근로법상 법적 준수 : 사용자의 의무

근로법상 법적 준수는 현대 인사 관리의 기초 중 하나입니다. 근로 계약 체결, 직원 개인 데이터 관리, 인사 등록부 유지, 필수 공시 의무 준수 등 여러 측면에서 사용자는 끊임없이 진화하는 규범 환경을 헤쳐나갑니다. 이러한 의무를 준수하지 않으면 기업이 상당한 민사, 형사 및 행정 제재를 받을 수 있습니다. 본 기사는 프랑스의 모든 사용자에게 부과되는 주요 법적 의무를 상세히 설명하며, 디지털 법률의 기여, 특히 기업에서의 전자 서명을 활용하여 인사 문서 프로세스를 보호하고 가속화하는 방법을 포함합니다.

사용자의 기본 계약 의무

근로 계약의 작성 및 교부

근로법전 제1221-1조는 근로 계약이 민법의 규칙을 준수한다고 명시하고 있습니다. 기간제 계약(CDD)의 경우 제1242-12조는 채용 후 최대 2영업일 이내에 서면으로 근로자에게 전달하도록 규정하며, 이를 위반하면 기간 미정 계약(CDI)으로 재정의될 수 있습니다. 단시간 근로 계약(제3123-6조)의 경우도 서면 형식이 필수입니다.

투명하고 예측 가능한 근로 조건에 관한 유럽 지침 2019/1152의 전치로, 2023년 11월 2일 법령은 계약 또는 채용 시 제공되는 정보 문서에 포함되어야 하는 필수 항목을 확대했습니다. 이 중에는 시용 기간, 예고 규칙, 사회 보장 기관의 신원, 또는 교육 권리 등이 있습니다.

이러한 계약의 전자화는 현재 완전히 합법적입니다. eIDAS 규정을 준수하는 인정된 또는 고급 전자 서명은 민법 제1367조 적용에 따라 서명된 계약에 종이 원본과 동일한 법적 가치를 부여합니다.

인사 등록부

근로법전 제1221-13조는 모든 사용자에게 인사 등록부를 유지하도록 규정합니다. 이 등록부는 채용 시간 순서대로 다음 정보를 포함해야 합니다: 근로자 신원, 국적, 생년월일, 성별, 직무, 자격, 입사 및 퇴사 날짜, 계약 유형. 등록부는 근로자 퇴직 후 5년간 보관해야 합니다. 등록부의 부재 또는 부정확한 유지는 영향을 받는 근로자 1인당 750€의 벌금(4급 경범죄)에 해당합니다.

시용 기간 및 채용 절차

사용자는 예상 채용일 이전 최대 8일 이내에 채용 사전 신고(DPAE)를 URSSAF에 제출해야 합니다(근로법전 제R1221-1조). DPAE 미제출은 가은 근로(article L. 8221-5) 위반으로, 자연인의 경우 45,000€의 벌금 및 2년의 징역형에 이를 수 있습니다.

보건, 안전 및 근로 조건 의무

일반적 안전 의무

근로법전 제4121-1조는 사용자의 결과 기반 안전 의무를 규정합니다: 사용자는 근로자의 안전을 보장하고 신체적, 정신적 건강을 보호하기 위해 필요한 조치를 취해야 합니다. 이 의무는 직업 위험 예방, 근로자 정보 및 교육, 적절한 조직 및 수단 구축으로 구성됩니다.

2001년 11월 5일 대령령으로 의무화된 직업 위험 평가 단일 문서(DUERP)(근로법전 제R4121-1조)는 첫 번째 근로자부터 작성해야 하며, 연 1회 또는 근로 조건의 중대한 변화가 있을 때마다 업데이트되어야 합니다. 2021년 8월 2일 근로 보건법(법률 제2021-1018호)은 DUERP 40년 보관 및 전직 근로자 제공 의무를 부과하여 이 의무를 강화했습니다.

