Entreprise
Електронен подпис за HR: ръководството
Договори, изменения, обещания за работа, фирмени споразумения: как HR индустриализира електронните подписи.
7 min
Човешки ресурси
Електронен подпис за ЧР и служба по персонала
Дематериализирайте трудовите договори, допълнителните споразумения, обещанията за наемане, взаимните прекратявания и корпоративните споразумения. Certyneo се интегрира с вашата SIRH (Lucca, PayFit, Workday) и гарантира съответствие с член L1221-1 от Френския кодекс на труда, Регламента eIDAS и GDPR. Включено е 10-годишно архивиране, автоматична одитна следа.
ЧР случаи на употреба
Всички подписи от жизнения цикъл на служителя, от обещанието за наемане до споразумението за прекратяване, могат да бъдат дематериализирани с Certyneo. Ето седемте най-чести случаи при нашите ЧР клиенти.
Трудов договор (безсрочен, срочен)
Безсрочни и срочни договори, договори за чиракуване или професионализация: изпратете договора, подписан от работодателя, на кандидата, който подписва за 2 минути от своя телефон. Съвместим с член L1221-1 от Френския кодекс на труда.
Допълнително споразумение към договора
Промяна на длъжността, увеличение, преминаване към непълно работно време, дистанционна работа: дематериализирайте целия цикъл на допълнителни споразумения с последователни подписи от служителя и работодателя.
Обещание за наемане
Правно обезпечете обещанието за наемане (едностранно или синалагматично) преди подписването на договора. Усъвършенстваният електронен подпис (AES) позволява формално идентифициране на кандидата.
Взаимно прекратяване
Споразумение за прекратяване, подписано дистанционно от двете страни, със спазен 15-дневен срок за отказ и автоматична одитна следа за подаване в Dreets.
Корпоративно споразумение
Колективни споразумения, подписани от представителни синдикални организации: изпращайте, събирайте подписи успоредно или последователно и архивирайте 10 години.
Споразумение за неразкриване и ангажимент за поверителност
Споразумение за неразкриване за нови служители, стажанти, доставчици. Безплатен шаблон, наличен в нашата библиотека.
Споразумение за стаж
Тристранно споразумение (фирма, учебно заведение, стажант): конфигурируем ред на подписване, автоматични напомняния, DUE интегрирано в края на цикъла.
Защо Certyneo за ЧР
Шест конкретни причини, поради които ЧР отделите избират Certyneo за своите електронни подписи.
Онбординг за 24 ч
Между предложението за наемане и подписването на договора – броете няколко часа вместо няколко дни поща. Кандидатът подписва от своя телефон, без принтер.
Съответствие с Кодекса на труда
Електронният подпис на трудов договор е признат след решението на Френския касационен съд от 7 октомври 2015 г. Нашите усъвършенствани подписи (AES) спазват eIDAS и член 1367 от Френския граждански кодекс.
10 години архивиране включено
Всички ЧР договори се архивират 10 години с интегрирана в PDF одитна следа с времеви печат. Продължителността съответства на задълженията за съхранение на социални документи (DSN, AT/MP).
Работни процеси с множество подписващи
Работодател, ЧР, мениджър, служител: конфигурирайте реда на подписване последователно или успоредно. Автоматични напомняния на Д+1, Д+3, Д+7, задаваеми за всяко изпращане.
Повторно използваеми шаблони
Създавайте шаблони за договори (безсрочни, срочни, стаж) с динамични полета (име, заплата, дата) и генерирайте документи масово от вашия SIRH експорт.
Грижливо преживяване за кандидата
Пътят на подписващия на френски, достъпен WCAG AA, скромни имейли без инвазивно проследяване. Имиджът на работодателската марка се уважава.
SIRH интеграции
Certyneo се свързва с вашата SIRH чрез REST API, webhooks и конектори Zapier/Make. Трите най-търсени интеграции от нашите ЧР клиенти са изброени по-долу — други са налични при заявка.
Lucca
Водеща френска SIRH за МСП: експортирайте вашите договори чрез Lucca API, след което задействайте изпращането от Certyneo, или използвайте нашия Zapier конектор.
PayFit
Управление на заплати и онбординг: синхронизация чрез нашия REST API за изпращане на подписани договори директно в досието на служителя.
