Senda skjal til undirskriftar í verkfræðigreininni

Inngangur: rafræn undirskrift hjartarfléttu verkfræðiverkefna

Í verkfræði og hönnunarskrifstofum (BE) er skjalastjórnun stöðug áskorun. Hvert verkefni framkallar tugum samningsskjala: verkefnabeiningar, breytingar, móttökuyfirlit, undirverktakamarkaðir, samninga um samstarf, tæknilegar staðfestu. Að senda skjal til undirskriftar í verkfræðigreininni er ekki aðeins einföld stjórnsýsluformalía: það er lagalegt atriði sem skapar skilyrði fyrir framvindu verkefnisins. Fyrir margskyld málsaðila — verkefnasinna, verkefnastjóra, samstarfsaðila, undirverktaka, vátryggjendur — kemur rafræn undirskrift fram sem skilvirkasta og örugasta lausnin.

Sértækni skjalastjórnunar í verkfræði og hönnunarskrifstofum

Áður en þú velur lausn og sendingaryrkjir þarf að kortleggja tegundir skjala sem framleidd eru í hönnunarskrifstofum eða verkfræðifyrirtækjum. Þessi skjöl hafa ekki sama lagalega áhættu, og þessi færibreyta ákvarðar beint hvaða undirskriftarstig á að nota.

Skjöl með mikilli samningaáhættu

Sum athafnir skuldbinda borga og faglega ábyrgð verkfræðingsins eða hönnunarskrifstofunnar til lengri tíma:

• Samningar um verkefnisstjórnun (hluti eða fullur verkefni samkvæmt MOP lögum 12. júlí 1985): þessi skjöl skilgreina gildissvið, þóknun og skuldbindingar um niðurstöðu eða aðferðir. Skortur á gildum undirskriftum getur gert samning ósölun.
• Undirverktakamarkaðir: háðir lögum nr. 75-1334 frá 31. desember 1975 um undirverktaka, þeir setja strangar reglur. Háþróuð eða hæf rafræn undirskrift er mjög þarfleg.
• Móttökuyfirlit verka: dagsetning þeirra og ósveigjanleiki stýra gangsetningu 10 ára og tveggja ára ábyrgða (greinum 1792 og eftir í borgaralögum).
• Breytingabeiningar: slæm undirskrift eða órakin breyting getur skapað deilur um breytingu gildissviðs.

Verkefnisstjórnunarskjöl

Önnur skjöl, sem eru minni lagalega áhyggjuefni en nauðsynleg fyrir starfsrekstur, njóta einnig góðs af rafrænum undirskriftum:

• Fundargerðir verkstæðis staðfestar af aðilum
• Skipanabréf gefin út af verkefnastjóra
• Framkvæmdaáætlanir samþykktar og samþykktar
• Ósamkvæmni og aflétt forvarðir

Fyrir þessi skjöl er einföld eða háþróuð rafræn undirskrift almennt fullnægjandi, með því skilyrði að valin lausn bjóði áreiðanlega endurskoðunarslóð.

Veljið rétta undirskriftarstigið eftir skjali

Reglugerð eIDAS (nr. 910/2014/ESB) skilgreinir þrjú stig rafrænnar undirskriftar, hvert með sérstakan öryggisstig og sönnunargildi. Fyrir hönnunarskrifstofur og verkfræðifyrirtæki er þetta val mikilvægt.

Einföld rafræn undirskrift (SES)

Hentugt fyrir innri skjöl með litla áhættu: samþykki skýrslugerðar, miðlun tæknilegra skjala til undirskriftar, dagskrár. Það byggir á einni auðkenningu undirritunaraðila (venjulega tengil með tölvupósti). Sönnunargildið þess er takmarkað og ófullnægjandi fyrir samningsatriði sem binda marga lögaðila.

