電子簽名：Outlook 和 Gmail 整合

為什麼將電子簽名整合到您的郵件系統？

電子簽名已成為歐洲 B2B 交易中不可或缺的標準。然而，許多組織仍面臨一個主要障礙：必須離開郵件客戶端才能存取第三方平台、下載文件、簽署文件，然後將其發回。根據 Forrester Research（2024 年）的行業研究，這種來回往返每份合約簽署會導致 15 至 30 分鐘的時間損失。將電子簽名直接整合到 Outlook 或 Gmail 解決了這個結構性問題。在本文中，我們詳細介紹可用的技術架構、選擇符合 eIDAS 規範的解決方案的標準，以及 Certyneo 如何整合到您的郵件環境 以加快您的銷售和合約周期。

專業郵件系統：文件工作流程的關鍵樞紐

Microsoft 365 和 Google Workspace 合計佔據歐洲協作套件市場的 80% 以上（IDC，2025 年）。事實上，幾乎所有簽名請求都是通過這些環境進行的：銷售人員通過電子郵件收到採購訂單，法律專業人士透過 Gmail 傳輸 NDA 協議，人力資源主任從 Outlook 傳送合約修訂。將電子簽名直接整合到這個自然工作流程中消除了特別耗時的提取-重新注入步驟。現代解決方案現在為 Outlook（基於 Office Add-ins 框架）提供原生附加程式，以及 Chrome/Google Workspace Add-ons 擴充功能，可從 Microsoft 和 Google 的官方市場空間中一鍵安裝。

2026 年可用的三種整合模式

有三種技術方法可將電子簽名整合到企業郵件系統中。

原生附加程式模組直接安裝在郵件客戶端的介面中。使用者選擇附件，點選「以 Certyneo 簽署」按鈕並啟動簽署程序，無需切換標籤或應用程式。這是最流暢的模式，與 Outlook Desktop、Outlook Web App 和 Gmail Web 相容。

REST API 整合適合希望進行程式化控制的 IT 團隊。Webhooks 在發送包含合約附件的電子郵件時從引用域自動觸發簽名請求。此模式特別適合依賴 Microsoft Graph API 或 Gmail API 的 Salesforce 或 HubSpot 等 CRM。

透過自動化平台的無代碼連接器（Zapier、Make、Power Automate）允許沒有 IT 資源的中小企業在不到一小時內連接他們的郵件系統到簽名解決方案。典型情景：當標籤為「合約」的電子郵件進入 Outlook 時，Power Automate 流程提取附件、透過 Certyneo API 傳送簽名請求，並將簽署的文件存檔到 SharePoint。

Outlook 和電子簽名：詳細的 Microsoft 365 整合

通過 Microsoft 365 管理中心的集中部署

對於使用 Microsoft 365 的企業，IT 管理員可以通過管理入口網站集中部署電子簽名附加程式。這種方法保證在所有設備（Windows、macOS、iOS、Android）上統一安裝，無需使用者操作。Microsoft 365 管理中心進一步允許定義群組原則：某些部門（法律、銷售）可以受益於附加程式，而其他部門則由於成本或合規性原因被排除。

Microsoft Graph API 在此處發揮核心角色：它允許 Certyneo 附加程式存取已開啟電子郵件中的附件、從 Exchange 通訊錄預填簽署人欄位，並將簽署的文件作為原始電子郵件的回覆保存。所有操作都無需使用者離開 Outlook。

Outlook 中的合格和進階簽名：有什麼改變

整合的性質直接影響可實現的簽署等級。對於符合 eIDAS 規範的 進階或合格電子簽名，解決方案必須能夠觸發簽署人的強身份驗證流程（OTP 簡訊、儲存在 HSM 中的 eIDAS 憑證、根據所需等級進行人臉辨識）。現代附加程式透明地管理此流程：Outlook 中的點選會開啟受保護的側邊窗格（任務窗格），無縫地引導簽署人完成身份驗證。

此架構符合信任服務 ETSI EN 319 401 規範的要求，並保證稽核證據的完整性（合格時間戳記、文件 SHA-256 雜湊、簽署人的 IP 和使用者代理）。

Gmail 和 Google Workspace：透過 Google Marketplace 的原生整合

Google Workspace 附加程式的安裝和配置

自 2021 年以來，Google 提供統一的 Google Workspace Add-ons API，允許 SaaS 編輯商建立可同時在 Gmail、Google Drive、Google Docs 和 Google Calendar 中運作的擴充功能。Certyneo 適用於 Google Workspace 的附加程式可在不到兩分鐘內從 Google Workspace Marketplace 安裝。安裝後，當開啟包含 PDF、DOCX 或其他合約格式附件的電子郵件時，側邊窗格會在 Gmail 中出現。

