Certyneo og Make: sjálfvirka undirritun í verkfræði

Af hverju sjálfvirka rafræna undirskrift í verkfræði með Make?

Verkfræðigeirinn myndar gríðarstóra magn samningsbundinna skjala: framkvæmdastyrningarsamninga, breytingabeiðnir, viðtöku- og samþykkisfundargerðir, undirverktökasamninga, samræmisyfirlýsinga og rannsóknaskýrslna. Samkvæmt rannsókn frá McKinsey (2024) eyða verkfræðiteymi að meðaltali 27% af vinnustundum sínum í endurtekin stjórnunarstörf, þar sem söfnun og rakning undirskrifta eru meðal þeirra tímafrekustu.

Tengja Certyneo við sjálfvirknikerfi eins og Make (áður Integromat) gerir þér kleift að breyta þessum handvirku verkföllum í greindasmíð verkflæði, þar sem hver undirskrift er hrundið af stað, rakin og geymd án mannlegrar íhlutunar. Þessi leiðbeiningar útskýra þér skref fyrir skref hvernig á að setja upp þessa samþættingu í B2B-samhengi verkfræðinnar, með fullu tilliti til reglugerðarkröfu eIDAS.

Við munum fjalla um arkitektúr samþættingarinnar, uppsetningu skref fyrir skref í Make, tiltæka kveikja og aðgerðir, og síðan bestu aðferðir sem eru sérstækar fyrir verkfræðigeirann.

---

Skilja arkitektúr Make + Certyneo fyrir verkfræði

Make (Integromat): sjálfvirknisvettvangur án kóða

Make er samþættingarvettvangur og sjálfvirknisvettvangur með sjónrænum eiginleikum sem gerir þér kleift að búa til sviðsmyndir sem tengja hundruð forrita með drag-and-drop einingum. Ólíkt Zapier, bjóðar Make hálfkominni skilyrtri rökfræði, endurteknir, samsöfn og leiðir, sem gerir það sérstaklega hentugt fyrir flókin verkflæði verkfræðinnar (margir aðilar, mörg stig, skjöl með mörgum undirritendum).

Make stendur á milli þinna fagverkfæra (ERP, CRM, verkefnastjórnunarverkfæra eins og Autodesk Construction Cloud, Procore, eða Microsoft Project) og Certyneo, og stýrir gagnaflæðum og kveikum undirskriftar.

Certyneo API: aðalinngangsstaður samþættingarinnar

Certyneo sýnir fullt RESTful API sem gerir þér kleift að framkvæma allar aðgerðir sem eru tiltækar frá grafísku viðmótinu: stofnun undirskriftarbeiðna, bæting við undirritendur, skilgreining undirskriftarreitanna, sending tilkynninga, sókn um stöðu og niðurhal undirritaðra skjala. API notar OAuth 2.0 auðkenningu og JSON snið, sem tryggir innfæðða samhæfni við Make í gegnum HTTP eininguna eða, helst, í gegnum sérstakt Certyneo tengil.

Certyneo API fylgir samhæfnistaðlum sem skilgreindir eru í ETSI EN 319 132 fyrir XAdES undirskrift og ETSI EN 319 122 fyrir CAdES, sem tryggir að hver undirskrift sem mynduð er sé lagalega gild um alla Evrópusambandið.

Dæmigerð topología verkfæðiverkflæðis

Í rannsóknarstofu eða verkfræðifyrirtæki lítur dæmigerð verkflæðisetning svona út:

1. Kveikja: nýr undirverktöku samningur er búinn til í ERP (t.d. SAP, Sage, eða verkefnastjórnunarverkfæri byggt á verkum).
2. Útdráttur: Make sækir lýsigögn samningsins (aðilar, upphæð, byggingarsvæðisviðmiðanir).
3. Skjalavið: Certyneo AI samningaframleiðandi framleiðir skipulögðu PDF skjalið.
4. Stofnun undirskriftarbeiðni: Make kallar Certyneo API til að stofna beiðni og bæta við undirritendum í skilgreindu röðinni.
5. Raðbundin eða samsíða undirskrift: Certyneo sendir undirskriftartengli á viðeigandi aðila.
6. Tilkynning og skjalavarsla: Við móttöku hverrar undirskriftar kallar Make fram tilkynningu Slack/Teams og geymis undertekinn skjal í þinni GED (SharePoint, Google Drive, Egnyte, o.s.frv.).

