الامتثال القانوني لقانون العمل: التزامات صاحب العمل

يمثل الامتثال القانوني لقانون العمل تحديًا استراتيجيًا لأي مؤسسة بغض النظر عن حجمها. في المملكة العربية السعودية وعلى الصعيد العام، يفرض قانون العمل على صاحب العمل مجموعة من الالتزامات المحددة بدقة تغطي صياغة العقود وإدارة الإجازات ومنع المخاطر المهنية وحماية البيانات الشخصية للموظفين. قد يؤدي عدم الامتثال لهذه الالتزامات إلى تعريض المؤسسة لعقوبات إدارية وجنائية ومدنية محتملة وثقيلة. في سياق التحول الرقمي المتسارع، يثير إلغاء ورقنة المستندات المتعلقة بالموارد البشرية — عقود العمل والتعديلات والاتفاقات المؤسسية — تساؤلات جديدة حول الصحة القانونية. توضح هذه المقالة الالتزامات الرئيسية لصاحب العمل والمخاطر المرتبطة بها والممارسات الفضلى لتأمين امتثالك لقانون العمل.

الالتزامات التعاقدية الأساسية لصاحب العمل

يُلزم صاحب العمل بتوثيق علاقة العمل كتابيًا في الغالبية العظمى من الحالات. تم توسيع هذا الالتزام، الذي كان مقتصرًا منذ فترة طويلة على العقود محدودة المدة، بشكل كبير تحت تأثير القانون الأوروبي.

عقد العمل: المحتوى الإلزامي والمهل الزمنية

منذ نقل التوجيه (EU) 2019/1152 بشأن ظروف العمل الشفافة والمتوقعة، يجب على صاحب العمل تقديم مستند مكتوب للموظف، في غضون سبعة أيام تقويمية من التوظيف، يتضمن على الأقل:

• هوية الطرفين ومكان العمل

• عنوان المنصب والفئة الوظيفية وطبيعة العمل

• تاريخ بدء علاقة العمل

• ساعات العمل (بدوام كامل أو جزئي)

• المقابل المالي (الراتب الأساسي والمكافآت والمزايا)

• مدة الإجازة السنوية المدفوعة الأجر

• الإجراء الذي يجب اتباعه من قبل صاحب العمل والموظف عند إنهاء علاقة العمل

• الاتفاقيات الجماعية المعمول بها

بالنسبة للعقد غير محدد المدة، رغم عدم وجود التزام رسمي بتقديم مستند مكتوب للعقد نفسه بموجب قانون العمل، أصبح تقديم مستند المعلومات الموحد (DUI) إلزاميًا منذ 1 أغسطس 2022. قد يعرّض عدم الامتثال لهذا الالتزام صاحب العمل لغرامة قدرها 750 يورو لكل موظف متضرر.

التعديلات وتعديلات عقد العمل

يتطلب أي تعديل على عنصر أساسي من عقد العمل — الراتب أو ساعات العمل أو مكان العمل الذي ينطوي على تغيير في القطاع الجغرافي — الحصول على موافقة مكتوبة وموقعة من الموظف. تتفق اجتهادات محكمة النقض على هذه النقطة: يشكل التعديل الانفرادي لعنصر أساسي انتهاكًا خطيرًا قد يبرر عمل موثق لصالح الموظف.

يتيح إلغاء ورقنة هذه المستندات عن طريق التوقيع الإلكتروني تسريع العمليات مع ضمان الحفاظ على تسجيل المتابعة والقيمة الإثباتية للتبادلات.

الالتزامات المتعلقة بالصحة والسلامة والوقاية من المخاطر

يفرض قانون العمل على صاحب العمل التزام السلامة ذا النتيجة تجاه موظفيه. يعتمد هذا الالتزام على عدة آليات توثيقية إلزامية.