Háþróuð rafræn undirskrift (SEA)

Þetta er hentugustu stigið fyrir flesta samningsatriði hönnunarskrifstofanna. SEA tryggir auðkenni undirritunaraðila með sterkri auðkenningu (OTP SMS, staðfesting auðkennis), heilleika undirritaðs skjals og ekki-taganingu. Það er í samræmi við kröfur 26. greinar reglugerðar eIDAS. Til að læra meira um muninn á stigum, reglugerð eIDAS 2.0 útskýrð í smáatriðum er nauðsynleg lesning.

Hæf rafræn undirskrift (SEQ)

Frátekið fyrir mjög mikilvæg atriði eða stórar opinberar markaðir, SEQ byggir á viðurkenndu skilríki gefnu út af traustri þjónustuveitu (QTSP) sem er skráð á evrópsku traustlista (eIDAS Trust List). Það gefur lagalega forsendu fyrir réttmæti og er jafngilt handskrifuðu undirskrifti skv. 1367. grein frönskra borgaralaga.

Fyrir verkfræðinga sem starfa sem umboðsmenn á opinberum mörkuðum getur rafræn undirskrift í fyrirtæki með viðurkenndu skilríki verið krafist af opinberum kaupendum í fjarsamskiptaaðferðum.

Skrefþó fyrir skrefum til að senda skjal til undirskriftar í verkfræði

Að koma á raun rafrænni undirskriftarflæði í hönnunarskrifstofum krefst strangrar aðferðafræði. Hér eru lykilskref, í gildi hvort sem þú ert að meðhöndla MOE samning eða undirverktaka breytingu.

Skref 1 — Undirbúa skjalið og skilgreina undirritunaraðila

Skjalaundirbúningur er mikilvægasta fasinn. Skjalið verður að vera endanlegur, endurlesinn og sannprófaður tæknilega áður en undirskrift er send. Í Certyneo hleður þú upp endanlegum PDF og setur sjónrænt staði fyrir hvern undirritunaraðila. Pallinn stjórnar sjálfkrafa undirskriftarröð (samhliða eða röð), sem er nauðsynlegt í verkefnastjórnunarsamtökum þar sem margir samundirritaðilar taka þátt.

Auðkenntu nákvæmlega hvern undirritunaraðila:

• Nafn, fornafn, faglegur netfang
• Hlutverk (löglegur fulltrúi, heimilaður umboðsmaður, verkefnastjóri)
• Undirskriftarstig sem krafist er samkvæmt eðli skjalsins

Skref 2 — Veldu viðeigandi undirskriftarflæði fyrir verkefnið

Í verkfræði fela verkefni oft margar málsaðila og keðjustaðfestingu. Certyneo gerir kleift að stilla:

• Röð undirskriftar: skjalið er sent í röð til hvers undirritunaraðila í skilgreindu röð (td verkfræðingur ábyrgðaraðili undirritar áður en skjalið er sent til verkefnasinna).
• Samhliða undirskrift: allir undirritunaraðilar fá samtímis boð til að skrifa undir, sem dregur úr töfum í brýnum aðstæðum (aflétt forvarðir fyrir móttöku).
• Blandað undirskrift: samsetning beggja kerfa, sérstaklega gagnlegt fyrir samstarfsmarkaði eða sameiginlegar ábyrgðarmarkaði.

Sólarhrif samninga sem hægt er að hlaða niður fáanlegir á Certyneo innihalda forritað sniðmát fyrir algenga athafnir BTP-verkfræðigeirans.

Skref 3 — Sendu boð og tryggðu eftirfylgni

Þegar flæðið er stirt, sendir Certyneo sjálfkrafa tilkynningu með tölvupósti til hvers undirritunaraðila með öruggum tengil að skjalinu. Pallinn stjórnar:

• Sjálfvirkar endursendingarnar stillanlegar (D+2, D+5, osfrv.)
• Staðfestingu á auðkenni undirritunaraðila samkvæmt völdu stigi
• Hæfðri tímasetningu hverrar undirskriftar
• Sjálfvirka myndun endurskoðunarskýrslunnar (algjör dagbók yfir aðgerðir)

Gagnsvarp í rauntíma gerir verkefnastjóranum kleift að sjá samstundis stöðu hvers skjals: bið, í gangi, undirritað, hafnað. Þessi sýnileiki er sérstaklega dýrð á mikilvægum áföngum verkefnis (leyfisumsókn, ráðgjöf, móttaka framkvæmda).

