styrkir rétt til þjálfunar og fyrirsjáanleika á stundum.

Reglugerð eIDAS nr. 910/2014 og eIDAS 2.0: Fyrir stafræningskál vinnusamninga og HR-skjala, reglugerð eIDAS (og þróun hennar eIDAS 2.0 sem nú eru settar út) skilgreina þrjú stig rafrænnar undirskriftar: einföld, framþróuð og fullgild. Hæstiréttur hefur staðfest réttlægi vinnusamninga undirrituðum rafrænt svo framarlega sem auðkennisprófin og heilleika skjalsins séu uppfyllt (Cass. soc., 14. desember 2022).

Lagalegur kóði, greinum 1366 og 1367: Greinin 1366 setur jafnvægi milli rafrænna ritanna og pappírsblettigana með skilyrðum um auðkenningu höfundar og heilleika tryggingar. Greinin 1367 viðurkennir rafræna undirritun sem jafngild handskrifuðum undirskrifti þegar hún notar áreiðanleg auðkenningarhætti.

GDPR nr. 2016/679: Öll vinnsla einkastafsætra gagna starfsmanna (launaseðlar, HR-kartöflur, tíðastig gögn) verður að fylgja meginreglum um lágmörkun, tilgangi og öryggi. Vinnuveitandi er meginreglega ábyrg fyrir vinnslu samkvæmt gr. 4(7) GDPR og verður að halda skrá yfir vinnslustarfsemi (gr. 30). CNIL getur beitt sektum allt að 20 milljónum evra eða 4% af vergum tekjum heimsins.

Lög frá 2. ágúst 2021 til að styrkja forvarnir á heilsu við vinnu: Þau stækkuðu skyldur varðandi DUERP, varðveislu þeirra (a.m.k. 40 ár) og stafræna afhendingu á tilgreindri vettvangi. Þau styrktu einnig eftirfylgni á heilsu eftir starfs og skyldur um forvarnir á starfslosningu.

Áhætta vegna vansamræmis: Refsingarnar eru margar – stjórnsýslusektir, refsiverð fordæringar, endurgreiðslur launa, endurkóðun samninga og skaði á vinnuveitenda orðspi (vinnuveitandi merki). Eftirlit með vinnustöðvum (DREETS) hefur aðgang til allra skjala og vinnustaða og getur búið til fundargerðir sem sendar eru til dómstóla.

Raunveruleg notkunartilfelli

Til þess að sýna fyrirætlanir samræmis skýrt eru hér þrjú dæmi um aðstæður stærðir.

Lítil iðnaðarfyrirtæki með 80 starfsmenn sem stjórnar tímabundnum samningum

Lítil fyrirtæki í matvælavinnslugeiranum ráðir á hverju ári 60 til 80 tímabundna starfsmenn á 2 til 6 mánaðar. Sögulega voru CDD samningar prentaðir, undirritaðir með höndum og sendir með pósti – ferli sem tók að meðaltali 4 til 7 daga, með kerfisbundna áhættu á að fara yfir löglega afhendingu (tveir virka dagar). Með því að breyta yfir í framþróuða rafrænna undirritun, deildi lítið fyrirtæki þessum tíma niður á innan við 24 tíma með undirritun á fjarlægðum hærri en 95%. Kostnaðurinn við prentun, sendingu og pappírsgeymslu minnkaði um sex sinnum, og fyrirtækið hefur nú fullkomna rekjanleika (tímasetningu, auðkenni undirritara, heilleika skjalsins) ef deilur myndast. Samkvæmt viðmiðum iðnaðarins, þessi tegund umbreytingar minnkar um 70 til 80% tíma stjórnunar tengdan samningsstjórnun.

Dreifingarflóki með margra staða með 350 starfsmenn

Net verslana með tugir verslana dreifðar um nokkur svæði stóð frammi fyrir tvöfaldri áskorun: miðstöðva uppfærslu DUERP (einstaklingsregisrtrar framtíðaráhættuúttekin) og tryggja að hver manager staðsetningar væri með góðu móti opinn gögn um nýjar öryggisreglur og hefðu formlega viðurkennt þær. Skortur á sönnun um tilkynningu útsetti flokkinn fyrir ábyrgð um óendursækileg bilun ef vinnuslys mynduðust. Með því að tengja rafræna undirritun við verkflæði uppfærslur DUERP og miðlun öryggisreglur, stofnaði flokkinn vottuða gögngrunni, framboðandi á hvaða tíma sem hann gæti verið af eftirliti vinnustöðvar. Mannauðsstjóri telur að hafa dregið úr 60% tíma eymd til söfnunar og flokkunar viðtökusendingu.

Ráðgjafarstofa með 25 samstarfsmönnum sem stjórna tíðum breytingum

Í ráðgjafar- og faglegum þjónustugeirum eru samningsbreytingar oft: breytingar á breytilegum launakjörum, verkefnabreytingar, flæðisbreytingar. Ráðgjafarstofa sem stjóraði um 40 breytingum á ári stóð frammi fyrir undirritunartímum á milli 10 og 21 daga, sem seinkuðu innkomu nýrra skilyrða og skapaðu áhættu á deilu um millifasa tímabil. Þökk sé rafrænni undirritun sem og úthlutaðar fyrir lögfræðistofur og ráðgjafarstofu hefur meðaltal undirritunartíma breytinga lékkað í 1,8 daga, með hagnaði áætlaðan 35 tímum stjórnunarstarfs á ári. Rekjanleiki skipta (sending, opnun, undirritun, geymsla) myndar einnig traustan sönnun ef deilur á sér stað síðar um dagsetningu innkomu salarbreytinga.

Niðurstöðu

Samræmi við vinnurétt er stöðug og fjölvíð skylda: hún snýr að samningsformi, afhendingartíma, skyldu gögnum, forebyggingu hættu og stjórnun á vinnutímum. Hver vanefnd veldur því að vinnuveitandi standi frammi fyrir fjárlegum og refsilegum refsingum og verkamanna deilum sem oft eru dýrar. Frammi fyrir þessari flókinni aðstöðu, stafræningskál HR-ferla – og sérstaklega samþykki rafrænnar undirskriftar sem samræmist eIDAS – myndar kraftafldan búnað til að tryggja lagalegar skyldur meðan hagavirkni eykst. Hún tryggir heilleika skjala, rekjanleika undirskrifta og samræmi við lagalega tímamörk, allt það sem skiptir máli við eftirlits eða deilur.

Certyneo fylgir þér þessari breytingu með lausn sem hugsað fyrir mannauðs- og lagalegum teymum. Uppgötvaðu okkar verðlagningu og byrjaðu ókeypis tilraunaferðina til að tryggja skuldbindingar vinnuveitanda þín strax.