الامتثال القانوني في قانون العمل: التزامات صاحب العمل

يمثل الامتثال القانوني في قانون العمل أحد أركان إدارة الموارد البشرية الحديثة. بين إبرام عقود العمل وإدارة البيانات الشخصية للموظفين وصيانة السجل الموحد للموظفين والامتثال لالتزامات النشر الإلزامية، يتنقل صاحب العمل في بيئة تنظيمية كثيفة وتتطور باستمرار. عدم الامتثال لهذه الالتزامات يعرض المؤسسة لعقوبات مدنية وجنائية وإدارية كبيرة. تفصل هذه المقالة الالتزامات القانونية الرئيسية التي تقع على كاهل كل صاحب عمل في السعودية، مع دمج مساهمات القانون الرقمي ولا سيما استخدام التوقيع الإلكتروني في المؤسسة لتأمين وتسريع العمليات الموثقة للموارد البشرية.

الالتزامات العقدية الأساسية لصاحب العمل

صياغة وتسليم عقد العمل

يذكر قانون العمل أن عقد العمل يخضع لقواعد القانون العام. بالنسبة لعقود العمل المحددة المدة (CDD)، يتم فرض نقل وثيقة كتابية للموظف في موعد أقصاه يومين عمليين بعد التوظيف، وإلا قد يتم تحويلها إلى عقد دائم. بالنسبة لعقود العمل بدوام جزئي، تعتبر الصيغة الكتابية إلزامية أيضاً.

منذ تطبيق التوجيه الأوروبي 2019/1152 المتعلق بشروط العمل الشفافة والمتوقعة، تم توسيع المتطلبات الإلزامية التي يجب أن تظهر في العقد أو في وثيقة المعلومات المسلمة عند التوظيف. من بينها: مدة فترة الاختبار والقواعس المتعلقة بفترة الإشعار وهوية منظمات الحماية الاجتماعية وحقوق التدريب.

تعتبر إلغاء تجسيد هذه العقود قانونياً في الوقت الحاضر: التوقيع الإلكتروني الموثق أو المتقدم المتوافق مع لائحة eIDAS يعطي للعقد الموقع نفس القيمة القانونية للأصل الورقي، وفقاً للمادة 1367 من القانون المدني.

السجل الموحد للموظفين

يفرض قانون العمل على كل صاحب عمل الاحتفاظ بسجل موحد للموظفين. يجب أن يتضمن هذا السجل بالترتيب الزمني للتوظيف البيانات التالية: هوية الموظف والجنسية وتاريخ الميلاد والجنس والعمل والتأهيل وتاريخ الدخول والخروج ونوع العقد. يجب الاحتفاظ بالسجل لمدة خمس سنوات بعد مغادرة الموظف. الغياب أو الاحتفاظ غير المنتظم به عرضة لغرامة تبلغ 750 يورو لكل موظف معني.

فترة الاختبار والإجراءات الشكلية للتوظيف

يجب على صاحب العمل تقديم الإخطار السابق للتوظيف في موعد أقصاه ثمانية أيام قبل تاريخ التوظيف المتوقع لدى الجهات الحكومية المختصة. الإخلال بهذا الإخطار يشكل انتهاكاً للعمل المخفي، مما يعرض المؤسسة لغرامة يمكن أن تصل إلى 45000 يورو والسجن لمدة سنتين للأشخاص الطبيعيين.

الالتزامات المتعلقة بالصحة والسلامة وظروف العمل

الالتزام العام بالسلامة

ينص قانون العمل على التزام صاحب العمل بالسلامة: يجب عليه اتخاذ التدابير اللازمة لضمان سلامة وحماية صحة العمال البدنية والعقلية. ينقسم هذا الالتزام إلى إجراءات الوقاية من مخاطر العمل وإعلام وتدريب الموظفين وإنشاء تنظيم ووسائل مناسبة.

يجب إعداد وثيقة تقييم المخاطر المهنية الموحدة من الموظف الأول فصاعداً وتحديثها سنوياً أو عند أي تغيير جوهري في ظروف العمل. عززت قانون الصحة في العمل هذا الالتزام بفرض الاحتفاظ بالوثيقة لمدة 40 سنة وإتاحتها للموظفين السابقين.

الفحص الطبي والمتابعة الصحية

يجب على صاحب العمل تنظيم زيارة المعلومات والوقاية في غضون ثلاثة أشهر من تاريخ بدء الموظف في العمل، إلا للمناصب ذات المخاطر الخاصة التي يلزم فيها فحص طبي سابق للتوظيف. يمكن للطبيب أن يصدر رأياً بعدم اللياقة، وعلى صاحب العمل أن يأخذه في الاعتبار تحت طائلة المسؤولية.