Workday
SIRH за големи корпорации: интеграция чрез Make или Zapier за сложни онбординг процеси (множество подписи, йерархични одобрения).
Нуждаете се от персонализирана интеграция? Свържете се с нашия екип — API на Certyneo е публично документиран на нашата API документация.
Съответствие с Кодекса на труда, eIDAS и GDPR
Дематериализацията на ЧР документите се регулира от няколко текста. Certyneo обхваща цялата правна рамка – френска и европейска.
Кодекс на труда — член L1221-1
Трудовият договор се сключва в такава форма, каквато страните решат да приемат. Следователно електронният подпис е напълно допустим, при условие че гарантира идентифицирането на подписващия и целостта на документа — което усъвършенстваният подпис (AES) осигурява.
Граждански кодекс — член 1367
Общо признаване на електронния подпис като еквивалент на ръкописния, когато се използва надеждно средство за идентификация, гарантиращо връзката му с акта.
Регламент eIDAS (ЕС) № 910/2014
ЧР подписите на Certyneo се основават на усъвършенстваното ниво (AES): уникална връзка с подписващия, идентификация чрез двуканален OTP (имейл + SMS), откриване на всяка последваща модификация на документа.
GDPR и социално съхранение
Срокове на съхранение, съответстващи на социалните задължения: 5 години (договор) или 10 години (DUE, AT/MP, регистри на персонала). Стандартен DPA, достъпен при регистрация, актуален регистър на обработващите дейности.
Често задавани въпроси от ЧР екипи
Легален ли е електронният подпис на трудов договор във Франция?
Да, без ограничение. Член L1221-1 от Френския кодекс на труда оставя страните свободни в избора на формата на договора. Френският касационен съд потвърди валидността на електронния подпис за трудови договори (Cass. soc., 7 октомври 2015 г.). Усъвършенстваният подпис (AES) се препоръчва, за да се гарантира силна идентификация на служителя.
Какво ниво на подпис да избера за трудов договор?
Усъвършенстваният подпис (AES) е препоръчителният стандарт. Той включва идентификация на подписващия (OTP SMS + имейл), уникална връзка с подписания документ и откриване на всяка последваща модификация. Обикновеният подпис е достатъчен за вътрешни документи без договорно значение (служебна бележка, известие за получаване).
Как се управлява срокът за отказ при взаимно прекратяване?
Certyneo точно маркира с времеви печат датата на подписване на споразумението от двете страни. 15-дневният календарен срок за отказ тече от тази дата и можете да експортирате времево маркираното доказателство за подаване в Dreets. Не е необходима ръчна манипулация.
Може ли Certyneo да се интегрира с нашата SIRH (Lucca, PayFit, Workday)?
Да. Certyneo предоставя пълен REST API, webhook за всяко събитие (плик подписан, отказан, изтекъл) и конектори Zapier и Make, които покриват над 4000 външни приложения, включително основните SIRH. Екипът по интеграции може да ви съдейства при персонализирано внедряване.
Колко време се съхраняват подписаните договори?
Нашите планове включват 10-годишно архивиране по подразбиране, което съответства на най-строгите социални срокове за съхранение (регистри на персонала, AT/MP документи). Договорите остават изтегляеми по всяко време от вашето табло, с интегрирана в PDF одитна следа.
Трябва ли кандидатите да създават акаунт в Certyneo, за да подпишат?
Не. Подписващият получава сигурна връзка по имейл и подписва директно от своя браузър, без инсталация или създаване на акаунт. За усъвършенствани подписи той въвежда OTP код, получен по SMS, за да потвърди самоличността си.
Противопоставим ли е електронният подпис при трудов спор?
Да. Правната тежест на усъвършенствания подпис е призната от френската и европейската съдебна практика. При спор представяте подписания PDF заедно с одитната следа (времеви печат, IP, груба геолокация, OTP валидация), което представлява солидна съвкупност от доказателства за Съвета по трудови спорове.
Може ли да се подпишат няколко договора масово от SIRH експорт?
Да. Функцията "шаблони" ви позволява да създадете шаблон за договор с динамични полета (име, заплата, длъжност, дата на наемане). След това импортирате CSV от вашата SIRH и Certyneo генерира и изпраща всички пликове наведнъж за секунди.