Lögfræðileg Fylgni Vinnurétt: Skyldur Vinnuveitanda

Lögfræðileg fylgni á sviði vinnuréttarins er stefnumótandi málefni fyrir öll fyrirtæki, óháð stærð. Á Frakklandi setur vinnulög (Code du travail) fram nákvæmar skyldur vinnuveitanda sem ná til gerðar samninga, stjórnunar orlofs, forvarna gegn starfsáhættu og verndar persónuupplýsinga starfsmanna. Ef þessum skyldum er ekki sinnt getur fyrirtækið orðið fyrir stjórnval-, refsilegum og borgaralegum viðurlögum sem geta verið þung. Í samhengi við hraðari stafræningu vakna ný lögfræðileg atriði varðandi gildi og gildandi staðfestingu á raf-handritaðum HR-skjölum — vinnusamningum, breytingum, fyrirtækjasamningum. Þessi grein gefur yfirlit yfir helstu skyldur vinnuveitanda, tengda áhættu og bestu starfsvenja til að tryggja lögfræðilega fylgni á sviði vinnuréttarins.

Grundvallarsamningskyldu vinnuveitanda

Vinnuveitandi ber skyldu til að formfesta vinnusambandið með skriflegum samningi í langflestum tilfellum. Þessari skyldu, sem lengi var bundin við samninga með ákveðnum endatíma (CDD), hefur verið stærkkuð til muna á ástuðningi evrópskrar löggjafar.

Vinnusamningur: Áskilin efni og frestur

Frá settu inn evrósku tilskipunarinnar (ESB) 2019/1152 um gagnsæ og fyrirsjáanlega vinnuskilyrði, sem felld er inn í greinum L1221-5 og fylgiargreinum vinnulaga, ber vinnuveitanda skyldu til að afhenda starfsmanni, innan sjö almanaksdaga frá ráðningu, skriflegur skjal sem inniheldur að lágmarki:

• Auðkenni aðila og vinnustaðinn

• Starfsheiti, starfsflokk og eðli starfsins

• Upphafsdagur vinnusambands

• Vinnustundir (fullt starf eða hlutastarf)

• Laun (grunnlaun, bónusar og bætur)

• Lengd árlegs orlofs með launum

• Fylgja skal málsmeðferð sem vinnuveitandi og starfsmaður skulu fylgja við uppsögn vinnusambands

• Gildandi kjarasamningar

Fyrir ótímabundna samninga (CDI) er engin formleg krafa um skritlega samninga samkvæmt vinnulögum, en skylda til að afhenda einn sameinaðan upplýsingaskjal (DUI) var gerð óskilyrðileg frá 1. ágúst 2022. Vanefndir á þessari skyldu útsetur vinnuveitanda fyrir sektum upp á 750 € fyrir hvern hlut starfsmann (4. flokks ósannfært).

Breytingar og lagfæringar á vinnusamningi

Allar breytingar á mikilvægum þáttum vinnusamnings — launum, vinnustundum, vinnustaðar sem gefur til kynna breytingu á landfræðilegum svæðum — krefjast skriflegrar samþykkis og undirskriftar starfsmannsins. Dómstóllinn er stöðugur á þessu máli: einhliða breyting á mikilvægum þætti telst alvarleg brot sem getur réttlætt starfsmanninn til að taka aðgerðir gegn vinnuveitanda (Cass. Soc., 8. október 1987, nr. 84-41.902 og stöðug réttarfar).

Stafræn birting þessara skjala gegn rafrænni undirskrift gerir kleift að flýta fyrir ferlum á meðan tryggt er að skrá og sönnunargildi gagnaskipta séu viðhaldið.

Skyldur varðandi heilsu, öryggi og forvörn gegn starfsáhættu

Grein L4121-1 vinnulaga setur vinnuveitanda skyldu til að tryggja öryggi gagnvart starfsmönnum. Þessari skyldu fylgja nokkur skjölunarreiðtæki sem eru skylduð.