الالتزامات المتعلقة بالمضايقات والتمييز

منذ قانون المستقبل المهني، يجب على المؤسسات التي يبلغ عدد موظفيها 250 موظفاً على الأقل تعيين مرجع للمضايقات الجنسية وفريق موارد بشرية مخصص. تخضع كل مؤسسة بغض النظر عن حجمها لالتزام نشر معلومات الخدمات المختصة في مسائل المضايقات. عدم الامتثال بشأن هذه النقطة يعرض صاحب العمل لإجراءات المسؤولية المدنية والجنائية.

الالتزامات المتعلقة بالبيانات الشخصية للموظفين

حماية البيانات الشخصية المتقدمة للموارد البشرية

يسري نظام الحماية الشاملة على معالجة بيانات الموظفين بالكامل: ملفات الرواتب وتقييمات الأداء والبيانات البيومترية وتتبع الغياب وغيرها. يعمل صاحب العمل بصفته المسؤول عن المعالجة.

التزاماته الرئيسية هي:

• السجل الموحد لأنشطة المعالجة: إلزامي لكل مؤسسة يبلغ عدد موظفيها 250 موظفاً أو أكثر أو معالجة بيانات حساسة؛

• إعلام الموظفين: عند جمع البيانات عبر إشعار معلومات واضح؛

• تحديد فترة الاحتفاظ بالبيانات: لا يمكن الاحتفاظ ببيانات الموظف إلى الأبد بعد انتهاء العقد؛

• أمان البيانات: يجب على صاحب العمل تطبيق تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة.

في حالة انتهاك البيانات يجب على صاحب العمل إخطار الجهات المختصة في غضون 72 ساعة. يمكن أن تصل مبالغ الغرامات إلى 20 مليون يورو أو 4% من رقم الأعمال السنوي العالمي. أصدرت السلطات المختصة في 2023 أكثر من 42 مليون يورو من العقوبات تتعلق مباشرة بمعالجات الموارد البشرية.

حماية البيانات في عمليات التوقيع الإلكتروني

عند نشر حل التوقيع الإلكتروني للمستندات الخاصة بالموارد البشرية (العقود والملاحق والاتفاقات الجماعية)، يجب على صاحب العمل التأكد من أن المزود الخدمة يمتثل لمتطلبات حماية البيانات. البيانات البيومترية المجمعة أثناء المصادقة تشكل بيانات حساسة. يسمح استخدام دليل شامل للتوقيع الإلكتروني بتحديد الحلول المتوافقة وتجنب الأخطاء الشائعة في معالجة البيانات.

الالتزامات المتعلقة بتمثيل الموظفين والمفاوضات الجماعية

إنشاء وتشغيل الهيئة الاجتماعية والاقتصادية

منذ مرسوم الإصلاح تشكل لجنة العمل والعلاقات الصناعية الهيئة الوحيدة لتمثيل الموظفين للمؤسسات التي يبلغ عدد موظفيها 11 موظفاً على الأقل. يلتزم صاحب العمل بتنظيم انتخابات اللجنة وتزويدها بالوسائل اللازمة لعملها: مقر العمل وساعات التفويض والوصول إلى المعلومات الاقتصادية والاجتماعية عبر قاعدة البيانات الموحدة للمؤسسات التي يبلغ عدد موظفيها 50 موظفاً على الأقل.

يشكل عدم تنظيم الانتخابات المهنية جريمة معاقة بالسجن لمدة سنة وغرامة بمبلغ 7500 يورو.

التزامات المفاوضة السنوية الإلزامية

يفرض قانون العمل على المؤسسات التي لديها ممثلو نقابات العمال إجراء مفاوضات سنوية إلزامية تتعلق على وجه الخصوص بـ: الأجور وأوقات العمل وتقاسم القيمة المضافة والمساواة المهنية بين الجنسين وجودة الحياة العملية. منذ قانون تقاسم القيمة الصادر في 29 نوفمبر 2023 يجب على المؤسسات التي يبلغ عدد موظفيها 11 إلى 49 موظفاً وتحقق ربحاً موجباً لمدة ثلاث سنوات متتالية أن تضع نظاماً لتقاسم القيمة.

إلغاء تجسيد مستندات الموارد البشرية: تحديات الامتثال والممارسات الجيدة

المستندات التي يمكن إلغاء تجسيدها

أصبحت إلغاء تجسيد عمليات الموارد البشرية واقعاً تشغيلياً وقانونياً. يُسمح بالشهادة الإلكترونية للرواتب منذ قانون العمل لسنة 2016 باستثناء معارضة الموظف. يمكن توقيع عقود العمل والملاحق والمستندات الختامية (التسوية النهائية والإيصالات) إلكترونياً طالما يضمن الحل المستخدم تحديد الموقِّع وتكامل المستند.