Skref 4 — Arkiverðu og samþættu tækniverkfæri

Þegar allir undirritunaraðilar hafa sett undirskriftir sína, myndar Certyneo endanlegur skjal með inntegnum undirskriftum og meðfylgjandi undirskriftarskírteini. Þetta skjal er arkivað örugglega og aðgengilegt hvenær sem er frá pallinum.

Fyrir hönnunarskrifstofur sem nota verkefnisstjórnunarhugbúnað eða GED (rafræn skjalastjórnun) eins og Primavera, MS Project, Procore eða Autodesk Construction Cloud, Certyneo gefur API REST sem gerir kleift að samþætta undirskriftarflæði beint inn í fyrirliggjandi vistkerfi. ROI reiknivél rafrænnar undirskriftar gerir þér kleift að meta beina hagnað fyrir þína byggingu.

Villur sem á að forðast í hönnunarskrifstofum og verkfræðiskrifstofum

Að taka upp rafræna undirskrift í verkfræðigreininni afhjúpar endurtekningu villur sem geta dregið úr löglegum gildi athafna eða sem mynda stjórnsýslu ónæmi.

Vanmeta undirskriftarstig sem krafist er

Að nota einfalda undirskrift fyrir fullan verkefnisstjórnunarsamning gerir hönnunarskrifstofuna viðkvæma fyrir deilum um gild samþykki. Samskilningslaus samningsaðili gæti haldið því fram að engin formleg samþykki hafi komið fram. Reglan er einföld: því hærri fjármálaaáhættu og lengri skuldbinding, því sterkara undirskriftarstig verður að vera.

Vanrækja auðkenningu löglegra fulltrúa

Í meðalstórum verkfræðifyrirtækjum er venjulegur undirritunaraðili ekki alltaf löglegur fulltrúi. Þarf að sannreyna að tilnefndur undirritunaraðili hafi gilda heimildir og að þessar heimildir séu skjalfestir. Certyneo gerir kleift að tengja heimildaskjöl við undirskriftarmöppu.

Gleyma stjórnun á höfnun og deilum

Allt undirskriftarflæði verður að taka til þess tilviks að undirritunaraðili neiti að skrifa undir eða seti fram fyrirvara. Certyneo pallinn geymir þessir neitunar með ástæðu sinni í endurskoðunarskýrslunni, sem myndar sönnunarskjal ef deilur koma fram síðar. Fyrir mannkosti sem vilja dýpka aðstöðu sína, samanburður á rafrænum undirskriftareiknilausnum lýsir eiginleikum sem í boði eru á markaðinum.

Lagalegt rammi sem gildir um rafræna undirskrift í verkfræði

Lögleg réttmæti rafrænnar undirskriftar í verkfræðigreininni byggir á evrópsku og innlendum regluverki sem óumflýjandi er að skilja.

Frönskir borgaralög: greinum 1366 og 1367

Greina 1366 borgaralaga kveður á því að « rafrænt rit hefur sömu sönnunarkraft og rit á pappír, með því skilyrði að auðkenning á aðila sem það kemur frá sé hægt að tryggja og að það sé komið á og varðveitt þannig að heilleiki þess sé tryggt ». Greina 1367 nákvæmir það að rafræn undirskrift « samanstendur af notkun áreiðanlegrar auðkenningaraðferðar sem tryggir tengingu hennar við athöfn sem henni fylgir » og að þegar hún er rafræn « er áreiðanleiki þessarar aðferðar forsendum, þar til öðru er til sönnunargagna, þegar rafræn undirskrift er skapaðar, auðkenni undirritunaraðila tryggt og heilleiki athafnarinnar tryggt, samkvæmt skilyrðum sem sett eru með tilskipun ». Þessi tilskipun er tilskipun nr. 2017-1416 frá 28. september 2017, sem viðurkennir undirskriftir sem eru í samræmi við reglugerð eIDAS sem hafa þessa forsendu áreiðanleika.