Einstakt starfsáhætta-matsskjal (DUERP)

DUERP er skylduð fyrir öll fyrirtæki sem hafa að minnstu kosti einn starfsmann, samkvæmt reglugerð nr. 2001-1016 frá 5. nóvember 2001, breytum með lögum nr. 2021-1018 frá 2. ágúst 2021 kallaðri „Starfslög um heilsu". Frá 1. júlí 2023 fyrir fyrirtæki með fleiri en 150 starfsmenn (og frá 1. júlí 2024 fyrir önnur), verður að leggja DUERP inn á tiltekna stafrænna vefgátt sem OPCO reka.

DUERP verður að vera uppfærð:

• Að minnstu kosti einu sinni á ári fyrir fyrirtæki með 11 starfsmenn og fleiri

• Þegar hver stærri ákvarðanir um endurbætur sem breyta vinnuskilyrðum eru teknar

• Þegar viðbótarupplýsingar um áhættu eru safnað

Refsingir við vangantum: skortur á DUERP telst gáleysi vinnuveitanda ef slys eða starfsstarfssjúkdómur verða, sem gefur starfsmanni rétt til hærri iðunar (Cass. Soc., 28. febrúar 2002, nr. 00-11.793).

Öryggisgrundfræði og skylduðu skrár

Vinnuveitandi ber skyldu til að skipuleggja hagnýta og viðeigandi öryggisgrundfræði fyrir nýja starfsmenn, við starfsbreytingu eða tæknibreytingu (grein L4141-2 vinnulaga). Þessari kennslu verður að vera skráð í kennsluskrá. Að auki ber vinnuveitandi skyldu til að halda uppfærðu:

• Eintaka skrá starfsfólks (grein L1221-13)

• Skrá yfir væg vinnuslys (fyrir fyrirtæki með leyfi)

• Öryggisreglu fyrir opinber stærri byggingu eða stofnanir sem falla undir vinnulög

Stafrænfæring þessara skráa er leyfð að því gefnu að tryggja bæði heild, aðgengi og óbreytileika þeirra, sem leyfileg rafrænni undirskrift sem samform er við eIDAS-reglugerð gerir mögulegt.

Skyldur vinnuveitanda varðandi vinnustundir og laun

Eftirfylgni á reglum um vinnustundir og borgun mynda einn aðalstjórnunarásókn fyrir eftirlit vinnufólks.

Hámarksendanlegir tímar og áskildir hvílir

Vinnulög setja strangar mörk:

• Daglegur hámarksvinnutími: 10 klukustundir (grein L3121-18), hækkaðir til 12 klukustunda með undantekningu

• Vikulegur hámarksvinnutími: 48 klukustundir á tiltekinni viku (grein L3121-20) og 44 klukustundir í meðaltali á 12 samfelldum vikum (grein L3121-22)

• Daglegur hvíld: að minnstu kosti 11 samfelldar klukustundir (grein L3131-1)

• Vikuhlé: að minnstu kosti 35 samfelldar klukustundir (24 klst + 11 klst daglegs hvílds)

Dagasamningar um lögboð, sem eiga við um stjórnendur og tiltekna óháða starfsmenn, hlýða sérstökum reglum og verða að endilega byggjast á gildum samningum (grein L3121-64). Vinnuveitandi ber að auki skyldu til að halda reglulegu eftirliti með vinnuálagi starfsmanns í dagsamningi án þess að hætta til þess að samningur verði úrúrklýrður.

Launaseðill og tengd skyld atriði

Raf-einangruð launastefna er nú hefðbundin frá tilskipun nr. 2017-1387 frá 22. september 2017: vinnuveitandi getur afhent launasefnu rafrænan án fyrirfram samþykkis starfsmannsins, nema hinn gangi andvarnir. Launaseðill verður að varðveita af vinnuveitanda í 5 ár og gert aðgengilegt starfsmanni í 50 ár eða þar til 75 ára aldur hans gegnum persónulegan menntunarlykil eða annan öruggum stafrænum stað.

Fylgni launaseðilsins felur einnig í sér að hlíta einfalda framsetningu úr reglugerð nr. 2016-190 frá 25. febrúar 2016 (forsniðinn Vinnuvinnutæki).

