Certyneo 與 Make：工程領域簽署自動化
透過 Make (Integromat) 自動化電子簽署工作流程，轉變工程文件流程。了解如何透過幾個步驟整合 Certyneo。
Équipe éditoriale Certyneo
撰稿人 — Certyneo · 關於 Certyneo
為何在工程領域透過 Make 自動化電子簽署？
工程行業產生大量合約文件：工程承包合同、附加協議、驗收報告、分包合約、合規性證明和研究報告。根據麥肯錫諮詢公司 2024 年的研究，工程團隊平均將其27% 的工作時間花在重複性行政任務上，其中簽署收集和追蹤跟進是最耗時的工作之一。
將 Certyneo 連接到 Make（前身為 Integromat）等自動化平台，可以將這些手動流程轉變為智能工作流程，其中每份簽署都會被觸發、追蹤和歸檔，無需人工干預。本指南將逐步說明如何在 B2B 工程環境中建立此整合，同時遵守 eIDAS 法規要求。
我們將依序介紹整合架構、Make 中的逐步配置、可用的觸發器和操作，以及工程部門特定的最佳實踐。
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理解工程領域 Make + Certyneo 的架構
Make (Integromat)：無代碼編排平台
Make 是一個整合和視覺自動化平台，可讓您建立連接數百個應用程式的場景，並使用拖放模組。與 Zapier 不同，Make 提供進階條件邏輯、迭代器、聚合器和路由器，使其特別適合工程的複雜工作流程（多方、多步驟、擁有多個簽署人的文件）。
Make 在您的業務工具（ERP、CRM、專案管理工具如 Autodesk Construction Cloud、Procore 或 Microsoft Project）與 Certyneo 之間扮演中介角色，協調資料流和簽署觸發器。
Certyneo API：整合的入口點
Certyneo 公開完整的 RESTful API，允許執行所有可從圖形介面進行的操作：建立簽署請求、新增簽署人、定義簽署欄位、發送通知、取得狀態和下載已簽署文件。該 API 使用 OAuth 2.0 身份驗證和 JSON 格式，確保與透過 HTTP 模組或理想情況下透過專用 Certyneo 連接器的 Make 原生相容。
Certyneo API 遵循 XAdES 簽署 ETSI EN 319 132 標準和 CAdES ETSI EN 319 122 標準所定義的互操作性標準，確保每份簽署在整個歐盟內具有法律效力。
典型的工程工作流程拓撲
在設計辦公室或工程公司，典型的工作流程如下所示：
- 觸發器：在 ERP（例如 SAP、Sage 或 BIM 管理工具）中建立新的分包合約。
- 提取：Make 檢索合約的元資料（各方、金額、施工地點參考資訊）。
- 文件生成：Certyneo 的 AI 合約生成器 產生結構化 PDF 文件。
- 建立簽署請求：Make 呼叫 Certyneo API 以建立請求並按定義順序新增簽署人。
- 順序或並行簽署：Certyneo 向相關方發送簽署連結。
- 通知和歸檔：收到每份簽署後，Make 觸發 Slack/Teams 通知，並將已簽署文件歸檔至您的文件管理系統（SharePoint、Google Drive、Egnyte 等）。
此架構消除了手動電子郵件交換，並保證完整的可追蹤性，這在工程專案審計期間至關重要。
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Make 中逐步配置整合
步驟 1 — 建立場景並配置 Certyneo 連接
在 Make 中，建立新場景。如果原生 Certyneo 連接器在 Make 市場中可用，請直接選擇；否則使用 HTTP > Make a request 或 HTTP > Make an OAuth 2.0 request 模組。
若要配置連接：
- 基本 URL：`https://api.certyneo.com/v1`
- 身份驗證方法：OAuth 2.0（Client Credentials）或 Bearer Token API 金鑰，取決於 Certyneo 帳戶配置
- API 金鑰：可在 Certyneo 儀表板的設定 > 整合 > API 部分取得
在 Make 的連接管理員中保存 API 金鑰（而非在場景中硬編碼）以遵守安全最佳實踐。
步驟 2 — 定義適合工程部門的觸發器
觸發器的選擇至關重要。在工程中，最常見的觸發器有：