Reglugerð eIDAS nr. 910/2014/ESB

Evrópska reglugerðin eIDAS (Electronic IDentification, Authentication and trust Services) myndar aðalhöfuðlinn. Hún stofnar þrjú stig undirskriftar (einfalda, háþróaða, hæfa), skilgreinir tæknilegar kröfur sem gilda fyrir hvert og framfylgir gagnkvæmri viðurkenningu milli aðildarríkja. 25. greina 2. málgrein er sérstaklega mikilvæg: hæf rafræn undirskrift hefur lagaleg áhrif handskrifaðrar undirskriftar. Endurskoðun eIDAS 2.0 (reglugerð ESB 2024/1183), sem gildir frá 2025, styrkir kröfur um auðkenningu og flutninga milli landamæra, sem snúa beint að hönnunarskrifstofum sem vinna að evrópskum innviðaverkefnum.

ETSI staðlar sem gilda

Staðlar sem gefnir eru út af ETSI (Evrópsk tæknilega staðlun fyrir fjarsamskipti) tilgreina tæknilegt snið undirskrifta sem viðurkenndar eru: XAdES (XML Advanced Electronic Signatures, ETSI EN 319 132), PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures, ETSI EN 319 122) og CAdES. Fyrir verkfræðiskjöl á PDF sniði er PAdES-B formið best hentugt og algengustu samþykkt opinberra og einkaaðila.

MOP lög og verkefnastjórnunarmarkaðir

Lög nr. 85-704 frá 12. júlí 1985 um opinbera verkefnastjórnun (MOP lög) stjórna verkefnastjórnunarsamninga fyrir opinber verk. Í þessu samhengi eru rafræn verslun nauðsynleg umfram ákveðin mörk (frá 2018 verða allir opinberir markaðir umfram 40.000 € án skatta að fara um rafræna leið samkvæmt lögum um innkaup opinberra aðila, 2. kafla R.2132-1). Hæf rafræn undirskrift getur verið krafin af opinberum kaupanda í markaðsskjölum.

GDPR og persónuverndarverndarinn á undirritunaraðilum

Meðhöndlun persónuupplýsinga undirritunaraðila (nafn, fornafn, netfang, auðkenni fyrir SEA/SEQ) er háð reglugerð GDPR nr. 2016/679. Certyneo pallinn starfar sem undirvinnustöð samkvæmt 28. grein GDPR og hefur DPA (Data Processing Agreement) sem er samrýmanlegur. Gögn undirritunaraðila eru geymd á gagnaverum sem staðsett eru innan ESB og tryggir samræmi við meginregluna um gagnastaðsetningu.

Notkunarsviðir í hönnunarskrifstofum og verkfræðifyrirtækjum

Atburðarás 1 — Hönnunarskrifstofir í byggingarverkfræði sem stjórna 150 samningum á ári

Fjölbreitt hönnunarskrifstofa með um 15 verkfræðingum, sem sérhæfir sig í byggingu, vökvum og varmaflutningi fyrir einkamála og opinbera verkefnasinna, framleiddi um 150 samninga og breytingar árlega. Hefðbundið ferli — prentun, póstilsending eða skönnun/netfang — myndi um 8 til 14 virka daga bið fyrir hvert skjal, með kostnaði við póst og stjórnsýsluvinnu sem metinn var til nokkurra þúsunda evra árlega.

