企業薪酬管理完全指南：2026年版

簡介

薪酬管理是企業最關鍵的職能之一。在2026年，它不再僅僅是計算總額和進行轉帳：它涉及社會和稅務合規、薪資單的電子化、合同的電子管理、法律歸檔和員工個人數據的安全保護。面對不斷變化的法規——URSSAF、DSN、GDPR、勞動法——人力資源部門和薪資負責人必須依靠強大的流程和符合要求的數字工具。本完整指南將逐步帶您掌握2026年企業薪酬管理。

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企業薪酬管理基礎

什麼是薪酬管理？

薪酬管理（或薪資管理）是指允許計算、申報和支付員工應得報酬的所有操作的總稱，同時遵守法律和約定義務。它包括：

• 計算總薪資（工作時間、獎金、加班時數、實物福利）

• 應用社會保險供款（僱主和員工）

• 生成和發放薪資單

• 月度社會名義申報（DSN）

• 向員工轉帳薪資和向社會機構支付供款

• 在法定期間內歸檔薪資文件

在法國，法定最低工資由SMIC（法國最低工資增長指數）規定，每年重新評估。在2024年11月1日，全職35小時工作周的月薪為1,801.80歐元（時薪11.88歐元）。2025年和2026年的調整遵循相同的法定指數機制。

薪酬鏈中的相關方

薪資管理涉及幾個主要利益相關方：

• 人力資源或薪資部門：負責計算和生成薪資單

• 會計部門：將薪資分錄整合到總帳中

• 財務部門：監督薪酬成本和稅務準備

• 社會機構：URSSAF、養老基金（AGIRC-ARRCO）、福利和互助機構

• 稅務管理部門：自2019年以來的源頭稅收（PAS）

• 員工：薪資單和相關權利的最終收件人

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2026年不可迴避的法律義務

社會名義申報（DSN）

自2017年推廣以來，DSN是向社會機構傳輸薪資數據的唯一渠道。在2026年，對所有企業（無論規模如何）仍然是強制性的。必須按以下時間表每月傳輸：

• 月初5日前對於50名及以上員工的企業

• 月初15日前對於少於50名員工的企業

DSN中的任何延遲或異常都會使企業面臨URSSAF的罰款。法國社會保險供款的全局比率約佔總薪資的42-47%，具體取決於薪酬水平和行業協議，這代表著巨大的財務風險。

電子化薪資單

自2016年8月8日《勞動法》（即El Khomri法案，編纂於《勞動法》第L3243-2條），僱主可以以電子形式提交薪資單，無需事先獲得員工同意，除非該員工明確反對。在2026年，幾乎所有大企業和大多數中小企業都已採用電子化。

電子化的法律條件包括：

• 員工在至少50年內（或直到75歲）持續訪問其薪資單

• 數據的完整性和機密性

• 員工隨時可以反對電子化

大多數合規解決方案都通過經認證的數字保險箱（NF Z42-020標準或同等歐洲標準）進行，結合人力資源電子簽名保證所生成文件的真實性。

源頭稅收和僱主義務

自2019年1月1日以來，僱主是為稅務管理部門代收源頭稅（PAS）的徵收人。它必須：

• 應用由DGFiP通過TOPAS服務傳輸的稅率（或在沒有個人稅率的情況下應用預設中性稅率）

• 每月向DGFiP返還所徵收的金額

• 在DSN中聲明這些金額

如果稅率應用或返款延遲有誤，將適用5%的加增，在故意違反情況下可提高至40%。

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人力資源文件電子化：2026年的績效槓桿

工作合同、修訂和相關文件

薪酬管理不限於月度薪資單。它屬於更廣泛的文檔周期，包括：

• 工作合同（CDI、CDD、學徒合同等）

• 合同修訂（職位、薪資、工作時間變更）

• 參與和利潤分享協議

• 僱主證明（Pôle Emploi等）

• 清償收據

所有這些文件現在都可以按照eIDAS條例第910/2014號進行電子簽署。企業電子簽名提供了在法國和歐洲司法管轄區公認的法律效力，前提是符合所需的級別（根據文件的重要性分為簡單、高級或合格）。

對於大多數人力資源文件——修訂、清償收據、任務信函——高級電子簽名（SEA）就足夠了。只有某些特定行為需要合格簽名。

請參閱我們的電子簽名完整指南，了解不同級別及其應用案例。

法律歸檔和可追溯性

薪資文件的保留期限受到嚴格規範：

| 文件 | 保留期限 | |---|---| | 薪資單 | 5年（僱主）/ 50年（員工） | | 員工登記冊 | 員工離職後5年 | | 社會申報（DSN） | 3年 | | 工作合同 | 終止後5年 | | 薪資帳簿 | 5年 |