| 觸發器 | Make 模組 | 用例 | |---|---|---| | SharePoint 資料夾中的新檔案 | SharePoint > Watch Files | 商業人員上傳的合約 | | Google Sheets 中的新列 | Google Sheets > Watch Rows | 簽署市場跟蹤 | | 來自 ERP 的入站 Webhook | Webhooks > Custom Webhook | SAP 中驗證的採購單 | | 新建 Jira/Asana 議題 | Jira > Watch Issues | 需要客戶驗證的可交付成果 |
對於複雜的工程工作流程（例如需要技術總監和法務總監共同簽署的工程承包合同），來自 ERP 的入站 Webhook 觸發器提供最大的靈活性。
步驟 3 — 透過 Certyneo API 建立簽署請求
配置觸發器後，新增指向 Certyneo 簽署請求建立端點的 HTTP 模組：
``` POST https://api.certyneo.com/v1/signature-requests ```
JSON 請求主體包含：
```json { "name": "分包合約 - 專案 {{1.project_name}}", "signers": [ { "email": "{{1.signer_email}}", "name": "{{1.signer_name}}", "order": 1 } ], "document_url": "{{2.file_url}}", "signature_level": "advanced", "expiry_date": "{{formatDate(addDays(now; 15); 'YYYY-MM-DD')}}" } ```
請注意使用 `advanced`（進階電子簽署、SEA）簽署層級，符合 eIDAS 對重要價值工程合約的要求。對於低風險的內部文件，`simple` 層級就足夠了。
步驟 4 — 管理簽署後的通知和歸檔
建立請求後，在場景中新增第二個分支，由信號簽署完成的 Certyneo Webhook 觸發。Certyneo 自動向您在簽署請求設定中定義的 webhook URL 發送 POST。
收到此 webhook 後，您的場景可以：
- 透過 `GET /signature-requests/{id}/signed-document` 下載簽署和時間戳的 PDF
- 將其歸檔至文件管理系統（SharePoint、Egnyte、Google Drive）
- 更新 ERP 或 CRM 中合約的狀態
- 透過 Slack、Teams 或電子郵件向專案團隊發送自動通知
- 在您的工具中觸發帳單或開啟新專案
此操作鏈確保文件生命週期的端對端可追蹤性，這是審計項目的基本要求（ISO 9001 認證、公開招標、Seveso 相關項目）。
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工程部門特定的最佳實踐
管理多方簽署和順序工作流程
工程通常涉及需要多個簽署人按特定順序簽署的文件：首先是專案經理，然後是技術總監，最後是客戶公司的法律代表。Certyneo 透過簽署人清單中的 `order` 參數原生支援順序簽署。
在 Make 中，您可以使用 Array Aggregator 從 ERP 或參考表中動態建構簽署人陣列，然後將其注入 Certyneo API 請求。此方法允許管理具有 5 到 10 個簽署人的合約，無需修改場景。
將簽署與施工地點資料夾關聯
在工程中，每份簽署文件必須與特定專案資料夾相關聯。使用 Certyneo 的自訂元資料儲存事務編號、專案階段和合約代碼。這些元資料將在完成 webhook 中返回，並可由 Make 用於將文件歸檔至文件管理系統的正確資料夾。
此實踐符合 NF EN ISO 19650 標準（BIM 中的資訊管理）要求，並簡化專案結束時的文件審計。
監控工作流程品質和錯誤
Make 為每個場景提供詳細的執行日誌。在專業環境中，在出錯場景上配置電子郵件或 Slack 警報，並使用 Make 的 Error Handler 模組管理 Certyneo API 失敗（速率限制、文件過大、簽署人不存在）。
如果您想在開始整合前比較 Certyneo 與市場上其他解決方案的能力，請查看我們的 電子簽署解決方案比較，以識別最適合您工程環境的解決方案。
最後，為了最大化自動化工作流程的投資回報率，我們的 電子簽署 ROI 計算器 可讓您根據設計辦公室處理的文件數量精確估算可實現的時間節省和成本節約。
適用於工程電子簽署的法律框架
電子簽署的法律基礎
在法國法律中，電子簽署的法律價值基於民法第 1366 條，該條規定「電子形式的書面文件與紙本書面文件具有相同的證明力」，以及第 1367 條，其中規定「法律行為完成所需的簽署應識別其作者並表明其同意」。
在歐洲層面，eIDAS 法規編號 910/2014（電子識別、身份驗證和信任服務），由 eIDAS 2.0（歐盟法規 2024/1183） 補充，定義了三個電子簽署層級：
- SES（簡單電子簽署）：適合低風險的內部文件。
