企業薪酬管理完整指南：2026年版

介紹

薪酬管理是企業最關鍵的職能之一。到2026年，它不再只是計算總額和進行轉帳：它涉及社會和稅務合規、薪資單電子化、合同電子管理、法律檔案歸檔以及員工個人資料安全。面對不斷演變的法規——URSSAF、DSN、GDPR、勞動法——人力資源主管和薪酬責任人必須依靠穩健的流程和相應的數位工具。本完整指南將逐步引導您掌握2026年企業薪酬管理。

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企業薪酬管理的基礎知識

什麼是薪酬管理？

薪酬管理（或薪資管理）是指允許計算、申報和支付員工應得報酬的所有操作，同時遵守法律和約定義務。它包括：

• 計算總薪資（工作時間、獎金、加班費、福利）

• 應用雇主和員工社會保險繳款

• 生成並交付薪資單

• 每月名義社會申報（DSN）

• 薪資轉帳和支付社會機構繳款

• 在規定期限內歸檔薪資文件

在法國，法定最低工資由SMIC（全國最低工資）設定，每年調整。2024年11月1日，每週35小時的SMIC達到1,801.80€（總額），即每小時11.88€。2025年和2026年的調整遵循相同的法定指數化機制。

薪資鏈中涉及的參與者

薪酬管理涉及多個利益相關方：

• 人力資源或薪酬部門：負責計算和生成薪資單

• 會計部門：將薪資條目整合到總帳

• 財務主管：監督薪資成本和應計項目

• 社會機構：URSSAF、養老基金（AGIRC-ARRCO）、互助和保險組織

• 稅務部門：自2019年起的源泉稅（PAS）

• 員工：薪資單和相關權利的最終接收者

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2026年不可迴避的法律義務

名義社會申報（DSN）

自2017年推廣以來，DSN是向社會機構傳輸薪資資料的唯一渠道。2026年，無論企業規模如何，它仍然是強制性的。必須按以下期限每月傳輸：

• 對於50名員工及以上的企業：在該月的第5天前

• 對於少於50名員工的企業：在該月的第15天前

DSN中的任何延遲或異常都會使企業面臨URSSAF罰款。根據報酬水平和集體協議，法國雇主社會保險繳款總率約為薪資總額的42至47%，這代表著相當大的財務風險。

電子化薪資單

根據2016年8月8日勞動法（El Khomri法，編入《勞動法》第L3243-2條），雇主可以以電子形式提供薪資單，無需事先徵求員工同意，除非員工明確反對。2026年，絕大多數大型企業和大多數中小企業已採用電子化。

電子化的法律條件規定：

• 員工至少50年（或至其75歲）持續可存取其薪資單

• 資料的完整性和保密性

• 員工隨時可以反對電子化

大多數合規解決方案通過經過認證的數位保險箱（NF Z42-020規範或同等的歐洲規範）進行，配合電子簽名以保證生成文件的真實性。

源泉稅和雇主義務

自2019年1月1日起，雇主是代表稅務部門徵收源泉稅（PAS）的徵收人。它必須：

• 應用由DGFiP通過TOPAS服務傳輸的預扣稅率（或在缺乏個性化稅率時應用預設中立稅率）

• 每月向DGFiP匯回徵收的金額

• 在DSN中申報這些金額

如果稅率應用錯誤或匯款延遲，5%的增加適用，故意違反時可升至40%。

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人力資源文件電子化：2026年的效能槓桿

勞動合同、修訂和相關文件

薪酬管理不限於月度薪資單。它是一個更廣泛的文件週期的一部分，包括：

• 勞動合同（CDI、CDD、學徒合同等）

• 合同修訂（職位、薪資、工作時間修改）

• 參與和獎勵協議

• 雇主證明（Pôle Emploi等）

• 結算帳目收據

所有這些文件現在都可以按照eIDAS法規n°910/2014進行電子簽名。電子簽名對於法國和歐洲司法管轄區具有公認的證明力，前提是它符合所需的水平（簡單、高級或合格，取決於文件的風險）。

對於大多數人力資源文件——修訂、全額結算收據、任務信函——高級電子簽名（SEA）就足夠了。只有某些特定行為才需要合格簽名。

請查閱我們的指南以了解不同級別及其應用案例。

法律檔案歸檔和可追蹤性

薪資文件的保留期限受到嚴格規範：

| 文件 | 保留期限 | |---|---| | 薪資單 | 5年（雇主）/ 50年（員工） | | 人員登記冊 | 員工離職後5年 | | 社會申報（DSN） | 3年 | | 勞動合同 | 終止後5年 | | 薪資帳冊 | 5年 |