المستند الموحد لتقييم المخاطر المهنية (DUERP)

يعتبر DUERP إلزاميًا لجميع المؤسسات بدءًا من الموظف الأول. منذ 1 يوليو 2023 للمؤسسات التي يزيد عدد موظفيها عن 150 موظفًا (و 1 يوليو 2024 للمؤسسات الأخرى)، يجب تقديم DUERP على بوابة رقمية مخصصة.

يجب تحديث DUERP:

• مرة واحدة على الأقل سنويًا في المؤسسات التي يزيد عدد موظفيها عن 11 موظفًا

• عند كل قرار تحسين مهم يعدل ظروف العمل

• عندما يتم جمع معلومات إضافية حول مخاطرة

العقوبة في حالة الإخلال: يشكل غياب DUERP خطأ غير معفو عنه من صاحب العمل في حالة حادث عمل أو مرض مهني، مما يعطي الحق في زيادة المعاش للموظف.

التدريب على السلامة والسجلات الإلزامية

يجب على صاحب العمل تنظيم تدريب عملي ومناسب على السلامة لكل عامل تم توظيفه حديثًا أو غيّر وظيفته أو تقنيته. يجب توثيق هذا التدريب في سجل التدريب. بالإضافة إلى ذلك، يتعين على صاحب العمل الاحتفاظ بما يلي وتحديثه:

• السجل الموحد للموظفين

• سجل حوادث العمل البسيطة

• سجل السلامة للمباني أو المنشآت الخاضعة لقانون العمل

يُسمح برقمنة هذه السجلات بشرط ضمان سلامتها وإمكانية الوصول إليها وعدم قابليتها للتعديل، وهو ما توفره حلول التوقيع الإلكتروني المتقدم المتوافقة مع تنظيم eIDAS.

التزامات صاحب العمل فيما يتعلق بوقت العمل والمقابل المالي

يشكل الامتثال لقواعد مدة العمل والأجور أحد محاور المراقبة ذات الأولوية لمفتشية العمل.

الحد الأقصى للمدة والراحة الإلزامية

يحدد قانون العمل حد أقصى صارم:

• الحد الأقصى اليومي: 10 ساعات، يمكن رفعه إلى 12 ساعة باستثناء

• الحد الأقصى الأسبوعي: 48 ساعة في أسبوع معين و 44 ساعة في المتوسط على مدى 12 أسبوعًا متتاليًا

• الراحة اليومية: بحد أدنى 11 ساعة متتالية

• الراحة الأسبوعية: بحد أدنى 35 ساعة متتالية (24 ساعة + 11 ساعة راحة يومية)

اتفاقيات الأيام المقطوعة، المعمول بها للمديرين والموظفين المستقلين، تخضع لقواعد محددة ويجب أن تستند بالضرورة إلى اتفاق جماعي صحيح. يجب على صاحب العمل أيضًا ضمان مراقبة دورية لحجم عمل الموظف الذي يعمل بنظام الأيام المقطوعة.

كشف الرواتب والالتزامات المتعلقة به

أصبح كشف الرواتب الرقمي هو المعيار الآن: يمكن لصاحب العمل تقديم كشف الرواتب بشكل إلكتروني دون الحاجة إلى موافقة مسبقة من الموظف، ما لم يعترض الموظف. يجب الاحتفاظ بكشف الرواتب لمدة 5 سنوات من قبل صاحب العمل وإتاحته للموظف لمدة 50 سنة أو حتى سن 75 سنة عبر حساب التكوين الشخصي أو أي مساحة رقمية آمنة أخرى.

يتضمن الامتثال لكشف الرواتب أيضًا احترام العرض المبسط الناشئ عن التنظيم رقم 2016/190 بتاريخ 25 فبراير 2016.

الالتزامات المتعلقة بتمثيل الموظفين والمفاوضات الجماعية

عند تجاوز عتبات معينة من عدد الموظفين، يخضع صاحب العمل لالتزامات إضافية من حيث الحوكمة الاجتماعية.

