Rafræn undirritun fyrir samþykktir SARL árið 2026

Inngangur: stafræn nýtting við stofnun SARL, styrktur lagalegur veruleiki

Frá lögum PACTE 2019 og tilskipun nr. 2021-1192 frá 15. september 2021 sem endurbæta rétt trygginga og staðfesta sönnunargilt einkarekinna samninga með rafrænum undirritun, rafræn undirritun samþykkta SARL er lagalega gild í Frakklandi. Árið 2026 samþykkja flest skrifstofur viðskiptadómstóla fullkomlega stafræna málsgögn í gegnum stödva INPI, sem var opnuð í janúar 2023. Fyrir frumkvöðla, hluthafa og bókhaldsfræðinga er mikilvægt að skilja hvenær og hvernig nota á rafræna undirritun við stofnun félags. Þessi grein útlistar gildandi ramma, nauðsynleg undirritunarstig, gildrur sem á að forðast og bestu starfsvenjur fyrir slétt og rétt stofnun fyrirtækis.

---

Af hverju rafræn undirritun er að verða nauðsynleg við stofnun SARL

Hagstætt regluverk frá 2021

Tilskipun nr. 2021-1192 breytti kafla 1367 borgaralöganna til að styrkja viðurkenningu á rafrænum undirritun í lagalegum verkum, þar með talið stofnskjölum félaga. Á sama tíma nágrannaskjalfesti nr. 2021-1572 frá 2. desember 2021 nákvæmar framkvæmd fyrir einkarekna samninga með rafrænum undirritun sem lögð eru fram til dómstóls. Framtíðarniðurstaðan: stofnbréf SARL sem undirritað er rafrænt af öllum stofnfjárfestum hefur sömu sönnunargilt og frumrit á pappír, með því skilyrði að notaðri lausn gangi eftir eIDAS reglum og tæknilegum kröfum þeirra.

Í reynd gerir INPI stöðvan frá 2023 kleift að leggja fram heila stofnunarmöppuna á netinu og bæta samþykktum á PDF sniði með rafrænum undirritun. Dómstólar meðhöndla þessar málsgögnur á sama tíma og pappírsmálsgögn — eða jafnvel hraðar, þar sem OCR og sjálfvirk athugun minnka synjun vegna formlegra galla.

Raunverulegur hagnaður fyrir stofnendur og ráðgjafa þeirra

Rannsóknir sem birtar eru af CPME og Samband Reikningsskila Sérfræðinga áætla að stafræn breyting á stofnunarferlinu dragi úr 40 til 60% tíma stjórnsýslu sem varið er til söfnunar og sendingar skjala. Fyrir bókhaldsstofnun sem fjallar um mörg tugir stofnunar á ári þýðir þetta hundruð af klukkustundum sem sparast. Fyrir frumkvöðla sem stofnar fyrstu SARL sína þýðir brotthvarf ferða með pósti eða líkamlega við meðstofnendur mikilvægan kost, sérstaklega þegar þeir eru dreifðir um landfræðilega.

Útreikningsverkfæri ROI Certyneo gerir kleift að meta nákvæmlega þann sparnað sem hægt er að ná eftir magni málsgagna sem afgreidd eru árlega.

---

Hvaða stig rafræns undirskriftar fyrir samþykktir SARL?

Þrjú stig eIDAS og notkun þeirra

Reglugerð eIDAS nr. 910/2014, sem beitt er beint í frönsku rétti, greinir þrjú stig rafræns undirskriftar:

• Einföld rafræn undirritun (SES): grunnauðkenning höfundar, takmörkuð sönnunargilt.
• Háð rafræn undirritun (SEA): bundin á einstakan hátt við undirritara, gerir kleift að sannkenna hann, búin til frá gögnum undir einkaeftirlit hans, og greinir allar breytingar síðar á skjali.
• Hæf rafræn undirritun (SEQ): hæsta stig, jafngilt handritaðri undirritun samkvæmt evrópskum rétti, gefin út af traustum þjónustuaðila (PSCQ) sem skráð er á landslista trausts.

Fyrir samþykktir SARL undir einkareningi — algengustu forminu — er Háð Rafræn Undirritun (SEA) yfirleitt nægjanleg og myndar ráðlagðan staðal fyrir lögfræðinga. Það byr æðra öryggi sem hentar stofnskjölum á meðan það er aðgengilegt og slétt fyrir undirritara.

