Conservación de documentos firmados electrónicamente

Por qué la conservación es esencial

Una firma electrónica solo tiene valor si la prueba permanece consultable y verificable. Los litigios pueden surgir 5, 8 o 10 años después de la firma. De ahí la importancia del archivado correcto.

Duraciones legales en Francia

• Contratos comerciales: 10 años (artículo L.123-22)

• Contratos de trabajo: 5 años después del fin

• Facturas: 10 años (contabilidad), 6 años (fiscal)

• Arrendamientos: duración + 5 años

• Contratos de seguros: 2 a 10 años según tipo

• Actas notariales: 30 años

Conserva el PDF y la pista de auditoría durante la duración más larga aplicable.

Formatos de archivo

Existen varios formatos PAdES:

• PAdES-B-B: firma simple

• PAdES-B-T: + sellado de tiempo cualificado

• PAdES-B-LT: + cadena de certificados (verificación sin conexión)

• PAdES-B-LTA: + sellos de tiempo periódicos (validez multidecadal)

Para documentos de larga duración, privilegia PAdES-B-LTA.

Sistema de Archivado Electrónico (SAE)

Un SAE con valor probatorio garantiza:

• Integridad (huellas verificadas)

• Autenticidad (firma permanece válida)

• Trazabilidad (registro de consultas)

• Reversibilidad (exportación posible)

La norma francesa NF Z42-013 especifica los requisitos.

Buenas prácticas

• Conserva PDF + pista de auditoría, nunca uno sin el otro

• Realiza copias de seguridad en múltiples ubicaciones (redundancia geográfica)

• Verifica la integridad periódicamente (6-12 meses)

• Documenta las duraciones por tipo de documento

• Prueba la restauración anualmente

Errores frecuentes

• Conservar solo el PDF

• Almacenar en un único soporte

• Usar un cloud sin cláusulas de conservación

• Olvidar duraciones específicas (banca, sanidad)

• Perder las claves si el archivo está cifrado

Archivado interno vs externalizado

Interno: control total, inversión inicial. Externalizado: a través de la plataforma o un proveedor. Menor costo, descarga operacional, verificar las cláusulas de reversibilidad.

La mayoría de las PyMEs privilegian el archivado externalizado incluido en el plan.

Cómo Certyneo te ayuda

Certyneo incluye un archivado de 10 años en todos los planes. Cada documento se conserva con PDF PAdES-B-T, pista de auditoría completa, metadatos. Infraestructura replicada en UE (Alemania, IONOS) con versionado. Exporta archivos en un clic.

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FAQ

¿Es necesario un SAE certificado?

No es obligatorio, pero se recomienda para documentos de alto riesgo. NF Z42-013 aporta una presunción de confiabilidad.

¿Puedo conservar solo el PDF?

Técnicamente sí, pero la pista de auditoría separada sigue siendo útil.

Si mi plataforma desaparece?

Los PDF PAdES siguen siendo verificables sin conexión. Exporta la pista de auditoría regularmente.

¿El archivado cuesta caro?

No, muy económico comparado con el papel. La mayoría de plataformas lo incluyen.

¿Cuándo comienza la duración de 10 años?

Contrato comercial: fin de ejecución. Contrato de trabajo: fin del contrato.

Conclusión

La conservación es el seguro de vida de tus firmas. Elige un archivado largo y sólido, verifica periódicamente.

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