اللجنة الاجتماعية والاقتصادية (CSE)

منذ تحديثات 22 سبتمبر 2017، يجب على جميع المؤسسات التي يزيد عدد موظفيها عن 11 موظفًا تنظيم انتخابات لتشكيل لجنة اجتماعية واقتصادية (CSE). يجب على صاحب العمل:

• تنظيم الانتخابات في غضون 90 يومًا من إخطار الموظفين

• توفير الوسائل اللازمة للجنة (مكتب وساعات تفويض وميزانية)

• إبلاغ اللجنة والتشاور معها بشأن التوجهات الاستراتيجية والحالة الاقتصادية والسياسة الاجتماعية للمؤسسة

يشكل عدم تشكيل اللجنة أو تنظيم الانتخابات جريمة عرقلة تعاقب بغرامة 7500 يورو للشخص الاعتباري.

المفاوضة الإلزامية في المؤسسة (NOE)

في المؤسسات التي تضم ممثلين نقابيين، يُلزم قانون العمل صاحب العمل بإجراء مفاوضات إلزامية وفقًا للجدول الزمني التالي:

• كل سنة: بشأن الأجور ووقت العمل وتوزيع القيمة المضافة والمساواة المهنية

• كل ثلاث سنوات: بشأن إدارة الوظائف والمسارات المهنية في المؤسسات التي يزيد عدد موظفيها عن 300 موظف

يوفر التوقيع الإلكتروني لمحاضر المفاوضات واتفاقات المؤسسة عبر حل موثوق قيمة إثباتية معززة ويبسط إجراء الإيداع على المنصة المتخصصة.

حماية البيانات الشخصية للموظفين: التزام مدمج بموجب نظام الحماية

يجب على صاحب العمل، بصفته مسؤولًا عن المعالجة بموجب اللوائح المعنية، الامتثال لمجموعة من الالتزامات المحددة في سياق علاقة العمل.

معالجات الموارد البشرية والأساس القانوني

يجب أن تستند معالجة البيانات الشخصية للموظفين إلى أساس قانوني صحيح. في سياق العمل، تشمل الأساس القانوني الرئيسي المستخدم ما يلي:

• تنفيذ عقد العمل لإدارة الأجور والإجازات والتدريب

• الالتزام القانوني للتصريحات الإلكترونية وتحديث السجلات الإلزامية

• المصلحة المشروعة لأجهزة المراقبة معينة، بشرط إجراء تقييم صارم

يجب على صاحب العمل إبلاغ الموظفين بوجود معالجات تتعلق بهم عبر إشعار معلومات مرفق بعقد العمل. يجب أن يحتوي سجل أنشطة المعالجة على معالجات الموارد البشرية.

مدد الاحتفاظ والحق في الحذف

نشرت السلطات المختصة معايير قطاعية توضح مدد الاحتفاظ المعمول بها ببيانات الموارد البشرية. على سبيل المثال:

• بيانات الترشيح غير المقبولة: بحد أقصى سنتان

• عقود العمل والمستندات المرفقة: 5 سنوات بعد انتهاء العقد

• كشوف الرواتب: 5 سنوات (صاحب العمل) والإتاحة لمدة 50 سنة (الموظف)

• بيانات المراقبة بالفيديو في المؤسسة: شهر واحد بشكل عام

يجب على المؤسسات التي ترقمن عملياتها في الموارد البشرية دمج هذه القيود في سياسة إدارة المستندات الخاصة بها.

الإطار القانوني المعمول به بشأن امتثال صاحب العمل لقانون العمل

يندرج الامتثال القانوني لصاحب العمل لقانون العمل ضمن مجموعة معايير كثيفة تجمع بين القانون الوطني والقانون الأوروبي.

قانون العمل (الأجزاء التشريعية والتنظيمية): يشكل الأساس الأساسي ويحكم جميع علاقات العمل الفردية والجماعية. تحدد المواد المعنية التزامات سلامة صاحب العمل بالتفصيل.