- SEA（進階電子簽署）：建議用於常規工程合約、分包合同和採購單。它保證簽署人的可靠識別和文件完整性。
- SEQ（符合資格的電子簽署）：公證文件和某些大規模公開招標所要求。
工程部門的特定義務
在公開招標的框架內，法令編號 2016-360（關於公開招標）要求在超過特定閾值時完全無紙化。承諾書和分包合約必須以符合 eIDAS 的 SEA 或 SEQ 簽署，由列在歐洲信任清單上的合格信任服務提供者 (QTSP) 產生。
ETSI EN 319 132 標準定義了進階 XML 簽署使用的 XAdES 配置，而 ETSI EN 319 122 涵蓋二進制文件簽署的 CAdES 配置。Certyneo 遵守這些標準，保證簽署的互操作性和跨境認可。
GDPR 和簽署人資料保護
簽署人個人資料的處理（姓名、電子郵件、簽署生物特徵資料）受 GDPR 法規編號 2016/679 約束。作為資料處理責任人，您的工程公司必須確保 Certyneo 按照 GDPR 第 28 條以子處理人身份行動，並簽有適當的 DPA（資料處理協議）。簽署資料必須保留適用的訴訟時效期限（商業合約按商法第 L. 110-4 條為 5 年，因十年保證責任，建築合約為 10 年）。
NIS2 指令和自動化工作流程安全
在關鍵部門（能源、運輸、水利）運營的工程公司可能受 NIS2 指令（2022/2555/UE） 約束，已透過 2025 年 4 月 14 日的法律轉入法國法律。此指令對資訊系統安全施加要求，包括連接到 Make 和 Certyneo 等第三方提供者的自動化工作流程。應記錄資料流、加密通訊（TLS 1.3 最低版本）並維持數位分包商登記冊。
使用場景：Make + Certyneo 在工程應用
場景 1 — 每年管理 300 份任務報告的地質工程設計辦公室
一家專門從事地質工程的設計辦公室有大約 15 名工程師，每年平均生成 300 份任務報告和服務合約。在整合 Make + Certyneo 前，每份報告需手動透過電子郵件發送、在 5 天未回復後進行電話跟進，以及在檔案伺服器中手動歸檔。簽署收集的平均延遲達到 8 個工作日。
在部署自動化工作流程後——由在 SharePoint 中完成的報告存放觸發——Make 場景自動建立 Certyneo 簽署請求、向客戶發送通知，並在未收到簽署時於第 3 天自動跟進。已簽署文件立即歸檔至相應的客戶資料夾。
結果：簽署延遲從 8 天縮短至平均 1.8 天（−78%），每週節省約 2.5 小時的行政協助，即每年約 3,500 歐元的行政處理成本節約。這些數字與 Forrester Research 在文件自動化方面的行業基準（2024 年）一致。
場景 2 — 管理多方分包合約的工業工程公司
一家中等規模的工業工程公司（80 至 150 名員工）運營需要多方簽署的分包合約：業主、主任代理、一級和二級分包商。每份合約需要嚴格的順序簽署，出於合約和保險原因。
Make + Certyneo 工作流程由 ERP 中的採購單驗證觸發。Make 從供應商資料庫動態建構有序簽署人清單，建立帶有順序參數的 Certyneo 簽署請求，並依序通知每一方。完成後，已簽署的合約歸檔至 Procore，ERP 中的合約狀態更新。
結果：簽署順序錯誤（分包商在主任前簽署）因自動順序管理而減少 100%。合約完成的平均延遲從 12 天縮短至 4 天（−67%），加快了施工現場的實際啟動。
場景 3 — 管理範圍變更附加協議的工程諮詢公司
一家工程諮詢公司幫助工業客戶進行產品轉型專案，在任務進行中經常產生附加協議（修訂），需要快速驗證以避免阻止專案。這些附加協議以前被打印、在會議中簽署或郵件發送，導致與敏捷專案節奏不相容的延遲。
使用 Make + Certyneo，在專案管理工具中建立附加協議會自動觸發簽署請求。客戶收到移動友好的簽署連結，使他們能夠在不到 2 分鐘內從智慧型手機簽署，即使在現場出差。進階簽署層級（SEA）適用，確保附加協議的法律價值。
結果：附加協議驗證延遲從 5 到 7 天縮短至少於 24 小時（在 85% 的情況下）。客戶滿意度提高，降低了因未記錄的範圍偏差導致的爭議風險，這是工程諮詢中爭議的常見來源。
結論
Certyneo 與 Make (Integromat) 的整合對工程部門的參與者具有重大效率槓桿。透過自動化整個文件生命週期——從合約建立到已簽署文件歸檔——您消除重複的手動任務，平均將簽署延遲減少 67 至 78%，並保證每份生成文件的完整 eIDAS 合規性。
雖然技術配置需要初期仔細設置，但對具備無代碼配置檔或 Make 整合商的團隊來說是可訪問的。使用的優勢在幾週內顯現，對行政成本和施工現場啟動延遲的 ROI 可衡量。
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