具有證明力的電子歸檔基於保證文件在時間內的完整性、可讀性和真實性的系統。經過NF Z42-013認證的供應商（電子歸檔）提供符合這些要求的解決方案。

2026年自動化和節時

根據PwC於2023年發佈的人力資源職能數位轉型研究，已自動化薪酬和文件管理流程的企業減少了30至50%的經常性行政任務所耗時間。2026年，新一代薪酬軟體集成了：

• 用於在結帳前檢測薪酬異常的人工智能

• 與社會機構的直接API連接

• 原生電子簽名以驗證文件

• 人力資源主管和經理的實時儀表板

Certyneo等工具允許在幾分鐘內生成合規的人力資源文件，然後在完全電子化的流程中進行電子簽名。

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薪酬管理中的資料安全和GDPR合規

薪資資料、敏感個人資料

薪資單包含GDPR n°2016/679意義上的個人資料：姓名、名字、社會安全號（NIR）、薪資金額、家庭狀況、稅率。資料控制人（雇主）必須：

• 為每個處理定義法律基礎（薪資的法律義務）

• 通過資料保護政策告知員工

• 將資料存取權限制於僅授權人員

• 保護資料的傳輸和託管

• 保持處理活動登記冊（RAT）

不遵守情況下的風險和處罰

CNIL可以按全球年度營業額的4%或2000萬歐元（以較高者為準）對GDPR嚴重違反進行罰款。對於薪資資料，主要風險有：

• 資料洩露（網路攻擊、人為失誤）

• 未授權存取薪酬資訊

• 無正當理由過度保留資料

• 向歐盟外轉移資料而無適當保障

使用有主權的電子簽名平臺，在歐洲託管且符合GDPR，是這些義務的具體回應。我們的指南幫助您識別最適合您人力資源環境的解決方案。

網路安全和NIS2指令

自NIS2指令（2022/2555/UE）生效，經過2024年法律轉置為法國法律，許多企業現在受到加強的網路安全義務。薪酬系統作為託管關鍵資料的系統直接受影響。強制性措施包括：

• 多因素認證（MFA）以存取薪酬系統

• 存取和修改的可追蹤性

• 業務連續性和恢復計劃

• 在24小時內向ANSSI通知安全事件

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優化薪酬管理：2026年最佳實踐和工具

選擇正確的薪酬軟體

法國薪酬軟體市場由少數主要參與者主導（Sage、Cegid、ADP、Silae、PayFit），但選擇應基於明確的標準：

• 法律合規性：自動監管更新（URSSAF、集體協議）

• DSN連接：直接傳輸而無需重新輸入

• 人力資源整合：與SIRH、GTA（時間管理）、簽名工具的連接

• 資料安全：HDS託管或ISO 27001、資料加密

• 易用性：團隊快速上手

薪酬外包或內部化？

根據Markess by Exaegis（2024）調查，58%的法國微型及小型企業完全或部分外包其薪酬職能，而22%的大型企業如此。外包提供：

• 專業供應商保證的監管合規性

• 降低錯誤風險和相關罰款

• 活動高峰期（結帳、休假）的可用性提高

但它也涉及對資料保護的合同謹慎（GDPR意義上的分包商）和供應商變更時的資料可逆性。

將電子簽名整合到薪酬工作流中

將電子簽名整合到薪酬管理工作流中代表一個主要生產力槓桿。相關流程眾多：

• 招聘時簽署勞動合同

• 電子驗證薪資修訂

• 簽署公司協議（參與、獎勵、年度薪酬協商）

• 結算帳目收據

• 薪資單的安全傳輸

通過Certyneo等解決方案，每份文件可在幾分鐘內簽署，具有完整的審計跟蹤和符合要求的自動歸檔。使用我們的ROI計算器估計您組織可實現的收益。

企業薪酬管理適用的法律框架

企業薪酬管理遵循密集的法律框架，涉及國家勞動法、歐洲社會法和數位監管。以下是2026年需要了解的主要文本。

法國勞動法

第L3243-2條：根據2016年8月8日勞動法，雇主可以以電子形式提供薪資單，除非員工反對。電子化因此是雇主的權利，受到文件可用性和完整性義務的約束。

第L1221-1條：勞動合同遵守普通法規則。根據《民法》第1366至1367條，可以以電子形式建立，這些條款承認電子書面和電子簽名的證明力，前提是簽署人的身份得到確保，且文件的完整性得到保證。