具有法律效力的電子歸檔基於保證文件在時間上的完整性、可讀性和真實性的系統。NF Z42-013認證的提供商（電子歸檔）提供符合這些要求的解決方案。

2026年的自動化和時間節省

根據普華永道在2023年發布的關於人力資源職能數字化轉型的研究，已自動化薪資和文檔管理流程的企業將用於重複行政任務的時間減少了30-50%。在2026年，新一代薪資軟件集成了：

• 用於在完成前檢測薪資異常的人工智能

• 與社會機構直接連接的API

• 用於文件驗證的原生電子簽名

• 面向管理人員和人力資源總監的實時儀表板

Certyneo的AI合同生成器等工具可在幾分鐘內生成合規人力資源文件，然後在完全電子化的流程中進行電子簽署。

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薪酬管理中的數據安全和GDPR合規

薪資數據，敏感個人數據

薪資單包含GDPR第2016/679號意義上的個人數據：姓名、名字、社會保險號碼（NIR）、薪資金額、家庭情況、稅率。責任人（僱主）必須：

• 為每項處理定義法律基礎（薪資的法律義務）

• 通過數據保護政策通知員工

• 將數據訪問限制在只有授權人員

• 確保數據傳輸和託管的安全

• 維護處理活動登記冊（RAT）

違反時的風險和制裁

CNIL可對GDPR的嚴重違反實施罰款，最高達全球年營業額的4%或2000萬歐元（以較高者為准）。對於薪資數據，主要風險包括：

• 數據洩露（網絡攻擊、人為錯誤）

• 對薪酬信息的未授權訪問

• 無合理依據的過度數據保留

• 在沒有充分保障的情況下向歐盟外傳輸數據

使用符合GDPR的主權電子簽名平台，託管在歐洲是應對這些義務的具體回應。我們的電子簽名解決方案比較幫助您確定最適合您人力資源環境的解決方案。

網絡安全和NIS2指令

自NIS2指令（2022/2555/UE）生效以來，已於2024年轉換為法國法律，許多企業現在受到強化網絡安全義務的約束。薪資系統作為關鍵數據的託管者，在保護資產範圍內。強制最低措施包括：

• 多因素身份驗證（MFA）用於訪問薪資系統

• 訪問和修改的可追溯性

• 業務連續性和災難恢復計劃

• 24小時內向ANSSI報告安全事件

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優化薪酬管理：2026年的最佳實踐和工具

選擇正確的薪資軟件

法國薪資軟件市場由幾個主要參與者（Sage、Cegid、ADP、Silae、PayFit）主導，但選擇應基於具體標準：

• 法律合規性：自動監管更新（URSSAF、行業協議）

• DSN連接性：直接傳輸，無重新輸入

• 人力資源集成：與SIRH、GTA（時間管理）、簽名工具的連接

• 數據安全：HDS託管或ISO 27001、數據加密

• 易用性：薪資團隊快速上手

薪資外包或內部處理？

根據Markess by Exaegis進行的調查（2024），58%的法國中小企業將全部或部分薪資職能外包，而大企業僅為22%。外包提供：

• 由專業提供商保證的監管合規性

• 降低錯誤風險和相關罰款

• 高活動期間（結帳、假期）的可用性提高

但它也需要對數據保護合同的謹慎（GDPR第28條意義上的分包）和提供商變更時的數據可逆性。

在薪酬管理工作流中集成電子簽名

將電子簽名集成到薪酬管理工作流中代表了主要的生產力槓桿。涉及的流程很多：

• 招聘時的工作合同簽署

• 薪資修訂電子驗證

• 公司協議簽署（參與、利潤分享、薪資審核）

• 清償收據

• 薪資單的安全傳輸

通過Certyneo等解決方案，每份文件可在幾分鐘內簽署，具有完整的審計跟蹤和自動合規歸檔。使用我們的投資回報率計算器估計您組織可實現的收益。

企業薪酬管理適用的法律框架

企業薪酬管理納入了一個密集的法律框架，涉及國家勞動法、歐洲社會法和數字法規。以下是2026年需要了解的主要法律文本。

法國勞動法

第L3243-2條：自2016年8月8日《勞動法》以來，僱主可以以電子形式提交薪資單，除非員工反對。電子化因此是僱主的一項權利，受可用性和文件完整性義務的約束。

第L1221-1條：工作合同受普通法規則約束。它可以根據《民法》第1366和1367條以電子形式簽訂，這些條款承認電子書面和電子簽名的法律效力，前提是確保簽署人身份並保證文件完整性。