Þessi arkitektúr útilokar handvirka tölvupósti og tryggir fullkomna rakningu, sem er ómissandi við endurskoðun verkfræðiverkefna.

---

Uppsetningu skref fyrir skref af samþættingunni í Make

Skref 1 — Búa til sviðsmyndina og stilla Certyneo tenginguna

Í þínu Make svæði skaltu búa til nýja sviðsmynd. Ef innfæddur Certyneo tengill er tiltækur í Make markaðstorginu, veldu hann beint; annars skaltu nota HTTP > Make a request eininguna eða HTTP > Make an OAuth 2.0 request.

Til að stilla tenginguna:

• Grunnslóð: `https://api.certyneo.com/v1`
• Auðkenningaraðferð: OAuth 2.0 (Client Credentials) eða API lykilboð Bearer Token, eftir skilgreiningum þíns Certyneo reiknings
• API lykill: tiltækur í Certyneo stjórnborði, kafla Stillingar > Samþættingar > API

Haltu API lyklinum þínum í tengistjórni Make (og ekki beint í sviðsmyndinni) til að fylgja bestu nauðsynleikaðferðum varðandi öryggi.

Skref 2 — Skilgreina kveikjuna sem hentar verkfræðigeiranum

Val kveikjunnar er afgerandi. Í verkfræði eru algengustu kveikjurnar:

| Kveikja | Make eining | Notkunartilvik | |---|---|---| | Ný skrá í SharePoint möppu | SharePoint > Watch Files | Samningur settur inn af sölumanni | | Ný röð í Google Sheets töflu | Google Sheets > Watch Rows | Eftirfylgni samninga sem á að skrifa undir | | Webhook inn frá ERP | Webhooks > Custom Webhook | Innkaupapöntun samþykkt í SAP | | Nýtt Jira/Asana atriði | Jira > Watch Issues | Verkslátri á fasa sem þarf kvöðun viðskiptavinar |

Fyrir flókin verkfræðiverkflæði (t.d. undirskrift á framkvæmdarstyrningarsamnin sem krefst meðritun tæknistjóra og lögreglumanns), veitir innkoma Webhook aðgangur frá ERP mesta sveigjanleika.

Skref 3 — Búa til undirskriftarbeiðni í gegnum Certyneo API

Þegar kveikjan hefur verið stillt skaltu bæta við HTTP einingu sem beinir sér að Certyneo undirskriftarbeiðni stofnunarendapunkti:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