التوجيه (EU) 2019/1152 بتاريخ 20 يونيو 2019 بشأن ظروف العمل الشفافة والمتوقعة في الاتحاد الأوروبي: يفرض تقديم مستند المعلومات الموحد في غضون سبعة أيام من التوظيف.

تنظيم eIDAS رقم 910/2014 وخليفته eIDAS 2.0 (التنظيم (EU) 2024/1183): يحدد مستويات التوقيع الإلكتروني (بسيط ومتقدم وموثوق) وقيمتها القانونية. وفقًا لقواعد eIDAS، ينتج التوقيع الإلكتروني الموثوق نفس الآثار القانونية للتوقيع بخط اليد في جميع الدول الأعضاء. بالنسبة لعقود العمل، يوفر التوقيع الإلكتروني المتقدم مستوى ضمان كافٍ في الغالبية العظمى من الحالات.

القانون المدني، المواد 1366 و 1367: تعترف المادة 1366 بالكتابة الإلكترونية بنفس القوة الإثباتية للكتابة على دعم ورقي، بشرط أن يتم تحديد الشخص بشكل صحيح وإنشاء المستند الحفاظ عليه في ظروف تضمن سلامته. توضح المادة 1367 أن التوقيع الإلكتروني يتضمن استخدام طريقة موثوقة لتحديد هوية الموقع تضمن ارتباطه بالوثيقة.

نظام حماية البيانات الشخصية رقم 2016/679 بتاريخ 27 أبريل 2016: ينطبق على جميع معالجات البيانات الشخصية للموظفين. قد يعرّض عدم الامتثال لالتزامات حماية البيانات صاحب العمل لغرامات تصل إلى 4٪ من إجمالي حجم التجارة السنوي العالمي أو 20 مليون يورو. في العديد من الدول، فرضت السلطات المختصة عقوبات كبيرة على أرباب العمل لانتهاكهم التزاماتهم المتعلقة بحماية البيانات في مجال الموارد البشرية.

معايير ETSI EN 319 132 و EN 319 122: تحدد تنسيقات التوقيع الإلكتروني المتقدم XAdES و CAdES، مما يضمن التوافقية والحفاظ على التوقيعات على مدار الوقت.

القانون رقم 2021-1018 بتاريخ 2 أغسطس 2021 (قانون الصحة في العمل): يعزز التزامات الوقاية الأساسية، لا سيما تحديث وإيداع DUERP بشكل رقمي.

تحديثات 22 سبتمبر 2017: تحدث إصلاحات عميقة في قانون العمل، وتؤسس اللجنة الاجتماعية والاقتصادية وتيسر إطار المفاوضات الجماعية.

يتعرض صاحب العمل الذي ينتهك هذه النصوص لعقوبات جنائية وعرقلة وأشغال قسرية وعقوبات مدنية وإدارية. يتيح اللجوء إلى أدوات رقمية معتمدة تقليل هذه المخاطر بشكل كبير.

سيناريوهات الاستخدام: كيفية تأمين المؤسسات امتثالها لقانون العمل

السيناريو 1: شركة صغيرة ومتوسطة في قطاع الخدمات توظف 80 موظفًا تسرع توقيع عقودها والتعديلات عليها

كانت شركة صغيرة ومتوسطة في قطاع خدمات تكنولوجيا المعلومات، تدير حوالي 80 موظفًا بعقود غير محدودة المدة وتلجأ بانتظام إلى تعزيزات بعقود محدودة المدة الموسمية، تواجه تأخيرات تتراوح بين 8 إلى 12 يومًا لجمع التوقيعات على عقود العمل والتعديلات عليها. كانت هذه التأخيرات تعرّض المؤسسة لخطر عدم الامتثال لالتزام تقديم مستند المعلومات الموحد في غضون سبعة أيام. بنشر حل التوقيع الإلكتروني المتقدم المدمج مع نظام إدارة الموارد البشرية، قللت الشركة الصغيرة والمتوسطة متوسط تأخير التوقيع إلى أقل من 24 ساعة. ارتفعت نسبة المستندات الموقعة في الموعد القانوني من 61٪ إلى 97٪. تم تقدير الاقتصادات المحققة في رسوم الطباعة والبريد وإدارة المستندات بحوالي 8500 يورو سنويًا.

