Certyneo 및 Make: 엔지니어링에서 서명 자동화

Make를 사용한 엔지니어링 전자 서명 자동화가 필요한 이유

엔지니어링 부문은 상당한 양의 계약 문서를 생성합니다: 설계 및 감리 계약, 변경 공사, 준공검사 보고서, 하청 계약, 적합성 인증서 및 기술 용역 보고서. McKinsey 컨설팅의 2024년 연구에 따르면 엔지니어링 팀은 평균적으로 업무 시간의 27%를 반복적인 행정 업무에 할애하며, 이 중 서명 수집 및 추적이 가장 시간이 많이 걸리는 작업 중 하나입니다.

Certyneo를 Make(구 Integromat) 같은 자동화 플랫폼에 연결하면 이러한 수동 프로세스를 지능형 워크플로우로 변환할 수 있으며, 각 서명이 인간의 개입 없이 트리거되고, 추적되고, 보관됩니다. 이 가이드는 eIDAS 규정 요구사항을 준수하면서 B2B 엔지니어링 환경에서 이 통합을 단계별로 설정하는 방법을 설명합니다.

차례로 통합 아키텍처, Make에서의 단계별 구성, 사용 가능한 트리거 및 작업, 그리고 엔지니어링 부문의 모범 사례에 대해 다룰 것입니다.

---

엔지니어링을 위한 Make + Certyneo 아키텍처 이해

Make(Integromat): 노코드 오케스트레이션 플랫폼

Make는 드래그 앤 드롭 모듈을 통해 수백 개의 애플리케이션을 연결하는 시각적 통합 및 자동화 플랫폼입니다. Zapier와 달리 Make는 고급 조건부 로직, 반복자, 집계자 및 라우터를 제공하여 엔지니어링의 복잡한 워크플로우(다중 당사자, 다중 단계, 여러 서명자가 있는 문서)에 특히 적합합니다.

Make는 귀사의 업무 도구(ERP, CRM, Autodesk Construction Cloud, Procore, Microsoft Project 같은 프로젝트 관리 도구)와 Certyneo 사이에 위치하면서 데이터 흐름과 서명 트리거를 오케스트레이션합니다.

Certyneo API: 통합의 진입점

Certyneo는 완전한 RESTful API를 노출하여 그래픽 인터페이스에서 사용 가능한 모든 작업을 수행할 수 있습니다: 서명 요청 생성, 서명자 추가, 서명 필드 정의, 알림 전송, 상태 조회 및 서명된 문서 다운로드. API는 OAuth 2.0 인증과 JSON 형식을 사용하므로 HTTP 모듈을 통한 Make와의 네이티브 호환성을 보장하거나 이상적으로는 전용 Certyneo 커넥터를 통해서입니다.

Certyneo API는 XAdES 서명을 위한 ETSI EN 319 132 표준과 CAdES를 위한 ETSI EN 319 122를 준수하여 생성된 모든 서명이 유럽 연합 전역에서 법적으로 유효함을 보장합니다.

엔지니어링 워크플로우의 일반적인 토폴로지

설계 사무소나 엔지니어링 회사에서 전형적인 워크플로우는 다음과 같습니다:

1. 트리거: 새로운 하청 계약이 ERP(예: SAP, Sage 또는 건설 프로젝트 관리 도구)에서 생성됩니다.
2. 추출: Make는 계약의 메타데이터(당사자, 금액, 사이트 참조)를 검색합니다.
3. 문서 생성: Certyneo의 AI 계약 생성기가 구조화된 PDF 문서를 생성합니다.
4. 서명 요청 생성: Make는 Certyneo API를 호출하여 요청을 생성하고 정의된 순서로 서명자를 추가합니다.
5. 순차 또는 병렬 서명: Certyneo가 관련 당사자에게 서명 링크를 전송합니다.
6. 알림 및 보관: 각 서명 수신 시 Make는 Slack/Teams 알림을 트리거하고 서명된 문서를 귀사 문서 관리 시스템(SharePoint, Google Drive, Egnyte 등)에 보관합니다.

이 아키텍처는 수동 이메일 교환을 제거하고 엔지니어링 프로젝트 감시 시 필수적인 완전한 추적성을 보장합니다.

---

Make에서의 단계별 통합 구성

1단계 — 시나리오 생성 및 Certyneo 연결 구성

Make 공간에서 새 시나리오를 생성합니다. Certyneo의 네이티브 커넥터가 Make 마켓플레이스에서 사용 가능하면 직접 선택하고, 그렇지 않으면 HTTP > Make a request 또는 HTTP > Make an OAuth 2.0 request 모듈을 사용합니다.