تسمح حلول الموارد البشرية المخصصة للتوقيع الإلكتروني بأتمتة هذه التدفقات الموثقة مع ضمان قيمتها الإثباتية. بالنسبة للمستندات عالية الأهمية (سلسلة العقود المحددة المدة والاتفاقات الجماعية) يُنصح باستخدام توقيع إلكتروني متقدم أو موثق طبقاً لائحة eIDAS. سيساعدك مقارنة حلول التوقيع الإلكتروني على اختيار الأداة المناسبة لأحجام عملك والقيود القطاعية.

الاحتفاظ والأرشفة لمستندات الموارد البشرية

تختلف فترات الاحتفاظ القانونية حسب طبيعة المستند:

• عقد العمل والملاحق: 5 سنوات بعد انتهاء العقد؛

• كشوف الرواتب: 5 سنوات؛

• المستندات المتعلقة بالمساهمات الاجتماعية: 3 سنوات للفحوصات الحكومية؛

• وثائق تقييم المخاطر: 40 سنة.

يضمن نظام الأرشفة الإلكترونية المتوافق مع المعايير الدولية القيمة الإثباتية للمستندات المُلغاة التجسيد طوال فترة الاحتفاظ القانونية. يسمح حاسبة العائد على الاستثمار بتقييم سريع للعائد على الاستثمار للرقمنة الكاملة لعمليات الموارد البشرية.

الإطار القانوني المنطبق على امتثال صاحب العمل

ينطبق الامتثال القانوني لصاحب العمل على مجموعة معايير متعددة الطبقات تجمع بين القانون الوطني والقانون الأوروبي والمعايير التقنية.

القانون المدني:

• يعترف القانون المدني بالكتابة الإلكترونية كدليل مثل الكتابة الورقية شريطة التأكد بشكل صحيح من هوية الشخص الذي يصدر عنه وتحديده والحفاظ عليه بطريقة تضمن سلامته.

• يعرف التوقيع الإلكتروني ويوضح أنه يتمثل في استخدام إجراء موثوق لتحديد الهوية يضمن ارتباطه بالعمل الذي يعتبره.

لائحة eIDAS (رقم 910/2014): تحدد هذه اللائحة الأوروبية ثلاثة مستويات من التوقيع الإلكتروني (بسيط ومتقدم وموثق). يستفيد التوقيع الإلكتروني الموثق من افتراض الموثوقية ولا يمكن رفضه كدليل في النزاع القضائي داخل الاتحاد الأوروبي. تقدم مراجعة eIDAS 2.0 (اللائحة 2024/1183 التي دخلت حيز التنفيذ في 20 مايو 2024) محفظة الهوية الرقمية الأوروبية التي ستؤثر على عمليات استقطاب الموارد البشرية بدءاً من عام 2026.

حماية البيانات الشخصية: يخضع صاحب العمل بصفته مسؤولاً عن المعالجة لمبادئ الشرعية والعدالة والشفافية وتحديد الأغراض وتقليل البيانات والدقة وتحديد الاحتفاظ والنزاهة والسرية. يتطلب استخدام مزود خدمة التوقيع الإلكتروني إبرام عقد معالجة فرعية يحدد بشكل خاص ضمانات الأمان وطرق استرجاع أو حذف البيانات.

التوجيه الأوروبي NIS2 (2022/2555): تم نقل التوجيه إلى القانون الفرنسي بموجب القانون رقم 2024-449 المؤرخ 21 مايو 2024 الذي يوسع التزامات الأمن السيبراني على الكيانات الأساسية والمهمة منها عدد كبير من أصحاب العمل في قطاعات الصحة والطاقة والنقل. يجب أن تدمج أنظمة معلومات الموارد البشرية التي تعالج البيانات الحساسة تدابير أمان معززة (مصادقة متعددة العوامل وخطط استمرارية العمل والإبلاغ عن الحوادث).

معايير ETSI: تحدد معايير ETSI معايير تقنية لتنسيقات التوقيع الإلكترونية المعترف بها في أوروبا. يضمن مزودو خدمات الثقة المؤهلون المدرجون في قائمة الثقة الوطنية الامتثال لهذه المعايير.

قانون العمل: يشكل قانون العمل الأساس للالتزامات العقدية والتنظيمية والاجتماعية لصاحب العمل. قد ينجم عن أي إخلال عقوبات مدنية (إعادة التصنيف والتعويضات) وإدارية (غرامات من السلطات المختصة) وجنائية (جرائم متعلقة بالعمل).