Meginmál JSON beiðninnar inniheldur:

```json { "name": "Undirverktöku samningur - Verkefni {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

Taktu eftir notkun undirskriftarstigsins `advanced` (háþróuð rafræn undirskrift, SEA), í samræmi við eIDAS kröfur fyrir verkfræðisamninga verulegs virðis. Fyrir innri skjöl með litlum veðvangakjörum dugar stig `simple`.

Skref 4 — Stjórna tilkynningum og skjalavarslu eftir undirskrift

Eftir stofnun beiðninnar skaltu bæta við öðru greinum í Make sviðsmyndina þinni, sem kallað fram af Certyneo Webhook sem gefur til kynna að undirskrift sé lokið. Certyneo sendir sjálfkrafa POST til Webhook veffangsins sem þú munt skilgreina í stillingum undirskriftarbeiðninnar.

Við móttöku þessa Webhook getur sviðsmynd þín:

• Sótt um undertekna og tímastimpla PDF í gegnum `GET /signature-requests/{id}/signed-document`
• Geymt hana í þinni GED (SharePoint, Egnyte, Google Drive)
• Uppfært stöðu samningsins í þínu ERP eða CRM
• Sent sjálfvirka tilkynningu til verkefnateymis í gegnum Slack, Teams eða með tölvupósti
• Kallað fram reikninga eða opnun nýs verkefnis í verkefnastjórnunarverkfærinu þínu

Þessi verkþáttalína tryggir fullkomna rakningu frá ende til enda á lífsferli skjals, grundvallar skilyrði fyrir verkefnum sem eru háð endurskoðun (ISO 9001 vottunarfélag, opinber útboð, Seveso verkefni).

---

Bestu aðferðir sem eru sérstækar fyrir verkfræðigeirann

Stjórna marghliða og raðbundnum verkflæðum

Verkfræði felur oft í sér skjöl sem krefjast margar undirritara í nákvæmri röð: fyrst verkefnisstjóri, síðan tæknistjóri, loks fulltrúi lögaðila viðskiptavinarins. Certyneo stýrir innfædd raðbundinni undirskrift í gegnum `order` færibreytu á lista undirritara.

Í Make geturðu kraftsamlega byggt upp dizi undirritara með því að nota Array Aggregator sem safnar gögnum undirritara frá þínu ERP eða viðmiðunartöflu, áður en hún er sett inn í Certyneo API beiðni. Þessi nálgun gerir þér kleift að sjá um samninga með 5 til 10 undirritörum án breytinga á sviðsmyndinni.

Tengja undirskriftir við verkefniskjöra

Í verkfræði verður hver undertekinn skjal að vera tengdur nákvæmu verkefniski. Notaðu sérsniðin lýsigögn Certyneo til að geyma málsnúmer, verkstigið og markaðskóða. Þessi lýsigögn verða gefin til baka í Webhook fullnanar og hægt verður að nota það með Make til að geyma skjalið í réttri möppu GED þinni.

Þessi aðferð er í takt við kröfur á NF EN ISO 19650 staðli (upplýsingastjórnun í BIM) og auðveldar skjalaskoðun um lok verkefna.

Fylgjast með gæðum og villum verkflæðis

Make veitir ítarlegt keyrslubók fyrir hverja sviðsmynd. Í faglegri samhengi skaltu stilla tölvupóst eða Slack tilkynningar á sviðsmyndum með villum, og notaðu Make Error Handler eininguna til að stjórna tilfellum Certyneo API bilunar (takmarkanir, of stór skjal, undirritandi ekki fundinn).

Ef þú vilt bera saman getu Certyneo við aðrar lausnir á markaðnum áður en þú byrjar á samþættingu, skoðaðu okkar samanburð á rafrænu undirskriftarlausnum til að bera kennsl á þá lausn sem hentar best þínu verkfræðisamhengi.

Loks, til að hámarka arðsemi sjálfvirku verkflæðisins þíns, okkar ROI reiknivél rafrænnar undirskriftar gerir þér kleift að áætla nákvæmlega tíma- og hagspár sem hægt er að ná eftir skjalamagni sem þinn rannsóknarstofa afgreiðir.

Löglegur ramminn sem á við um rafræna undirskrift í verkfræði