연결을 구성하려면:

• 기본 URL: `https://api.certyneo.com/v1`
• 인증 방법: OAuth 2.0(클라이언트 자격증명) 또는 Certyneo 계정 구성에 따른 API 키 Bearer Token
• API 키: Certyneo 대시보드의 설정 > 통합 > API 섹션에서 사용 가능

API 키를 Make의 연결 관리자에 보관하고(시나리오에 하드코딩하지 않음) 보안 모범 사례를 준수하세요.

2단계 — 엔지니어링 부문에 적합한 트리거 정의

트리거 선택이 중요합니다. 엔지니어링에서 가장 일반적인 트리거는:

| 트리거 | Make 모듈 | 사용 사례 | |---|---|---| | SharePoint 폴더의 새 파일 | SharePoint > Watch Files | 영업 담당자가 계약 업로드 | | Google Sheets의 새 행 | Google Sheets > Watch Rows | 서명할 계약 추적 | | ERP의 웹훅 수신 | Webhooks > Custom Webhook | SAP에서 승인된 구매 발주 | | 새 Jira/Asana 티켓 | Jira > Watch Issues | 고객 검증이 필요한 프로젝트 성과물 |

복잡한 엔지니어링 워크플로우(예: 기술 이사와 법무 이사의 공동 서명이 필요한 설계 및 감리 계약)의 경우, ERP의 웹훅 수신 트리거가 최대 유연성을 제공합니다.

3단계 — Certyneo API를 통해 서명 요청 생성

트리거가 구성되면 Certyneo 서명 요청 생성 엔드포인트를 가리키는 HTTP 모듈을 추가합니다:

``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```

JSON 요청 본문에는 다음이 포함됩니다:

```json { "name": "하청 계약 - 프로젝트 {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```

`advanced` 서명 수준(고급 전자 서명, SEA) 사용을 주목하세요. 이는 eIDAS 요구사항을 준수합니다. 낮은 위험도의 내부 문서의 경우 `simple` 수준으로 충분합니다.

4단계 — 서명 후 알림 및 보관 관리

요청 생성 후, Make 시나리오에 두 번째 분기를 추가하여 서명 완료를 나타내는 Certyneo 웹훅으로 트리거됩니다. Certyneo는 서명 요청 매개변수에서 정의한 웹훅 URL로 자동으로 POST를 전송합니다.

이 웹훅 수신 시 시나리오는 다음을 수행할 수 있습니다:

• `GET /signature-requests/{id}/signed-document`를 통해 서명되고 타임스탬프된 PDF 다운로드
• 귀사 문서 관리 시스템(SharePoint, Egnyte, Google Drive)에 보관
• ERP 또는 CRM에서 계약 상태 업데이트
• Slack, Teams 또는 이메일을 통해 프로젝트 팀에 자동 알림 전송
• 청구 트리거 또는 새 프로젝트 개설

이러한 작업 체인은 문서 생명주기의 완전한 추적성을 보장하여 감시(ISO 9001 인증, 공공 계약, Seveso 규정 프로젝트)가 필수적인 프로젝트에 필수적입니다.

---

엔지니어링 부문의 모범 사례

다중 당사자 및 순차 워크플로우 관리

엔지니어링은 여러 서명자의 정해진 순서로 서명이 필요한 문서를 종종 포함합니다: 먼저 프로젝트 매니저, 그 다음 기술 이사, 마지막으로 고객사의 법적 대리인. Certyneo는 서명자 목록의 `order` 매개변수를 통해 순차 서명을 기본으로 관리합니다.

Make에서는 Array Aggregator를 사용하여 ERP 또는 참조 테이블에서 서명자 데이터를 수집한 후 Certyneo API 요청에 주입하여 동적으로 서명자 배열을 구성할 수 있습니다. 이 방식은 시나리오를 수정하지 않고도 5~10명의 서명자가 있는 계약을 처리할 수 있습니다.

서명을 프로젝트 폴더와 연결

엔지니어링에서 서명된 각 문서는 특정 프로젝트 폴더와 연결되어야 합니다. Certyneo의 사용자 정의 메타데이터를 사용하여 사업 번호, 프로젝트 단계 및 계약 코드를 저장합니다. 이러한 메타데이터는 완료 웹훅에서 반환되며 Make가 문서 관리 시스템의 올바른 폴더에 문서를 보관하는 데 사용될 수 있습니다.

이 관행은 NF EN ISO 19650 표준(BIM의 정보 관리)의 요구사항과 일치하며 프로젝트 종료 시 문서 감시를 용이하게 합니다.

워크플로우 품질 및 오류 모니터링

Make는 각 시나리오의 상세한 실행 로그를 제공합니다. 전문가 환경에서는 시나리오 오류 시 이메일 또는 Slack 경고를 구성하고 Make의 Error Handler 모듈을 사용하여 Certyneo API 실패(레이트 제한, 문서 크기 초과, 서명자 찾을 수 없음)의 경우를 처리합니다.

Make로 통합을 시작하기 전에 Certyneo 기능을 다른 솔루션과 비교하려면, 엔지니어링 환경에 가장 적합한 솔루션을 식별하기 위해 전자 서명 솔루션 비교를 참조하세요.

마지막으로, 자동화된 워크플로우의 투자 수익(ROI)을 극대화하려면 전자 서명 ROI 계산기를 사용하여 설계 사무소의 문서 처리 량에 따른 정확한 시간 절감 및 비용 절감을 추정하세요.

엔지니어링 전자 서명에 적용되는 법적 체계

전자 서명의 법적 기초

프랑스 법에서 전자 서명의 법적 가치는 민법 제1366조("전자 형식의 서면은 종이 형식의 서면과 동일한 증거 가치를 가짐")와 제1367조("법적 행위의 완성에 필요한 서명은 저자를 식별하고 동의를 나타냄")에 기초합니다.

유럽 수준에서 eIDAS 규정 910/2014(전자 식별, 인증 및 신뢰 서비스), eIDAS 2.0(EU 규정 2024/1183)으로 보완되며, 전자 서명의 세 수준을 정의합니다:

• SES(단순 전자 서명): 낮은 위험도의 내부 문서에 적합합니다.
• SEA(고급 전자 서명): 일반적인 엔지니어링 계약, 하청 계약 및 구매 발주에 권장됩니다. 서명자의 신뢰할 수 있는 식별과 문서 무결성을 보장합니다.
• SEQ(인증 전자 서명): 공증 행위 및 대규모 공공 계약에 필요합니다.

엔지니어링 부문의 특정 의무

공공 계약 범주에서 공공 계약 관련 법령 2016-360은 특정 임계값을 초과하는 경우 완전한 전자화를 의무화합니다. 약정 행위와 하청 계약은 eIDAS를 준수하는 신뢰할 수 있는 인증 서비스 제공자(QTSP) 목록인 유럽 신뢰 목록에 포함된 적격 신뢰 서비스 제공자에 의해 생성된 SEA 또는 SEQ로 서명되어야 합니다.

ETSI EN 319 132는 고급 XML 서명을 위한 XAdES 프로필을 정의하고, ETSI EN 319 122는 이진 문서 서명을 위한 CAdES 프로필을 다룹니다. Certyneo는 이 표준을 준수하여 서명의 상호 운용성과 국경 간 인정을 보장합니다.