Eftir innleiðingu háþróaðrar rafrænnar undirskriftarlausnar með röð flæðum stilltum eftir verkefni félagar luku undirskriftarferlinu á innan við 48 klst. Hönnunarskrifstofan minnkaði stjórnsýslu kostnaðinn tengdan skjalastjórnun um um 60%, samkvæmt mörkum sem eru í samræmi við sviðsbókun AFNOR um tölvuúthreyfingu hjá SMB þjónustufyrirtækjum (2024). Agað yfir breytingum var endurheimtað að fullu, sem útrýmdi deilum um tilgreiningarútgáfu samninga.

Atburðarás 2 — Verkefnastjórnunarhópur á opinberum innviðamarkaði

Þrjú verkfræðifyrirtæki sem sameinuð voru í hópi fyrir verkefnastjórnun flutninga innviðaverkefnis (MOE fjárhagsáætlun yfir 2 milljón EUR) voru að skrifa undir samninga og samstarf-samningssamtök milli samstarfsaðila. Verkefnasinninn krafðist háþróaðrar rafrænnar undirskriftar sem aðlöguð væri dematferlingu opinberra markaða.

Með notkun Certyneo með samhliða undirskriftarflæði fyrir þrjá lögbundna fulltrúa hópsins, fylgt af röð staðfestingu með umboðsmanni, var allt undirskriftarferli samningsskjala (samningunarskrá, samstarf samning, CCAP og CCTP undirritað samkv. samkomulagi) lokið á innan við 72 klst., miðað við 15-20 daga á pappír á fyrri mörkuðum. Endurskoðunarskýrslan sem veitt var var samþykkt án fyrirvara af réttargögnum opinbera verkefnasinnans.

Atburðarás 3 — Verkfræðiráðgjöf fyrirtæki sem stjórnar alþjóðlegum iðnaðarverkefnum

Um 40 samstarfsmanna verkfræðiráðgjöf fyrirtæki, sem starfar á iðnaðarverkefnum í Frakklandi og fleiri ESB löndum, þurfti að senda skipanabréf og rammasamninga til undirskriftar fyrir samtala í Þýskalandi, Belgíu og Hollandi. Margskyld tímabelti og stjórnsýsluáskorun gerðu pappírskipti tímaflæmmandi og villu innileiðandi (margar útgáfur í dreifingu samtímis).

Þökk sé gagnkvæmri viðurkenningu á undirskriftum sem samræmast reglugerð eIDAS í öllum ESB aðildarríkjum, voru skjöl sem undirrituð voru með Certyneo samþykkt án deilna af evrópskum samstarfsaðilum. Fyrirtækið minnkaði um 75% tímann sem kostnaðaraukaðilar myndu eyða í að endurvinna undirritunaraðila, sem gaf þannig tíma til verkfræðinga fyrir verkefni með auknu gildi. Aðlögun allra virkra samninga á einu skjalasviði styrkti einnig innri endurskoðun árlega.

Niðurlag

Að senda skjal til undirskriftar í verkfræðigreininni og hönnunarskrifstofum er ekki samræmd aðferð: það krefst fyrri greiningar á tegund skjalsins, undirskriftarstiginu sem löglega hentar og viðeigandi staðfestu flæðis fyrir málsaðila verkefnisins. Vel útfærð breytir rafræn undirskrift hefðbundinni hægum og áhættusamri ferli í flott, rakið og samrýmt reglugerð eIDAS og frönsku borgaralög.

Certyneo var hannað til að bregðast við sérstökum kröfum verkfræðimanneskja: margskyld flæði, stillanlegt undirskriftarstig, API samþætting með verkefnisstjórnunartækjum og örugg geymsla með endurskoðunarskýrslu. Hvort sem þú ert hönnunarskrifstofa með 5 verkfræðingum eða verkfræðifyrirtæki með 200 starfsmenn, aðlaga sig pallurinn að magni og staðbundinni þörf.

Taktu 5 mínútur til að hefja án kostnaðar á Certyneo og sendu fyrstu skjölin þín til undirskriftar á nokkrum smellum, algjörlega samkvæmt reglum.