匯入 CSV 聯絡人以製作年度報告：完整指南

為什麼要為年度報告匯入 CSV 格式的聯絡人？

每年，股份公司、控股公司和協會都必須提交年度報告供一組利益相關者簽署：董事會成員、股東、監事，以及根據章程規定的所有股份持有人。在電子簽署平台中手動輸入每個電郵地址既耗時又容易出錯。匯入 CSV 檔案（逗號分隔值）可以在幾秒鐘內將數百個結構化聯絡人注入到您的簽署工作流程中，從而解決了這個問題。

這種方法符合 企業電子簽署 的日益普及的趨勢：自動化大量發送同時保證每份簽署的法律可追溯性。在本指南中，我們詳細說明了每個步驟，從 CSV 檔案準備到最終簽署驗證。

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準備 CSV 檔案：結構和最佳實踐

匯入的質量直接取決於 CSV 檔案建立的嚴謹程度。格式不正確的檔案會導致匯入錯誤、遺漏聯絡人或重複項，從而減慢整個簽署流程。

必要的列

對於涉及簽署人和股東的年度報告，您的 CSV 檔案至少應包含以下列：

• email：簽署人的電郵地址（必須符合 RFC 5321 格式）
• prenom：聯絡人的名字，用於個人化邀請郵件
• nom：姓氏
• role：簽署流程中的角色（例如：`signataire`、`lecteur`、`validateur`）
• ordre_signature：表示順序工作流程中位置的整數（並行簽署時留空）
• telephone（可選）：國際 E.164 格式的電話號碼（+33XXXXXXXXX），用於簽署流程中的短訊驗證
• groupe（可選）：業務類別（例如：`actionnaire_majoritaire`、`conseil_administration`、`commissaire_comptes`）

Certyneo 接受 UTF-8 和 UTF-8 BOM 編碼，避免了 Windows 上 Excel 匯出時常見的重音字符顯示問題。標準分隔符是逗號，但也支援分號——如果您的管理軟體使用此約定，請在匯入時指定。

匯入前清理數據

上傳 CSV 之前，請執行數據清理階段：

1. 去重複：同一股東使用兩個不同電郵地址出現兩次必須提前解決。重複會生成兩份邀請，可能會在所保留簽署的價值上造成法律歧義。
2. 驗證電郵格式：在 Google Sheets 中使用驗證公式（`=REGEXMATCH(A2,"^[a-zA-Z0-9._%+\-]+@[a-zA-Z0-9.\-]+\.[a-zA-Z]{2,}$")`）或專用工具如 Hunter.io Verifier。
3. 檢查角色：對於年度報告，某些股東只有閱讀權限（管理報告），而其他股東必須簽署正式簽名（大會決議）。在 `role` 列中清楚地區分它們。
4. 驗證電話號碼：如果您選擇通過短訊 OTP 進行 進階電子簽署，`telephone` 列中的所有號碼都必須採用 E.164 格式。遺漏的號碼會阻止此聯絡人的發送。

