Modèle : délégation de signature (Québec)

Présentation

La délégation de signature permet à une personne habilitée à représenter une entreprise ou un organisme (par exemple un président, un administrateur, ou un dirigeant) de confier à un employé ou un collaborateur le pouvoir de signer certains actes ou documents en son nom, dans un périmètre déterminé. Au Québec, cette délégation relève du régime du mandat prévu aux articles 2130 et suivants du Code civil du Québec (CCQ), le délégataire agissant à titre de mandataire du délégant dans les limites des pouvoirs qui lui sont conférés. Pour les sociétés par actions constituées au Québec (en vertu de la Loi sur les sociétés par actions du Québec) ou sous le régime fédéral (Loi canadienne sur les sociétés par actions), la délégation de signature s'inscrit généralement dans le cadre des pouvoirs prévus par les règlements internes de la société et, le cas échéant, d'une résolution du conseil d'administration autorisant la délégation ; le présent modèle constate l'acte de délégation lui-même, sans se substituer à la résolution corporative éventuellement requise selon la gouvernance interne de l'organisation. Quand l'utiliser : pour déléguer, au sein d'une entreprise ou d'un organisme, le pouvoir de signer certains documents (contrats commerciaux jusqu'à un certain montant, correspondance administrative, documents bancaires courants, etc.) à un employé ou un collaborateur qui n'a pas, par sa seule fonction, le pouvoir de représenter l'entreprise à l'égard des tiers. Parties : le délégant (la personne habilitée à représenter l'entreprise ou l'organisme) et le délégataire (la personne qui reçoit le pouvoir de signature). Clauses essentielles : l'étendue précise des actes couverts par la délégation (nature des documents, plafond financier le cas échéant), la durée de la délégation, l'obligation du délégataire de rendre compte de l'exercice de ses pouvoirs, les modalités de révocation, et la mention que la délégation ne dispense pas l'entreprise de respecter, le cas échéant, ses propres règles internes de gouvernance (résolution du conseil d'administration, règlements internes). Erreurs à éviter : déléguer une signature sans plafond financier ni périmètre clair, ce qui expose l'entreprise à des engagements non maîtrisés ; omettre de vérifier que la délégation est conforme aux règlements internes de l'entreprise ou de l'organisme (certains actes majeurs peuvent requérir une résolution formelle du conseil d'administration, que la présente délégation ne remplace pas) ; et ne pas prévoir de mécanisme clair de révocation en cas de départ ou de changement de fonction du délégataire.

Informations à personnaliser

• Nom et fonction du délégant

• Nom de l'entreprise ou de l'organisme

• Adresse de l'entreprise ou de l'organisme

• Nom et fonction du délégataire

• Description des actes couverts par la délégation

• Plafond financier applicable, le cas échéant

• Durée de la délégation

• Une résolution du conseil d'administration est-elle requise en complément ?

• Date de signature de la délégation

Personnalisez votre modèle

Questions fréquentes

La délégation de signature suffit-elle pour tous les actes de l'entreprise au Québec ?

Pas nécessairement. Certains actes majeurs peuvent requérir, en plus de la présente délégation, une résolution formelle du conseil d'administration conformément aux règlements internes de l'entreprise et, le cas échéant, à la Loi sur les sociétés par actions applicable.

Faut-il prévoir un plafond financier dans la délégation de signature ?

C'est fortement recommandé afin de limiter le risque d'engagements non maîtrisés par l'entreprise ; à défaut de plafond, la délégation peut être interprétée de façon plus large que souhaité.

Le délégant peut-il révoquer la délégation à tout moment ?

Oui, en vertu du régime général du mandat du Code civil du Québec, le délégant peut révoquer la délégation à tout moment par avis écrit, sans que cela n'affecte les actes déjà valablement accomplis.

Que se passe-t-il si le délégataire quitte l'entreprise ?

Il est recommandé de révoquer formellement la délégation dès le départ ou le changement de fonction du délégataire, afin d'éviter tout usage résiduel de la signature déléguée.

La délégation de signature doit-elle être écrite ?

Rien n'impose légalement l'écrit, mais il est vivement recommandé afin de délimiter clairement l'étendue des pouvoirs délégués et d'éviter toute contestation ultérieure, notamment vis-à-vis des tiers.

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