Google Workspace 管理員可以通過管理控制台強制在組織中的所有帳戶上安裝，同時定義授予附加程式的 OAuth 2.0 權限（存取附件、聯絡人、Drive 以用於自動存檔）。

從 Gmail 自動化簽名請求

Google 生態系統的主要優勢之一是 Google Apps Script 和 Gemini（前身為 Google Assistant）在自動化工作流程中的強大功能。組織可以配置 Apps Script 腳本，自動分析傳入的電子郵件、通過業務規則（主旨包含「合約」、「報價」或「修訂」）檢測合約附件，並通過 REST API 觸發 Certyneo 簽名請求。

這種自動化等級被銷售團隊高度重視：根據 Salesforce 2025 年銷售狀態報告，銷售人員平均將 23% 的時間花在行政任務上。直接從 Gmail 自動化簽署流程可以將此部分減少 35 至 50%。

選擇可整合到您的郵件系統的電子簽名解決方案的標準

eIDAS 合規性和適應使用情況的簽署等級

並非所有電子郵件整合在法律方面都是平等的。必須區分提供簡單「點擊簽署」（沒有增強證明力）的解決方案與提供進階或合格簽名的認證解決方案。對於高風險合約（分銷協議、勞動合約、私人契約），只有符合 eIDAS 規範第 910/2014 號的進階或合格簽名才能提供在歐洲法院認可的可靠性推定。電子簽名解決方案比較 Certyneo 上提供的詳情說明了每項服務的合規等級。

資料安全性和託管位置

電子郵件整合必然意味著簽名解決方案必須臨時存取您的附件內容。資料主權問題因此變得至關重要。必須優先選擇伺服器託管在歐盟、獲得 ISO 27001 認證且符合 GDPR 的解決方案。Certyneo 在法國（認證 Tier III 資料中心）託管所有資料，不會將任何附件保留超過簽署程序所需的時間。

使用者體驗和採用率

整合到郵件系統的簽名解決方案的採用直接取決於使用者體驗的質量。需要超過三次點擊才能啟動簽署的附加程式將被放棄，取而代之是使用替代方法。市場領先的解決方案已將工作流程減少到兩個操作：選擇附件 + 點選「傳送以簽署」。為了方便從現有工具轉移，從 DocuSign 或 YouSign 遷移至 Certyneo 現在可以保留完整的簽署歷史記錄和配置的電子郵件整合。

儀表板和實時追蹤

良好的整合不限於初始傳送：它還必須允許直接從郵件系統跟蹤簽署請求的狀態（「待簽署」、「已簽署」、「已拒絕」）並自動向逾期簽署人傳送提醒。此追蹤也是法律先決條件：Certyneo 的 電子簽名 ROI 計算器 顯示，由於自動提醒而減少簽署延遲，在 10 人銷售團隊中，每個協作者平均代表年增益 18 小時。

適用於整合到郵件系統的電子簽名的法律框架

eIDAS 規範第 910/2014 號和證明力

歐洲電子簽名規範 eIDAS（電子身份識別、身份驗證和信任服務）第 910/2014 號構成了歐洲電子簽名的法律基礎。它區分三個等級：簡單電子簽名、進階電子簽名和合格電子簽名。只有合格簽名在所有成員國享有與手寫簽名等效的法律推定。對於電子郵件整合，實施的簽署等級直接影響簽署文件的證明力。

在法國，民法將電子簽名規定在第 1366 和 1367 條中：第 1366 條確認電子文件的法律價值，當該文件的發起人可以被適當識別，且該文件以保證其完整性的方式建立和保存時。第 1367 條澄清簽署對法律行為的完善是必要的，該簽署必須識別簽署人並表示其對該行為產生的義務的同意。

ETSI 技術規範和追蹤要求

ETSI EN 319 132（XAdES）規範，由 EN 319 122（CAdES）和 EN 319 142（PAdES）規範補充，規管進階電子簽名格式。對於電子郵件整合，PAdES（PDF 進階電子簽名）格式通常首選，因為它將簽名封裝在 PDF 檔案本身中，保證其與平台無關的可驗證性。

ETSI EN 319 401 規範關於信任服務提供商的一般要求對操作日誌、事故管理和服務連續性施加了嚴格的義務。任何附加程式或電子郵件整合必須基於信任服務提供商（PSCo），在由法國 ANSSI 發布的國家信任清單（Trust Service List）上引用。