有效 CSV 結構的示例

```csv email,prenom,nom,role,ordre_signature,telephone,groupe jean.dupont@exemple.fr,Jean,Dupont,signataire,1,+33612345678,conseil_administration marie.martin@exemple.fr,Marie,Martin,signataire,2,+33698765432,actionnaire_majoritaire pierre.durand@exemple.fr,Pierre,Durand,lecteur,,+33677889900,commissaire_comptes ```

請注意，作為監事且僅讀取的 `Pierre Durand` 沒有簽署順序（列為空），因為他不是簽署人。

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在 Certyneo 中匯入 CSV：分步操作

準備好檔案後，在 Certyneo 中的匯入過程只需幾個步驟，從簽署檔案的創建界面進行。

為年度報告創建簽署檔案

1. 登錄到您的 Certyneo 帳戶並點擊 新建檔案。
2. 上傳年度報告的 PDF 檔案（管理報告、合併帳戶、決議）。如果需要準備補充大會記錄，您可以使用 Certyneo 的 AI 合同生成器。
3. 在 簽署人 選項卡中，點擊 從 CSV 匯入。

配置匯入

配置窗口打開：

• 編碼：根據您的檔案選擇 `UTF-8` 或 `UTF-8 BOM`。
• 分隔符：逗號或分號。
• 標題行：如果 CSV 的第一行包含列名，請勾選此框（推薦）。
• 列映射：Certyneo 根據標準列名提議自動映射。驗證每列都映射到正確的字段。如果您的列名為 `mail` 而不是 `email`，請手動調整映射。

Certyneo 在驗證前顯示前 5 個聯絡人的預覽。驗證沒有關鍵字段為空或格式不正確。系統將包含阻止性錯誤的行標記為紅色（無效電郵、未知角色），非阻止性警告標記為橙色（進階簽署人缺少電話）。

驗證和配置工作流程

匯入驗證後，Certyneo 顯示匯入的聯絡人完整列表。然後您可以：

• 按組定義簽署類型：簽署人的簡單簽署（eIDAS 第 3.10 條），董事會成員的進階或合格簽署。查閱 電子簽署解決方案比較 以選擇適合您上下文的級別。
• 配置簽署順序：順序（最大股東在董事會成員之前簽署）或並行（所有簽署人同時收到邀請）。
• 個人化邀請郵件：在郵件正文中整合簽署人的姓名（`{{prenom}} {{nom}}`）和文件標題。
• 定義檔案過期日期：對於年度報告，15 至 30 天足以讓非常駐股東有充足時間。

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匯入後管理錯誤和跟進

即使 CSV 準備充分，一旦發送啟動也可能出現意外情況。

處理退回和無效地址

Certyneo 實時報告軟性退回（郵箱已滿）和硬性退回（地址不存在）。對於法律風險高的年度報告，退回必須立即採取行動：

1. 在檔案儀表板中找到相關聯絡人。
2. 從聯絡人檔案更新其電郵地址。
3. 重新發送個人邀請，無需重新創建整個檔案。

這種細化的糾正能力對於符合您的章程或《商法法典》規定的法律傳喚或報告分發期限至關重要。

自動化跟進

對於有許多股東的年度報告，手動管理跟進是不切實際的。Certyneo 允許編程自動跟進：

• D+3：對於未打開邀請電郵的簽署人的第一次跟進。
• D+7：對於已打開但尚未簽署的簽署人的第二次跟進。
• D+14：提及檔案過期期限的最後跟進。

每次跟進都在檔案中以時間戳記錄，構成日後爭議情況下的勤勉證據。對於管理多份年度報告（子公司、基金）並希望改進簽署生產率計算的公司，電子簽署投資回報率計算器 可幫助評估與紙質或傳統電郵流程相比的收益。

匯出簽署報告

所有簽署人簽署後（或檔案過期時），Certyneo 自動生成：

• 審計報告（審計跟蹤）PDF 格式，列出每個時間戳記的事件：打開、驗證、簽署、使用的電子身份。
• 簽署的合併文件，集成電子簽署，按您定義的政策存檔（根據您空間中設置的保留政策，5 至 30 年）。

此審計報告是任何爭議的關鍵：它證明每位簽署人確實收到、打開並在所需條件下簽署了文件。必須以與文件本身相同的安全級別保存，符合《民法典》第 1366 條和 eIDAS 法規的義務。

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優化多年匯入流程

年度報告的 CSV 匯入不是孤立事件：它每個財政年度重複發生。一些最佳實踐可以降低逐年準備時間。

維護 CSV 主檔案

保留您的常設簽署人（董事會成員、監事、穩定股東）的 CSV 主檔案。每年，您只需更新已變化的條目（離職、新股東、電郵變更），而不是從頭重建檔案。

使用 Certyneo 檔案範本

Certyneo 允許將檔案保存為範本：工作流程參數、個人化的邀請郵件、簽署順序、按組的簽署級別。次年，只需加載範本、匯入更新的 CSV，並替換報告 PDF。此配置節省代表新檔案設置時間的 60 至 80%。

通過 API 連接股東登記簿

