電子簽名用於會計事務所

受影響特別大的行業

會計事務所需要簽署和取得大量文件的簽名：年度委任函、稅務申報文件、資產負債表、增值稅申報、股東大會紀錄。傳統上這些都是紙質文件，對事務所的生產力構成重大負擔。

電子簽名從根本上改變了這一局面：由客戶驗證的資產負債表只需 5 分鐘而非 3 天，年度結算周期可在幾週內完成。

典型簽署文件

• 委任函（年度、附帶續約條款）

• 資產負債表及附註（客戶驗證後提交）

• 稅務申報文件

• 增值稅申報（客戶確認）

• 股東大會紀錄（賬戶批准）

• 合夥人往來賬戶協議

• 各類證明（銀行、社會保障）

推薦簽名等級

進階簽名 (AES) 是具有法律效力文件的標準（委任函、股東大會紀錄）。簡單簽名 (SES) 足以用於內部驗證（資產負債表草稿的批准）。

對於某些受監管文件（向法院登記處提交），可能需要合格簽名 (QES) — 根據司法管轄區進行驗證。

事務所的優勢

• 加快稅務周期：資產負債表簽署數小時內完成而非數週

• 改進回覆率：自動跟進訊息 vs 無人回應的電郵

• 行政效益：每個檔案節省 30 至 60 分鐘（列印、掃描、歸檔）

• 追蹤可審查性：稅務驗證的對抗性審計線索

與會計軟件的整合

事務所通常使用 Sage、Cegid、EBP、MyUnisoft。現代簽名平台通過 API 或 Zapier 進行整合：會計師在軟件中點擊「發送簽署」，文件自動發出，簽署後的 PDF 返回到客戶檔案夾。

常見錯誤

• 通過電郵附件發送資產負債表（無追蹤記錄）

• 為年度委任函使用簡單簽名

• 忽視長期保存（會計憑證保存 10 年）

• 未考慮批量發送（逐個發送文件而非多文件信封）

實際案例：稅務周期

一家擁有 15 名註冊會計師的事務所實現了稅務周期的工業化。新流程：

• 從 Sage 自動生成資產負債表 + 附註

• 以 AES 發送給客戶董事長

• 如未簽署，於第 3 天自動跟進

• 賬戶經批准後簽署驗證紀錄

• 自動向法院登記處提交

2025 年稅務周期：320 個檔案在 6 週內完成而非 10 週，0 個文件遺失，100% 的憑證保存 10 年。

Certyneo 如何幫助您

Certyneo 為會計事務所提供量身定制的範本（委任函、股東大會紀錄）、預設進階簽名、與主要會計軟件的整合（Sage、Cegid、EBP）（透過 API），以及符合會計憑證法定保存義務的 10 年存檔。

常見問題

註冊會計師可以代表客戶簽署嗎？

不可以，電子簽名對簽署人具有約束力。客戶必須自己簽署。

年度委任函每年都需要簽署嗎？

是的，這是會計師公會的職業義務。如函件規定，可進行默示續約。

向法院登記處提交需要什麼？

某些流程需要 QES（電子法院）。大多數接受以 AES 簽署的 PDF。

憑證需要保存多長時間？

10 年（商業法第 L.123-22 條）。

資產負債表可以在手機上簽署嗎？

可以，所有現代平台都支持手機操作。

結論

電子簽名已成為會計事務所的戰略工具：提高生產力、提供追蹤可審查性、確保合規性。已採用該技術的事務所在人員不變的情況下處理的檔案增加了 30 至 50%。

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