Skyldur tengd framfylkingu starfsmanna og samningaviðræðum

Þegar ákveðin starfsmannafjöldi er náð ber vinnuveitandi aukaöflug á sviði félagslegrar stjórn.

Félagsmálastjórn og Efnahagsútilegumál (CSE)

Frá Macron-fyrirmælum frá 22. september 2017 (fyrirmæli nr. 2017-1386), verða öll fyrirtæki með að minnstu kosti 11 starfsmenn að skipuleggja kosningu til að setja á laggirnar Félagsmálastjórn (CSE). Vinnuveitandi ber skyldu til að:

• Skipuleggja kosningar innan 90 daga frá upplýsingum til starfsmanna

• Gera CSE aðgengilega nauðsynleg úrræði (svæði, tíma fulltrúa, fjárhagsáætlun)

• Lýsa og ráðfæra sig við CSE varðandi stefnumótandi stefnu, efnahagsstöðu og félagsmálastefnu fyrirtækisins

Bilun við að stofna CSE eða skipuleggja kosningar telst refsiverð hættuaðgerð með sektum allt að 7.500 € fyrir hlutafélagið (grein L2317-1 vinnulaga).

Obligatórisk fyrirtækjasamningur (NOE)

Í fyrirtækjum með fulltrúa stéttarfélaga ber vinnuveitanda skyldu til að hefja samningaviðræður samkvæmt eftirfarandi tíðni (greinum L2242-1 og fylgiargreinum):

• Á hverju ári: um laun, vinnustundir, dreifingu virðisaukningar og jafnrétti á starfsmarkaði

• Á þriggja ára fresti: um stjórnun atvinnu og starfslotu (GEPP) í fyrirtækjum með fleiri en 300 starfsmenn

Rafrænni undirskrift fundargerða samningaviðræða og fyrirtækjasamningar, gegn rafrænni undirskrift, veita aukið sönnunargildi og einfalda skjalasafnunarlauf á TéléAccords-vefgáttinni.

Vernd persónuupplýsinga starfsmanna: GDPR-skyld samþætt

Vinnuveitandi, sem gagnaðstjóri samkvæmt GDPR (Reglugerð (ESB) 2016/679), ber skyldu til að hlíta sérstökum skyldum á sviði vinnusambands.

HR-vinnsla og lögleg grundvöllur

Gagnvinnsla starfsmanna verður að byggjast á gildum löglegum grunni. Í starfslýðunni eru helstu lögleg grundvöll:

• Framkvæmd vinnusamnings (grein 6.1.b GDPR) fyrir launastjórnun, orlofsforvaltun, þjálfun

• Lögleg skylda (grein 6.1.c) fyrir DSN-tilkynningu, stjórnun skylduðra skráa

• Lögmæt hagsmunir (grein 6.1.f) fyrir ákveðin eftirlitstæki, með fyrirvara um alhliða jafnvægis

Vinnuveitandi ber skyldu til að upplýsa starfsmenn um tilvist vinnslu sem snýr að þeim með upplýsingaboði sem fest er við vinnusamning (grein 13 GDPR). Gagnavinnslu-virkniskrá (RAT) verður endilega að draga fram HR-vinnsluna.

Geymsluendi og réttur til eyðileggingar

CNIL hefur gefið út gefin geiraskráir sem útskýra geymslutímabil fyrir HR-gögn. Sem dæmi:

• Framboðsgögn ekki valin: 2 ár sem mest

• Vinnusamningar og tengd skjöl: 5 ár eftir endalok samnings

• Launaseðlar: 5 ár (vinnuveitandi) og aðgengi í 50 ár (starfsmaður)

• Myndir af eftirliti á vinnustað: 1 mánuð að jafnaði

Fyrirtæki sem stafrænfæra HR-ferla sína verða að samþætta þessar takmarkanir í stefnu sinni um skjalastjórnun. Lærðu hvernig rafrænni undirskriftir geta hjálpað þér að framleiða skjöl sem samræmast gildandi löglegum kröfum.