Lagaleg grundvöll rafrænnar undirskriftar

Samkvæmt frönsku lögum byggir lagaleg gildi rafrænnar undirskriftar á kafla 1366 frönsku borgaralegum dómi, sem segir að „rit á rafrænu formi sé dæmt sem sönnun á sama hátt og rit á pappírsflokki", og kafla 1367, sem útskýrir að „undirskrift sem nauðsynleg er til að fullkomna lagalegt athæfi auðkennir höfund sinn og sýnir samþykki hans".

Á evrópskum stigi skilgreinir Reglugerð eIDAS nr. 910/2014 (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), sem með breytingum eIDAS 2.0 (Reglugerð ESB 2024/1183), þrjú stig rafrænnar undirskriftar:

• SES (Simple Electronic Signature): hentugt fyrir innri skjöl með litlum mikilvægi.
• SEA (Advanced Electronic Signature): mælt með fyrir venjulega verkfræðisamninga, undirverktökasamninga og innkaupapantanir. Hún tryggir áreiðanlega auðkenningu undirritanda og heil skjals.
• SEQ (Qualified Electronic Signature): nauðsynleg fyrir opinber gjörninga og sum stór opinber útboð.

Sérstakar skyldur verkfræðigeirans

Innan ramma opinberra útboða setur tilskipun nr. 2016-360 varðandi opinber útboð fullan stafræna tækningu umfram ákveðin þrönk. Framboðsskjöl og undirverktökasamninga verður að undirrita með SEA eða SEQ samhæfu eIDAS, frá trausti gagnvinum kerfis þjónustu (QTSP) skráðir á evrópska Trusted List.

Staðalinn ETSI EN 319 132 skilgreinir XAdES forvistun sem notaðir eru fyrir háþróuða XML undirskrift, en ETSI EN 319 122 tekur til CAdES forvistun fyrir undirskrift tvíundakerfis skjala. Certyneo virðir þessa staðla, sem tryggir samhæfni og þjóðkirkjusamkenni undirskrifta.

GDPR og gagnvernd undirritenda

Meðferð persónulegra gagna undirritenda (nafn, tölvupóstfang, aðgreiningarfætilegir gögn undirskriftar) er háð GDPR reglugerð nr. 2016/679. Sem ábyrg stofnun bæðar þínu verkfræðifyrirtæki að tryggja að Certyneo komi fram sem gagnavinnsluaðili samkvæmt 28. kafla GDPR, með DPA (Data Processing Agreement) í góðu lagi. Gögn undirskriftar verður að varðveita fyrir gildandi fyrninartíma (5 ár fyrir viðskiptasamninga samkvæmt L. 110-4 kafla Frönsku viðskiptalögum, 10 ár fyrir byggingarverka vegna tíu ára ábyrgðar).

NIS2 tilskipun og öryggi sjálfvirknuðra verkflæða

Verkfræðifyrirtæki sem starfa á mikilvægum geirum (orka, flutningar, vatn) gætu verið háð NIS2 tilskipun (2022/2555/ESB), sem lög frá 14. apríl 2025 settu inn í frönsku lög. Þessi tilskipun setur orkukerfi á kerfi upplýsinga, þar með talið sjálfvirknuðum verkflæðum tengdum þriðju aðila eins og Make og Certyneo. Nauðsynlegt er að skrá gagna flæði, dulkóða samskipti (TLS 1.3 lágmark) og halda skrá yfir stafræna undirverktaka.

Notkunartilvik: Make + Certyneo í verkfræði

Tilvik 1 — Jarðfræðirannsóknarstöð sem stýrir 300 verkefnaskýrslum á ári

Rannsóknastofa sem sérhæfir sig í jarðfræðum, með um 15 verkfræðinga, framleiðir að meðaltali 300 verkefnaskýrslur og þjónustusamningi á ári. Áður en Make + Certyneo samþætting var fyrir hendi, krafðist hver skýrsla handvirks sendingu með tölvupósti, símtöl eftir 5 daga án svars, og handvirka skjalavars á skráagrunni. Meðaltalsdregi á undirskriftasöfnun var 8 virkir dagar.

Eftir útfærslu sjálfvirka verkflæðisins — kallað fram af fullkominni skýrslu í SharePoint — skapar Make sviðsmyndin sjálfkrafa Certyneo undirskriftarbeiðni, sendir tilkynningu til viðskiptavinarins, og endurkallir sjálfvirkt á degi 3 ef undirskrift berst ekki. Undertekinn skjal er geymst strax í samsvarandi verkefnismöppu.