第L3243-4條：僱主必須在5年內保留薪資單副本。員工可在50年內或直到75歲期間通過專用門戶網站或僱主數字保險箱訪問其薪資單。

eIDAS條例第910/2014號

歐洲eIDAS條例（電子身份識別、身份驗證和信任服務）為歐盟電子簽名建立了法律框架。它區分三個級別：

• 簡單電子簽名（SES）：最低級別，適用於低風險文件

• 高級電子簽名（SEA）：與簽署人唯一相關，允許其識別，由其獨家控制的數據創建——推薦用於大多數人力資源文件

• 合格電子簽名（SEQ）：由認證合格設備創建，在所有成員國司法管轄區等同於手寫簽名

eIDAS條例2.0（EU條例2024/1183）從2024年開始逐步適用，強化了互操作性要求並引入了歐洲數字身份錢包（EUDIW）。查看我們的eIDAS 2.0指南進行詳細分析。

GDPR第2016/679號

薪資數據構成個人數據。責任人（僱主）必須遵守GDPR的基本原則：處理合法性、數據最小化、準確性、保留期限限制、完整性和機密性。適用於薪資的法律基礎是法律義務（GDPR第6.1.c條）。必須定期更新處理活動登記冊（RAT）。

NIS2指令（2022/2555/UE）

由2023年7月24日第n°2023-703號法律和其應用法令轉換為法國法律，NIS2指令對必要和重要實體施加強化網絡安全措施。薪資信息系統作為關鍵數據的處理，直接受到影響。強制措施包括：

• 多因素身份驗證用於系統訪問

• 訪問和修改的可追溯性

• 業務連續性和恢復計劃

• 向ANSSI報告安全事件（罰款最高可達1000萬歐元或全球年營業額的2%）

ETSI標準

ETSI EN 319 132（XAdES格式）、ETSI EN 319 122（CAdES）和ETSI EN 319 162（PAdES）標準定義了高級和合格電子簽名的技術格式。遵守這些標準保證了簽署文件的互操作性和長期保存，特別是對於長期歸檔的薪資文件。

使用案例：實踐中的電子薪酬管理

案例1：一家有85名員工的工業中小企業理順薪資管理

一家工業中型企業，有85名員工分佈在兩個地點，到2024年為止採用混合方式管理薪資：內部薪資軟件、印刷薪資單親自發放、手寫合同和修訂然後掃描。月度流程需要2名人力資源經理全職工作5個工作日。

通過部署連接到電子簽名平台的薪資解決方案，該企業：

• 將薪資單的生成和發放週期從4天縮短至不到24小時

• 自動生成並電子簽署100%的薪資修訂（年度審查、晉升）

• 消除了文件的物理打印和存儲，每年節省3,000至5,000歐元的紙張、印刷和歸檔成本

• 在第一個月就達到94%的電子薪資單接受率，這得益於適當的人力資源溝通

案例2：為40個客戶中小企業管理薪資的會計師事務所

一家會計師事務所為約40個客戶（2-15名員工的中小企業）提供薪資外包，面臨不斷增加的行政負擔：非安全電子郵件往來增加、驗證可追溯性困難和GDPR不合規風險。

通過將電子簽名解決方案集成到其工作流中，該事務所：

• 通過安全簽署表格集中了客戶管理人員對薪資變數的驗證

• 將電子郵件往來減少了60%來收集可變要素

• 保證了每個薪資決定的完整審計跟蹤，大大降低了URSSAF檢查的風險

• 改進客戶滿意度，淨推薦值從32上升到58（12個月內）

案例3：擁有兼職員工和高流失率的連鎖零售業

一家中型零售連鎖店，約120名員工，其中40%兼職，年流失率35%，需要管理大量短期合同、補充時數修訂和清償收據。文檔量超過每年800份人力資源行為。

通過部署移動優先電子簽名解決方案集成到其薪資軟件，該連鎖店：

• 允許招聘當天簽署工作合同，甚至對沒有固定辦公地址的員工，通過智能手機

• 將合同簽署平均延遲從4.2天縮短至不到2小時

• 100%保護清償收據，具有合格的時間戳，消除了任何後期爭議的風險

• 釋放了相當於0.3名全職員工/年的人力資源行政職能，重新分配到更高價值的任務

結論

企業薪酬的完整管理遠不止一項會計職能：這是一個戰略流程，決定著組織的法律合規性、僱主-員工關係和運營績效。在2026年，依靠符合要求的數字工具的企業——薪資單電子化、人力資源文件電子簽名、具有法律效力的歸檔——能在敏捷性上獲利、降低法律風險並改善員工體驗。

Certyneo陪伴您進行這一轉變：符合eIDAS的電子簽名、AI合同生成、完全電子化的人力資源工作流。無論您是蓬勃發展的中小企業還是管理多個客戶組合的會計師事務所，我們的解決方案都適應您的需求。

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