Gildandi lögfræðilegur rammi fyrir fylgni vinnuveitanda á sviði vinnuréttarins

Fylgni vinnuveitanda á sviði vinnuréttarins myndar þjótt réttarnormakvaðningu sem sameinar innlendan rétt og evrópsk rétt.

Vinnulög (lög- og reglugerðarhlutir): grundvallarrótinn, sem stýrir allum samböndum starfsmanna og samtökum. Greinum L1221-1 og síðari greinum eru stærðir vinnusamingi, á meðan greinum L4121-1 til L4121-5 eru skilgreind öryggislög vinnuveitanda.

Tilskipun (ESB) 2019/1152 frá 20. júní 2019 um gagnsæ og fyrirsjáanlega vinnuskilyrði í Evrópusambandinu, færð inn í franska rétt með reglugerð nr. 2022-1173 frá 25. ágúst 2022: hún krefst þess að Sameinaðri Fyrirtækjaupplýsingum (DUI) sé afhent innan sjö daga eftir ráðningu.

eIDAS-reglugerð nr. 910/2014 og hennar framlegumánaðir eIDAS 2.0 (Reglugerð (ESB) 2024/1183): þau skilgreina flokka rafrænnar undirskriftar (einföld, ítarleg, hæf) og löglegt gildi hennar. Samkvæmt 25. grein eIDAS myndar hæf rafrænni undirskrif (SEQ) sama löglegt áhrif og handskrifuð undirskrif í öllum aðildarríkjum. Fyrir vinnusamninga veita háðar rafrænnar undirskriftar (SEA) nægja tryggingastig í langflestum tilfellum.

Borgarleg kóðinn, greinum 1366 og 1367: grein 1366 viðurkennir rafrænum riti sama sönnunargild og ritunum á pappíri, með fyrirvara um að aðilinn sé rétt auðkenndur og skjalið sé sett fram og varðveitt í aðstæðum sem tryggja heilleika þess. Grein 1367 tilgreinir að rafrænni undirskriftin samanstandi af notkun áreiðanlegrar auðkenningar á undirritinum sem tryggir tengsl hans við athöfnina.

GDPR nr. 2016/679 frá 27. apríl 2016: gildir um alla vinnslun persónuupplýsinga starfsmanna. Vanefndir á GDPR-skyldum útsetur vinnuveitanda fyrir sektum sem geta numið 4% af árlegri tekjum á heimsvísu eða 20 milljónum evra (grein 83 GDPR). Á Frakklandi hefur CNIL kveðið upp margar verulegar sanktíonir gegn vinnuveitendum fyrir GDPR-vanefndum á HR-sviðinu.

ETSI EN 319 132 og EN 319 122 staðlar: þeir skilgreina snið rafrænnar háðrar undirskriftar XAdES og CAdES, sem tryggja samvirkni og lengingu undirskrifta með tímanum.

Lög nr. 2021-1018 frá 2. ágúst 2021 (Starfslög um heilsu): styrkja fyrirkvaranir um aðalforvarnir, sérstaklega uppfærslu og stafrænna skráa DUERP.

Macron-fyrirmæli frá 22. september 2017 (nr. 2017-1385, nr. 2017-1386, nr. 2017-1387, nr. 2017-1388): endurbæta vinnurétt, settu CSE á laggirnar og slökkva á samningaviðræðum.

Vinnuveitandi sem brýtur gegn þessum texta útsetur sig fyrir refsingum (afbrotum gegn störfum), borgaralegum (ógilt athafna, bætur) og stjórnsálum (tilkynning DRIEETS, stjórnunarstöðvun). Notkun á tryggu stafrænu verkfærum minnkar verulega þessa áhættu.

