Signature électronique pour syndics de copropriété
Solution complète de signature électronique dédiée aux syndics de copropriété (professionnels et bénévoles). Dématérialisez le contrat de syndic, les procès-verbaux d'assemblée générale, les résolutions de copropriété, les conventions avec les prestataires, les ordres de service. Conforme à la loi du 10 juillet 1965 (statut de la copropriété), à la loi ALUR (contrat type de syndic), à l'ordonnance du 25 mars 2020 (AG à distance pérennisée) et au règlement eIDAS — signature avancée recommandée, multi-copropriétaires, archivage 10 ans.
- Cadre légal
- Loi 1965 · ALUR · AG à distance
- Niveau de signature
- AES eIDAS recommandée
- Archivage légal
- 10 ans inclus
Que peut signer un syndic électroniquement ?
Le syndic de copropriété est le mandataire commun des copropriétaires, chargé d'administrer l'immeuble. Son activité génère un volume important d'actes à signer : contrat de syndic (depuis la loi ALUR du 24 mars 2014, un contrat type obligatoire), procès-verbaux d'assemblée générale (loi du 10 juillet 1965), résolutions de copropriété, conventions avec les prestataires (entretien, gardiennage, travaux), ordres de service. Depuis l'ordonnance du 25 mars 2020 (initialement Covid puis pérennisée), les AG de copropriété peuvent se tenir à distance ou de manière hybride avec un vote par correspondance — la signature électronique du PV par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs est admise sans restriction. Pour le contrat de syndic, la loi ALUR impose des mentions précises mais ne prescrit aucune forme — la signature électronique avancée + horodatage qualifié sont parfaitement compatibles.
Pourquoi signer électroniquement ?
AG copropriété à distance — gain énorme
L'ordonnance du 25 mars 2020 pérennisée par la loi ELAN permet la tenue d'AG à distance ou hybride. Plus besoin de réunir physiquement tous les copropriétaires. Vote par correspondance ou visioconférence + signature électronique du PV — gain de plusieurs semaines, quorum facilement atteint.
Contrat de syndic conforme loi ALUR
La loi ALUR impose un contrat type avec mentions obligatoires précises (forfait annuel, prestations comprises, prestations supplémentaires tarifées). Notre modèle de contrat de syndic préremplit les mentions, signature électronique des copropriétaires (président du conseil syndical) en 2 minutes.
Multi-copropriétaires (jusqu'à 100+)
Pour les grandes copropriétés, le PV doit être signé par le président, le secrétaire, les scrutateurs et idéalement diffusé à tous les copropriétaires. Certyneo gère nativement les signatures en série et la distribution multi-destinataires avec accusé de réception horodaté.
Audit trail opposable au tribunal de la copropriété
Chaque acte est livré avec un PDF de preuve : identité des signataires vérifiée par OTP SMS, horodatage qualifié, hash SHA-256, IP. Opposable devant le tribunal de la copropriété en cas de contestation de résolution, de quorum ou de décompte des voix.
Procédure en 4 étapes
De la préparation à l'archivage légal, en moins de 5 minutes.
1. Choisir l'acte à signer
Contrat de syndic (loi ALUR), PV d'AG (loi 1965), résolution exceptionnelle, convention avec prestataire, ordre de service. Modèles préremplis avec mentions obligatoires loi ALUR pour le contrat de syndic.
2. Ajouter les signataires
Pour un contrat de syndic : président du conseil syndical (mandaté par l'AG). Pour un PV d'AG : président de séance + secrétaire + scrutateurs. Chacun reçoit un lien sécurisé personnalisé avec OTP SMS.
3. Signature avancée OTP SMS
Vérification d'identité par OTP SMS sur le téléphone de chaque signataire, certificat unique, horodatage qualifié. Conforme à l'article 26 du règlement eIDAS et à l'ordonnance du 25 mars 2020 sur les AG à distance.
4. Diffusion aux copropriétaires
Le PV signé peut être diffusé automatiquement à tous les copropriétaires (notification email + accès au PDF dans leur coffre-fort). Audit trail archivé 10 ans avec horodatage des accusés de réception.
Questions fréquentes
- Un contrat de syndic peut-il être signé électroniquement ?
- Oui. La loi ALUR impose un contrat type avec mentions obligatoires précises, mais ne prescrit aucune forme particulière. La signature avancée (AES) Certyneo répond aux exigences probatoires en cas de contentieux sur la rémunération ou les prestations comprises.
- Le PV d'AG de copropriété peut-il être signé électroniquement ?
- Oui — l'ordonnance du 25 mars 2020 a expressément admis la tenue d'AG à distance ou hybride avec signature électronique du PV par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs. Pérennisée par la loi ELAN, cette possibilité est désormais permanente.
- Comment organiser une AG de copropriété à distance ?
- L'AG peut se tenir par visioconférence, conférence téléphonique ou correspondance écrite (art. 17-1 A loi 1965). Le vote par correspondance utilise un formulaire dématérialisé que chaque copropriétaire signe électroniquement. Le PV est ensuite signé par le bureau de l'AG avec signature avancée.
- Qui doit signer le PV d'AG de copropriété ?
- Le président de séance + le secrétaire + les scrutateurs (généralement 2). Le syndic n'est PAS signataire du PV (il en assure la rédaction et la tenue du registre). Certyneo gère cette configuration multi-signataires avec flux séquentiel ou parallèle.
- Quel niveau de signature pour un PV d'AG de copropriété ?
- Signature avancée (AES) recommandée. Elle apporte la présomption de fiabilité (art. 1367 Code civil) et satisfait les exigences probatoires en cas de contestation d'une résolution devant le tribunal judiciaire (anciennement TI puis TGI).
- Combien de temps faut-il conserver les PV d'AG ?
- Toute la vie de la copropriété + 5 ans après dissolution (par alignement avec le délai de prescription). Le registre des PV doit être tenu pendant la totalité de l'activité du syndicat des copropriétaires. Certyneo archive automatiquement chaque PV + l'audit trail pendant cette durée.
- Les résolutions de copropriété signées électroniquement sont-elles opposables ?
- Oui — les résolutions adoptées en AG avec PV signé électroniquement sont opposables à tous les copropriétaires dès leur notification (art. 18 décret 17 mars 1967). Le délai de 2 mois pour contester court à compter de la notification, qui peut être faite électroniquement.
- Comment notifier le PV aux copropriétaires ?
- Le PV doit être notifié à chaque copropriétaire dans le mois suivant l'AG (art. 42 loi 1965). Certyneo permet la notification automatique par email avec horodatage qualifié de la réception — alternative valide à la lettre recommandée (jurisprudence Cass. civ. 3e, 2019).
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