GDPR 和電子郵件流程中的個人資料處理

一般資料保護規範第 2016/679 號（GDPR）完全適用於電子簽名電子郵件整合，因為這些流程處理個人資料（身份、電子郵件地址、OTP 電話號碼、IP 地址）。簽名解決方案以 GDPR 第 28 條意義上的資料處理者身份行動。在任何部署之前，必須在企業和其簽名服務提供商之間簽訂資料處理協議 (DPA)。

NIS2 指令（EU 2022/2555）由 2024 年 3 月 1 日法律轉置為法國法律，加強了必要和重要數位服務提供商的安全義務。通過電子郵件整合處理敏感合約的企業必須確保其服務提供商能夠在 24 小時內通知任何影響簽名完整性的安全事件，符合 NIS2 第 23 條。

簽署文件的法律存檔

簽署電子文件的法律保留期限根據其性質而異：常見商業合約為 5 年（商法典第 L110-4 條）、商業行為為 10 年（第 L123-22 條），某些公證行為可能無限期。電子郵件整合因此必須與具有法律證明力的電子存檔系統 (AEVP) 結合，保證文件在適用的法律期限內的完整性和可讀性。

使用情景：實踐中的電子郵件簽名整合

情景 1：Microsoft 365 下 15 人 B2B 銷售團隊

一家數位服務公司僱用 15 名 Microsoft 365 銷售人員，月均處理 80 份商業提案。歷史程序涉及從 CRM 匯出報價、將其上傳到外部簽名平台、向客戶傳送鏈接，然後手動存檔簽署文件。此程序平均每份文件占用 22 分鐘。

在通過 Microsoft 365 管理中心直接在 Outlook 中部署 Certyneo 附加程式後，銷售人員在附件中傳送報價並從介面中通過兩次點擊啟動簽署請求。簽署狀態在電子郵件線索中顯示。簽署的文件通過 Power Automate 連接器自動存檔到 SharePoint。

結果：每份文件的處理時間從 22 分鐘減少到 4 分鐘，每月為團隊節省 24 小時。由於自動提醒，平均客戶簽署延遲從 4.2 天減少到 1.8 天，這與行業基準一致，表明完全數位化時簽署延遲減少 40 至 60%。

情景 2：Google Workspace 下 8 人律師事務所

一家專門從事商業法律的律師事務所由 8 名律師和協作者組成，使用 Google Workspace 作為主要環境。管理委託和委任書涉及通過 Gmail 與期待快速驗證的客戶進行頻繁交換。

從 Google Workspace Marketplace 安裝 Certyneo 附加程式允許直接從 Gmail 處理委任書。負責案件的律師附加文件、從 Google Contacts 通訊錄選擇客戶作為簽署人，並使用 OTP 簡訊身份驗證啟動進階簽名。簽署的委任書自動存放到對應客戶資料夾中的 Google Drive。

此律師事務所，其 法律事務所簽署特定需求 包括完整的行為追蹤，見證簽署委託的返回延遲減少 45%，客戶體驗明顯改善，客戶不再需要列印、掃描和返回文件。進階 eIDAS 合規等級符合律師公會的職業道德要求。

情景 3：管理 300 份年度供應商合約的中型工業企業

一家處理約 300 份年度供應商和分包商合約的中型工業企業直到現在仍使用混合紙質-數位流程。採購人員透過電子郵件傳送合約、供應商列印、手簽名並通過郵件或掃描返回。延遲有時超過 15 天，延遲了生產開始。

通過 Outlook API Graph 的 Certyneo 整合，加上與內部 ERP 的連接器，實現了整個流程的自動化：一旦在 ERP 中驗證採購訂單，簽署請求自動建立並從引用採購人員的電子郵件地址傳送給供應商。供應商從自己的電子郵件簽署（其一方無需 Certyneo 帳戶），簽署的文件被重新注入 ERP。

測量的收益符合麥肯錫公司關於採購數位化的已發布範圍：供應商簽署延遲減少 70%、完全消除列印和物理存檔成本，以及對每個訂單合約化狀態的實時可見性。

結論

將電子簽名直接整合到 Outlook 或 Gmail 代表了企業文件數位化的自然演變。通過消除郵件系統和簽名平台之間的摩擦，組織顯著減少合約延遲、改善內部和外部使用者體驗，並加強 eIDAS 合規性。無論您是 Google Workspace 下的中小企業還是 Microsoft 365 上的大客戶，2026 年可用的整合解決方案都適應您的技術堆棧，無需對現有流程進行大修。

Certyneo 為 Outlook 和 Google Workspace 提供原生附加程式、有據可查的 REST API 和隨時可用的無代碼連接器——所有都託管在法國並符合進階和合格 eIDAS 等級。免費建立您的 Certyneo 帳戶 並在不到 30 分鐘內將電子簽名整合到您的郵件系統中。