Aðstæður notkunar: Hvernig fyrirtæki tryggja fylgni sína á sviði vinnuréttarins

Aðstaða 1: Lítil og meðalstór fyrirtæki með 80 starfsmenn flýta fyrir undirskriftum samninga og breytinga

Lítið og meðalstórt fyrirtæki á sviði IT-þjónustu, sem stýrir um 80 starfsmönnum í ótímabundnum samningum og notar reglulega auka með tímabundnum samningum á sumrin, stóðu frammi fyrir meðaltali 8 til 12 daga til að safna undirskriftum á vinnusamningum og breytingum. Þessir tíðir útsetu fyrirtækið fyrir áhættu á ekki að uppfylla skyldu til að afhenda DUI innan sjö daga (tilskipun 2019/1152). Með því að nota háða rafrænni undirskriftarlausn sem er samþætt SIRH-kerfinu minnkaði fyrirtækið meðaltalstíðina fyrir undirskrift í innan við 24 klukustundir. Hlutfall skjala sem undirritaðir voru innan löglegs frests jókst úr 61% í 97%. Sparnaður á prenti-, pósti- og skjalastjórnunarkostnaði var metinn á um 8.500 € á ári, sem skipar jákvæðri ávöxtun á undir fjóra mánuði notkunar.

Aðstaða 2: Iðnaðarflokk með 350 starfsmenn stafrænfærir DUERP og öryggisreglur

Iðnaðarflokk miðlungs stærðar, sem rekur þrjá framleiðslustöðvar og ræður 350 samstarfsmenn, þurfti að uppfylla skyldu til að leggja DUERP inn rafrænt sem var stofnuð með Starfslögum um heilsu 2021. Margvíslegir staðir og flækjur við uppfærslu á ári myndu valdið ósamræmi í skjölum og mikilli áhættu á því að skjalið væru ekki gild við athugun. Með því að stafrænfæra allt ferlið — sameiginlega ritun, villur frá CSE-meðlimum gegn rafrænni undirskrift, sjálfvirk skráning á OPCO-vefgáttinni — leit flokkurinn helmingu á tíðu árs-uppfærslu DUERP (úr 6 vikum í 2 vikur). Aukinn gagnaflutningur gerði kleift að sýna fram á fylgni við ótímabær eftirlit með vinnufólki og kom í veg fyrir tilkynningu.

Aðstaða 3: Veitinga-sérleyfissögusamningasafn tryggir fyrirtækjasamninga og skylduðar samningaviðræður

Veitinga-sérleyfissögusamningasafn sem inniheldur um þrjátíu stofna og tilheyrandi aðalstöðvar sem ráða samtals yfir 400 starfsmenn, þurfti að framkvæma á hverju ári skylduðar samningaviðræður um laun og jafnrétti á starfsmarkaði. Landfræðileg dreifing stéttarfélagsfulltrúa og undirritara þess flækðu söfnun undirskrifta á fundargerðum samningaviðræðna og fyrirtækjasamningum. Með því að nota rafrænna undirskriftarlausn sem samform er við eIDAS komst flokkurinn betri yfir margra aðila undirskriftarferli, sem minnkaði tíðu samningslokunar úr að jafnaði 21 dögum í innan við 5 daga. Sjálf-afskráning á TéléAccords, mynduð af vefgáttinni, eyðilagði einnig hættu á villum við málsmeðferðir við skráningu, sem var tíðleg orsök höfnana áður.

Niðurstaða

Lögfræðileg fylgni á sviði vinnuréttarins er viðvarandi verkefni fyrir vinnuveitanda: samninga skyldu, forvarnir gegn áhættu, stjórnun vinnustunda, framfylking starfsmanna og vernd gagna mynda flókin reglugerðaráætlun sem ekki getur kostaðir brot geta verið mikil með tilliti til viðurlaga og félagslegrar orðstirs. Stafrænfæring HR-ferla — og sérstaklega rafrænni undirskrift sem samform er við eIDAS — mynda í dag eina skilvirkustu leiðina til að samstilpa hraðavirkun, sönnunargild og reglugerðarkjölfesta.

Certyneo fylgist með þér við að tryggja öll HR-skjöl þín: vinnusamningar, breytingar, fyrirtækjasamningar, DUERP og margt fleira. Farðu á heimasíðu okkar eða ábendtu okkur um að fá meiri upplýsingar um hvernig þú gætir raunverulega mælt hagnaðinn sem þú myndir fá. Ertu tilbúinn að grípa til aðgerða? Byrjaðu að undirrita með fullu fylgni í dag.