의료 검진 및 건강 상태 추적

사용자는 근로 개시 후 3개월 이내에 정보 및 예방 방문(VIP)을 조직해야 합니다(근로법전 제R4624-10조). 다만, 채용 전 의료 적격 검진이 필요한 특정 위험 직무는 예외입니다. 산업의(industrial physician)는 부적격 의견을 발급할 수 있으며, 사용자는 이를 고려하지 않으면 책임을 지게 됩니다.

괴롭힘 및 차별 관련 의무

2018년 9월 5일 직업 전망 법(법률 제2018-771호) 이후, 최소 250명의 근로자를 보유한 기업은 CSE 내에 성희롱 담당자와 전담 인사 담당자를 지정해야 합니다. 모든 규모의 기업은 괴롭힘 관련 권한 있는 서비스 연락처 공시 의무가 있습니다(근로법전 제L1153-5조). 이 항목의 부적합은 사용자를 민사 및 형사 책임에 노출시킵니다.

근로자 개인 데이터 의무

인사에 적용되는 RGPD

일반 데이터 보호 규정(RGPD, n° 2016/679)은 근로자 데이터 처리에 완전히 적용됩니다: 급여 파일, 성과 평가, 생체 데이터, 결근 추적 등. 사용자는 RGPD 제4(7)조의 의미에서 처리 담당자 자격으로 행동합니다.

주요 의무는 다음과 같습니다:

• 처리 활동 레지스터(RGPD 제30조): 250명 이상의 근로자 또는 민감한 데이터를 처리하는 모든 기업에 필수;

• 근로자 정보(RGPD 제13, 14조): 데이터 수집 시, 명확한 정보 공지를 통해;

• 데이터 보관 제한: 계약 종료 후 근로자 데이터는 무제한 보관될 수 없습니다;

• 데이터 보안(RGPD 제32조): 사용자는 적절한 기술적, 조직적 조치를 구현해야 합니다.

데이터 위반 발생 시 사용자는 72시간 이내에 CNIL에 통보해야 합니다(RGPD 제33조). 벌금은 2,000만€ 또는 연간 전 세계 매출의 4%에 이를 수 있습니다. CNIL은 2023년 4,200만€ 이상의 제재를 부과했으며, 일부는 인사 처리와 직접 관련이 있습니다.

전자 서명 프로세스에서의 데이터 보호

인사 문서(계약, 수정, 기업 협약)를 위한 전자 서명 솔루션을 배포할 때, 사용자는 서비스 제공자가 RGPD을 준수하는지 확인해야 합니다. 인증 중에 수집될 수 있는 생체 데이터는 RGPD 제9조의 의미에서 민감한 데이터입니다. 전자 서명 완전 가이드를 활용하면 준수하는 솔루션을 식별하고 데이터 처리에서의 흔한 오류를 피할 수 있습니다.

인사 대표 및 단체 협상 관련 의무

CSE의 설립 및 운영

2017 Macron 법령(법령 n° 2017-1386 및 2017-1388) 이후, 사회경제위원회(CSE)는 최소 11명의 근로자가 있는 기업을 위한 인사 대표의 단일 기구입니다. 사용자는 CSE 선거를 조직하고 필요한 수단을 제공해야 합니다: 사무실, 위임 시간, 최소 50명의 근로자를 보유한 기업을 위한 경제사회환경 데이터베이스(BDESE)를 통한 정보 접근(근로법전 제L2312-36조).

전문 선거 조직 실패는 1년 징역 및 7,500€ 벌금에 해당하는 방해 죄입니다(근로법전 제L2317-1조).

연간 필수 협상(NAO) 의무

근로법전 제L2242-1조는 조합 위임자를 보유한 기업이 다음을 포함한 연간 필수 협상을 실시하도록 규정합니다: 급여, 근무 시간, 부가가치 공유, 남녀 직업 평등 및 근무 생활 품질(QVT). 2023년 11월 29일 가치 공유 법(법률 제2023-1107호) 이후, 3년 연속으로 순 회계 이익이 연간 매출의 최소 1%인 11~49명 근로자 기업은 가치 공유 체계를 구현해야 합니다.