Sérstakt tilfelli: SARL með efnislegum framlögum eða athugasemd frá dómsmanni

Þegar framlög í eðli sínu innihalda fasteignir verða samþykktir að vera gerðar með dómsaðila (kafli L.223-9 viðskiptakóðans). Í þessu tilviki beita dómsmenn sinni eigin hæfu rafrænu undirritun í samræmi við reglur dómsmannafélagsins. Rafræn undirritun "SaaS" meðstofnenda kemur ekki í stað lögboðinnar íhlutunar dómsmanns.

Sömuleiðis, ef SARL er háð sérstökum formkröfum (til dæmis: skipulegum geira sem krefst fyrirfram samþykkis), ættu samskipti við lögfræðistofnun með sérsvisn að vera nauðsynleg til að ganga úr skugga um að engar sérstakar formkröfur gilda.

Tímasetning og geymsla: óvart skyldugengi

Umfram undirritunina sjálfa byggist lagalegur gildi rafrænna skjals einnig á hæfri tímastillingu (staðall ETSI EN 319 422) og getu til að framleiða fulla endurskoðunarferming ef um deilu er að ræða. Fagleg lausn á rafrænu undirritun verður að búa til órjúfanlegt endurskoðunarjörnál sem tilgreinir auðkenni undirritara, tíma og dagsetningu undirskriftar, IP-tölu og dulmálsdiskússa skjalsins. Þessir þættir eru ómissandi til að andmæla undirritun gagn aðila — þar með talið við skrifstofuna eða skattyfirvöld.

---

Hagnýt ferli: undirrita samþykktir SARL á netinu skref fyrir skref

Skref 1 — Undirbúningur skjalsins

Samþykktir SARL verða að tilgreina, samkvæmt kafla L.223-7 viðskiptakóðans: félagið, félagið markmið, nafn, höfuðstöðvar, bindi, framlög hvers meðstofnanda, úthlutun hlutabréfa og starfsemi félags. Mælt er með því að nota sniðmát sem eru í samræmi við gildandi reglur. Gagnagreindarrakstillingur Certyneo gefur upp uppfærðar samþykktir sniðmát, forúrvinnslu fyrir INPI stöðvur.

Þegar skjölið hefur verið endanlega útfært og breytt í PDF/A (langtímageymslusnið sem mælt er með af ISO 19005 staðli) er það tilbúið til undirskriftar.

Skref 2 — Auðkenning undirritara og sending

Hver meðstofnandi verður að vera boðinn til að undirrita í gegnum rafræna undirritunargalltakerfi. Fyrir SEA sem er í samræmi við eIDAS auðkenning undirritara er yfirleitt gerð með:

• OTP kóða (einnota lykilorð) sent með SMS á fyrirfram staðfest símanúmer;
• Auðkenningu á skjölum (skönnun af auðkenningu eða vegabréfi) fyrir stærri magn eða meiri ábendingar.

Galltakerfið myndar síðan öruggt undirskriftartengilísið sem sent er til hvers meðstofnanda. Hann getur undirritað frá hvaða tæki sem er (tölva, spjaldtölva, sími) án þess að setja upp hugbúnað.

Skref 3 — Endurheimt og innlögn til dómstóls

Þegar allir meðstofnendur hafa undirritað myndar galltakerfið PDF skjal með rafrænum undirritun, ásamt undirskriftarvottorði og endurskoðunarjörnáli. Þetta skjal er beint innleggjanlegur á gátt guichet-entreprises.fr eða formalites.entreprises.gouv.fr (INPI). Dómstóll sannreynir gildi rafrænu undirskriftarinnar með ETSI stöðlum og staðfestir skráningu.

Fyrir teymi sem fjallar um margar SARL stofnanir getur samþætting rafrænu undirskriftarinnar í sjálfvirkan vinnuflæði — í gegnum API — gert kleift að hefja undirskriftasendigur um leið og samþykktir eru villutilkynntar í faglegum hugbúnaði. Þessi nálgun er útlistuð í okkar alhliða leiðbeiningar um rafræna undirritun í fyrirtækjum.

---

Algengar villur sem á að forðast við rafræna undirritun samþykkta

Notkun lausnar sem ekki er í samræmi við eIDAS

Ekki eru allar lausnir rafræns undirskriftar jafn góðar. Einfalt innsláttarsvæði nafns eða mynd af paraphrase sem sett er inn í PDF myndar ekki rafræna undirritun í lagalegum skilningi. Til að vera ósamræmi verður undirritunin að framleiðast af traustum þjónustuaðila (PSC) sem skráð er eða í samræmi við evrópska staðla. Ef deilud kemur upp verður undirritun sem ekki er í samræmi við sleppið af dómara, sem gæti leitt til ógildingar skjalsins.