對於在管理軟體（ERP、資本結構工具）中擁有股東登記簿的公司，Certyneo 的 REST API 允許完全自動化匯出-匯入。計劃的腳本可以在報告發送前夜提取股東列表，生成 CSV，通過 API 上傳並啟動簽署檔案，無需人工干預。此方法特別適合管理數十個子公司或數百名股東的結構。對於希望評估適合此使用量的 Certyneo 定價 的團隊，專用頁面詳細介紹了 API 選項和企業套餐。

適用於年度報告電子簽署的法律框架

CSV 聯絡人的匯入和年度報告通過電子簽署平台發送給簽署人涉及任何公司在部署此類流程前必須掌握的精確法律框架。

電子簽署的法律價值

法國《民法典》第 1366 條規定「電子書面與紙質書面具有相同的證明力」，前提是「可以適當識別其來源人且在確保完整性的條件下建立和保存」。第 1367 條明確電子簽署「包括使用可靠識別程序，保證其與所附文件的聯繫」。

在歐洲層面，eIDAS 法規 №910/2014（以及正在轉置的 eIDAS 2.0 更新）定義了三個簽署級別：簡單電子簽署（SES）、進階電子簽署（SEA）和合格電子簽署（SEQ）。對於發給股東的年度報告，建議的最低級別是進階簽署，需要簽署人的強力驗證（OTP 短訊、證書）和與簽署人唯一相關的簽署創建數據。

個人數據保護（GDPR）

匯入包含個人數據的 CSV 檔案（姓名、名字、電郵地址、電話號碼）構成 GDPR 法規 №2016/679 意義下的數據處理。因此，進行此匯入的公司被定性為 數據控制人 並必須：

• 確保數據收集基於有效的法律基礎（GDPR 第 6 條）：合同執行（股東身份）或法律義務（賬戶存檔、大會）構成堅實的法律基礎。
• 根據 GDPR 第 13 和 14 條告知簽署人數據處理（邀請郵件中的法律通知）。
• 與 Certyneo 之間的關係由符合 GDPR 第 28 條的 數據處理協議（數據處理協議，DPA）規範。Certyneo 在使用條款中提供此合同化文件。
• 遵守保留期限：簽署人數據和審計報告必須保留至少 5 年（商業訴訟時效，《商法法典》第 L.110-4 條），以及 30 年用於與不動產實物權或主要社會承諾相關的文件。

適用的技術標準

Certyneo 使用的進階和合格電子簽署格式符合 ETSI EN 319 132（XAdES）、ETSI EN 319 122（CAdES）和 ETSI EN 319 162（PDF 版 PAdES）標準。這些標準保證了歐盟成員國之間簽署的互通性及其在歐洲司法系統中的認可。

最後，NIS2 指令（2022/0383/COD）在 2024 年轉置為法國法，對數字服務運營商（包括電子簽署平台）施加加強的網絡安全要求。Certyneo 通過 TLS 1.3 通信加密、靜態文件加密和活躍的漏洞賞金計畫整合了這些要求。

使用場景：CSV 匯入和年度報告實踐

場景 1——管理 20 個子公司的家族控股公司

一家家族控股公司在 20 個結構中持有股份，每年必須向其所有子公司的經理和合夥人簽署合併年度報告，共約 80 名簽署人。在實施 CSV 匯入之前，總經理助理平均花費 3 小時在簽署工具中手動輸入坐標，手動輸入錯誤率約為 8%（地址錯誤、姓名顛倒）。

採用 Certyneo 上結構化的 CSV 匯入後，檔案準備時間降至 25 分鐘（其中 15 分鐘用於更新 CSV 主檔案）。手動輸入錯誤率降至零。在 D+3 和 D+7 編程的自動跟進使 100% 的簽署在平均 9 天內完成，而舊流程郵件方式為 22 天。這種 60% 的簽署收集期限縮短與集團總經理秘書專業協會發布的範圍一致。

場景 2——擁有數百名社員的農業合作社

一家擁有 340 名活躍社員的農業合作社每年必須向成員提交管理報告和認證帳戶批准。社員分佈在多個省份，無法全部參加大會，這延遲了流程的正式結束。

通過在 Certyneo 中整合 CSV 匯入，合作社能夠同時向所有社員發送文件，採用並行簽署工作流程。CSV 直接從股份管理軟體匯出，包含所有最新坐標。簽署人的簡單電子簽署（SES）被選為社員批准文件的簽署，根據內部法律分析，此級別足以應對常規管理行為。10 天內的簽署率達到 91%，相比舊流程郵件方式的 67%，大幅降低了推薦郵件成本（據 2026 年《郵政快報》費率估計為 4 至 6 歐元/件）。

場景 3——為多個客戶在年度結束時提供協助的諮詢公司

一家為 20 名小企業和中型企業客戶在年度會計義務中提供協助的諮詢公司集中代表其客戶收集年度報告簽署。每個客戶有不同的簽署人名單（合夥人、經理、會計師）。

通過 Certyneo 的多客戶子空間和按檔案 CSV 匯入，公司已標準化其流程：按結構類型 CSV 範本（SARL、SAS、SA），提供給助理的記錄匯入程序，以及統一儀表板，使經理能跟踪所有客戶的簽署進展。估計每客戶每年的時間節省 2 至 3 小時，即整個投資組合的 40 至 60 小時。此收益重新投資於為客戶增加更高價值的任務。

結論

為年度報告從 CSV 檔案匯入聯絡人不僅是技術便利問題：這是決定簽署流程法律可靠性、執行速度和 GDPR 合規性的戰略決定。結構良好的 CSV、精心的映射、自動化跟進和嚴謹的審計報告構成了無瑕年度簽署工作流程的四大支柱。

無論是控股公司、合作社還是為多個客戶提供協助的公司，Certyneo 都提供了必要工具以工業化此匯入，同時符合 eIDAS 法規和 GDPR 要求。準備好簡化您下一個年度報告了嗎？免費創建 Certyneo 帳戶 並在五分鐘內匯入您的第一個 CSV。