인사 문서의 전자화 : 준수 및 모범 사례

전자화 가능한 문서

인사 프로세스의 전자화는 이제 운영 및 법적 현실입니다. 급여명세서 전자화는 2016년 8월 8일 법(근로법, 근로법전 제L3243-2조)부터 허용되었으며, 근로자가 반대하지 않는 경우에 한합니다. 계약, 수정, 계약 종료 문서(정산금, 정산 영수증)는 서명자의 신원 확인 및 문서 무결성을 보장하는 솔루션이 사용되는 경우 전자 서명될 수 있습니다.

전자 서명 전담 인사 솔루션을 통해 이러한 문서 흐름을 자동화하면서 증거 가치를 보장할 수 있습니다. 높은 이해관계가 있는 문서(일련 기간제, 기업 협약)의 경우 eIDAS 규정에 따른 고급 또는 인정 전자 서명을 사용하는 것이 좋습니다. 전자 서명 솔루션 비교는 귀사의 양과 산업 제약에 맞는 도구를 선택하는 데 도움이 됩니다.

인사 문서의 보관 및 보존

법적 보관 기간은 문서 성질에 따라 다릅니다:

• 근로 계약 및 수정: 계약 종료 후 5년(민법 처방, 민법 제2224조);

• 급여명세서: 5년(근로자 채권 처방, 근로법전 제L3245-1조);

• 사회 기여금 관련 문서: URSSAF 감시를 위해 3년;

• DUERP: 40년(2021 근로 보건법).

NF Z 42-020 표준을 준수하는 전자 보존 시스템(SAE)은 전체 법적 보관 기간 동안 전자 문서의 증거 가치를 보장합니다. Certyneo에서 사용 가능한 ROI 계산기는 인사 문서 프로세스의 완전한 디지털화로부터의 투자 수익을 빠르게 평가할 수 있게 해줍니다.

사용자 준수에 적용되는 법적 틀

사용자의 법적 준수는 국내법, 유럽법 및 기술 표준을 결합한 다층적 규범 체계에 포함됩니다.

민법:

• 민법 제1366조는 신원이 적절히 보장되고 무결성을 보장하는 방식으로 수립 및 보관되는 한 전자 문서를 종이 문서와 동등한 증거로 인정합니다.

• 민법 제1367조는 전자 서명을 정의하고 그것이 서명자의 신원을 보장하고 첨부되는 행위와의 연결을 보장하는 신뢰할 수 있는 식별 절차의 사용으로 구성된다고 명시합니다.

eIDAS 규정(n° 910/2014): 이 유럽 규정은 세 가지 수준의 전자 서명(단순, 고급, 인정)을 정합니다. 인정 전자 서명(SEQ)은 신뢰성의 추정을 받으며 EU 내 사법 분쟁에서 증거로 거부될 수 없습니다. eIDAS 2.0 개정(규정 2024/1183, 2024년 5월 20일 발효)은 유럽 디지털 신원 지갑(EUDI Wallet)을 도입하며, 이는 2026년부터 인사 온보딩 프로세스에 영향을 미칠 것입니다.

RGPD(n° 2016/679): 처리 담당자인 사용자는 적법성, 정직성, 투명성, 목적 제한, 데이터 최소화, 정확성, 보관 제한, 무결성 및 기밀성의 원칙을 준수합니다(RGPD 제5조). 전자 서명 서비스 제공자 이용은 보안 보장 및 데이터 반환 또는 삭제 양식을 명시하는 RGPD 제28조 준수 하도급 계약 체결을 의무화합니다.

NIS2 지침(2022/2555): 2024년 5월 21일 법(법률 n° 2024-449)으로 프랑스 법에 전치된 NIS2 지침은 보건, 에너지 및 운송 부문의 많은 사용자를 포함한 필수 및 중요 기관으로 사이버 보안 의무를 확대합니다. 민감한 데이터를 처리하는 인사 정보 시스템은 강화된 보안 조치(다중 인수 인증, 사업 연속성 계획, 사건 보고)를 통합해야 합니다.

ETSI 표준: ETSI EN 319 132(XAdES 서명 형식) 및 ETSI EN 319 122(CAdES) 표준은 유럽에서 인정되는 전자 서명의 기술 형식을 정의합니다. 신뢰 목록(Trust List)에 등재된 인정 서비스 제공자(QTSP)는 이러한 표준 준수를 보장합니다.

