Firma electrónica para síndicos de comunidades
Solución completa de firma electrónica dedicada a los administradores de comunidades de propietarios (profesionales y voluntarios). Desmaterialice el contrato de administración, las actas de asamblea general, las resoluciones de comunidad, los convenios con proveedores, las órdenes de servicio. Conforme a la ley de 10 de julio de 1965 (estatuto de la propiedad horizontal), a la ley ALUR (contrato tipo de administración), a la ordenanza de 25 de marzo de 2020 (asamblea a distancia permanentizada) y al reglamento eIDAS — firma avanzada recomendada, multi-administradores, archivo 10 años.
- Marco legal
- Ley 1965 · ALUR · Asamblea a distancia
- Nivel de firma
- AES eIDAS recomendada
- Archivo legal
- 10 años incluidos
¿Qué puede firmar un administrador electrónicamente?
El administrador de la comunidad de propietarios es el mandatario común de los propietarios, encargado de administrar el inmueble. Su actividad genera un volumen importante de actos a firmar: contrato de administración (desde la ley ALUR de 24 de marzo de 2014, un contrato tipo obligatorio), actas de asamblea general (ley de 10 de julio de 1965), resoluciones de comunidad, convenios con proveedores (mantenimiento, portería, obras), órdenes de servicio. Desde la ordenanza de 25 de marzo de 2020 (inicialmente Covid y posteriormente permanentizada), las asambleas de la comunidad pueden celebrarse a distancia o de manera híbrida con voto por correspondencia — la firma electrónica del acta por el presidente de sesión, el secretario y los escrutadores se admite sin restricción. Para el contrato de administración, la ley ALUR impone menciones precisas pero no prescribe ninguna forma — la firma electrónica avanzada + marca de tiempo cualificada son perfectamente compatibles.
¿Por qué firmar electrónicamente?
Asamblea de comunidad a distancia — ahorro enorme
La ordenanza de 25 de marzo de 2020 permanentizada por la ley ELAN permite la celebración de asambleas a distancia o híbrida. Ya no es necesario reunir físicamente a todos los propietarios. Voto por correspondencia o videoconferencia + firma electrónica del acta — ahorro de varias semanas, quórum fácilmente alcanzado.
Contrato de administración conforme ley ALUR
La ley ALUR impone un contrato tipo con menciones obligatorias precisas (tarifa anual, servicios incluidos, servicios adicionales tarifados). Nuestra plantilla de contrato de administración prerrellena las menciones, firma electrónica de los propietarios (presidente de la junta de propietarios) en 2 minutos.
Multi-administradores (hasta 100+)
Para las grandes comunidades, el acta debe ser firmada por el presidente, el secretario, los escrutadores e idealmente distribuida a todos los propietarios. Certyneo gestiona nativamente las firmas en serie y la distribución multi-destinatarios con acuse de recibo con marca de tiempo.
Pista de auditoría oponible al tribunal de la comunidad
Cada acto se entrega con un PDF de prueba: identidad de los firmantes verificada por OTP SMS, marca de tiempo cualificada, hash SHA-256, IP. Oponible ante el tribunal de la comunidad en caso de contestación de resolución, de quórum o de recuento de votos.
Procedimiento en 4 etapas
De la preparación al archivo legal, en menos de 5 minutos.
1. Elegir el acto a firmar
Contrato de administración (ley ALUR), acta de asamblea (ley 1965), resolución extraordinaria, convenio con proveedor, orden de servicio. Plantillas prerrellenas con menciones obligatorias ley ALUR para el contrato de administración.
2. Añadir los firmantes
Para un contrato de administración: presidente de la junta de propietarios (mandatado por la asamblea). Para un acta de asamblea: presidente de sesión + secretario + escrutadores. Cada uno recibe un enlace seguro personalizado con OTP SMS.
3. Firma avanzada OTP SMS
Verificación de identidad por OTP SMS en el teléfono de cada firmante, certificado único, marca de tiempo cualificada. Conforme al artículo 26 del reglamento eIDAS y a la ordenanza de 25 de marzo de 2020 sobre asambleas a distancia.
4. Distribución a los propietarios
El acta firmada puede distribuirse automáticamente a todos los propietarios (notificación por email + acceso al PDF en su caja fuerte). Pista de auditoría archivada 10 años con marca de tiempo de los acuses de recibo.
Preguntas frecuentes
- ¿Puede firmarse electrónicamente un contrato de administración?
- Sí. La ley ALUR impone un contrato tipo con menciones obligatorias precisas, pero no prescribe ninguna forma particular. La firma avanzada (AES) Certyneo responde a los requisitos probatorios en caso de litigio sobre la remuneración o los servicios incluidos.
- ¿Puede firmarse electrónicamente el acta de asamblea de la comunidad?
- Sí — la ordenanza de 25 de marzo de 2020 ha expresamente admitido la celebración de asambleas a distancia o híbrida con firma electrónica del acta por el presidente de sesión, el secretario y los escrutadores. Permanentizada por la ley ELAN, esta posibilidad es ahora permanente.
- ¿Cómo organizar una asamblea de la comunidad a distancia?
- La asamblea puede celebrarse por videoconferencia, conferencia telefónica o correspondencia escrita (art. 17-1 A ley 1965). El voto por correspondencia utiliza un formulario desmaterializado que cada propietario firma electrónicamente. El acta es posteriormente firmada por la junta de la asamblea con firma avanzada.
- ¿Quién debe firmar el acta de asamblea de la comunidad?
- El presidente de sesión + el secretario + los escrutadores (generalmente 2). El administrador NO es firmante del acta (se encarga de su redacción y de la llevanza del registro). Certyneo gestiona esta configuración multi-firmantes con flujo secuencial o paralelo.
- ¿Qué nivel de firma para un acta de asamblea de la comunidad?
- Firma avanzada (AES) recomendada. Aporta la presunción de fiabilidad (art. 1367 Código civil) y satisface los requisitos probatorios en caso de contestación de una resolución ante el tribunal judicial (anteriormente TI luego TGI).
- ¿Cuánto tiempo hay que conservar los actas de asamblea?
- Toda la vida de la comunidad + 5 años después de disolución (por alineación con el plazo de prescripción). El registro de actas debe llevarse durante la totalidad de la actividad de la comunidad de propietarios. Certyneo archiva automáticamente cada acta + la pista de auditoría durante este tiempo.
- ¿Son oponibles las resoluciones de comunidad firmadas electrónicamente?
- Sí — las resoluciones adoptadas en asamblea con acta firmada electrónicamente son oponibles a todos los propietarios desde su notificación (art. 18 decreto 17 de marzo de 1967). El plazo de 2 meses para impugnar comienza a contar desde la notificación, que puede hacerse electrónicamente.
- ¿Cómo notificar el acta a los propietarios?
- El acta debe notificarse a cada propietario dentro del mes siguiente a la asamblea (art. 42 ley 1965). Certyneo permite la notificación automática por email con marca de tiempo cualificada de la recepción — alternativa válida a la carta certificada (jurisprudencia Cass. civ. 3ª, 2019).
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