GDPR 및 서명자 데이터 보호

서명자의 개인 정보(이름, 이메일, 서명의 생체 정보) 처리는 GDPR 규정 2016/679의 적용을 받습니다. 처리 책임자로서 귀사 엔지니어링 회사는 Certyneo가 GDPR 제28조의 의미의 데이터 처리자로 작동하도록 보장하고 적절한 DPA(데이터 처리 계약)를 보유하고 있는지 확인해야 합니다. 서명 데이터는 적용 가능한 시효 기간(상법 제L.110-4조에 따른 상업 계약의 5년, 10년 보증 때문에 건설 계약의 10년) 동안 보관되어야 합니다.

NIS2 지침 및 자동화 워크플로우 보안

중요 부문(에너지, 운송, 수도)에서 활동하는 엔지니어링 회사는 NIS2 지침(2022/2555/EU)의 적용을 받을 수 있으며, 이는 2025년 4월 14일 법률에 의해 프랑스 법으로 전환되었습니다. 이 지침은 Make 및 Certyneo 같은 제3자 서비스 제공자에 연결된 자동화 워크플로우를 포함하여 정보 시스템에 대한 보안 요구사항을 부과합니다. 데이터 흐름을 문서화하고, 통신을 암호화하며(TLS 1.3 최소), 디지털 하청자 기록을 유지하는 것이 필요합니다.

시나리오: 엔지니어링의 Make + Certyneo 사용 사례

시나리오 1 — 연간 300건의 용역 보고서를 관리하는 지질공학 설계 사무소

15명 정도의 엔지니어를 고용한 지질공학 전문 설계 사무소는 연간 평균 300건의 용역 보고서 및 서비스 계약을 생성합니다. 통합 전에 각 보고서는 수동 이메일 발송, 회신이 없으면 5일 후 전화 추적, 파일 서버에 수동 보관이 필요했습니다. 평균 서명 수집 시간은 8 업무일에 달했습니다.

워크플로우 자동화 배포 후 — SharePoint에 최종 보고서 업로드로 트리거됨 — Make 시나리오는 자동으로 Certyneo 서명 요청을 생성하고, 고객에게 알림을 보내고, 서명이 수신되지 않으면 자동으로 +3일에 다시 연락합니다. 서명된 문서는 즉시 해당 프로젝트 폴더에 보관됩니다.

결과: 평균 서명 시간을 8일에서 1.8일로 단축(−78%), 주당 약 2.5시간의 보조 인력 절감, 연간 약 3,500€의 행정 처리 비용 절감. 이 규모의 수치는 Forrester Research가 발표한 2024년 문서 자동화에 대한 부문 벤치마크와 일치합니다.

시나리오 2 — 다중 당사자 하청 계약을 관리하는 산업 엔지니어링 회사

중규모 산업 엔지니어링 회사(80~150명)는 3~6개 당사자를 포함하는 하청 계약 서명: 발주자, 위임 기술자, 1단계 및 2단계 하청업체를 관리합니다. 각 계약은 계약 및 보험 이유로 엄격한 순차 서명이 필요합니다.

Make + Certyneo 워크플로우는 ERP에서 구매 발주 검증으로 트리거됩니다. Make는 공급자 데이터베이스에서 동적으로 순서화된 서명자 목록을 구성하고, 순차 매개변수로 Certyneo 서명 요청을 생성하고, 각 당사자에게 차례로 알립니다. 완료 시 서명된 계약은 Procore에 보관되고 계약 상태는 ERP에서 업데이트됩니다.

결과: 기술자가 위임자보다 먼저 서명하는 등의 순서 지정 오류를 자동 순서 관리로 100% 제거합니다. 계약 최종화 평균 시간을 12일에서 4일로 단축(−67%), 현장의 실제 시작을 가속화합니다.

시나리오 3 — 범위 수정 공사(변경 공사)를 관리하는 엔지니어링-컨설팅 회사

산업 클라이언트의 제품 변환 프로젝트를 지원하는 엔지니어링-컨설팅 회사는 자주 미션 진행 중에 공사(수정안)를 생성하며, 프로젝트를 차단하지 않도록 신속한 검증이 필요합니다. 이러한 공사는 이전에 인쇄, 회의 중 서명 또는 우편 발송되어 프로젝트의 민첩한 속도와 맞지 않는 지연을 초래했습니다.

Make + Certyneo를 사용하면 프로젝트 관리 도구에서 공사 생성이 자동으로 서명 요청을 트리거합니다. 고객은 모바일 친화적인 서명 링크를 수신하여 현장 출장 중에도 2분 이내에 스마트폰에서 서명할 수 있습니다. 고급 서명 수준(SEA)이 적용되어 공사의 법적 가치를 보장합니다.

결과: 공사 검증 시간을 5~7일에서 85%의 경우 24시간 이내로 단축합니다. 고객 만족도 개선 및 엔지니어링-컨설팅에서 분쟁의 빈번한 원인이 되는 문서화되지 않은 범위 변동 위험 감소.

결론

Certyneo와 Make(Integromat)의 통합은 엔지니어링 부문 행위자들을 위한 주요 효율성 도구입니다. 계약 생성부터 서명된 문서 보관까지 문서 생명주기 전체를 자동화하여 반복적인 수작업을 제거하고, 평균 서명 시간을 67~78% 단축하며, 생성된 모든 문서에 대해 완전한 eIDAS 규정 준수를 보장합니다.

기술 구성은 초기 설정이 신중하게 필요하지만 노코드 프로필 또는 Make 통합자를 보유한 팀이 접근할 수 있습니다. 이점은 사용 첫 주부터 나타나며 행정 비용 및 현장 시작 지연에 대한 측정 가능한 ROI가 있습니다.

문서 워크플로우를 변환할 준비가 되셨습니까? 무료로 Certyneo 계정 생성하고 1시간 이내에 첫 Make 시나리오를 연결하거나, 엔지니어링 환경에 맞는 개인화된 지원을 위해 당사 팀에 문의하세요.