第L3243-4條：雇主必須保留薪資單副本5年。員工則通過專門入口或雇主的數位保險箱享受50年或至其75歲的薪資單存取權。

eIDAS法規n°910/2014

歐洲eIDAS法規（電子識別、認證和信任服務）為歐盟內的電子簽名建立了法律框架。它區分三個級別：

• 簡單電子簽名（SES）：最低級別，適合低風險文件

• 高級電子簽名（SEA）：與簽署人唯一相聯，允許其識別，從其專有控制下的資料創建——建議用於大多數人力資源文件

• 合格電子簽名（SEQ）：由經過認證的合格設備創建，在所有成員國法庭前相當於手寫簽名

eIDAS 2.0法規（EU 2024/1183），自2024年漸進適用，加強了互操作性要求並引入歐洲數位身份錢包（EUDIW）。查閱我們的詳細分析。

GDPR n°2016/679

薪資資料構成個人資料。資料控制人（雇主）必須遵守GDPR基本原則：處理合法性、資料最小化、準確性、保留期限限制、完整性和保密性。適用於薪資的法律基礎是法律義務（GDPR第6.1.c條）。必須保持最新的處理活動登記冊（RAT）。

NIS2指令（2022/2555/UE）

由2023年7月24日法律n°2023-703及其實施令轉置為法國法律，NIS2指令對關鍵實體和重要實體施加了加強的網路安全措施。薪酬資訊系統作為託管關鍵資料的處理，直接受影響。ANSSI是控制合規和施加罰款的國家主管機構，可達1000萬歐元或年全球營業額的2%。

ETSI規範

ETSI EN 319 132（XAdES格式）、ETSI EN 319 122（CAdES）和ETSI EN 319 162（PAdES）規範定義了高級和合格電子簽名的技術格式。遵守這些規範保證了文件的互操作性和在時間內的可持續性，特別是對於長期存檔的薪資文件。

使用場景：電子化薪酬管理實踐

場景1：一家85名員工的中型工業企業理性化其薪酬管理

一家工業企業，85名員工分佈在兩個地點，至2024年一直以混合方式管理薪酬：內部薪酬軟體、打印並親手交付的薪資單、手寫的合同和修訂後掃描。月度流程由2名人力資源管理員在5個工作日內完成。

通過部署連接到電子簽名平臺的薪酬解決方案，企業：

• 將薪資單生成和交付週期從4天減少到不到24小時

• 自動化100%的薪資修訂生成和電子簽名（年度審查、晉升）

• 消除印刷和實物存儲文件，每年節省估計3,000至5,000€的紙張、印刷和歸檔成本

• 在第一個月內達到94%的電子薪資單接受率，感謝適當的人力資源溝通

場景2：一家為40個客戶管理薪酬的會計師事務所

一家為大約40個客戶（2至15名員工的微型企業）提供薪酬外包的會計師事務所面臨著不斷增長的行政負擔：非安全電子郵件交換的增加、驗證可追蹤性的困難和GDPR合規風險。

通過將電子簽名解決方案整合到多客戶工作流中，事務所：

• 通過安全表單和電子簽名集中驗證薪資變數，由客戶主管進行

• 將電子郵件往返減少60%以收集可變元素

• 保證每個薪資決定的完整審計跟蹤，在URSSAF檢查時顯著降低風險

• 改善客戶滿意度，衡量的NPS從32升至58，期間為12個月

場景3：一家有兼職員工和高流動率的零售集團

一家中等規模的零售連鎖店，約120名員工，其中40%為兼職，年度流動率為35%，必須管理大量的短期合同、補充小時修訂和全額結算。文件量超過每年800份人力資源行為。

通過部署集成到薪酬軟體的移動優先電子簽名解決方案，連鎖店：

• 允許在第一天簽署招聘合同，包括沒有固定專業地址的員工，通過智能手機

• 將合同簽署的平均延遲從4.2天降低到不到2小時

• 用時間戳記的合格簽名保護100%的全額結算收據，消除任何後續爭議風險

• 在人力資源行政職能上釋放相當於0.3個全職職位年度，重新分配給更高價值的任務

結論

企業薪酬的完整管理遠不止會計職能：它是一個戰略流程，決定了法律合規性、僱主與員工關係以及組織的運營績效。2026年，依靠符合規定的數位工具——薪資單電子化、人力資源文件電子簽名、具有證明力的歸檔——的企業在敏捷性上獲得優勢，降低法律風險並改善員工體驗。

Certyneo陪同您進行此轉變：符合eIDAS的電子簽名、由AI生成的合同、完全電子化的人力資源工作流程。無論您是一家快速成長的中小企業還是管理多個客戶組合的會計師事務所，我們的解決方案都適應您的需求。

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