Það er þess vegna nauðsynlegt að velja vottuðu lausn, eins og þær sem bornar eru saman í okkar samanburðar rafræna undirritunarlausna.

Geymsla ekki endurskoðunarferlinga

Endurskoðunarjörnálið sem myndað er við undirritun verður að varðveita á meðan félagið var til og að minnsta kosti á meðan preskriptartími sem fellur á einkarekna dómstóla (kafli 2224 borgaralöganna). Certyneo geymir sjálfkrafa undirritað skjöl og sönnunargögn í 10 ár, í samræmi við GDPR og meðmælum Frönsku gagnaverndarembættis.

Ruglingur SARL og EIRL varðandi formkröfur

Þó EIRL (einstaklingur með takmarkaða ábyrgð) hafi verið felld úr gildi fyrir nýjar stofnanir frá lögum frá 14. febrúar 2022 — skipt út fyrir einn stöðu einstakra frumkvöðla — sjá sumir lögfræðingar enn núverandi EIRL. Formkröfur um breytingar eða lokun EIRL fylgja ekki sömu reglum og SARL. Fyrir þessar aðstæður ættu að hóflega orðabók rafrænu undirritun og ef nauðsynlegt, sérfræðilegar löglegir ábendingar.

Lagalegur rammi sem gildir um rafræna undirritun á samþykktum félaga

Grundvallar evrópsk skjöl

Reglugerð (ESB) nr. 910/2014 Evrópuþingsins og ráðsins frá 23. júlí 2014, svokölluð reglugerð eIDAS, myndar grundvallarregluverk rafrænu undirskriftar í Evrópu. Hún setur þrjú stig undirskriftar (einföld, háð, hæf), skilgreinir trausta þjónustuaðila sem hæf (PSCQ) og stofnar landslista fyrir traust sem stýrt er af yfirvöldum — ANSSI í Frakklandi. EIDASv2 reglugerðin, sem flutt var inn smám saman frá 2024, gefur auknar kröfur um samvirkni og setur inn evrósku stafrænu auðkenningu (EUDI Wallet).

GDPR nr. 2016/679 gildir um vinnslu persónulegra gagna undirritara (nafn, netfang, símanúmer, hugsanleg líffræðileg gögn). Veitendur rafræns undirskriftar verða að geta framvísað skrá um virkni fyrir vinnslu, nefnt DPO ef nauðsynlegt er og tryggðu réttindi fólks (aðgang, leiðrétting, eyðing).

Innlend rétt

Kafli 1366 borgaralöganna setur fram meginregluna um jafngildi rafrænna og pappírs ritrits: "Rafræn ritrún hefur sömu sönnunargilt og ritrún á pappír, með fyrirvara um að auðkenning á þeim aðila sem hún kemur frá sé rétt og hún sé gerð og geymd við aðstæður sem tryggi heilleika hennar."

Kafli 1367 borgaralöganna skilgreinir rafræna undirritun sem "notkun áreiðanlegrar auðkenningaraðferðar sem tryggir tengsl hennar við verkið sem henni fylgir" og skapar forsendu áreiðanleika fyrir hæfum undirritum.

Tilskipun nr. 2021-1192 frá 15. september 2021 hefur styrktu samkvæmni milli borgaralöganna og eIDAS reglunnar, sérstaklega um hugmyndina um raf-athugasemd og einkarekinn samning með rafrænum undirritun.

Tilskipun nr. 2017-1416 frá 28. september 2017 nágrannaskjalfesti skilyrði áreiðanleika rafræns undirskriftarferlis fyrir einkarekna samninga, sem krefst sérstaklega notkunar á vottorðum sem eru í samræmi við staðla ETSI EN 319 132 (XAdES) eða ETSI EN 319 122 (CAdES) eða ETSI EN 319 142 (PAdES).

Skyldur og hættuleg áhætta

Rafræn undirritun sem ekki er í samræmi við útsetja stofnendur fyrir hættu á ógildingu stofnskjalsins, sem getur leitt til synjunar á skráningu frá dómstóli eða síðar andmælum frá meðstofnanda eða kröfuhafa. Hvað varðar skattamál getur stjórninni einnig dregið í efa dagsetningu skjals sem undirritun er ekki rétt sett. Það er því mikilvægt að velja veitanda sem eIDAS samkvæmni er skjalfest og endurskoðuð, og að geyma öll endurskoðunargögn að minnsta kosti meðan lögboðinn tímar gjaldgengis.