السيناريو 2: مجموعة صناعية توظف 350 موظفًا ترقمن DUERP والبروتوكولات الأمنية لديها

كانت مجموعة صناعية بحجم متوسط، تعمل على ثلاث مواقع إنتاجية وتوظف 350 موظفًا، تحتاج إلى الامتثال لالتزام إيداع DUERP بشكل رقمي الذي فرضته قوانين الصحة في العمل. كانت تعقد المواقع المتعددة وتعقيد عملية التحديث السنوية تسبب عدم تناسق المستندات وخطرًا كبيرًا من عدم إمكانية معارضة المستند في حالة المراقبة. برقمنة العملية بأكملها — الصياغة التعاونية والتحقق من قبل أعضاء اللجنة عبر التوقيع الإلكتروني والإيداع التلقائي على بوابة OPCO — قسمت المجموعة الوقت اللازم للتحديث السنوي على ثلاثة أقسام (من 6 أسابيع إلى أسبوعين). سمحت قابلية الحفاظ على المتابعة المعززة بإثبات الامتثال أثناء تفتيش غير معلن من مفتشية العمل.

السيناريو 3: شبكة عاملة بنظام الامتياز في قطاع الطعام السريع تأمن اتفاقياتها المؤسسية والمفاوضات الإلزامية

كانت شبكة عاملة بنظام الامتياز في قطاع الطعام السريع، تجمع حوالي ثلاثين منفذًا فرعيًا تابعة لرئاسة شبكة توظف أكثر من 400 موظف في المجموع، تحتاج إلى تنظيم المفاوضات الإلزامية سنويًا حول الأجور والمساواة المهنية. كان التشتت الجغرافي للممثلين النقابيين والموقعين يعقد عملية جمع التوقيعات على محاضر المفاوضات واتفاقات المؤسسة. سمح نشر حل التوقيع الإلكتروني الموافق لقواعس eIDAS بتبسيط عملية التوقيع على عدة أطراف، مما قلل مدة انتهاء الاتفاقات من 21 يومًا في المتوسط إلى أقل من 5 أيام. كما ألغى الإيداع التلقائي على المنصة المتخصصة مخاطر أخطاء الإجراء عند الإيداع.

الخلاصة

الامتثال القانوني لقانون العمل هو مشروع دائم لصاحب العمل: الالتزامات التعاقدية والوقاية من المخاطر وإدارة وقت العمل والتمثيل النقابي وحماية البيانات تشكل مجموعة معايير صارمة، وقد يؤدي عدم الامتثال فيها إلى تكاليف كبيرة من حيث العقوبات والسمعة الاجتماعية. يشكل تحويل عمليات الموارد البشرية إلى نظام رقمي — ولا سيما التوقيع الإلكتروني الموافق لقواعس eIDAS — أحد أكثر الرافعات فعالية الآن لتحقيق التوازن بين سرعة التنفيذ والقيمة الإثباتية والامتثال التنظيمي.

يرافقك موقعنا في تأمين جميع مستندات الموارد البشرية الخاصة بك: عقود العمل والتعديلات والاتفاقات المؤسسية و DUERP وأكثر من ذلك. تواصل معنا أو ابدأ بتجربة مجانية لقياس المكاسب التي يمكنك تحقيقها بشكل حقيقي. هل أنت جاهز للعمل؟ انقر هنا للتسجيل وابدأ في التوقيع في الامتثال الكامل اليوم.