سيناريوهات الاستخدام: الامتثال في الموارد البشرية في الممارسة

السيناريو 1 — مؤسسة صناعية صغيرة ومتوسطة بـ 80 موظفاً تقوم بإلغاء تجسيد عقودها

كانت مؤسسة صناعية صغيرة ومتوسطة تدير بين 80 و 120 موظفاً مع معدل عالٍ من الموظفين المؤقتين تواجه صعوبات متكررة: تأخر التوقيع على العقود المحددة المدة يتجاوز يومي عمل قانونيين وخطر إعادة التصنيف والأرشفة الورقية غير الآمنة. من خلال نشر حل توقيع إلكتروني متقدم مطابق لمعيار eIDAS قامت المؤسسة بدمج تدفق آلي: توليد العقد من نظام الموارد البشرية وإرساله بالبريد الإلكتروني الآمن للمرشح والتوقيع في أقل من 10 دقائق على الهاتف المحمول والأرشفة التلقائية مع الطابع الزمني الموثق.

النتائج المرصودة بعد ستة أشهر من النشر: تقليل بنسبة 85٪ من وقت توقيع العقود المحددة المدة (من 2.4 يوم في المتوسط إلى أقل من 4 ساعات) والقضاء الكامل على مخاطر عدم التسليم في غضون المهل القانونية وتوفير يقدر بـ 3200 يورو سنوياً في تكاليف الطباعة والإرسال والتصنيف.

السيناريو 2 — مجموعة توزيع متعددة المواقع تضع قاعدة البيانات الاقتصادية والاجتماعية والبيئية والمفاوضات السنوية في الامتثال

كانت مجموعة توزيع تضم حوالي 20 منشأة وحوالي 1200 موظف بحاجة إلى تركيز قاعدة البيانات الاقتصادية والاجتماعية والبيئية بشكل موحد وإلغاء تجسيد التوقيع على محاضر الاجتماعات وتوافقات الشركة الناتجة عن المفاوضات السنوية. لم يكن لدى المجموعة توقيع رسمي على بعض الاتفاقات الجماعية مما يعرضها لنزاعات حول سريانها.

من خلال اعتماد حل توقيع إلكتروني موثق للقضايا عالية الأهمية القانونية (اتفاقات المشاركة وميثاق العمل المرن واتفاقات المكافآت) قامت المجموعة بتأمين القيمة الإثباتية لجميع وثائقها الاجتماعية. تم تقدير الربح من الوقت على عمليات التوقيع الجماعي (التي تتضمن 3 إلى 7 موقعين لكل اتفاق) بنسبة 60٪ مقارنة بالدورة الورقية مع الإرسالات البريدية الموصى بها.

السيناريو 3 — مكتب استشارات الموارد البشرية يرافق عملاءه الصغار في حماية البيانات الشخصية

قام مكتب استشاري متخصص في الموارد البشرية يرافق حوالي 50 مؤسسة صغيرة ومتوسطة بتحديد أن غالبية عملائه لم يكونوا يمتلكون إشعار معلومات لتسليمه للموظفين عند التوظيف على الرغم من أنه إلزامي. قام المكتب بدمج التوليد التلقائي لهذه الإشعارات في عروضه الاستشارية مستنداً إلى مولد العقود بالذكاء الاصطناعي وحل التوقيع الإلكتروني للتسليم والإيصال الموثق.

سمح هذا الجهاز لعملاء المكتب بالامتثال لمتطلبات حماية البيانات الشخصية في أقل من أسبوعين مع معدل اعتماد بنسبة 94٪ بين الموظفين الذين تمت الاتصال بهم عبر الطريقة الإلكترونية مقابل 67٪ عبر الدورة الورقية التقليدية. تم القضاء تماماً على مخاطر الغرامات من السلطات المختصة لعدم تقديم المعلومات على حافظة العملاء المرافقة.

الخلاصة

لا يقتصر الامتثال القانوني في قانون العمل على الامتثال الشكلي لقانون العمل: فهو يشمل اليوم الالتزامات الناشئة عن حماية البيانات الشخصية والتوجيه الأوروبي NIS2 ولائحة eIDAS والتطورات التشريعية الأخيرة مثل قانون تقاسم القيمة. بالنسبة لصاحب العمل فإن كل مستند من مستندات الموارد البشرية — العقد والملحق والاتفاق الجماعي وإشعار المعلومات — يمثل عملاً قانونياً يجب أن تكون قيمته الإثباتية مضمونة.

يفرض التوقيع الإلكتروني المتوافق مع معيار eIDAS نفسه كأداة أكثر فعالية للامتثال: فهو يؤمن العقود ويسرع عمليات التوظيف ويسهل الأرشفة القانونية ويقلل بشكل كبير من مخاطر النزاعات. نحن نرافقك في الرقمنة الكاملة لتدفقات مستندات الموارد البشرية لديك بحلول معتمدة وبسيطة النشر ومتوافقة مع المتطلبات القانونية الأوروبية.

اكتشف عروضنا وابدأ مجاناً لتحويل امتثالك في الموارد البشرية إلى ميزة تنافسية.