Electronic signature for HR and personnel departments
Digitise employment contracts, amendments, job offers, mutual termination agreements and collective bargaining agreements. Certyneo integrates with your HRIS (Lucca, PayFit, Workday) and ensures compliance with Article L1221-1 of the French Labour Code, the eIDAS regulation and the GDPR. Ten-year archiving included, automatic audit trail.
HR use cases
Every signature across the employee lifecycle, from the initial job offer to a mutual termination agreement, can be digitised with Certyneo. Here are the seven most common cases among our HR customers.
Employment contract (CDI, CDD)
Permanent contracts, fixed-term contracts, apprenticeship or professionalisation contracts: send the contract signed by the employer to the candidate, who signs in two minutes from their phone. Compliant with Article L1221-1 of the French Labour Code.
Contract amendment
Role change, pay rise, switch to part-time, remote work: digitise the entire amendment cycle with the employee and employer signing in sequence.
Job offer letter
Legally secure the job offer (unilateral or bilateral) before the contract itself is signed. Advanced electronic signatures (AES) formally identify the candidate.
Mutual termination agreement
Termination agreement signed remotely by both parties, with the 15-day withdrawal period honoured and an automatic audit trail ready for filing with the Dreets.
Collective bargaining agreement
Collective agreements signed by representative trade unions: send, collect signatures in parallel or in sequence and archive for ten years.
NDAs & confidentiality commitments
Non-disclosure agreements for new hires, interns and contractors. A free template is available in our library.
Internship agreement
Tripartite agreement (company, school, intern): configurable signing order, automatic reminders and DUE registration at the end of the cycle.
Why HR teams choose Certyneo
Six concrete reasons why HR departments choose Certyneo for their electronic signatures.
Onboarding in 24 hours
Between the job offer and the signed contract, expect a few hours rather than several days of postal back-and-forth. The candidate signs on their phone, with no printer required.
Labour Code compliance
Electronic signatures on employment contracts have been recognised since the French Court of Cassation ruling of 7 October 2015. Our advanced signatures (AES) comply with eIDAS and Article 1367 of the French Civil Code.
Ten-year archiving included
All HR contracts are archived for ten years with a timestamped audit trail embedded in the PDF. This matches the retention obligations for social documents (DSN, workplace accident records).
Мультиподписанты рабочие процессы
Работодатель, HR, менеджер, сотрудник: настройте порядок подписи последовательно или параллельно. Автоматические напоминания в день 1, день 3, день 7, настраиваемые при каждой отправке.
Переиспользуемые шаблоны
Создавайте свои шаблоны контрактов (постоянная работа, срочная работа, стажировка) с динамическими полями (имя, зарплата, дата) и генерируйте документы в массе из вашего экспорта SIRH.
Тщательно продуманный опыт кандидата
Процесс подписи на французском языке, доступный WCAG AA, скромные электронные письма без инвазивного отслеживания. Имидж работодателя сохраняется.
Интеграция SIRH
Certyneo подключается к вашей SIRH через REST API, webhooks и коннекторы Zapier/Make. Ни один собственный коннектор еще не сертифицирован — все сценарии ниже работают через Zapier, Make или наши webhooks. Собственный коннектор на вашей SIRH? Свяжитесь с нами, чтобы рассмотреть партнерство.
Lucca
Распространенные французские SIRH на рынке малых и средних предприятий: подключите Certyneo к вашей SIRH через Zapier или Make (триггеры «конверт подписан» и «документ отправлен») или через наш REST API для индивидуального конвейера. На данный момент нет опубликованного собственного коннектора.
PayFit
SIRH для крупных компаний: интеграция через Make или Zapier для сложных рабочих процессов адаптации (множественные подписи, иерархические одобрения). Для собственного коннектора наша команда интеграции может рассмотреть партнерство в зависимости от вашего объема.
Прочие SIRH и инструменты HR
Инструменты HRIS, ATS и расчета (BambooHR, HubSpot, Personio и т. д.): используйте наши веб-хуки в реальном времени и коннекторы Zapier/Make, которые охватывают большинство сторонних приложений. API REST задокументирован на /docs.