Notkunarsendibyrgðir: rafræn undirritun samþykkta SARL í reynd

Sendalykill 1 — Bókhaldsstofnun sem beitir stofnun í röðum

Bókhaldsstofnun með um það bil tíu samstarfsmenn styður að meðaltali 80 til 120 stofnanir á ári, með meirihluta SARL. Fyrir stafræna breytingu krafðist hver málsgagn prentun, handskrifaðrar undirskriftar og tölvuhnefingu samþykkta, síðan post eða líkamlegri framlagning til hvers meðstofnanda. Meðaltal tíma milli fullkomnunar samþykkta og móttöku skjala undir undirritum allra meðstofnenda náði 7 til 12 virkum dögum.

Frá því samþætting rafrænu undirskriftarlausnar tengdri stjórnunarhugbúnaði þeirra hefur þessi tímasetning dregið niður í minna en 48 klukkustundum í meira en 85% málsgagna. Meðstofnendur undirrita frá snjallsímum sínum, óháð búsetu. Endurskoðunarjörnálið er sjálfkrafa geymt í skrá viðskiptavinar. Stofnunin áætlar sparnaðar 3 til 4 klukkustundir á málsgagnið, sem þýðir heildaraukningu 240 til 480 klukkustundum árlega endurútnefnd á ábendingum með viðbótavirði.

Sendalykill 2 — Meðstofnendur dreifðir um landsvæði

Þrír frumkvöðlar vilja stofna SARL til að þróa ráðgjöf. Einn dvelist í Parísar svæðinu, sá annar á Bordeaux, sá þriðji vinnur frá Lissabon innan ramma stafræns hreyfanleika. Án rafrænu undirskriftar myndu samhæfing fyrir undirskriftina á samþykktum krafið annaðhvort sameiginlega flutning eða samfellda flutninga með tilboðum með óðkompletum tíma 10 til 15 dagar.

Þökk sé rafrænu undirskriftargalltakerfinu fengu þrír meðstofnendur samtímis undirskriftartengilís með tölvupósti. Hver auðkennist með OTP SMS, skoðar og undirritir skjöl á innan við 5 mínútur. Heildartími til að safna þrem undirritum er minni en 2 klukkustundir. Heildarúrvinnslan er lögð fram á INPI stöðvur sama dag og skráning á sér stað innan 5 virkra daga eftir.

Sendalykill 3 — Stuðningsbygging til stofnunar fyrirtækja

Stuðningsbygging til stofnunar fyrirtækja (hnappar eða flugsöl) styður á hverju ári á milli 50 og 80 fluttum verkefnum við stofnun síðustu félaga þeirra. Hún leggur fram þjónustum með allri hneppu sem felur í sér samþykktir með stækkum kerfisbúnaðar og söfnun rafrænu undirskriftar frá stofnfjárfestum.

Samþætting API rafrænu undirskriftarlausnar á stuðningsleið sinni gerir kleift að hefja sjálfkrafa undirskriftarannsóknin um leið og samþykktir eru staðfestar af ráðgjafa. Synjunartíðir á dómstóli vegna formlegra ástæðna (vantar undirskriftir, ólesanleg skjöl) hafa dregið úr 18% til innan við 3% eftir fulla stafræna breytingu á ferlinu. Meðalstyrk styrðar stofnun hefur verið minnkað frá 22 til 14 dögum, og mikilvæg auk á ánægju stuttra frumkvöðla.

Ályktun

Rafræn undirritun á samþykktum SARL er í dag lagalega traúst dæmi, tæknilega aðgengilegt og hagkvæmt. Evrópski regluverk (eIDAS) og innlend (borgaralög, tilskipun 2021-1192) veita sterka lagalega öryggi um leið og notuð lausn hlítir stöðlum Háðrar Rafrænu Undirskriftar. Tíma hagnaðir — mældir á 40-60% í heildri stjórnunarlotu — og brotthvarf landafræðilegra takmarkana gera stafræna breytingu meginlykil fyrir stofnendur, bókhaldsfræðinga og lögfræðilega ábendingu.

Það sem skiptir máli: velja veitanda sem er í samræmi við eIDAS, nota rétt stig undirskriftar (SEA sem þáttur) halda endurskoðunargögnum og taka til greina sérstaklega SARL með dómara framlögum.

Certyneo gefur þér stuðning á hverju stigi, frá kynlingu samþykkta til undirskriftar og geymslu. Búðu til reikning ókeypis og einföldaðu stofnun SARL þín í dag.