Signature électronique d'un bon de commande

Pourquoi numériser les bons de commande

Les bons de commande (BC) sont au cœur des flux achats B2B. Les faire signer électroniquement raccourcit le cycle commercial, évite les litiges de livraison/facturation, et trace l'engagement acheteur.

Niveau recommandé

La signature simple (SES) suffit pour la majorité des bons de commande. Rapide, sans friction, elle matérialise l'engagement de l'acheteur.

Pour des BC à fort montant (> 50 000 €) ou dans des secteurs régulés (défense, santé), préférer AES.

Procédure type

• Le commercial génère le BC depuis l'ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid)

• Export en PDF et envoi à l'acheteur via plateforme de signature

• Acheteur signe en quelques clics

• BC signé alimente automatiquement le cœur de l'ERP (commande, facturation)

Intégrations ERP

Les ERP majeurs s'interfacent avec les plateformes de signature via API :

• SAP : connecteur natif via PI/PO ou SAP Ariba

• Sage : API et connecteurs Zapier

• Oracle : API REST

• Cegid : plugins dédiés

Une fois intégré, le commercial n'a rien à faire manuellement : le BC part automatiquement à la signature quand un devis est accepté.

Bénéfices mesurables

• délai de signature divisé par 5 à 10

• 0 BC perdu (tous archivés)

• facturation déclenchée plus vite (cash positif pour l'émetteur)

• moins de litiges commerciaux

Erreurs fréquentes

• Envoyer un BC sans CGV en annexe

• Mentionner des prix erronés (toute correction = réémission)

• Oublier d'inclure les conditions de livraison

• Utiliser AES pour des BC internes (sur-dimensionné)

Cas d'usage : industriel B2B

Un fabricant d'équipements industriels traite 400 BC/mois. Parcours digital :

• génération BC depuis SAP

• envoi en SES à l'acheteur client

• relance automatique à J+3

• signature moyenne à J+1,5

• alimentation commande SAP automatique

Temps administratif économisé : 1,5 ETP redéployé vers le commercial.

Comment Certyneo vous aide

Certyneo s'intègre aux principaux ERP (SAP, Sage, Oracle, Cegid) via API. Les BC partent automatiquement en signature quand un devis est accepté. Templates pour CGV, relances automatiques, tableau de bord par commercial.

FAQ

Un BC signé engage-t-il l'acheteur ?

Oui, en tant que document contractuel initiant une commande.

Peut-on annuler un BC signé ?

Selon les CGV : généralement possible avant expédition, plus difficile après.

La SES suffit-elle pour un BC à 100 000 € ?

Techniquement oui, mais AES est préférable pour la preuve.

Combien de temps conserver un BC ?

10 ans (pièce commerciale).

Peut-on associer un BC à une livraison dématérialisée ?

Oui, via EDI ou intégration ERP.

Conclusion

Faire signer les bons de commande électroniquement fluidifie vos flux achats et sécurise vos facturations. L'intégration ERP rend le processus quasi invisible.

Essayez Certyneo pour envoyer, signer et suivre vos documents en ligne simplement, rapidement et en toute sécurité.