Нужна индивидуальная интеграция? Свяжитесь с нашей командой — API Certyneo публично задокументирован на нашей документации API.
Соответствие Трудовому кодексу, eIDAS и GDPR
Дематериализация HR-документов регулируется несколькими нормативными актами. Certyneo охватывает весь французский и европейский нормативно-правовой базис.
Трудовой кодекс — Статья L1221-1
Трудовой договор заключается в такой форме, которую выберут стороны. Электронная подпись поэтому полностью допустима при условии, что она гарантирует идентификацию подписывающего и целостность документа — что обеспечивает продвинутая подпись (AES).
Гражданский кодекс — Статья 1367
Общее признание электронной подписи как эквивалента собственноручной подписи при условии использования надежного способа идентификации, гарантирующего ее связь с документом.
Регламент eIDAS (ЕС) № 910/2014
HR-подписи Certyneo основаны на продвинутом уровне (AES): уникальная связь с подписывающим, идентификация с помощью двухканального OTP (электронная почта + SMS), обнаружение любого последующего изменения документа.
GDPR и социальное хранение
Сроки хранения в соответствии с социальными обязательствами: 5 лет (договор) или 10 лет (ДУЕ, АТ/МП, реестры персонала). Стандартное DPA доступно при регистрации, реестр обработок актуален.
Часто задаваемые вопросы команд HR
Законна ли электронная подпись трудового договора во Франции?
Да, без ограничений. Статья L1221-1 Трудового кодекса предоставляет сторонам свободу в форме договора. Кассационный суд подтвердил действительность электронной подписи для трудовых договоров (Кас. соц., 7 октября 2015 г.). Продвинутая подпись (AES) рекомендуется для гарантии сильной идентификации работника.
Какой уровень подписи выбрать для трудового договора?
Продвинутая подпись (AES) — рекомендуемый стандарт. Она включает идентификацию подписывающего (OTP SMS + электронная почта), уникальную связь с подписанным документом и обнаружение любого последующего изменения. Простая подпись достаточна для внутренних документов без договорного значения (служебная записка, квитанция о получении).
Как управлять периодом отзыва при добровольном расторжении?
Certyneo точно отмечает время подписи соглашения обеими сторонами. Период отзыва в 15 календарных дней начинается с этой даты, и вы можете экспортировать отмеченное время для подачи в Dreets. Ручная обработка не требуется.
Можно ли интегрировать Certyneo с вашей SIRH (Lucca, PayFit, Workday, Cegid и т. д.)?
Да, через Zapier, Make или наши webhooks — опубликованного собственного коннектора Certyneo на этих SIRH пока не существует. Certyneo предоставляет полный REST API, webhook для каждого события (конверт подписан, отклонен, истек) и коннекторы Zapier и Make, охватывающие более 4000 сторонних приложений, включая большинство SIRH на рынке. Собственный коннектор на вашей SIRH? Свяжитесь с нашей командой интеграции, чтобы рассмотреть партнерство.
Как долго хранятся подписанные контракты?
Наши планы включают архивирование на 10 лет по умолчанию, что соответствует самым строгим срокам социального хранения (реестры персонала, документы АТ/МП). Контракты остаются загружаемыми в любое время из вашей панели инструментов с встроенным аудит-следом в PDF.
Должны ли кандидаты создавать учетную запись Certyneo для подписи?
Нет. Подписывающий получает защищенную ссылку по электронной почте и подписывает прямо из браузера, без установки или создания учетной записи. Для продвинутых подписей он вводит код OTP, полученный по SMS, для подтверждения личности.
Может ли электронная подпись быть использована в случае трудового спора?
Да. Доказательственная сила продвинутой подписи признана французской и европейской судебной практикой. В случае спора вы предоставляете подписанный PDF вместе с аудит-следом (временная метка, IP, приблизительная геолокация, валидация OTP), что составляет твердый набор доказательств для совета по трудовым спорам.
Можно ли подписать несколько контрактов в массе из экспорта SIRH?
Yes. The "templates" feature lets you create a contract template with dynamic fields (name, salary, role, start date). You then import a CSV from your HRIS and Certyneo generates and sends every envelope in bulk within seconds.