근로법: 근로법전(제L1221-1, L1242-12, L3243-2, L4121-1, L2242-1조 등)은 사용자의 계약, 조직 및 사회적 의무의 기초를 구성합니다. 모든 위반은 민사(재정의, 손해배상), 행정(CNIL 벌금, DIRECCTE) 및 형사(방해 죄, 가은 근로) 제재를 초래할 수 있습니다.

시나리오: 실무에서의 준수 인사

시나리오 1 — 80명 규모의 산업 중소기업이 계약을 전자화

80~120명의 근로자를 관리하는 산업 중소기업(계절 CDD 상당)은 반복되는 어려움을 경험했습니다: CDD 서명 지연이 2영업일 법적 기한을 초과, 재정의 위험, 안전하지 않은 종이 보관. eIDAS 준수하는 고급 전자 서명 솔루션을 배포하여, 기업은 자동화 흐름을 통합했습니다: SIRH에서 계약 생성, 지원자에게 안전한 이메일 전송, 휴대폰에서 10분 이내 서명, 타임스탬프가 있는 자동 보관.

6개월 배포 후 관찰된 결과: CDD 서명 지연 85% 감소(평균 2.4일에서 4시간 미만), 법정 기간 내 미제출 위험 완전 제거, 인쇄, 우송 및 정리 비용 연간 약 3,200€ 절감.

시나리오 2 — 유통 그룹이 다중 사이트 BDESE 및 NAO 준수

약 20개 지점과 약 1,200명 근로자를 보유한 유통 그룹은 경제사회환경 데이터베이스(BDESE)를 중앙화하고 CSE 회의 및 NAO 기업 협약 의사록 서명을 전자화해야 했습니다. 일부 단체 협약에 형식적 서명 부재는 그룹의 적용 가능성 분쟁을 노출시켰습니다.

높은 법적 이해관계가 있는 행위(참여 협약, 원격 근무 헌장, 이익 공유 협약)를 위한 인정 전자 서명 솔루션을 채택하여, 그룹은 전체 사회 문서의 증거 가치를 보호했습니다. 단체 서명(협약당 3~7 서명자 포함) 프로세스의 시간 절감은 우편 송금 종이 회로 대비 약 60%로 추정되었습니다.

시나리오 3 — 인사 상담 회사가 TPE에 RGPD 급여 준수 지원

약 50개 TPE-PME를 지원하는 인사 컨설팅 회사는 대부분의 클라이언트가 2018년 이후 필수인 채용 시 근로자에게 제공해야 하는 RGPD 정보 공지가 없음을 파악했습니다. 회사는 AI 계약 생성기 및 전자 서명 솔루션에 의존하여 이러한 공지 자동 생성을 제공에 통합했습니다.

이 체계는 클라이언트 회사가 2주 이내에 RGPD 준수를 달성할 수 있게 했으며, 전자적으로 연락한 근로자 중 94%의 채택률(전통 종이 회로는 67%) 달성했습니다. CNIL 정보 결여 벌금 위험은 지원받은 클라이언트 포트폴리오에서 완전히 제거되었습니다.

결론

근로법상 법적 준수는 근로법전의 형식적 준수에 국한되지 않습니다: 이는 RGPD, NIS2 지침, eIDAS 규정 및 가치 공유 법과 같은 최근 입법 변화에서 비롯된 의무도 포함합니다. 사용자에게 모든 인사 문서 — 계약, 수정, 기업 협약, 정보 공지 — 는 증거 가치가 보장되어야 하는 법적 행위를 나타냅니다.

eIDAS 준수 전자 서명은 가장 효율적인 준수 도구로 부상합니다: 계약을 보호하고, 채용 프로세스를 가속화하고, 법적 보관을 촉진하고, 분쟁 위험을 현저히 감소시킵니다. Certyneo는 인사 문서 흐름의 완전한 전자화에 동반하며, 인증된, 간단하게 배포하고 유럽 법적 요구사항을 준수하는 솔루션을 제공합니다.

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