Niðurstaða: minnkun á undirskriftardregi frá 8 dögum í 1,8 daga að meðaltali (−78%), sparnaður um 2,5 klukkustundir aðstoðarmanns á viku, um 3.500 € á ári í stjórnunarkostnaði. Þessir stærðarsamstillingar eru í takt við gæðastaðla sem birtu eru af Forrester Research um stafræna skjalavörslu (2024).

Tilvik 2 — Verkfræðifélag fyrir iðnaðarmál sem stýrir marghliða undirverktökasamningum

Verkfræðifélag meðalstærðar (80 til 150 starfsmenn) stýrir verkefnum sem krefjast undirskriftar á undirverktökasamningum sem fela í sér 3 til 6 aðila: byggingareigandi, verkfræðistjóri, undirverktökar stig 1 og 2. Hver samningur krefst strangs raðbundinnar undirskriftar af samningsbundnum og tryggingalegum ástæðum.

Make + Certyneo verkflæðið er kallað fram við staðfestingu innkaupapöntunnar í ERP. Make byggir sérstaklega lista skipulagðra undirritara frá gagnagrunni seljenda, stofnar Certyneo undirskriftarbeiðni með raðbundnum breytum, og tilkynnir hverjum aðila sínum röð. Við lokun er samtekinn samningur geymst í Procore og staða samningsins uppfærst í ERP.

Niðurstaða: útrýming á villum í röðun (undirverktöki sem skrifar undir áður en verkfræðistjóri) 100% þökk sjálfvirkri stöðu raðar undirskriftar. Meðaldreginn fullnustuleikrar samningsins var lækkaður frá 12 dögum í 4 daga (−67%), sem flýtir fyrir raunverulegum gangi byggingarstarfa.

Tilvik 3 — Ráðgjafar verkfræðistofunni sem stýrir breytingarsamningum umfangs

Ráðgjafar verkfræðistofan sem leiðir iðnaðarviðskiptavini í verkefnilegum breytingum framleiðir oft breytingasamninga (amendments) meðan á verkefni stendur, sem krefst skjótrar staðfestingar til að stöðva ekki verkefnið. Þessir breytingarsamningar voru áður prentaðir, undirritaðir á fundi eða sendir með posti, sem skapaði dræg ósamrýmd við hraða faglegra verkefna.

Með Make + Certyneo, stofnun breytingasamninga í verkefnastjórnunarverkfærinu kallar sjálfvirkt fram undirskriftarbeiðni. Viðskiptavinur fær undirskriftartengli farsíma-öguð sem gerir honum kleift að skrifa undir sími frá sími hans á innan við 2 mínútum, jafnvel þó að vera á farandi á byggingarsvæðinu. Háþróaðan undirskriftartig (SEA) er beitt, sem tryggir lagalegt gildi breytingasamninga.

Niðurstaða: dreginn dregi á yfirferð breytingarsamningsins var lækkaður frá 5 til 7 dögum í innan við 24 klst. í 85% tilvika. Aukinn ánægja viðskiptavina og lækkun á hættu á óskráðri umfangsviku, tíð uppspretta deilna í verkfræðiráðgjöf.

Lokamál

Samþætting Certyneo með Make (Integromat) er stærðarleikinn skilvirkni fyrir aðila verkfræðigeirans. Með sjálfvirkningu á allri lotu skjalavarslu — frá stofnun samningsins til geymslu undertekinna skjala — eyðir þú endurteknum handvirkum verkum, minnkar undirskriftardreg 67 til 78% að meðaltali, og tryggir fullkomna eIDAS samhæfni fyrir hvert skjal sem framleitt er.

Tæknileg skilgreining, þó að þörf á fyrstu vandlegri uppsetningu, er aðgengileg teymum með ósennu eða Make samþættandi prófíl. Hagræðingin birtist þegar fyrstu vikur nota, með mælanlegum ROI á stjórnunarkostnaði og dregi byggingarverkefna.

Tilbúinn að breyta þínum verkflæðum skjalavinnslu? Stofnaðu Certyneo reikning þinn ókeypis og tengdu fyrstu Make sviðsmynd þína innan klukkustundar, eða hafðu samband við okkar teymi fyrir persónulega leiðsögn sem hentar þínu verkfræðisamhengi.